Kassensystem mit Warenwirtschaft: Anbieter, Funktionen und Kosten

Von: Christian Jansen
Letztes Update 25.09.2026

Dein Sortiment wächst, und irgendwann stimmt der Bestand nicht mehr. Du verkaufst etwas, das laut Liste noch dreimal im Regal liegt, und bestellst nach, was längst im Lager steht. Spätestens dann suchst du ein Kassensystem mit Warenwirtschaft.

Das Problem: „mit Warenwirtschaft“ steht bei fast jedem Anbieter irgendwo auf der Seite. Dahinter steckt mal nur „der Verkauf bucht den Bestand ab“, mal Bestellwesen, Inventur, Seriennummern und Mehrlagerverwaltung. Zwischen diesen beiden Enden liegen bei manchen Anbietern rund 80 Euro Unterschied im Monat.

Was die Anbieter konkret unter Warenwirtschaft verbuchen, steht weiter unten im Einzelnen. Dazu die Frage, in welcher Preisstufe die Funktion jeweils sitzt und welche Posten im beworbenen Monatspreis fehlen.

Was „Warenwirtschaft“ im Kassensystem wirklich heißt

Der Begriff ist unscharf. Er beschreibt zwei sehr unterschiedliche Ausbaustufen, die im Marketing beide gleich heißen.

Artikel- und Lagerverwaltung

Du pflegst deine Artikel mit Preis und Barcode, jeder Verkauf bucht den Bestand ab, und du siehst in der Auswertung, was zur Neige geht. Das reicht für einen Standort mit überschaubarem Sortiment vollkommen aus. Nachbestellt wird trotzdem per Hand, beim Lieferanten, per Mail oder Telefon.

Warenwirtschaft mit Bestellwesen und Inventur

Hier kommt die Beschaffungsseite dazu. Du legst Lieferanten an, erzeugst Bestellungen aus Meldebeständen, buchst Wareneingänge ein und zählst die Inventur im System statt auf Papier. Dazu kommen je nach Anbieter Seriennummern und Chargen, mehrere Lager und mehrere Filialen.

ETRON zeigt den Schnitt in seiner eigenen Paketliste besonders deutlich: Erst im Paket „Kasse & WaWi“ stehen Bestellwesen, Lagerverwaltung, Inventur sowie Seriennummern und Chargen. In den beiden Paketen darunter stehen sie nicht.

„Bestand mitführen kann fast jede Kasse. Bestellen und inventarisieren ist die Funktion, für die du zahlst.“

Der Punkt: Wichtiger als die Frage, ob ein Anbieter Warenwirtschaft im Programm hat, ist die Frage, ob du aus dem System heraus bestellen und die Inventur abschließen kannst, und in welchem Paket das steckt.

Warenwirtschaft ist oft eine eigene Preisstufe

Der beworbene Einstiegspreis gehört fast nie zu dem Paket, das die Warenwirtschaft enthält.

Gut nachvollziehen lässt sich das bei ETRON. Die vier Pakete kosten bei jährlicher Vorauszahlung 29, 54, 109 und 169 Euro im Monat, alle netto. Die Warenwirtschaft sitzt im dritten Paket. Vom Einstieg bis zur Warenwirtschaft ist es bei ETRON also der Sprung von 29 auf 109 Euro im Monat, fast das Vierfache.

Bei LocaFox sieht es ähnlich aus, und der Anbieter sagt es selbst: Das Paket „Large“ beschreibt er als Lösung für Mehrfilialisten, „die über ein Warenwirtschaftssystem auf mehreren Plattformen gleichzeitig aktiv sein wollen“. Large kostet 129 Euro im Monat, im Jahresabo 119 Euro, also 1.428 Euro pro Jahr bei zwölf Monaten Vorauszahlung. Der Einstieg „MOVE Solo“ liegt bei 29 Euro.

Wo die Bestandsführung schon im Standardtarif steckt

Bei zwei Anbietern gehört die Bestandsführung zum Standardtarif, ohne Aufpreisstufe. Gemeint ist damit das Mitführen von Artikeln und Lagerbestand. Bestellwesen, Chargen und Mehrlager gehören nicht dazu; dafür brauchst du weiterhin ein eigenes WaWi-Paket.

Bei ready2order steht die Lager- und Artikelverwaltung im Standard-Abo. Das kostet 35,90 Euro im Monat im Jahresabo mit zwölf Monaten Laufzeit und jährlicher Vorauszahlung, oder 46,90 Euro im Monat ohne Bindung.

Bei POSSUM zählt der Lagerbestand ausdrücklich zu den Standardfunktionen. Die Hauptgerät-Lizenz kostet im Jahresabo 39 Euro im Monat, macht 468 Euro im Jahr; ohne Bindung sind es 49 Euro.

Der Unterschied liegt im Funktionsumfang, nicht im Preis: Reicht dir der reine Bestand, kommst du ohne Aufpreisstufe aus. Soll das System auch bestellen und die Inventur abschließen, brauchst du sie.

Der Sonderfall Pickware

Bei Pickware lohnt sich der genaue Blick auf den Ab-Preis. Das Starter-Paket für 49 Euro im Monat ist die Warenwirtschaft ohne Kassenlizenz. Wer eine Kasse betreiben will, zahlt 149 Euro je Kassenlizenz zusätzlich, also 198 Euro im Monat. Das Advanced-Paket liegt bei 199 Euro.

Dazu kommt eine Voraussetzung, die kein Preis abbildet: Pickware POS setzt einen Shopware-Shop voraus. Der Anbieter formuliert das selbst als „Designed for Shopware from day one“ und verweist Shopify-Händler auf Shopify POS statt auf das eigene Produkt. Ohne Shopware-Shop im Haus ist Pickware für dich keine Option, egal wie der Preis aussieht.

Was die Anbieter kosten

Die Tabelle zeigt die Software-Monatspreise, sortiert nach Einstiegspreis.

Alle Monatspreise beziehen sich auf die jeweils günstigste Zahlweise, die der Anbieter ausweist. Wer monatlich kündbar bleiben will, zahlt bei ready2order 46,90 statt 35,90 Euro, bei POSSUM 49 statt 39 Euro und bei ETRON 119 statt 109 Euro im WaWi-Paket.

Welcher Anbieter passt, hängt an einer einzigen Frage: Reicht es dir, den Bestand mitzuführen, oder willst du aus dem System heraus bestellen und inventarisieren?

Soll der Bestand einfach nur mitlaufen:

ready2order

ab 35,90 €

Bei ready2order gehören Lager- und Artikelverwaltung zum Standard-Abo. Für einen Standort mit überschaubarem Sortiment ist das der kürzeste Weg zu einem sauberen Bestand. Das TSE-Paket wird separat berechnet und gehört in die Rechnung.

zum Anbieter → Erfahrungsbericht lesen

Willst du bestellen und die Inventur im System abschließen:

ETRON

ab 19,80 €

ETRON führt Bestellwesen, Lagerverwaltung, Inventur sowie Seriennummern und Chargen im Paket Kasse und WaWi. Das kostet 109 Euro netto im Monat bei jährlicher Vorauszahlung, und der Betrag gilt für die Software allein.

zum Anbieter → Erfahrungsbericht lesen

Die Posten, die nicht im Monatspreis stehen

Hier gehen Vergleiche regelmäßig schief, weil die Anbieter unterschiedlich viel in den Grundpreis packen.

Die TSE. Bei ETRON kostet die Cloud-TSE 124 Euro pro Kasse und Jahr und ist in keinem der vier Pakete enthalten. Bei ready2order ist das TSE-Paket ebenfalls separat: 15,90 Euro im Monat im Jahresabo, 20 Euro ohne Bindung. POSSUM legt die Hardware-TSE mit fünf Jahren Laufzeit in den Hardwarepreis, laufende TSE-Kosten fallen dort nicht an; nach fünf Jahren steht der Austausch an. LocaFox führt die TSE in allen Paketen mit. Was das im Einzelnen bedeutet, steht in unserem Vergleich von Cloud-TSE und Hardware-TSE.

Auch bei der Einrichtung unterscheiden sich die Anbieter: ready2order berechnet 99 Euro Aktivierungsgebühr je Kassengerät, in beiden Abo-Varianten, ETRON weist eine Onboarding-Pauschale von 99 Euro einmalig aus.

Jeder weitere Kassenplatz. Bei Arcavis gelten die Editionspreise laut Fußnote der Preisseite für den ersten Kassenplatz, jeder weitere kostet extra. LocaFox berechnet zusätzliche Kassenlizenzen mit 59 Euro im Monat bei Medium und Large, im Jahresabo 49 Euro. Verbundgeräte schlagen bei POSSUM mit 15 Euro im Monat im Jahresabo zu Buche, ohne Bindung mit 19 Euro.

Die Anbindung an die Buchhaltung. POSSUM berechnet die DATEV-Schnittstelle als Add-on mit 25 Euro im Monat im Jahresabo, 30 Euro ohne Bindung, jeweils pro Kassenverbund; die DATEV-Lizenzkosten selbst kommen extern dazu. Bei ETRON ist der DATEV-Export erst ab dem Paket „Kasse Pro“ dabei, im Einstiegspaket fehlt er. Eingangsrechnungen sind bei beiden nicht Teil des Exports.

Dazu kommt ein kleinerer, wiederkehrender Posten: LocaFox rechnet den Meldeservice nach §146a der Abgabenordnung separat mit 50 Euro im Jahr ab.

Welches System zu welchem Betrieb passt

Ein Standort, Bestand soll einfach mitlaufen. ready2order und POSSUM führen die Bestandsführung im Standardtarif. Du sparst dir die Aufpreisstufe und kannst den Bestand sofort mitführen. POSSUM ist dabei der Anbieter mit eigener Hardware: Das POSSUM10 Tablet kostet 599 Euro einmalig, daneben steht auf der Produktseite ein durchgestrichener UVP von 999 Euro; die Fünf-Jahres-Hardware-TSE ist darin enthalten.

Tiefe Warenwirtschaft mit Bestellwesen und Inventur. ETRON ist der einzige Anbieter im Vergleich, der diese Funktionen so klar als Paketinhalt aufführt. Das kostet 109 Euro netto im Monat und ist damit der teuerste Softwareposten in dieser Liste, dafür musst du kein zweites System betreiben.

Für mehrere Filialen richtet LocaFox das Large-Paket aus. Rechne die zusätzlichen Kassenlizenzen von Anfang an mit ein, sonst verschiebt sich der Vergleich mit jedem weiteren Standort.

Shopware-Shop im Haus. Dann ist Pickware der naheliegende Kandidat, weil Kasse und Shop auf demselben Artikelstamm laufen. Ohne Shopware fällt der Anbieter aus.

Hardware-lastiger Betrieb mit Waage oder Self-Checkout. ANKER und HIOPOS kommen von der Geräteseite. HIOPOS hat eigene Kassenwaagen und Selbstbedienungsterminals im Programm, ANKER konzentriert sich auf Cash Handling, Geldwaagen und Self-Checkout. Beide nennen für Deutschland keine Listenpreise, das läuft über ein Angebot.

„Die wichtigste Frage vor dem Wechsel: Brauchst du eine Inventur oder nicht?“

Hinweise

• ANKER verkauft selbst keine Kassensoftware. Das Kassenprodukt läuft über LocaFox, das ANKER 2020 übernommen hat. Wer ANKER und LocaFox nebeneinander vergleicht, vergleicht zweimal dieselbe Software.
• Arcavis und HIOPOS machen keine Angabe zur Fiskalisierung. Zu TSE, KassenSichV und DSFinV-K steht auf beiden Websites nichts. Arcavis ist ein Schweizer Anbieter, HIOPOS wird von einem spanischen Unternehmen betrieben. Das erklärt die Lücke, beantwortet aber nicht, ob du damit in Deutschland regelkonform kassierst. Diese Frage gehört vor den Vertragsabschluss.
• Bei LocaFox bleibt offen, ob die Preise netto oder brutto sind. Die Preisseite sagt es nicht; nur den separaten Meldeservice kennzeichnet sie ausdrücklich mit „zzgl. MwSt.“.
• Pickware nennt auf der eigenen Website keine Preise. Die Beträge oben stammen daher nicht vom Anbieter selbst.

Häufige Fragen

Kann ich mit dem Kassensystem beim Lieferanten bestellen?

Nur, wenn der Anbieter Bestellwesen ausweist. ETRON benennt das ausdrücklich, und zwar erst im Paket Kasse und WaWi. Bei den übrigen Anbietern der Übersicht ist Bestellwesen entweder nicht als Paketinhalt ausgewiesen oder nicht von der reinen Lagerverwaltung getrennt beschrieben.

Quellen

1. ETRON, Preisübersicht onRetail
2. ready2order, Preise
3. POSSUM, Preise
4. LocaFox, Preise
5. Arcavis, Preise
6. Pickware, Cash Register

Wenn du vorher wissen willst, was ein Kassensystem im Handel insgesamt kostet, findest du die Aufstellung unter Kassensystem Kosten im Einzelhandel. Alle Anbieter und Funktionen für den Handel stehen in unserer Übersicht zu Kassensystemen für den Einzelhandel.