Kassensysteme für Hofläden: Finde die beste Lösung

Einleitung

Du betreibst einen Hofladen oder denkst darüber nach? Spätestens beim Thema Bezahlen tauchen eine ganze Reihe von Fragen und Herausforderungen auf:

• Wie teuer sind Kassensysteme für Hofläden und welche laufenden Kosten kommen auf mich zu?
• Wie groß ist der Zeitaufwand und die Zeitersparnis?
• Was ist mit Wartung und Bedienung seitens der Verkäufer?
• Wie sieht es um die intuitive Bedienung durch den Kunden aus?
• Ist das System offline einsetzbar?
• Benötige ich eine Stromversorgung?
• Wie diebstahlsicher sind die Systeme?
• Sind sie vor Vandalismus geschützt?

Im Folgende findest du die wichtigsten Aspekte, die du bei der Wahl des richtigen Kassensystems im Blick haben solltest sowie ausgewählte Anbieter, die spezifizierte Produkte für Hofläden anbieten.

Vorab: Wichtige Überlegungen und Kriterien

Einen Hofladen zu betreiben oder seine Produkte über den Wochenmarkt zu vermarkten, ist in den allermeisten Fällen eine Frage der Zeit. Denn die Hauptarbeit von dir als Produzenten besteht vor allem im Produzieren von Produkten. Der Verkauf kommt dann noch als zusätzliche Aufgabe hinzu.

Deshalb sind für Erzeuger in erster Linie Direktvermarktungslösungen interessant, die möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen.

Gut, dass es, was den finanziellen Teil anbelangt, mittlerweile eine Reihe von hilfreichen Kassensystemen gibt, die genau dies im Blick haben: es den Erzeugern so einfach und sicher wie möglich zu machen.

Bevor du dich mit der Wahl eines Kassensystems beschäftigst, solltest du dir aber vorab über einige Punkte Gedanken machen:

• Eine Besonderheit von Hofläden ist ihr Standort. Nicht immer ist der Verkaufsraum direkt an ein Gebäude mit Strom und Internetanschluss angeschlossen. Deshalb solltest du dir die Frage stellen, ob du ein Kassensystem benötigst, das auch offline funktioniert oder ggf. einen kabellosen Internetanschluss benötigt. Auch die Stromversorgung ist nicht immer vorhanden. Verschiedene Anbieter halten hierfür unterschiedliche Lösungen bereit, zwischen denen du wählen kannst.
• Eine weitere Frage betrifft Preise und Rabatte. Wenn Dein Vermarktungskonzept häufiger wechselnde Preise beinhaltet, beispielsweise weil du immer wieder Rabatte auf Waren gibst, die bald verfallen, oder du saisonale Geschenkzusammenstellungen anbietest, dann gibt es auch hierfür Anbieter, die dies einfacher ermöglichen als andere.
• Gerade wenn der Hofladen nicht immer besetzt ist, weil du dafür keine Zeit hast, und du darauf setzt, dass Deine Kunden einen Self-Checkout durchführen, kann es wichtig sein, nicht den Überblick über den Nachschub zu verlieren. Einige Anbieter von Kassensystemen haben deshalb digitale Möglichkeiten zur Lagerverwaltung mit in ihre Produkte integriert.
• Die intuitive Bedienung der Kassensysteme für Hofläden seitens der Erzeuger kann mitunter den Nachteil haben, dass die Wartung nur von Fachpersonal durchgeführt werden kann. Deshalb solltest du dich fragen, wie wichtig dir der Kundenservice ist. Soll er rund um die Uhr erfolgen, oder reicht es aus, dass nur jemand an Werktagen erreichbar ist?
• Ferner kann es auch unterschiedliche Bedürfnisse bezüglich der Frage geben, wie wichtig dir Informationen über Deine Kunden und deren Kaufverhalten ist. Manchen Erzeugern ist dies nicht wichtig, weil sie Feedback etwa durch den direkten Kontakt zu ihren Käufer bekommen. Anderen wiederum kann beispielsweise die schnelle und übersichtliche Auswertung des Kaufverhaltens über ein ganzes Jahr hinweg (etwa durch Diagramme) helfen, das Produktangebot anzupassen. Auch hieran haben einige Anbieter von Kassensysteme gedacht.
• Kundenfreundliche Bedienung. Auch wenn die meisten Kunden wohl keinen großen Service in Deinem Hofladen erwarten, ist es gut, ihnen den Kauf so einfach wie möglich zu machen. Die Möglichkeiten, die dir diverse Kassensysteme anbieten, betreffen in der Regel folgende Fragen:

• • Wie einfach ist die Kasse zu bedienen? Braucht es zum Beispiel eine Anleitung für das Storno von Waren oder eine Suchfunktion für die Produktliste im Kassensystem?
  • Ist neben der Barkasse auch Kartenzahlung möglich? Und falls ja, mit welchen Karten? Oder möchtest du evtl. ganz auf Barbezahlung verzichten.
  • Benötigst du ein Kassensystem mit integrierter Waage oder verkaufst du nur in Stückzahl?
  • Und soll die Kasse einen EAN(Strichcode)-Scanner besitzen, mit dem die Waren einfacher registriert werden können?

Wieviel kosten Kassensysteme für Hofläden?

Eines der vielleicht größten Hemmnisse hinsichtlich der Einführung eines elektronischen Kassensystems ist der Anschaffungspreis sowie die laufenden Kosten. Einerseits musst du dabei die Kosten der Hardware bedenken, andererseits laufenden Kosten, wie die Gebühren für die etwaige Bereitstellung der Cloudsoftware bei entsprechenden Anbietern.

Prinzipiell kannst du dich an folgenden Zahlen orientieren:

• Klassisches Kassensystem
  Die Preise für die Hardware beginnen hier im Bereich um die 700 Euro für einzelne Elemente wie Touchkassen. Für ganze Systeme inkl. Bondrucker, Kassenlade oder ggf. Waage musst du mit mindestens 1.100 Euro rechnen. Wenn du einen Anbieter mit Cloudlösung wählst, kommen zu der Hardware noch monatliche Kosten für die Software ab circa 30 Euro hinzu.
• Self-Checkout Systeme
  Self-Checkout Kassensysteme sind preislich etwas teurer als klassische Modelle. Hier musst du damit rechnen, für Gesamtlösungen mindestens 1.300 Euro zu bezahlen. Was die Cloud-Software anbelangt, beginnt die Preisspanne hier bei etwa 50 Euro.

Quixpos Shop (Screenshot: shop.quix.de)

Anbieter von Kassensystemen für Hofläden

Nicht jedes Kassensystem ist gleich gut geeignet, die besonderen Bedürfnisse eines Hofladens abzudecken. Und auch wenn viele Anbieter explizit damit werben, dass ihre Systeme die optimale Lösung für Deine Direktvermarktung bietet, gibt es große Unterschiede. Neben der Vielzahl von Dienstleistern, deren Systeme breitflächig einsetzbar sind (s. unsere Vergleichsseite dazu), und die du dir in jedem Fall auch anschauen solltest, haben wir im Folgenden drei Anbieter unter die Lupe genommen, die maßgeschneiderte Kassenlösungen vertreiben oder angeben, dass ihre Produkte auf die Bedürfnisse von Hofläden angepasst sind.

1. Kassensysteme von HS-Soft

Allgemeine Funktionen

Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern von Kassensystemen konzentriert sich HS-Soft auf einige wenige spezifische Anwendungsbereiche ihrer Soft- und Hardware, unter anderem Hofläden. Dabei bietet das Unternehmen sowohl die zahlreichen allgemeinen Funktionen an, die sich auch in anderen Kassensystem finden:

• verschiedene Preiskategorien
• Rabattfunktion
• Lagerverwaltung
• Schnittstelle zum Auslesen von Steuerdaten (DATEV)
• Kassenbuch
• Kartenzahlung
• uvm.

Die Bedienung und Einarbeitung ist dabei intuitiv und die Daten werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt gespeichert, was die Datensicherheit erhöht, da deutsche und europäische Standards greifen.

Vorteile HS-Soft (Screenshot: hofladen-kassen.de)

Hardware

Was die Hardware anbelangt, hast du die Wahl zwischen dem CashAssist System, das du mit und ohne Waage kaufen kannst, und einem Self-Checkout Kassensystem, für das kein Personal benötigt wird. Sowohl an dieser Auswahl als auch an den Funktionen zeigt sich schon, dass das System auf die besonderen Bedürfnisse von Hofläden angepasst ist.

Service

Hilfreich ist darüber hinaus auch der persönliche Service, auf den HS-Soft Wert legt: Neben Fernwartung der Geräte, einer 365-Tage-Hotline von 7 bis 22 Uhr sowie dem obligatorischen E-Mail-Kontakt hilft dir eine persönliche und umfangreiche Beratung bei der Auswahl der richtigen Hard- und Software. Dabei kannst du dir online das Kassensystem auch vorab vorführen lassen.

Serviceprozess bei HS-Soft (Screenshot: hofladen-kassen.de)

Die Nachteile

Zwar lassen sich mit dem Kassensystem von HS-Soft auch Bargeldkassen einrichten. Aber wenn es zum Self-Checkout kommt, der gerade für Hofläden von großem Vorteil sein kann, fällt diese Funktion weg. Der Self-Checkout bietet nur Kartenzahlung an (dafür aber jegliche Art von Karten). Auch die Kosten sind etwas höher als bei anderen, weniger spezialisierten Anbietern. Eine Möglichkeit die Geräte auch zu mieten oder zu leasen, gibt es leider nicht.

Kosten

Im Vergleich mit anderen Anbietern liegen die Kosten im mittleren bis höheren Preissegment. Los geht es bei unter 700 Euro (netto) für ein Kassensystem ohne Waage und Bargeldkassette und für die Self-Checkout Hardware bei ca. 1300 Euro. Dazu kommen 59 Euro Softwaregebühren pro Monat bzw. 129 Euro beim Self-Checkout System.

Fazit zu HS-Soft

HS-Soft bietet Hofläden ein sehr gutes Kassensystem mit sehr vielen Funktionen, ohne dass du für deren Nutzung und Bedienung ein Professorentitel brauchst. Alles ist einfach zu bedienen und der Support sehr gut. Dafür musst du aber auch ein wenig mehr bezahlen.

2. Kassensysteme von P+W

Allgemeine Funktionen

P+W bietet Kassensysteme an, die insbesondere auf den Vertrieb von landwirtschaftlichen Produkten (für Hofläden, Gärtnereien usw.) zugeschnitten sind. Die Funktionen stehen denen anderer Anbieter in nichts nach. Um nur einige zu nennen:

• Rabatt- und Gutscheinfunktionen
• Liefer- und Rechnungserfassung
• Aufnahme und Übermittlung von Kundenbestellungen
• Schnittstelle zum Auslesen von Daten
• Kassenbuch
• Kartenzahlung

Zusätzlich lässt sich das Kassensystem von P+W auch mit externen EC-Terminals verbinden.

Hardware

Das Equipment unterscheidet sich von anderen Anbietern nur unmerklich. P+W bietet Touchkassen, Bondrucker und Kassenladen an sowie das passende Zubehör dafür. Eine Self-Checkout Hardware ist jedoch nicht vorhanden.

Service

Neben E-Mails erreichst du P+W für Beratung und bei Problemen mit den gekauften Produkten auch telefonisch.

Die Nachteile

Im Vergleich zu anderen Anbietern ist das Kassensystem von P+W ein bisschen weniger auf Hofläden zugeschnitten und allgemeiner gehalten. Das erkennt man bspw. an dem fehlenden Self-Checkout System. Ebenfalls bietet P+W auch keine Lösung für die Barbezahlung ohne Personal vor Ort.

Kosten

Das Kassensystem ist etwas preisgünstiger als klassische Registrierkassen und Waagesysteme. Für Komplettpakete solltest du mit um die 1.000 Euro rechnen und für die monatliche Gebühr je nach Abonnement bis zu 50 Euro.

Fazit zu P+W

P+W bietet vieles, aber nicht alles an, was für den Direktverkauf Ab-Hof hilfreich sein kann. Dafür ist es günstiger zu haben als Systeme andere Anbieter. Es kommt damit vor allen darauf an, ob das System Deine Bedürfnissen bedient. Lass dich dazu einfach von P+W direkt beraten.

3. Kassensysteme von QUIXPOS

Allgemeine Funktionen

Auch QUIXPOS steht in Sachen Funktionen anderen Anbietern in nichts nach. Unter anderem bietet es

• individualisierbare Produktkategorien
• tagesaktuelle Preise
• Liefer- und Rechnungserfassung
• Schnellauswahlfunktionen
• kompatible Datenschnittstellen
• Gutscheinfunktion
• Kartenzahlung
• uvm.

Ein besonderer Vorteil bietet dir QUIXPOS, weil dir das Unternehmen das Gerät auf Wunsch auch individuell auf deine Situation anpasst, was Funktionen und die Handhabung anbelangt. Von Vorteil ist auch, dass das System mit Betriebssystemen von sowohl Microsoft, Apple als auch Linux kompatibel ist.

Service bei Quixpos (Screenshot: quixpos.de/hofladen.html)

Hardware

Wie andere Anbieter auch verkauft QUIXPOS keine eigene Hardware. Trotzdem bist du nicht auf eine besondere Marke diesbezüglich angewiesen, weil QUIXPOS mit vielen Hardwaresystemen kompatibel ist. Auswählen kannst du zwischen Touchkasse, Kassenschublade, EC-Gerät, Bondrucker und Barcodescanner. Ein Vorteil, was die Geräte anbelangt, ist, dass sie relativ gut vor Vandalismus geschützt sind, insofern ihnen zum Beispiel Wasser nichts anhaben kann. Auch sind sie mobil einsetzbar und somit nicht auf eine Kabelverbindung für Strom und Internet angewiesen.

Service

Der Service und Support bei QUIXPOS beinhaltet Beratung, eine Servicehotline und Schulungen zur Handhabung der Technik. Teil des Services und damit ein Vorteil ist auch, dass du QUIXPOS auch erst einmal testen kannst, bevor du es kaufst. Darüber hinaus kannst du auch an einer Live-Vorführung online teilnehmen. So weißt du, worauf du dich einlässt, bevor du Geld investierst.

Die Nachteile

Ein Nachteil ist wie bei den anderen Anbieter, dass sichere Barbezahlung nur mit Personalaufwand möglich ist. Auch lassen sich die Geräte nicht mieten oder leasen.

Kosten

Die Geräte musst du dir kaufen. Die Touchkasse kostet momentan circa 1300 Euro, Barcodescanner und Bondrucker circa 190 Euro. Jedoch musst du zusätzlich dafür bezahlen, wenn dir ein Quix Mitarbeiter bei der Einrichtung der Kasse behilflich sein soll. Auch musst du 49 Euro pro Monat extra für die Anbindung an die Cloud bezahlen.

Fazit zu QUIXPOS

QUIXPOS bietet viele Vorteile zu herkömmlichen Anbietern von Kassensystemen. Gerade die Offlinefunktion kann sehr hilfreich sein für den Betrieb eines Hofladens. Leider ist das System im Vergleich zu anderen Anbietern eher im mittleren bis höheren Preissegment, weil man für einige Serviceleistungen extra bezahlen muss, die bei anderen Anbietern kostenlos sind.

Waren- und Verkaufsautomaten

Eine Alternative zum klassischen Hofladen sind Verkaufs- oder Warenautomaten, wie man sie etwa von Bahnsteigen her kennt. Die Vorteile dieser Art des Verkaufs liegen auf der Hand: minimaler Personaleinsatz und relativ guter Schutz vor Diebstahl der Ware und des Bargeldes. Und selbst für eine Reihe von gängigen Nachteilen, die dir dabei vielleicht in den Sinn kommen, haben Anbieter mittlerweile Lösungen gefunden: Warenautomaten gibt es beispielsweise sowohl mit Bar- als auch mit Kartenzahlung. Ebenso gibt es diverse Optionen, was die Art der Waren (Obst, Milch, Eier, Eis, Dosen, eingeschweißte Waren etc.), deren Größe, die Art der Entnahme und die Kühlung anbelangt – ganz zu schweigen von den vielen Extra-Features, zwischen denen du auswählen kannst, etwa der Remote-Überwachung der Lagerbestände.

Funktionsoptionen von Verkaufsautomaten (Screenshot: hofklappe.de)

Einsatzorte für Verkaufsautomaten

Was den Ort anbelangt, an dem du den Automaten aufstellen möchtest, gibt es Auswahlmöglichkeiten zwischen Maschinen, die für den Innenraum und solchen, die für Außen entwickelt wurden. Beachten musst du dabei aber, dass du für die Maschinen Strom und bei Kartenzahlung einen Internetanschluss bereitstellen musst.

Warenautomat von Flavura (Screenshot: flavura.de)

Das kosten Verkaufsautomaten

Der Knackpunkt von Warenautomaten ist ihr Preis. Gekauft sind sie erheblich teurer als Kassensysteme. Der Preis beginnt dabei je nach Modell, Größe und Anbieter bei 3.000 Euro und kann bei großen Geräten mit vielen besonderen Funktionen auch schon mal 15.000 Euro oder mehr betragen. Eine Alternative kann da das Mieten oder Leasen von Verkaufsautomaten sein, mit denen du kein so großes Risiko eingehst, wie wenn du ein Automat direkt kaufst.

Anbieter für Verkaufsautomaten:

• Hopfklappe
• Flavura
• Hohenloher Automaten

Vor- und Nachteile: Kassen mit Bedienung vs. Self-Checkout vs. Verkaufsautomaten

Kasse mit Personal

Vorteile

• keine Diebstahlgefahr
• kein Vandalismus
• günstiger als andere Modelle
• direkte Ansprechperson bei Problemen und Fragen

Nachteile

• personalintensiv
• zeitintensiv

Self-Checkout

Vorteile

• kein Personalaufwand
• relativ diebstahlsicher
• einfach zu bedienen

Nachteile

• teurer in der Anschaffung
• keine Ansprechperson bei Fragen und Problemen

Verkaufsautomaten

Vorteile

• kein Personalaufwand
• relativ diebstahlsicher
• Einsatzort flexibel

Nachteile

• teuerstes der drei Modelle
• begrenzte Warenplätze

Aspekte der Sicherheit

Eine der vielleicht größten Herausforderungen für Hofläden ist das Thema Sicherheit. Ohne oder mit nur minimaler personeller Ausstattung sind sie anfällig für Vandalismus und Diebstahl. Auch wenn digitale Kassensysteme erheblich zur Sicherheit von Hofläden beitragen, bergen sie auch kleinere Risiken. Mit einer Bargeld-Registrierkasse mit Self-Checkout bist du natürlich sehr gut vor Diebstahl geschützt, verglichen mit dem klassischen Bargeldkässchen auf Vertrauensbasis. Und wenn sie dann noch Kartenzahlung ermöglicht, gibt es erst gar keinen Anreiz für Langfinger. Auf der anderen Seite stellen sich mit ihnen aber auch Fragen nach der Datensicherheit sowie Datenverlusten bei Stromausfällen.

Wie rechts- und steuerkonform sind die Geräte?

Was du bei Recht- und Steuerangelegenheiten hinsichtlich des Kassensystems beachten musst, hängt von den Verordnungen ab, unter die dein Hofladen fällt. Beispielsweise benötigt nicht jeder Hofladen gleich eine Gewerbeanmeldung, sondern erst, wenn er zum Beispiel eine gewisse Menge an zugekauften Produkten mitverkauft, die nicht selbst erzeugt sind. Deshalb gibt es auch bei den Kassensystemen Unterschiede, die für dich relevant sein können oder auch nicht. Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du dich für eine Art der Kasse entscheidest, sind:

• TSE Konformität der Kasse
• Gibt die Kasse nur Papier-Kaufbelege oder nur digitale Bons aus oder beides?
• Und wie einfach lassen sich die Daten aus dem Gerät mit deinem Buchhaltungsprogramm verbinden?

Fazit

Als Fazit lässt sich sagen, dass Anbieter von Kassensystemen mittlerweile auch Hofläden als Kunden im Blick haben und versuchen, Produkte anzubieten, die gezielte auf das, was du für deinen Hofladen brauchst, zugeschnitten sind. Ob das im Einzelfall klappt, hängt immer auch von den konkreten Umständen deiner Situation ab. In jedem Fall ist es wichtig, dass du dir Zeit für die Auswahl des Kassensystems nimmst, und dir vorab Gedanken machst, welche Eigenschaften es in deinem Fall haben muss. Mit diesen Informationen solltest du dich dann ausgiebig beraten lassen.

Und zum Abschluss noch drei Tipps:

• Auf den Anbieterseiten und in speziellen Foren findest du immer wieder auch Referenzen von Hofläden und Direktvermarktern, die das jeweilige Kassensystem bereits benutzen. Frage einfach einmal dort direkt nach, welche Erfahrungen sie mit dem ihrem Anbieter gemacht haben.
• Was die Kassensystem-Hardware anbelangt, lässt diese sich bei manchen Anbietern auch mieten oder leasen. Informationen hierzu findest du auf unserer Infosseite Mieten und Leasen.
• Wenn du dich für einen Warenautomaten entschieden hast, halte deine Augen auch nach gebrachten Maschinen offen. Die sind oft wesentlich günstiger als neue Modelle und sind online zahlreich zu finden. Der Nachteil hierbei ist nur die oftmals fehlende Garantie und Wartung von Herstellerseite.

Mehr zum Thema: