Meldepflicht für elektronische Kassensysteme

Wer muss ab wann melden?

Die Pflicht trifft alle Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung einsetzen, unabhängig von der Gewinnermittlungsart. Ob du bilanzierst oder eine Einnahmenüberschussrechnung machst, spielt keine Rolle.

Bei den Fristen ist die zentrale bereits abgelaufen:

• Altgeräte (vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit einer Sicherheitseinrichtung ausgerüstet) waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Diese Frist ist abgelaufen.
• Neue Geräte (seit dem 1. Juli 2025 angeschafft oder ausgerüstet) müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden.

Die Meldepflicht ist also kein einmaliger Stichtag: Jede neue Kasse löst eine neue Ein-Monats-Frist aus.

Was muss gemeldet werden?

Gemeldet werden die Angaben zu deinem Betrieb und zu den eingesetzten Kassensystemen, einschließlich der Daten der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Wenn du mehrere Kassen oder Betriebsstätten hast, werden diese in einer Mitteilung gemeinsam erfasst.

Die Meldung läuft ausschließlich digital über „Mein ELSTER“ (technisch über die ERiC-Schnittstelle), ein Papierweg ist nicht vorgesehen. Rechtsgrundlage ist Paragraf 146a Absatz 4 der Abgabenordnung, die Details regelt das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024.

Welche Kassensysteme müssen gemeldet werden?

Gemeint sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, also vor allem Kassensysteme und Registrierkassen mit zertifizierter Sicherheitseinrichtung. Zur Abgrenzung: In Deutschland gibt es keine generelle Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu nutzen. Wer aber eine einsetzt, muss sie melden.

So meldest du deine Kasse über ELSTER

Für die Meldung brauchst du:

• Zugang zu „Mein ELSTER“ (das Konto, über das du ohnehin deine Steuererklärungen abgibst)
• das Formular für die Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme
• die Angaben zu Betrieb und Kassensystemen, dazu gehören die Daten der zertifizierten Sicherheitseinrichtung

Trage die Angaben ein, sende die Meldung ab und lege die Übermittlungsbestätigung ab. Im Zweifel hilft dir dein Steuerberater oder der Anbieter deines Kassensystems, der die nötigen Geräte- und Sicherheitseinrichtungsdaten kennt.

Frist verpasst, was jetzt?

Falls du die Altgeräte-Frist Ende Juli 2025 verpasst hast: Hol die Meldung über ELSTER zeitnah nach. Eine offene Meldepflicht ist eine vermeidbare Schwachstelle, falls das Finanzamt deine Kassenführung prüft.

Wenn du unsicher bist, welche deiner Geräte betroffen sind oder wie du die Angaben zusammenstellst, kläre das mit deinem Steuerberater. Eine ungeklärte Meldepflicht kostet bei einer Prüfung mehr als eine Stunde Beratung.

Häufige Fragen zur Kassenmeldepflicht

Ab wann gilt die Kassenmeldepflicht?
Seit dem 1. Januar 2025. Die Meldung erfolgt über „Mein ELSTER“. Rechtsgrundlage ist Paragraf 146a Absatz 4 der Abgabenordnung in Verbindung mit dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024.

Bis wann musste ich meine Kasse melden?
Kassen, die du vor dem 1. Juli 2025 angeschafft hast, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Seit dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassen meldest du innerhalb eines Monats.

Muss ich melden, auch wenn ich eine Einnahmenüberschussrechnung mache?
Ja. Die Meldepflicht gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart, also für Bilanzierer und für die Einnahmenüberschussrechnung gleichermaßen.

Was passiert, wenn ich die Meldung vergessen habe?
Hol die Meldung über ELSTER zeitnah nach. Eine offene Meldepflicht ist ein vermeidbares Risiko bei einer Kassenprüfung. Bei Unsicherheit unterstützt dich dein Steuerberater.

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