Tipp: Das ready2order-Kassensystem -> hier mehr erfahren!
Tipp: Das ready2order-Kassensystem -> hier mehr erfahren!
Beliebt:
Alles:

Kassensystem kaufen – Was sollten Sie beachten?

Kassensystemevergleich.de | 7.11.2016

Tipps und Tricks beim Kauf von Kassensystemen

Hinweis: Dieser Artikel bezieht sich auf die gesetzlichen Regelwerke in Österreich.
Mit der Einführung der Registrierkassenpflicht sind immer mehr kleine Unternehmer gezwungen sich eine Registrierkasse zu kaufen.
Die wichtigsten Punkte, die du beim Kauf eines Kassensystem beachten solltest, sind:

  1. Rechtssicherheit
  2. Hardware
  3. Software
  4. Benutzerfreundlichkeit & Effizienz

Rechtssicherheit

Das Wichtigste was du beim Kauf einer Registrierkasse beachten solltest, ist die Rechtssicherheit. Es nützt dir das beste Kassensystem nichts, wenn dieses nicht den Richtlinien des Finanzministeriums entspricht und du dadurch bei Betriebsprüfungen Schwierigkeiten bekommst.
In Österreich müssen Selbständige mehrere Richtlinien, Verordnungen und Gesetze beachten. Gültig ist die Bundesabgabenordnung (BAO) insbesondere der § 131 BAO, die Kassenrichtlinie 2012 sowie die Registrierkassensicherheitsverordnung (RSV).
Hier findest du eine übersichtliche Liste dieser Dokumenten zum Download. All diese Bestimmungen musst du bzw. dein Kassensystem einhalten. Haftbar bist in erster Linie du!
In Österreich werden Registrierkassen nicht offiziell zertifiziert und dies ist laut Auskunft vom BMF nicht vorgesehen. Damit du sicher sein kannst, ob dein System den gesetzlichen Bestimmungen entspricht, gibt es die E-131 Bescheinigung.

E 131 Bescheinigung

Die sogenannte E-131 Bescheinigung Kassenrichtlinie ist eine Bescheinigung vom Hersteller des Registrierkassensystems, welche bestätigt, dass die Registrierkasse den gesetzlichen Vorgaben entspricht, und insbesondere der § 131 BAO eingehalten wird. Diese Bescheinigung hast du bei einer Kontrolle des Finanzamtes vorzuweisen.
WICHTIG: Lasse dir diese Bescheinigung vom Hersteller vor dem Kauf unbedingt zeigen.

Gebrauchte Kassensysteme

VORSICHT beim Kauf von gebrauchten Kassensystemen! Diese entsprechen oft nicht den Anforderungen der Registrierkassenpflicht und lassen sich auch nicht nachrüsten.
Mechanische Registrierkassen entsprechen schon heute nicht der Registrierkassenpflicht. Ab 2017 müssen die Kassensysteme darüber hinaus noch über eine Verschlüsselung verfügen, die gebrauchte Kassensystem sicher nicht erfüllen können.

Bestandteile eines Kassensystems

  • Hardware  Erfassungseinheit (Tastatur, Touch Screen, Scanner, RFID-Leser etc.)
  • Software (verbunden mit dem Warenwirtschaftssystem, Buchhaltung, Lagerhaltung etc.)
  • Bondrucker (ab 2016 verpflichtend)
  • Sicherheitseinrichtung (ab 2017 verpflichtend)
  • Bargeldlade (optional)

Hardware

Ein Kassensystem ist an keine spezielle Hardware gebunden. Das Gesetz macht hier keine Vorschriften. Ob du einen handelsüblichen PC oder ein Android Handy als “Kassensystem Hardware” verwendest, bleibt dir überlassen.
Kassensystem werden nach der Hardware gegliedert, in:

  • Systeme mit eigener Hardware
  • PC-basierend
  • Android-basierte Kassensysteme
  • iPad Kassensysteme

HINWEIS: Kassensysteme mit eigener Hardware sind meist teurer als Kassensysteme, die auf handelsüblicher Hardware basieren wie z.B. Windows PC, Android, Linux oder Mac.

Software

Wichtiger als die Hardware ist die Software deiner Registrierkasse. Die Software muss nicht nur den rechtlichen Bestimmungen entsprechen, sondern soll dich auch bei deiner Arbeit unterstützen, anstatt sie zu behindern.
Hier die wichtigsten Punkte die du beim Kauf deiner Registrierkassensoftware beachten sollten:

  • entspricht den gesetzlichen Bestimmungen (E 131 Bescheinigung)
  • einfach zu bedienen
  • verfügt über einen Test und Trainingsmodus
  • Support verfügbar, Telefon
  • kann mit Brutto und Netto Preisen arbeiten
  • gestaltbare Vorlage des Bons/der Quittung
  • kann Rechnungen auch als .PDF speichern
  • Export Möglichkeit
  • Kundenverwaltung (CRM)

Benutzerfreundlichkeit & Effizienz

Moderne Kassensysteme verzichten immer mehr auf die Tastatur und legen großen Wert auf Touch-Screens mit spezieller Software, die einen automatisierten, intelligenten und schnellen Verkaufsprozess gewährleisten.
Die leichte Handhabung und die klare Übersicht ermöglicht dem Kassenpersonal – nur durch eine Berührung des Touch-Screens – Preise zu überprüfen, Lagerbestände und Lieferfristen abzurufen. Viele dieser Aufgaben sind im Kassensystem durch die Verbindung mit dem Warenwirtschaftssystem durchführbar.

Kauftipps für eine gute Registrierkasse

TIPP: Erkundige dich vor dem Kauf über alle Vorteile und eventuelle Nachteile. Steht eine Testversion vom Hersteller zur Verfügung – teste diese! Frage danach. So gehst du sicher, dass die Kassensoftware deinen Anforderungen entspricht.
Das Grundkonzept ist bei allen Herstellern dieselbe Basis. Der Unterschied besteht in den Zusatzoptionen und der Module mit unterschiedlichen Funktionen, die fast jede Aufgabe – im Handel – für dich erledigen können.

Wichtige Funktionen:

  • Automatisierung von Routineabläufen
  • Synchronisation zentraler Änderungen
  • Bondruck, Rechnungsdruck
  • Bankomat Anbindung
  • Kundenverwaltung
  • Funktionen für Gutschrift, Gutschein, Rabatt, Umtausch, Reklamation
  • Preiswartung, Preisüberprüfungen
  • Warenwirtschaft, Buchhaltung, Lagerhaltung
  • Zugriff auf Artikeldatenbank inkl. Lagerstand
  • Buchungen, Bestellungen
  • Auswertungen

Vor dem Kauf solltest du dir die angebotenen Funktionen gut anschauen, um zu sehen ob die Kassensoftware den Anforderungen deines Unternehmen gewachsen ist. Wenn du die Kassensoftware einzeln kaufst, achte darauf, dass sie mit Ihrer vorhandenen Hardware kompatibel ist. Auf der sicheren Seite bist du, wenn du dir ein komplettes Kassensystem mit vorinstallierter Kassensoftware kaufst.

Support und Wartung

Viele Hersteller bieten kostenpflichtigen Support und regelmäßige Updates mittels Wartungsvertrag an.
TIPP: Bei einigen Anbietern ist dieser Service kostenlos. Informiere dich vorab!

Zahlungsmöglichkeiten und Finanzierung

Abhängig vom Hersteller deiner Kassensoftware und den ausgewählten Funktionen, kannst du entweder die Kassensoftware einmalig kaufen, leasen/mieten oder abonnieren. Module, die neue Funktionen enthalten, müssen zusätzlich gekauft werden und benötigen die Grundsoftware, auf die sie aufgebaut werden.

Sicherheit der Daten

Ein sehr wichtiges Thema ist die Sicherheit deiner Daten. Die Kassensoftware sollte mit modernster Technologie geschützt sein und Schutz vor Virenangriffen und anderen Sicherheitsbedrohungen bieten. Damit verhinderst du Datenverluste und minimieren mögliche Ausfallzeiten.
TIPP: Authentifizierungsfunktionen verhindern den Zugriff und das Kopieren deiner Daten ohne Berechtigung

Kassensystem für Gastronomie

Bei Systemen für Gastro, Kneipen, Bars, Restaurants, Gasthäuser etc. kommen spezielle Anforderungen hinzu:
Das Kassensystem muss offene Bestellungen verzeichnen können, die nicht unmittelbar abgerechnet werden. Das System muss nach Tischen gliedern können, Bestellungen müssen leicht abzuändern sein und es muss mit Bruttopreisen arbeiten.
Mehr Information zu Registrierkassen für Gastronomie

Weiterlesen

Unser Tipp: ready2order