Kostenlose Kassensysteme: Top 5 Anbieter & Risiken 2025
Von:
Christian Jansen
Thomas Kirsche
Letztes Update 12.06.2025 Lesezeit 2:34 Min.
Einleitung
- Kostenlose Kassensysteme sind vor allem für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget interessant – sie verursachen keine monatlichen Lizenzkosten für die Kassensoftware.
- Doch es gibt auch Risiken: eingeschränkte Funktionen, geringer Support oder eine Bindung an bestimmte Zahlungsanbieter.
- Außerdem werden für bargeldlose Zahlungen immer Gebühren fällig.
- In diesem kompakten Ratgeber stellen wir dir die aus unserer Sicht besten kostenlosen Kassensysteme vor und zeigen, worauf du achten solltest. Außerdem findest du günstige Alternativen mit deutlich mehr Funktionen und Flexibilität.
Was sind kostenlose Kassensysteme?
Kostenlose Kassensysteme sind Softwarelösungen, die Zahlungsabwicklung, einfache Warenwirtschaft und grundlegende Berichte ermöglichen.
Sie eignen sich unserer Erfahrung nach besonders für kleinere Betriebe wie Cafés oder Einzelhändler mit einem Monatsumsatz unter 7.000 Euro.
Welche Risiken gibt es bei kostenlosen Kassensystemen?
Lock-in-Effekt: Bindung an einen Payment-Anbieter
Kostenlose Kassensysteme binden dich meist an einen bestimmten Zahlungsanbieter. Möchtest du später zu günstigeren Tarifen wechseln, ist das oft nur mit neuer Hard- und Software möglich.
Beispiel: Ein Café nutzt SumUps kostenlose Software mit einem Kartenterminal (Anschaffungspreis: 999 €). Die Transaktionsgebühren betragen 0,79 % bis 1,99 %. Ein Anbieter mit günstigeren Gebühren wäre zwar verfügbar, doch ein Anbieterwechsel ist mit SumUps Software nicht möglich. Der Umstieg erfordert neue Hard- und Software – ein hoher Zeit- und Kostenaufwand. Langfristig kann ein flexibleres System günstiger sein.
Funktionseinschränkungen
Kostenlose Systeme bieten meist nur Basisfunktionen: Zahlungsabwicklung, einfache Berichte und Produktverwaltung. Erweiterte Funktionen wie Warenwirtschaft, Kundenmanagement, detaillierte Analysen oder Buchhaltungsanbindung fehlen häufig.
Wenn dein Unternehmen wächst, stößt du schnell an Grenzen – und musst dann auf kostenpflichtige Systeme umsteigen.
Begrenzter Support
Der technische Support ist bei kostenlosen Systemen oft eingeschränkt. Bei Problemen bist du häufig auf dich allein gestellt.
Beispiel: Ein Einzelhändler mit Zettle-Kassensystem hat Probleme mit der App. Der Support ist jedoch nur per E-Mail erreichbar und antwortet verzögert – im Tagesgeschäft kann das zum echten Problem werden.
Gesetzeskonformität
Alle hier vorgestellten Kassensysteme – auch die kostenlosen – sind 100 % gesetzeskonform. Bei weniger bekannten Anbietern solltest du das Setup sorgfältig prüfen, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Versteckte Transaktionsgebühren
Auch wenn die Software kostenlos ist: Bei Kartenzahlungen fallen Gebühren an – je nach Anbieter und Kartentyp zwischen 0,79 % und 2,75 %. Diese Kosten solltest du in deine Kalkulation einbeziehen.
Tipp: Nutze den Vergleichsrechner für Kartenzahlungstarife, um den passenden Anbieter zu finden.
Welche Anbieter kostenloser Kassensysteme gibt es?
orderbird MINI
Orderbird MINI | Bild: Screenshot Website orderbird.com
Für wen: Gastronomie
Funktionen: Tischverwaltung, Rechnungsaufteilung, DATEV-Export, GoBD- & TSE-konform
Hardware: iPad-basiert, Kartenzahlung über orderbird PAY
Kosten: Einmalig 399 € (inkl. TSE); danach ab 22 €/Monat + 1,75 % Transaktionsgebühren
Hinweis: Kein dauerhaft kostenloses System, aber ein kostengünstiger Einstieg
ready2order
readyGo | Bild: Screenshot Website ready2order.com
Für wen: Einzelhandel, Dienstleistungen & Gastronomie
Funktionen: Bestellungen, Lagerverwaltung, Kundenverwaltung, Tischübersicht, Funkbonierung
Plattform: iOS & Android
Kosten: 7 Tage kostenlos testen; danach ab 22,90 €/Monat (Gastro) bzw. 34,90 €/Monat (Standard); Transaktionsgebühren je nach Anbieter
flour.io
Für wen: Einzelhandel & Dienstleistungen
Funktionen: Lagerverwaltung, Barcodescanner, eCommerce-Integration (Amazon, eBay), Selbstbedienung, CRM
Plattform: Cloud-basiert
Kosten: Kostenlose Testphase; danach ab 19 €/Monat + Transaktionsgebühren
SumUp
Für wen: Kleingewerbe & mobile Händler
Funktionen: Bar- & Kartenzahlung, Produktverwaltung mit Bildern, einfache Berichte, GoBD-konform
Erweiterung: Plus-Version (29 €/Monat) mit Variantenverkauf für Gastronomie
Kosten: Software kostenlos; Hardware ab 999 €; Transaktionsgebühren: 0,79 %–1,99 %; Anbieterbindung an SumUp
Zettle by PayPal
Für wen: Einzelhandel & Gastronomie
Funktionen: Produkt- und Lagerverwaltung, Verkaufsberichte, Offline-Bargeldmodus
Hardware: Zettle Reader 2 ab 29 €
Kosten: Software kostenlos; Transaktionsgebühren: 0,95 % (Debitkarten), 2,75 % (Kreditkarten); Anbieterbindung an PayPal
Fazit: Lohnt sich ein kostenloses Kassensystem?
Kostenlose Kassensysteme wie SumUp und Zettle sind eine gute Lösung für kleine Unternehmen, die eine unkomplizierte Kasse für Zahlungsabwicklung und Lagerverwaltung suchen.
Bedenke jedoch mögliche Risiken wie den Lock-in-Effekt beim Payment-Anbieter, eingeschränkte Funktionen und den begrenzten Support.
Anbieter wie orderbird, ready2order oder flour.io bieten erweiterte Funktionen und kostenlose Testphasen – ideal, wenn dein Unternehmen wachsen soll oder du beim Zahlungsanbieter flexibel bleiben möchtest.
Tipp: Payment-Kosten sind bei Kassenlösungen entscheidend. Gratis-Software lohnt sich im Grunde nur für Kleinstunternehmen. Teste daher verschiedene Kassensysteme und vergleiche Gebühren und Funktionen, um die passende Kassenlösung zu finden.