PAYONE und die E-Rechnung: Was vom Partner-Kassensystem abhängt (2026)

Von:

Carolin Schmidt
Letztes Update 14.07.2026

Kurz gesagt (Stand 2026): Bei PAYONE hängt die E-Rechnung vom Partner-Kassensystem ab, nicht von PAYONE selbst.

E-Rechnung empfangen: hängt vom Partner-POS ab
E-Rechnung senden: hängt vom Partner-POS ab (ready2order kann ZUGFeRD)
DATEV: ja, partner-abhängig als Export

Bevor es um E-Rechnung geht, hilft ein Blick darauf, wie PAYONE überhaupt aufgebaut ist. PAYONE ist kein Kassensystem, sondern ein Zahlungsanbieter mit Hardware-Bundle. Die eigentliche Kasse kommt immer von einem Partner. Welche E-Rechnungs-Funktionen du hast, steht deshalb in den Produktunterlagen dieser Partner-Software, nicht bei PAYONE.

PAYONE liefert dir den Akzeptanzvertrag fürs Kartenzahlen und ein EC-Terminal, gebündelt mit einer der drei Partner-Kassen Tillhub, ready2order oder helloTESS!. Auf den PAYONE-Seiten selbst taucht das Stichwort E-Rechnung nirgends auf. Wer wissen will, ob sein PAYONE-Setup XRechnungen empfangen oder ZUGFeRD versenden kann, findet die Antwort also nicht bei PAYONE, sondern muss beim jeweiligen Partner-POS nachsehen. Das ist keine Nebensache. Zwei Betriebe mit demselben PAYONE-Terminal können bei der E-Rechnung völlig unterschiedlich dastehen, je nachdem welche Kasse im Bundle steckt.

Worum es bei der E-Rechnungs-Pflicht geht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Das Versenden wird gestaffelt Pflicht: ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD), kein PDF.

Der Unterschied ist wichtiger, als er klingt. Ein PDF, das du per Mail bekommst, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch nicht, wenn oben „Rechnung“ draufsteht. Erst ein maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931 zählt. XRechnung ist ein reines XML-Format und im öffentlichen Auftragswesen verbreitet. ZUGFeRD (in seiner französischen Variante Factur-X) kombiniert ein sichtbares PDF mit eingebetteten XML-Daten, sodass Mensch und Buchhaltungssoftware dieselbe Rechnung lesen können. Für dich als Betrieb heißt das: Die Empfangspflicht gilt seit 2025, ganz unabhängig davon, ob du selbst schon Rechnungen elektronisch verschickst. Empfangen können musst du heute, senden erst später, aber der Zeitplan läuft.

Warum die Antwort vom Partner abhängt

PAYONE liefert Terminal und Acquiring, die Kasse kommt von einem Partner wie ready2order, Tillhub oder helloTESS!. Auf den PAYONE-Seiten selbst ist E-Rechnung kein Thema, dort geht es um GoBD-Konformität und DATEV-Export der Umsätze. Ob du E-Rechnungen empfangen oder senden kannst, entscheidet deine konkrete Partner-Kasse:

ready2order erzeugt nach eigener Angabe E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format nach EN 16931 und kann diese auch versenden.
Tillhub bewirbt keine eigene E-Rechnungs-Funktion, nur einen allgemeinen Infoartikel dazu.
helloTESS! macht dazu keine öffentliche Aussage.

Den Empfang von Lieferantenrechnungen löst keine dieser Kassen vollständig. Wichtig außerdem: Der überall beworbene DATEV-Export übergibt deine Umsätze an den Steuerberater. Das ist etwas grundlegend anderes als der Empfang oder Versand von E-Rechnungen nach EN 16931, auch wenn beides im Vertrieb oft in einem Atemzug genannt wird.

Was heute produktiv läuft, was nur angekündigt ist

Sortierst du die drei Partner-Kassen nach dem tatsächlichen Stand, ergibt sich ein klares Bild. Belastbar ist derzeit nur der ZUGFeRD-Versand über ready2order. Dort steht die Funktion in den eigenen Produktangaben, inklusive Format (ZUGFeRD nach EN 16931) und der Möglichkeit, die Rechnung direkt aus der Kasse zu verschicken. Bei Tillhub gibt es dagegen nur einen allgemeinen Awareness-Artikel zum Thema, aber keine beworbene Funktion, die dir zusichert, dass deine Tillhub-Kasse selbst normkonforme E-Rechnungen erstellt. Bei helloTESS! fehlt eine öffentliche Aussage komplett. Das heißt nicht, dass es die Funktion dort nicht gibt, nur dass du dich vor Vertragsabschluss nicht darauf verlassen solltest, ohne es dir schriftlich bestätigen zu lassen.

Für den Empfang von Eingangsrechnungen deiner Lieferanten sieht es bei allen drei Partnern gleich aus: Eine Kasse ist auf das Kassieren und den Verkauf ausgelegt, nicht auf die Verwaltung eingehender Lieferantenrechnungen. Kurz gesagt: Die Empfangsseite löst du nicht im Kassensystem, sondern in der Buchhaltung, egal welcher Partner in deinem PAYONE-Bundle steckt.

So erfüllst du die Empfangspflicht

Unabhängig vom Partner-POS löst du die Empfangspflicht über die Buchhaltung:

DATEV Unternehmen online, passend zum bestehenden DATEV-Export-Workflow.
Lexware Office oder sevDesk mit Eingangsrechnungs-Modul für Betriebe ohne Steuerkanzlei.

Ein Buchhaltungstool erledigt Formatprüfung, Verbuchung und GoBD-konforme Archivierung in einem Schritt. Du hängst damit nicht davon ab, ob deine konkrete Partner-Kasse irgendwann eine Empfangsfunktion nachrüstet. Nutzt du ohnehin schon den DATEV-Export der Umsätze, hast du mit DATEV Unternehmen online den kürzesten Weg, weil der Rechnungseingang im selben Ökosystem landet wie die Kassenumsätze. Betriebe ohne feste Steuerkanzlei fahren mit Lexware Office oder sevDesk oft günstiger und behalten den Eingang trotzdem sauber archiviert.

Für den Versand ab 2027 läuft die Fakturierung am einfachsten über das Buchhaltungstool, weil du dort Formatierung und Archivierung in einem Schritt erledigst. Ist deine Partner-Kasse ready2order, kann der Versand auch direkt aus der Kasse laufen. Lass dir das vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigen.

DATEV-Export ist keine E-Rechnungs-Funktion

Diesen Punkt sollte man wiederholen, weil er im Vertrieb regelmäßig verwischt wird. Der DATEV-Export, den Tillhub und ready2order als Standard bewerben, hat mit der E-Rechnungs-Pflicht nichts zu tun. Er übergibt deine eigenen Kassenumsätze strukturiert an den Steuerberater, damit die Finanzbuchhaltung sauber läuft. Das ist nützlich, ersetzt aber weder den Empfang eingehender XRechnungen noch den normkonformen Versand deiner Ausgangsrechnungen nach EN 16931. Verkauft dir ein Berater „DATEV-Export ist doch dabei, dann bist du für die E-Rechnung gerüstet“, ist das schlicht falsch. Frag gezielt nach Empfang und Versand nach EN 16931, nicht nach DATEV.

Checkliste: Was du jetzt klären solltest

Die Sendepflicht hängt an deinem Umsatz, und der Zeitplan läuft. Das solltest du jetzt klären:

Welcher Partner-POS steckt in deinem PAYONE-Bundle?
Kann dieser POS ZUGFeRD-Rechnungen versenden, und gibt es dafür eine schriftliche Produktzusage?
Welches Buchhaltungstool übernimmt den Eingangsrechnungs-Empfang?

Wer das jetzt klärt, muss sich 2027 nicht auf eine Kassenfunktion verlassen haben, die im eigenen Setup gar nicht enthalten ist. Der Punkt: PAYONE selbst hat kein E-Rechnungs-Produkt, deshalb entsteht die Lücke nicht bei einem einzelnen Anbieter, sondern in der Kombination. Du kaufst das Terminal bei PAYONE, die Kassenfunktion beim Partner, und die E-Rechnung fällt in genau die Fuge dazwischen, wenn niemand konkret danach fragt.

Wie sich PAYONE beim Thema E-Rechnung einordnet

PAYONE spielt beim Thema E-Rechnung eine andere Rolle als ein reiner Kassensystem-Anbieter. Eine All-in-One-Kasse könnte die E-Rechnung theoretisch selbst abdecken, das PAYONE-Modell verweist dagegen zwangsläufig auf den Partner. Für dich ist das weder gut noch schlecht, es verschiebt nur die Zuständigkeit. Ist dein Partner-POS ready2order, hast du beim Versand eine belastbare Grundlage. Steckt Tillhub oder helloTESS! im Bundle, verlagerst du die E-Rechnung sinnvollerweise in die Buchhaltung. Entscheidend ist, dass du diese Aufteilung vor Vertragsabschluss verstehst und nicht davon ausgehst, mit dem PAYONE-Bundle sei die E-Rechnungs-Pflicht automatisch erledigt.

Häufige Fragen

Kann ich mit PAYONE E-Rechnungen senden?

Das hängt von deiner Partner-Kasse ab. ready2order kann ZUGFeRD versenden, Tillhub und helloTESS! machen dazu keine belastbare Zusage. PAYONE selbst hat dafür kein Produkt.

Ist der DATEV-Export von PAYONE eine E-Rechnungs-Funktion?

Nein. Der DATEV-Export übergibt deine Umsätze an den Steuerberater. Empfang und Versand von E-Rechnungen sind etwas anderes und laufen über die Buchhaltung.

Wie erfülle ich die Empfangspflicht?

Über ein Buchhaltungstool wie DATEV Unternehmen online, Lexware Office oder sevDesk, unabhängig vom Partner-POS.

Kann ich mit einem PAYONE-Bundle schon heute XRechnungen empfangen?

Nicht über die Kasse. Weder PAYONE noch die Partner-Kassen Tillhub, ready2order und helloTESS! bewerben eine Funktion zum Empfang eingehender Lieferantenrechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format. Den Empfang und die GoBD-konforme Archivierung löst du über ein Buchhaltungstool wie DATEV Unternehmen online, Lexware Office oder sevDesk. Diese Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025.

Welche Formate versendet mein PAYONE-Setup?

Das entscheidet ausschließlich der Partner-POS in deinem Bundle. ready2order gibt an, E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format nach EN 16931 zu erzeugen und zu versenden. Für Tillhub und helloTESS! liegt keine belastbare öffentliche Format-Zusage vor. PAYONE selbst versendet keine E-Rechnungen. Lass dir das konkrete Format vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigen.

Was kostet die E-Rechnung bei PAYONE?

Für die E-Rechnung selbst nennt PAYONE keinen eigenen Preis, weil PAYONE hierfür kein Produkt anbietet. Kosten entstehen dort, wo du die E-Rechnung tatsächlich löst: entweder über die Funktion deiner Partner-Kasse (falls vorhanden, etwa ZUGFeRD-Versand bei ready2order) oder über dein Buchhaltungstool. Die Preise dafür richten sich nach dem jeweiligen Partner-POS beziehungsweise nach deinem Buchhaltungsanbieter, nicht nach PAYONE.

E-Rechnung hängt am Partner-Kassensystem