Der Business Case: Was kostet Self-Ordering wirklich und wann rechnet es sich?

1. Schluss mit Rätselraten: So kalkulierst du deine Investition in digitale Bestellsysteme

Du spielst mit dem Gedanken, in deinem Restaurant, Café oder deiner Bar auf Self-Ordering-Systeme umzusteigen? Das ist ein kluger Schritt, denn die Digitalisierung verspricht höhere Effizienz, weniger Fehler und mehr Umsatz.

Aber Hand aufs Herz, am Ende zählt, was unterm Strich herauskommt.

Die große Frage ist:

Wann rechnet sich die Investition für dich als Inhaber eines kleinen oder mittleren Unternehmens (KMU)?

Wir nehmen den Business Case „Self-Ordering“ unter die Lupe. Wir zeigen dir, welche Kosten auf dich zukommen, wie du deinen return on investment (ROI) berechnest und welche Fördermöglichkeiten dir dabei helfen können, den Sprung zu wagen.

2. Die Kosten: Anschaffung vs. Betrieb

Bevor du dich für ein System entscheidest, musst du die Kostenstruktur verstehen. Sie teilt sich in zwei Hauptbereiche auf: einmalige Anschaffungskosten (CAPEX) und laufende Betriebskosten (OPEX).

Einmalige Kosten (CAPEX)

Diese Kosten fallen zu Beginn an und sind abhängig von der Art des Systems, für das du dich entscheidest:

Wichtig für dich als KMU: Die Preise für Kiosk-Lösungen sind in den letzten Jahren deutlich gesunken. Moderne Systeme wie das SUNMI K2 kosten ab etwa 1.500 € bis 2.000 €, was sie auch für kleinere Betriebe interessant macht. Die Installation ist heute deutlich weniger aufwändig als noch vor einigen Jahren – viele Systeme sind Plug-and-Play-Lösungen, die sich schnell in bestehende POS-Systeme integrieren lassen.

Laufende Kosten (OPEX)

Diese Kosten fallen monatlich oder jährlich an und sind oft entscheidend für die langfristige Rentabilität:

1. Software-Abonnement: Die meisten Anbieter arbeiten mit monatlichen Gebühren, die von der Anzahl der Geräte oder der Größe deines Betriebs abhängen. Rechne hier mit 50 € bis 200 € pro Monat.
2. Transaktionsgebühren: Bei integrierten Bezahlsystemen fallen Gebühren pro Transaktion an (z. B. 0,8 % bis 1,5 % des Umsatzes).
3. Wartung & Support: Kosten für Software-Updates, technischen Support und den Austausch defekter Hardware. Diese sind bei modernen Systemen oft in den Software-Gebühren enthalten.

3. Die wichtigsten Kennzahlen (KPIs): So misst du den Erfolg

Die Kosten sind nur die eine Seite der Medaille. Die andere ist der Nutzen. Self-Ordering-Systeme sparen nicht nur Zeit, sie steigern typischerweise auch deinen Umsatz und deine Effizienz.

4. Schritt-für-Schritt: So berechnest du deinen ROI

Der return on investment (ROI) zeigt dir, wie schnell sich deine Investition amortisiert. Die Formel ist einfach:

Um den ROI zu berechnen, musst du den zusätzlichen Gewinn ermitteln, den das System generiert. Folge dieser einfachen 4-Schritte-Anleitung:

Schritt 1: Berechne deine jährlichen Investitionskosten

Addiere alle einmaligen Kosten (CAPEX) und die geschätzten jährlichen laufenden Kosten (OPEX).

Beispiel: Du kaufst 2 Kiosk-Terminals für 3.000 € (CAPEX). Die Software kostet 100 €/Monat (1.200 €/Jahr OPEX). Bei einer angenommenen Nutzungsdauer von 3 Jahren beträgt die jährliche Abschreibung 1.000 €.

Jährliche Gesamtkosten: 1.000 € + 1.200 € = 2.200 €

Schritt 2: Schätze deine jährliche Kostenersparnis (Gewinnfaktor A)

Der größte Hebel für KMU ist die Personalkostenersparnis.

• Berechne die gesparte Arbeitszeit: Angenommen, das System spart deinem Team pro Tag 1,5 Stunden Bestellaufnahme. Das ist realistisch, da moderne Kiosk-Systeme die Bestellaufnahme deutlich beschleunigen.
• Jährliche Ersparnis: 1,5 Stunden/Tag × 300 Öffnungstage × 15 € Stundenlohn = 6.750 €

Schritt 3: Schätze deinen jährlichen Mehrumsatz (Gewinnfaktor B)

Gehe konservativ vor und nutze die Kennzahl des gesteigerten Bestellwerts.

• Berechne den aktuellen Jahresumsatz: Angenommen, dein Umsatz beträgt 300.000 € pro Jahr.
• Schätze die Umsatzsteigerung: Du erwartest eine Steigerung von konservativen 15 % durch Upselling und Cross-Selling (unter der Annahme, dass moderne Kiosk-Systeme durchschnittlich 25 % bis 40 % Steigerung ermöglichen, ist 15 % konservativ).
• Jährlicher Mehrumsatz: 300.000 € × 15 % = 45.000 €
• Wichtig: Da du nur den Gewinn (nicht den Umsatz) in die ROI-Formel einbeziehen darfst, musst du hier deinen Wareneinsatz abziehen. Bei einer Marge von 70 % (30 % Wareneinsatz) beträgt der zusätzliche Gewinn 45.000 € × 70 % = 31.500 €

Schritt 4: Berechne den ROI

Addiere die Ersparnis (A) und den zusätzlichen Gewinn (B) und setze die Werte in die Formel ein.

• Gesamtgewinn: 6.750 € (Ersparnis) + 31.500 € (Mehrgewinn) = 38.250 €
• ROI: (38.250 € – 2.200 €) ÷ 2.200 € × 100 = ca. 1636 %

Das ROI von 1636 % im ersten Jahr ist ein mega Ergebnis und zeigt, dass sich die Investition schnell amortisiert. Auch wenn es sich nur um eine Beispielrechnung handelt, zeigt es das ökonomische Potential von Self-Ordering.

Selbst wenn deine Schätzungen nur halb so optimistisch sind, ist der Business Case stark. Mach die Rechnung doch einfach einmal für deinen Betrieb.

Viele Betriebe erleben eine Amortisierung der Investition innerhalb von 6 bis 12 Monaten.

5. Implementierung: Einfacher als du denkst

Ein großer Vorteil der heutigen Self-Ordering-Systeme ist, dass die Implementierung deutlich weniger komplex ist als noch vor einigen Jahren. Hier sind die wichtigsten Punkte:

• Plug-and-Play-Systeme: Moderne Kiosk-Terminals wie das SUNMI K2 sind Plug-and-Play-Lösungen, die sich schnell installieren lassen. Du benötigst keine aufwändigen Verkabelungen oder komplexen Programmierarbeiten. Die meisten Systeme verbinden sich über WLAN oder LAN mit deinem bestehenden Netzwerk und sind innerhalb von Stunden einsatzbereit.

• Einfache Integration in bestehende POS-Systeme: Die meisten modernen Self-Ordering-Lösungen lassen sich nahtlos in dein bestehendes Kassensystem integrieren.

• Minimale Schulung: Die Bedienung moderner Kiosk-Systeme ist so intuitiv gestaltet, dass deine Mitarbeiter und vor allem deine Gäste sie ohne umfangreiche Schulung nutzen können.

6. Fördermöglichkeiten: Dein Startkapital für die Digitalisierung

Gerade für KMU gibt es oft staatliche Unterstützung, um die Digitalisierung voranzutreiben. Diese Programme können deine anfänglichen Investitionskosten drastisch senken.

• „Digital Jetzt“ (Bundesprogramm): Dieses Programm des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) bot in der Vergangenheit Zuschüsse für Investitionen in digitale Technologien und die Qualifizierung von Mitarbeitern. Die Förderbedingungen ändern sich regelmäßig, daher solltest du die aktuelle Verfügbarkeit prüfen.
• Regionale Programme: Viele Bundesländer und Regionen bieten eigene Förderungen für kleine Betriebe an, die in ihre digitale Infrastruktur investieren. Suchbegriffe wie „Digitalisierung Gastronomie Förderung [dein Bundesland]“ helfen dir weiter.

7. Passende Anbieter für digitale Bestellsysteme

8. Fazit: Tatsächlich eine Investition, die sich auszahlt

Self-Ordering-Systeme sind mehr als nur ein Trend – sie sind ein Werkzeug, um dein Geschäft effizienter und profitabler zu machen. Die gute Nachricht: Die Preise sind gesunken, die Technologie ist einfacher geworden, und die Implementierung ist heute deutlich weniger aufwändig als noch vor einigen Jahren.

Indem du die einmaligen und laufenden Kosten realistisch kalkulierst und den potenziellen Mehrwert durch Umsatzsteigerung und Personalkostenersparnis ermittelst, kannst du den Business Case für dein Unternehmen durchrechnen.

Wir meinen: Für die meisten KMU in der Gastronomie ist die Investition in Self-Ordering nicht nur eine Option, sondern ein entscheidender Schritt in eine erfolgreiche digitale Zukunft.

Noch mehr über Self-Ordering & digitale Bestellsysteme.

Quellen:

• Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK). „Digital Jetzt“– Förderung für die Digitalisierung des Mittelstands.
• Lavu. Self-Order Kiosk Price Guide 2025: How Much Does It Cost.
• The Access Group. 7 Steps to Implementing Self-Ordering Kiosks in Your Restaurant.

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