Unangekündigte Kassennachschau – Neuerungen 2018

Seit dem 01.01. 2018 ist es der Finanzverwaltung prinzipiell möglich, eine Kassennachschau unangekündigt und unabhängig von Betriebsprüfungen durchzuführen. Wir haben hier wichtige Informationen und Tipps rund um das neue Verfahren für dich zusammengestellt.

Was ist eine Kassennachschau?

Durch die gesetzliche Änderung erhalten Finanzbeamte weitreichende Rechte, die sie unter anderem befugen, zu jeder üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit Geschäftsräume zu betreten und eine Kassennachschau durchzuführen. Das ist grundsätzlich nun auch ohne vorherige Ankündigung und ohne die Zustimmung des Unternehmers möglich.

Zu rechnen ist mit verstärkten Prüfungen, auch verdeckte Beobachtungen und Testkäufe durch Steuerbeamte sind möglich. Sollte es zu einer Kassennachschau kommen, müssen den prüfenden Finanzbeamten sämtliche Kassendaten unverzüglich zugänglich gemacht werden.

Im Rahmen der Kassennachschau prüfen die Finanzbeamten, ob eine ordnungsgemäße Erfassung aller Kassendaten erfolgt ist oder ob es auffällige Sachverhalte und Unstimmigkeiten in der Kassendokumentation gibt. Auch die Durchführung eines Kassensturzes mit anschließendem Abgleich von Soll- und Ist-Zustand ist möglich. Kommt es zu gravierenden Abweichungen, ist eine anschließende Betriebsprüfung wahrscheinlich.

Was ist der Unterschied zwischen einer Kassennachschau und einer Betriebsprüfung?

Im Gegensatz zur Betriebsprüfung bezieht die Kassennachschau sich ausschließlich auf die gegenwärtige Kassenführung – ältere Auszeichnungen und Dokumentationen werden nicht herangezogen. Achtung: Wenn allerdings Mängel festgestellt werden oder der Unternehmer Informationen verweigert, kann die Kassennachschau auch unverzüglich in eine Umsatzsteuer-Außenprüfung oder eine Betriebsprüfung überführt werden In diesem Fall händigt der Finanzbeamte ein Formular aus, in dem dann die zu prüfenden Steuerarten und Prüfungszeiträume festgehalten werden. Das kann zur Folge haben, dass Einnahmen hinzugeschätzt werden und es zu Steuernachzahlungen kommt.

Was ändert sich durch die Kassennachschau für mich?

Für Betriebe bedeutet die gesetzliche Änderung vor allem, dass noch stärker auf eine korrekte Kassenführung, eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Buchungen und die Verwendung vorgeschriebener Kassen- und Registriersysteme zu achten ist.

Erforderlich ist, dass jede Registrierkasse alle Buchungsdaten detailliert und unveränderbar elektronisch aufzeichnen und diese mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Darüber hinaus müssen jederzeit alle Bestandsveränderungen inklusive Wechselgeldeinlagen und Trinkgeldern erfasst werden, um eine jederzeitige Kassensturzfähigkeit sicherzustellen. Ab dem 01.01. 2020 müssen Registrierkassen zudem über technische Sicherheitsvorrichtungen verfügen. Daten müssen dann über eine noch zu bestimmende einheitliche Datenschnittstelle, ähnlich dem Datenexport nach GDPdU in der Buchführung, bereitgestellt werden können.

Wie kann ich mich auf eine Kassennachschau vorbereiten?

Wenn du deine Kasse sorgfältig und ordnungsgemäß führst, hast du bei einer Kassennachschau eigentlich nichts zu befürchten – und der Besuch des Finanzbeamten wird schnell wieder vorbei sein. Damit du der Sache gelassen entgegen sehen kannst, solltest du bei der Kassenführung auf Folgendes achten:

• Regelmäßige Überprüfung, ob die Funktionen der Kasse ordnungsgemäß funktionieren
• Checken, ob alle Kassendaten, wie Storno, Boni, Trainingsspeicher u.a. auf dem Z-Bon erfasst werden
• Tägliches Führen des Kassenbuches und täglicher Kassenabschluss
• Regelmäßiger Kassensturz, auch bei elektronischen Kassensystemen
• Dokumentation von Besonderheiten wie Stromausfall, Verdacht auf Diebstahl oder Veruntreuung als mögliche Erklärung für Kassendifferenzen

Das beinhaltet ein Kassensturz:

• Ist-Bestand: Zählprotokoll mit einer Erfassung des tatsächlichen Geldbestandes
• Tagesabschluss (Z-Bon) oder Zwischenabschluss (X-Bon)
• Soll-Bestand: Addition des Kassenanfangsbestandes zum Z- oder X-Bon
• Vergleich des Ist-Bestandes mit dem Soll-Bestandes
• Dokumentation des Kassensturzes
• Bei Kassendifferenzen: wenn möglich, Angaben für mögliche Ursachen festhalten

Quelle: pixabay

Was muss ich bei einer Kassennachschau konkret vorlegen können?

In folgende Unterlagen ist den Finanzbeamten unter anderem Einsicht zu gewähren:

• Alle Kassendaten
• Elektronische und handschriftliche Aufzeichnungen zu allen Bareinnahmen- und ausgaben
• Bedienungsanleitung und Zertifikate des Kassensystems
• Bei elektronischen Kassensystemen: Programmieranleitung- und protokolle
• Verfahrensdokumentationen
• Wenn vorhanden: Schriftliche Dienstanweisungen an Mitarbeiter zum Umgang mit der Kasse

Was muss ich während der Kassennachschau beachten?

Der Besuch des Finanzbeamten kommt immer überraschend, aber lass dich nicht überrumpeln und verunsichern. Achte bei der Kassennachschau auf folgende Punkte:

• Lass dir den Ausweis des Finanzbeamten zeigen, um einen Betrugsversuch auszuschließen, und ebenso den Vordruck „Durchführung einer Kassen-Nachschau“ aushändigen.
• Gib nur Auskünfte zu Sachverhalten, nach denen du konkret gefragt wirst und händige auch nur Unterlagen aus, die angefordert werden.
• Lass den Beamten nicht alleine durchs Unternehmen gehen, sondern sei während der gesamten Prozedur anwesend. Falls du nicht vor Ort sein kannst, bestimme vorab einen Mitarbeiter, der in diesen Fällen ausschließlich berechtigt ist, an deiner Stelle Auskünfte zu geben.
• Mache dir Notizen und halte auch schriftlich fest, welche Unterlagen du an den Finanzbeamten ausgehändigt hast.
• Melde dich bei deinem Steuerberater, insbesondere auch, wenn Unstimmigkeiten festgestellt wurden, und kläre mit ihm das weitere Vorgehen.

Was ist im Rahmen einer Kassennachschau nicht erlaubt?

Bei der Kassennachschau hat der Finanzbeamte weitgehende Rechte, um an die erforderlichen Kassendaten zu gelangen und du hast dabei Mitwirkungspflichten. Allerdings gibt es hier natürlich auch klare Grenzen. Eine Kassennachschau gewährt kein Durchsuchungsrecht. Das Betreten von Geschäftsräumen gilt jedoch noch nicht als Durchsuchen – und du hast in diesem Fall alle zur „Feststellung steuerlich erheblicher Sachverhalte zweckdienliche Unterlagen“ vorzulegen und Auskünfte zu erteilen.

Bei der Kassennachschau hat der Finanzbeamte aber kein Recht:

• private Unterlagen oder Dokumente durchzusehen oder zu kopieren,
• die Datenbank des Kassensystems selbst auszulesen,
• auf Einsicht in Unterlagen, die nicht im Zusammenhang mit der steuerlichen Überprüfung stehen, wie zum Beispiel Unterlagen eines Tochterunternehmens oder von Kunden,
• ausschließlich privat genutzte Räume zu betreten.

Das Grundrecht der Unverletzlichkeit der Wohnung (Artikel 13 Grundgesetz) ist aber dann eingeschränkt, wenn Privaträume „zur Verhütung einer drohenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung“ betreten werden müssen. Dieser Fall wäre aber nur dann gegeben, wenn es sich um erheblicher Beträge handelt oder Verdunkelungsgefahr besteht.

Tipp: So lässt sich eine Kassen-Nachschau vermeiden

Es gibt eine einfache Lösung, um den Besuch vom Finanzamt zu vermeiden: Keine Kasse – keine Kassen-Nachschau. Und eine Abschaffung der Bargeldkasse ist in vielen Betrieben problemloser durchzuführen, als zunächst vielleicht vermutet.

Wer kein Ladenlokal hat und nicht einen Großteil seiner Umsätze mit kleineren Summen bestreitet – wie zum Beispiel Bäcker, Metzger und andere Einzelhändler – kann auf Bargeldgeschäfte heutzutage leicht völlig verzichten.

Das gibt es hierbei zu beachten:

• Zahlungen von Kunden sollten ausschließlich über bargeldlose Kassensysteme oder per Rechnungsstellung abgewickelt werden.
• Für kleine und spontane Zahlungen wie Porto oder kleinere Anschaffungen sollte entweder eine Firmenkreditkarte eingesetzt werden oder die Quittung wird später bei der Buchhaltung eingereicht und mit entsprechendem Betreff per Überweisung erstattet.
• Für das Vorstrecken von Bargeld kann den Mitarbeitern auch ein Spesenvorschuss überwiesen oder ein Spesenkonto eingerichtet werden.

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