Kassensystem kaufen, mieten oder leasen: Die optimale Finanzierung für dein Geschäft
Von:
Christian Jansen
Letztes Update 24.06.2025 Lesezeit 4:07 Min.
Worum geht es?
Kassensysteme sind für Gastronomie, Einzelhandel und Dienstleistungen unverzichtbar. Die Entscheidung zwischen Kauf, Miete oder Leasing hängt von deinem Geschäftsmodell, Budget und Flexibilitätsbedarf ab.
Hardware (z. B. Tablet, Display, Küchenmonitor, Waage, Scanner, Payment-Terminal) und Software unterscheiden oft in der Finanzierung: Software wird meist gemietet (monatliche Gebühr), während Hardware gekauft, gemietet oder geleast wird. Hinzu kommen die monatlichen Kosten für das Payment – oftmals der größte Kostenblock (Vergleichsrechner).
Für kleine Geschäfte sind Hardware-Investitionen in der Regel überschaubar, weshalb ein Kauf meist relevant ist, während größere Betriebe von Miete oder Leasing profitieren.
Welche Finanzierungsoptionen gibt es?
Die Finanzierung eines Kassensystems umfasst Hardware und Software. Kauf, Miete und Leasing beeinflussen Liquidität und Flexibilität unterschiedlich:
- Kauf: Einmalige Zahlung für Hardware und ggf. Software-Lizenz, ideal für kleine Geschäfte mit überschaubaren Kosten.
- Miete: Kurzfristige Nutzung ohne langfristige Bindung, perfekt für saisonale oder temporäre Einsätze.
- Leasing: Langfristige Nutzung mit planbaren Raten und Übernahmeoption, geeignet für wachsende Betriebe
Alle Optionen bieten Zugriff auf moderne Technologien wie Cloud-Lösungen, Kartenzahlung oder Warenwirtschaft, unterscheiden sich aber in Kosten und Verpflichtungen.
Was sind die Vorteile des Leasings?
Leasing eignet sich für Betriebe, die Liquidität schonen und moderne Hardware wie Payment-Terminals oder Küchenmonitore langfristig nutzen möchten. Vorteile:
- Steuervorteile: Leasingraten und Software-Mietgebühren sind als Betriebsausgaben absetzbar.
- Liquiditätsschonung: Monatliche Raten statt hoher Einmalzahlungen.
- Aktuelle Technik: Updates für Hardware und Software halten das System finanzamtkonform (z. B. KassenSichV).
- Inkludierte Services: Wartung, Support und Schulungen oft enthalten.
- Übernahmeoption: Am Vertragsende kannst du die Hardware kaufen oder tauschen.
- Planungssicherheit: Feste Raten über 36–60 Monate.
Was sind die Nachteile des Leasings?
- Langfristige Kosten: Gesamtkosten können den Kaufpreis übersteigen.
- Vertragsbindung: Lange Laufzeiten, vorzeitiger Ausstieg teuer.
- Bonitätsprüfung: Start-ups oder KMU mit schwacher Bonität könnten abgelehnt werden.
- Eingeschränkte Flexibilität: Änderungen im Geschäftsmodell können das System unpassend machen.
- Datenverlustrisiko: Ohne vertragliche Regelung kann der Datenzugriff nach Vertragsende eingeschränkt sein.
Was sind die Vorteile der Miete?
Miete ist ideal für kurzfristige oder flexible Einsätze, z. B. für Tablets oder Payment-Terminals. Vorteile:
- Hohe Flexibilität: Perfekt für saisonale Betriebe wie Food-Trucks, Mietdauer anpassbar.
- Geringe Anfangskosten: Keine hohen Investitionen, ideal für Start-ups.
- Wartung und Updates inklusive: Support und Software-Updates enthalten.
- Testmöglichkeiten: Testphasen (z. B. 15–30 Tage) ermöglichen unverbindliches Ausprobieren.
- Schneller Versand: Expresslieferung für Events.
- Finanzamtkonformität: Mietkassen entsprechen gesetzlichen Vorgaben durch Updates.
Was sind die Nachteile der Miete?
- Langfristig höhere Kosten: Miete kann letztlich teurer als Kauf sein.
- Eingeschränkte Anpassung: Mietsysteme sind oft standardisiert.
- Vertragsbindung: Mindestmietzeiten oder Kündigungsfristen.
- Abhängigkeit vom Anbieter: Supportprobleme oder Anbieterwechsel können aufwendig sein.
- Einarbeitungsaufwand: Systemwechsel erfordert neue Schulungen.
- Versteckte Kosten: Versand oder Hotline-Gebühren können anfallen.
Was sind die Vorteile des Kaufs?
Kauf ist für kleine Geschäfte mit überschaubaren Hardware-Kosten und etablierte Betriebe geeignet. Vorteile:
- Einmalige Kosten: Keine laufenden Raten, langfristig günstiger.
- Volle Eigentümerschaft: Freie Konfiguration ohne Anbieterbeschränkungen.
- Keine Vertragsbindung: Maximale Flexibilität bei Upgrades.
- Einmalige Einrichtung: Einmalige Schulung reduziert Fehler.
- Steuerliche Abschreibung: Hardware-Kosten über Jahre absetzbar.
Was sind die Nachteile des Kaufs?
- Hohe Anfangskosten: Bis zu mehren 1.000 € belasten die Liquidität.
- Wartung und Updates: Du bist für Reparaturen und Software-Updates verantwortlich.
- Technologische Veraltung: Hardware kann veralten.
- Eingeschränkte Flexibilität: Unpassend bei Geschäftsmodelländerungen.
Was ist der Unterschied zwischen Kauf, Miete und Leasing?
- Kauf: Einmalige Zahlung, keine laufenden Hardware-Kosten, ideal für kleine Geschäfte.
- Miete: Kurzfristige Nutzung, monatliche Gebühren, Rückgabe nach Nutzung.
- Leasing: Langfristige Nutzung (36–60 Monate) mit Raten, Übernahmeoption.
Kauf bietet Kontrolle, Miete Flexibilität, Leasing Planbarkeit und steuerliche Vorteile.
Welche Anbieter bieten Kauf, Miete oder Leasing an?
Die folgenden Anbieter bieten moderne und Kassensysteme für Gastronomie, Einzelhandel und Dienstleistungen:
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- leistungsstarke iPad Gastro-Kasse
- "MINI by Orderbird": schlanke Version für alle
- skalierbar, viele Reports & Module
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- schnelle Einrichtung, leichte Bedienung
- speziell für KMU
- viele Statistiken, Warenwirtschaft, CRM etc.
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- für Windows & Apple (PC, Tablet, Smartphone)
- vernetzt Ladenlokal und Onlineshop
- Marktplatzfähig: Amazon, Zalando etc.
- alle Branchen
- zahlreiche Module & Analyse-/ Reportmöglichkeiten
- Anbieter richtet Kasse ein
- Anbieter schult den Unternehmer
- stationäre und mobile All-in-One Systeme (Zahlung, Drucker, Kundendisplay)
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- leichte Bedienung, iOS & Andoid
- Fokus auf KMU & Großunternehmen
- zahlreiche Module: Datev-Export, Gutscheinverwaltung, Warenwirtschaft, Online-Shop, Berichte
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- Android-basiert, leichte Bedienung
- viele Tools: CRM, Reporting etc.
- Module für zahlreiche Anwendungsfälle
- alle Branchen
- schnelle Einrichtung, leichte Bedienung
- Hard- und Software aus einer Hand
- viele verschiedene Paymentmöglichkeiten
Wann lohnt sich Kauf, Miete oder Leasing?
Miete: Flexibilität für kurzfristige Bedürfnisse
Wann? – Saisonale Betriebe (z. B. Food-Trucks), Start-ups, Testphasen.
Vorteile – Geringe Anfangskosten, flexible Mietdauer, inkl. Support & Wartung.
Nachteile – Langfristig teurer.
Steuer – Mietzahlungen voll absetzbar, kein Abschreibungsaufwand.
Leasing: Planbare Kosten für langfristigen Einsatz
Wann? – Wachsende Betriebe, Restaurantketten, Filialunternehmen.
Vorteile – Planbare Raten, inkl. Support & Wartung.
Nachteile – Lange Bindung, höhere Gesamtkosten .
Steuer – Raten absetzbar, beim Finanzierungsleasing Abschreibung möglich.
Kauf: Investition für langfristige Stabilität
Wann? – Kleinere Geschäfte mit überschaubaren Kosten, etablierte Betriebe.
Vorteile – Einmalige Kosten, volle Kontrolle, keine laufenden Hardware-Kosten.
Nachteile – Hohe Anfangskosten, eigener Wartungsaufwand.
Steuer – Hardware abschreibbar.
Worauf solltest du bei der Auswahl achten?
- Kompatibilität: Software muss mit Hardware (z. B. Tablets) kompatibel sein.
- Support: Kostenloser Support? 24/7-Notfallhotline?
- Kostenstruktur: Alle Kosten (Hardware, Software, Payment-Gebühren) klären.
- Testphase: Testphasen nutzen.
- Datenkontrolle: Datenzugriff nach Vertragsende sichern.
- Bonitätsprüfung (Leasing): Bonitätsnachweise bereithalten.
Wie funktioniert die Rückgabe von Hardware nach Leasingende?
Am Vertragsende kannst du die Hardware zurückgeben, neu leasen oder zum Restwert kaufen. Kläre die Modalitäten vorab, um Datenverluste zu vermeiden.
Unser Fazit
Die Wahl zwischen Kauf, Miete und Leasing hängt von deinem Budget und Geschäftsmodell ab.
Kauf ist oft passend für kleine Geschäfte mit überschaubaren Hardware-Kosten, bietet volle Kontrolle und keine laufenden Hardware-Ausgaben, erfordert jedoch höhere Anfangsinvestitionen. Auch große, gut eingeführte Unternehmen können von einem Kauf profitieren.
Miete bietet Flexibilität für saisonale oder kurzfristige Bedürfnisse mit niedrigen Einstiegskosten, kann aber langfristig teurer werden.
Leasing bietet planbare Kosten und steuerliche Vorteile für wachsende Unternehmen, inklusive Updates, aber mit langfristigen Verpflichtungen. Berücksichtige deine Liquidität, den Nutzungszeitraum und den Bedarf an Flexibilität, um die beste Wahl zu treffen.
Wir empfehlen, deine konkreten Bedürfnisse zu analysieren und Testphasen zu nutzen, um die optimale Lösung für dein Geschäft zu finden.