Digitaler Kassenbon: Wie der elektronische Beleg funktioniert
Von:
Christian Jansen
Carolin Schmidt
Letztes Update 27.09.2026
Kurz gesagt: Der digitale Kassenbon ist heute erlaubt und soll ab 2028 zur Regel werden.
Schon jetzt darfst du den Papierbon durch einen elektronischen Beleg ersetzen, wenn der Kunde zustimmt. Der Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums geht weiter: Die Pflicht zum gedruckten Beleg soll zum 1. Januar 2028 komplett wegfallen und durch eine Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden. Das Bundeskabinett hat den Entwurf am 23. September 2026 beschlossen.
Der Zettel verschwindet damit als Regelfall, die Pflicht nicht. Wer eine Papierquittung möchte, hat laut Bundesregierung weiterhin Anspruch darauf. Geltendes Recht ist das Gesetz noch nicht.
Jahrelang war der digitale Kassenbon eine Idee für Vorreiter: nett, umweltfreundlich, aber freiwillig. Das ändert sich gerade. Mit dem Gesetzentwurf, den das Kabinett am 23. September 2026 beschlossen hat, wird aus der Alternative der geplante Normalfall, und aus einer Frage des Images eine Frage der Vorbereitung.
Dieser Ratgeber erklärt, was heute schon erlaubt ist, was ab 2028 gelten soll, wie die Technik funktioniert und welche Anbieter den Markt inzwischen prägen. Am Ende weißt du, ob und wann sich die Umstellung für dich lohnt.
Was sich 2028 ändern soll
Bislang galt die Regel: Wer eine elektronische Kasse betreibt, muss jedem Kunden einen Beleg ausgeben. Ob auf Papier oder digital, war dabei schon immer freigestellt, aber Papier war der Standard.
Der Entwurf dreht diesen Standard um. Die papierhafte Belegausgabepflicht soll zum 1. Januar 2028 vollständig abgeschafft werden. An ihre Stelle tritt die sogenannte Belegbereitstellungspflicht. Der künftige Paragraf 146a Absatz 2 der Abgabenordnung verlangt, dem Kunden „in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitzustellen“.
Der wichtigste Satz zuerst: Das ist keine Abschaffung der Bonpflicht.
Viele Meldungen verkürzen die Änderung auf „die Bonpflicht fällt weg“. Gemeint ist aber nur der Papierbon. Die Pflicht selbst bleibt und wird digital. Genau daran entzündet sich die Kritik der Wirtschaftsverbände, die eine echte Entlastung erwartet hatten.
Wie der Beleg beim Kunden ankommt, lässt der Entwurf bewusst offen. Der Entwurf nennt dafür die Anzeige auf einem Bildschirm, etwa als QR-Code, einen Download-Link, die Übertragung per NFC, den Versand als E-Mail oder die Ablage in einem Kundenkonto. Technikoffen heißt hier: Du kannst den Weg wählen, der zu deinem Betrieb passt.
Geltendes Recht ist das noch nicht. Der Referentenentwurf vom 7. August 2026 ist inzwischen zum Regierungsentwurf geworden, den das Bundeskabinett am 23. September 2026 beschlossen hat. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen, und mehrere Verbände fordern weiterhin Änderungen, das Handwerk eine Verschiebung auf 2029. Was daraus wird, ordnen wir laufend im Ratgeber zur Registrierkassenpflicht in Deutschland ein.
Die Belegausgabepflicht heute
Bis dahin gilt die bestehende Regel. Wer ein elektronisches Kassensystem betreibt, muss jedem Kunden direkt beim Verkauf einen Beleg zur Verfügung stellen. Grundlage ist Paragraf 146a Absatz 2 der Abgabenordnung, eingeführt mit dem Kassengesetz vom 22. Dezember 2016 und flankiert von der Kassensicherungsverordnung.
Zwei Dinge werden dabei oft verwechselt:
- Ein Zwang zur elektronischen Kasse ist das nicht. Wer mit offener Ladenkasse arbeitet, fällt heute gar nicht unter die Belegausgabepflicht. Genau das soll sich mit der geplanten Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz ändern.
- Papier war nie vorgeschrieben. Paragraf 6 der Kassensicherungsverordnung erlaubt den elektronischen Beleg ausdrücklich, sofern der Kunde zustimmt. Diese Zustimmung ist der einzige Haken an der heutigen Rechtslage.
In unzumutbaren Fällen kann das Finanzamt zudem von der Belegausgabe befreien. Das ist eine Ermessensentscheidung im Einzelfall und kein Automatismus. Mehr dazu steht in unserem Ratgeber zur Belegausgabepflicht und ihren Ausnahmen.
Muss man wirklich jeden Bon ausdrucken?
Nein. Das ist das hartnäckigste Missverständnis rund um die Bonpflicht, und es kostet Betriebe seit Jahren unnötig Thermopapier.
Ausgeben und zugänglich machen musst du den Beleg, drucken musst du ihn nicht. Mit Zustimmung des Kunden reicht ein E-Bon. Der Kunde wiederum muss den Beleg nicht mitnehmen, eine Pflicht wie in Italien gibt es in Deutschland nicht.
Praktisch heißt das: Ein Betrieb, der seinen Kunden den Beleg per QR-Code anbietet und nur auf Wunsch druckt, erfüllt das Gesetz vollständig. Ab 2028 wäre das nach dem Entwurf sogar der vorgesehene Weg.
Wie digitale Kassenzettel funktionieren
Die Technik dahinter ist unspektakulär, und das ist ihre Stärke. Im Kern geht es darum, dem Kunden statt eines Papierstreifens einen Link oder eine Datei zu übergeben. Vier Wege haben sich durchgesetzt:
- QR-Code auf dem Kundendisplay. Der Kunde scannt mit der Handykamera und bekommt den Beleg im Browser angezeigt. Keine App, keine Registrierung, kein Datenaustausch an der Kasse. Der heute verbreitetste Weg.
- NFC. Der Kunde hält das Smartphone an das Terminal, ähnlich wie beim kontaktlosen Bezahlen, und erhält den Beleg direkt.
- E-Mail oder Handynummer. Der Kunde nennt seine Adresse, der Beleg kommt als PDF. Funktioniert überall, verlangt aber die Preisgabe von Kontaktdaten und ist an der Kasse langsam.
- Kundenkonto. Bei Onlinekäufen und in Handels-Apps längst Alltag: Der Beleg liegt dauerhaft im Konto bereit.
Für den Betrieb kommt es weniger auf die Übertragungsart an als auf die Anbindung: Der Beleg muss aus der Kasse kommen, mit allen Pflichtangaben und der TSE-Signatur. Deshalb läuft der digitale Bon in der Praxis fast immer über die Kassensoftware oder ein Modul dafür, nicht über eine separate Insellösung.
Anbieter für digitale Kassenzettel
Hier hat sich seit den ersten Gehversuchen um 2020 am meisten getan. Damals drängte ein gutes Dutzend Start-ups auf den Markt, viele davon im Testbetrieb. Der Markt hat sich seither spürbar konsolidiert: Übrig geblieben sind wenige spezialisierte Plattformen und die in Kassensysteme integrierten Lösungen.
Spezialisierte Plattformen
- anybill aus Regensburg gehört zu den etablierten Anbietern im deutschsprachigen Raum. Der Anbieter bindet die Lösung als Modul in bestehende Kassensoftware ein und gibt den Beleg direkt an der Kasse digital aus. Mehrere Kassenhersteller bieten die Schnittstelle inzwischen fertig an.
- refive aus Berlin arbeitet ebenfalls per QR-Code ohne App und ohne zusätzliche Hardware. Der Anbieter positioniert den Beleg zusätzlich als Kontaktkanal zum Kunden, etwa für Bewertungen oder Gutscheine.
Lösungen von Kassenherstellern
- POSSUM nennt die Funktion eBon und gibt den Beleg per QR-Code aus. Sie kostet 9,90 Euro im Monat und wird je Kassenverbund abgerechnet, nicht je Kasse.
- ready2order führt den digitalen Beleg als eigenes Modul. Es kostet 7,90 Euro im Monat im Jahresabo und 9,90 Euro im Monatsabo, zusätzliche Hardware ist nicht nötig.
- Tillhub stellt digitale Belege über das Kundendisplay per QR-Code bereit, der Kunde lädt den Bon damit herunter. Das Display ist Zusatzhardware und gehört nicht zum Grundpaket.
- Vectron bietet mit dem myVectron Digital-Bon eine eigene Lösung an: QR-Code vom Display scannen, Beleg auf dem Smartphone speichern. Auch hier braucht es ein Kundendisplay, das günstigste kostet 11,90 Euro im Monat zusätzlich zur Kasse.
Wenn du ohnehin über eine neue Kasse nachdenkst, ist das der bequemste Weg. Du bleibst bei einem Vertragspartner, statt einen zweiten dazuzunehmen. Voraussetzungen gibt es aber: Bei POSSUM und ready2order gehört ein Zusatzmodul dazu, bei Tillhub und Vectron ein Kundendisplay.
POSSUM
ready2order
Tillhub
Vectron by Shift4 Kassensysteme
Die beiden spezialisierten Plattformen oben sind der andere Weg: Sie lassen sich an eine vorhandene Kasse anbinden, verlangen dafür aber einen eigenen Vertrag. Welcher Weg günstiger ist, hängt davon ab, ob die Kasse ohnehin ansteht.
Was kostet die Nutzung digitaler Kassenzettel?
Für Kunden sind alle beschriebenen Wege kostenlos. Ein Smartphone genügt, bei den QR-Code-Lösungen nicht einmal eine App.
Für Betriebe hängt der Preis davon ab, wie der Beleg zu dir kommt: üblicherweise als Bestandteil des Kassentarifs, als monatlich buchbares Zusatzmodul oder abgerechnet nach ausgegebenen Belegen. Weil die Anbieter meist individuell nach Betriebsgröße und Kassenanzahl kalkulieren, lohnt sich der direkte Vergleich mit deinem bestehenden Kassenvertrag. Was Kassensysteme insgesamt kosten, rechnen wir im Ratgeber Kassensystem Kosten durch.
Ein Anhaltspunkt für die Größenordnung steckt im Gesetzentwurf selbst. Er beziffert den einmaligen Umstellungsaufwand der gesamten Wirtschaft auf rund 14 Millionen Euro und stellt dem eine jährliche Entlastung von etwa 130 Millionen Euro gegenüber, vor allem durch gespartes Papier. Der Handelsverband Deutschland hält dagegen, dass die Umstellung neue Technikkosten erzeugt und die versprochene Entlastung damit ausbleibt.
Vor- und Nachteile digitaler Kassenzettel
Was dafür spricht: Kein Thermopapier, keine Nachbestellung, kein klemmender Bondrucker. Dazu ein Kanal zum Kunden, über den sich Gutscheine oder Bewertungsanfragen ausspielen lassen, ohne dass etwas gedruckt werden muss. Und wenn der Entwurf so kommt, hast du die Umstellung hinter dir, bevor sie Pflicht wird.
Was dagegen spricht: Die Umstellung kostet Geld und Einarbeitung. Nicht jeder Kunde will einen digitalen Beleg, gerade dort, wo die Kundschaft älter ist. Und ganz ohne Drucker wird kaum ein Betrieb auskommen, solange die Zustimmung des Kunden nötig ist.
Für Kunden ist die Rechnung einfacher: Belege sammeln sich an einem Ort, verblassen nicht und sind bei Umtausch oder Garantie sofort zur Hand.
Digitale Belege im Handel
Die großen Handelsketten haben den digitalen Beleg an ihre Kundenkarten gekoppelt, und das erklärt, warum viele Kunden ihn inzwischen kennen.
- REWE stellt Inhabern eines Onlinekontos beziehungsweise der App den Beleg über den PAYBACK-Service digital bereit.
- EDEKA bündelt in seiner App mobiles Bezahlen und eine Sammlung digitaler Kassenzettel.
- Lidl liefert über Lidl Plus die Kassendaten als digitalen Beleg in die App, gestartet als Pilot bereits 2019.
Der Umweg über die Kundenkarte ist dabei kein Zufall: Für den Handel ist der digitale Beleg vor allem ein Marketingkanal. Für kleinere Betriebe ist das ein Grund, genauer hinzusehen, welche Daten die gewählte Lösung erhebt und wem sie gehören.
Weitere Fragen rund um Kassenzettel
Muss man als Kunde einen Kassenbeleg mitnehmen?
Nein. Der Beleg muss ausgegeben und zugänglich gemacht werden, so steht es im Gesetz. Eine Mitnahmepflicht wie in Italien gibt es in Deutschland nicht. Du kannst den Bon liegen lassen, besser ist es allerdings, ihn ordnungsgemäß zu entsorgen.
In welchen Müll gehört der Kassenzettel?
Thermopapier gehört in den Restmüll. Es ist mit Chemikalien beschichtet, die im Altpapier-Recycling nichts zu suchen haben. Der Weichmacher Bisphenol A ist in der EU seit 2020 verboten, sein häufiger Ersatz Bisphenol B steht ebenfalls im Verdacht, gesundheits- und umweltschädlich zu sein. In die Verbrennung ist der Bon deshalb besser aufgehoben als im Papiercontainer.
Soll man einen Kassenzettel aufbewahren und wenn ja wie lange?
Als Privatperson musst du Kassenbelege für die Steuererklärung weder einreichen noch aufbewahren. Bis zum Bescheid ist es trotzdem sinnvoll. Bei Geräten lohnt sich die Aufbewahrung während der zweijährigen Gewährleistung. Beachte dabei, dass Thermodruck verblasst: vor Wärme, Licht und Kunststoff schützen. Ein digitaler Beleg hat dieses Problem nicht.
Benötigt man für einen Umtausch den Kassenzettel?
Das hängt vom Grund ab. Bei einem Mangel genügen auch Zeugen oder ein Kontobeleg als Kaufnachweis. Willst du dagegen nur wegen Nichtgefallen umtauschen, darf der Händler den Kassenzettel verlangen. Zu einem solchen Umtausch ist er nämlich gar nicht verpflichtet und darf deshalb selbst festlegen, unter welchen Bedingungen er ihn anbietet.
Welche Angaben müssen auf dem digitalen Kassenzettel enthalten sein?
Für den digitalen Beleg gelten dieselben Pflichtangaben wie für den gedruckten:
- Name, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen
- Entgelt, also Bruttopreis im Einzelhandel oder Netto-Warenwert
- Umsatzsteuer, getrennt nach Sätzen (7 oder 19 Prozent)
- Seriennummer des Kassensystems
- Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende des Kaufs
- Transaktionsnummer
- Seriennummer der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- einen Prüfwert und den von der TSE vergebenen Signaturzähler
Ab wann ist der digitale Kassenbon Pflicht?
Nach dem Gesetzentwurf ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin bleibt es bei der heutigen Regel: Der elektronische Beleg ist erlaubt, wenn der Kunde zustimmt. Der Entwurf hat am 23. September 2026 das Kabinett passiert; weil Bundestag und Bundesrat noch zustimmen müssen, kann sich das Datum weiterhin verschieben.
Auch interessant
- Registrierkassenpflicht in Deutschland: Kommt sie 2027 oder 2028?
- Belegausgabepflicht: So sind Ausnahmen von der Bonpflicht möglich
- Kassensystem Kosten: Was du wirklich zahlst
Kassensysteme
Kartenlesegeräte