Kassensystem Kosten 2026: Was du wirklich zahlst
Von:
Christian Jansen
Letztes Update 13.05.2026
Ein Kassensystem kostet heute nicht mehr 5.000 EUR auf einen Schlag. Die meisten Anbieter setzen auf monatliche Abo-Modelle ab 19 EUR. Trotzdem summieren sich die Kosten schnell, wenn du Hardware, TSE und Kartenzahlung dazurechnest. Wir zeigen dir, was du 2026 wirklich zahlst.
Kassensystem Kosten 2026 auf einen Blick:
- Software-Abo: 19 bis 59 EUR pro Monat, je nach Anbieter und Funktionsumfang
- Hardware (Tablet, Drucker, Kartenleser): einmalig 300 bis 1.500 EUR oder monatlich per Miete
- TSE-Pflicht: Cloud-TSE ca. 15 bis 20 EUR/Monat, Hardware-TSE einmalig ca. 249 EUR (5 bis 8 Jahre Laufzeit je nach Modell)
- Kartenzahlung: EC 0,20 bis 0,30 % vom Umsatz, Kreditkarte 1,5 bis 2,9 %
- Typische Gesamtkosten im ersten Jahr: 800 bis 4.000 EUR, je nach Branche und Ausstattung
Was kostet ein Kassensystem?
Vier Kostenkategorien bestimmen, was du am Ende zahlst. Wer nur auf den Monatspreis schaut, unterschätzt das regelmäßig.
Die Software-Kosten sind die monatliche Gebühr für dein Kassenprogramm. Hier steckt die eigentliche Kassenfunktion drin: Artikelverwaltung, Bon-Druck, Berichte und Auswertungen.
Die Hardware-Kosten variieren je nachdem, ob du ein iPad nutzt oder ein All-in-One-Gerät kaufst. Tablet oder Terminal, Bondrucker, Kassenlade und Scanner machen zusammen den größten Einmalposten aus. Einen detaillierten Überblick findest du in unserem Ratgeber zu Kassensystem Hardware Kosten.
Die TSE ist seit 2020 Pflicht und schützt deine Kassendaten vor Manipulation. Die Kosten dafür zahlen viele Unternehmer doppelt, wenn sie den Unterschied zwischen Cloud-TSE und Hardware-TSE nicht kennen. Mehr dazu in unserem Beitrag zu TSE Kosten.
Dazu kommen die Kartenzahlungsgebühren: EC- und Kreditkartengebühren pro Transaktion sowie die Miete oder der Kauf eines Kartenlesers. Details findest du unter Kartenzahlung Kosten für Händler.
Ein kleiner Betrieb mit einer Kasse zahlt im ersten Jahr typisch zwischen 800 und 1.500 EUR. Ein Restaurant mit zwei Kassen und Tischplan landet schnell bei 2.000 bis 4.000 EUR.
Was viele unterschätzen: Die größten Kostentreiber sind oft nicht die offensichtlichen. Die Software-Gebühr steht auf jeder Preisseite. Aber die Kartenzahlungsgebühren summieren sich über das Jahr zu einem Betrag, der oft höher liegt als die Software selbst. Bei 15.000 EUR Kartenumsatz pro Monat und 1,23 % Gebühr sind das allein 2.214 EUR im Jahr.
Software-Kosten: Monatliche Gebühren im Vergleich
Fast alle Kassensystem-Anbieter arbeiten heute mit Abo-Modellen. Du zahlst monatlich und bekommst dafür Software-Updates, Cloud-Speicher und Support. Die Preise reichen von 19 EUR für Basis-Funktionen bis 59 EUR für Komplettsysteme.
Speedy Kasse startet bei 19 EUR/Monat im neuen Lizenzmodell (Basic). ETRON liegt bei 19,80 EUR/Monat für die Android-Version, die Windows-Variante kostet 29 EUR/Monat. Vectron kombiniert eine Software-Grundgebühr von 34,90 EUR/Monat mit einer Hardware-Miete von 24,90 bis 39,90 EUR/Monat je nach Modell. Der echte Einstieg liegt damit ab 59,80 EUR/Monat. Die TSE läuft bei Vectron separat über den Fachhändler.
Tillhub startet ab 29,80 EUR/Monat und hat die TSE im Einstiegspaket inklusive. Das ist ein echter Vorteil, weil du den TSE-Posten nicht separat kalkulieren musst. ready2order liegt bei 35,90 EUR/Monat im Jahresabo (12 Monate Bindung) bzw. 46,90 EUR/Monat im Monatsabo (monatlich kündbar). Das optionale Gastro-Paket kostet 23,90 EUR/Monat (Jahresabo) bzw. 29,90 EUR/Monat (Monatsabo) zusätzlich.
Am oberen Ende stehen Gastronovi mit 59 EUR/Monat pro Gerät (oder 590 EUR/Jahr bei jährlicher Zahlung) und POSSUM mit 49 EUR/Monat für das Hauptgerät. Beide richten sich an Betriebe, die umfangreiche Funktionen brauchen.
PAYONE bietet ein Komplettsystem ab 39 EUR/Monat. Einführungs-Aktionen für Neukunden bewirbt PAYONE zeitweise; aktuelle Konditionen erfragst du am besten direkt im Vertragsangebot.
Schau nicht nur auf den Monatspreis, sondern prüfe, was inklusive ist. Bei Tillhub ist die TSE dabei, bei Vectron Hardware und Software (TSE läuft separat über den Fachhändler). Bei anderen Anbietern kommen diese Posten extra obendrauf.
Ein Detail, das gerne untergeht: der Unterschied zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung. Gastronovi kostet bei monatlicher Zahlung 59 EUR pro Gerät (708 EUR/Jahr), im Jahresabo nur 590 EUR. Das sind knapp 120 EUR Ersparnis pro Jahr. Ähnlich bei ready2order: Die Cloud-TSE kostet monatlich 20,00 EUR (240 EUR/Jahr), im Jahresabo 15,90 EUR/Monat (190,80 EUR/Jahr). Wer sich für 12 Monate binden kann, spart bei fast jedem Anbieter 10 bis 15 %.
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- schnelle Einrichtung, leichte Bedienung
- speziell für KMU
- viele Statistiken, Warenwirtschaft, CRM etc.
- alle Branchen
- zahlreiche Module & Analyse-/ Reportmöglichkeiten
- Anbieter richtet Kasse ein
- Anbieter schult den Unternehmer
- stationäre und mobile All-in-One Systeme (Zahlung, Drucker, Kundendisplay)
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- Android-basiert, leichte Bedienung
- viele Tools: CRM, Reporting etc.
- Module für zahlreiche Anwendungsfälle
- Gastronomie
- Hotel
- Einzelhandel
- robuste Touchscreenkassen
- ausgereifte Software
- Hard- und Software aus einer Hand
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- leichte Bedienung, iOS & Andoid
- Fokus auf KMU & Großunternehmen
- zahlreiche Module: Datev-Export, Gutscheinverwaltung, Warenwirtschaft, Online-Shop, Berichte
- Gastronomie
- Hotel
- für Windows & Apple (PC, Tablet, Smartphone)
- Kasse, Website, Einkauf etc.
- 15 Module, sehr flexibel anpassbar
- alle Branchen
- schnelle Einrichtung, leichte Bedienung
- Hard- und Software aus einer Hand
- viele verschiedene Paymentmöglichkeiten
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- über 6.000 Kunden
- Betreuung vor Ort
- viele Module: Warenwirtschaft, CRM, Online-Shop etc.
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- Filialisten
- für Windows & Apple (PC, Tablet, Smartphone)
- vernetzt Ladenlokal und Onlineshop
- Marktplatzfähig: Amazon, Zalando etc.
- Schnittstelle zu Lexware Office & DATEV
Hardware-Kosten: Tablet, Drucker, Kartenleser
Die Hardware entscheidet darüber, ob dein Kassensystem 200 oder 2.000 EUR kostet. Grundsätzlich hast du drei Wege: iPad oder Android-Tablet als Basis nutzen, ein All-in-One-Terminal vom Anbieter kaufen oder ein komplettes Paket mieten.
Wer ein iPad Kassensystem nutzen will, bringt oft schon ein Tablet mit. Das spart den größten Hardware-Posten. Anbieter wie Tillhub und ready2order setzen auf iPad-basierte Lösungen. POSSUM und ETRON bieten eigene All-in-One-Geräte, die robuster sind, aber mehr kosten.
| Hardware-Komponente | Kauf (einmalig) | Miete (monatlich) |
|---|---|---|
| Tablet (iPad / Android) | 350 – 800 EUR | ab 10 EUR/Monat |
| All-in-One-Terminal | 500 – 1.500 EUR | ab 25 EUR/Monat |
| Bondrucker (Thermo) | 150 – 400 EUR | oft im Paket |
| Kassenlade | 50 – 150 EUR | oft im Paket |
| Barcode-Scanner | 80 – 250 EUR | oft im Paket |
| Kartenleser (EC/Kredit) | 200 – 500 EUR | 3 – 30 EUR/Monat |
Konkrete Beispiele: Der POSSUM-Thermodrucker kostet 349 EUR, die Geldlade 99 EUR. Bei ready2order fällt eine einmalige Aktivierungsgebühr von 99 EUR für das Kassensystem-Abo an (separat von der Hardware-Investition). ETRON berechnet 99 EUR für die Einrichtung; PAYONE rechnet die Installationsgebühr im Vertragsangebot ab.
Zur Hardware gehört auch die Netzwerk-Infrastruktur. Ein Cloud-Kassensystem braucht stabiles WLAN. In der Gastro mit dicken Wänden oder im Keller reicht das Router-Signal oft nicht. Ein WLAN-Repeater (30 bis 80 EUR) oder ein LAN-Kabel zum Kassenplatz kann dir viel Frust ersparen.
Ob Kauf oder Miete sinnvoller ist, hängt von deinem Planungshorizont ab. Mehr dazu in unserem Vergleich Kassensystem mieten oder kaufen.
TSE-Kosten: Cloud-TSE vs. Hardware-TSE
Seit 2020 braucht jede Kasse in Deutschland eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Ohne TSE riskierst du Bußgelder bis 25.000 EUR. Die Frage ist nicht ob, sondern welche TSE du wählst.
Die Hardware-TSE ist ein USB-Stick oder eine SD-Karte, die direkt an der Kasse steckt. Einmalige Kosten: ca. 249 EUR. Das Zertifikat läuft je nach Modell fünf bis acht Jahre (Swissbit erste Generation 5 Jahre, neuere D-TRUST-Module länger), danach brauchst du eine neue. Viele Hardware-TSEs aus 2020 laufen 2025 ab. Wenn du ein älteres System hast, steht der Austausch jetzt an.
Die Cloud-TSE läuft über einen Server. Monatliche Kosten: ca. 15 bis 20 EUR je nach Anbieter. Bei ready2order kostet die Cloud-TSE 20,00 EUR/Monat bei monatlicher Zahlung oder 15,90 EUR/Monat im Jahresabo (190,80 EUR/Jahr).
Auf fünf Jahre gerechnet zahlst du für eine Hardware-TSE ca. 249 EUR, für eine Cloud-TSE ca. 480 bis 950 EUR je nach Anbieter. Die Hardware-TSE ist also deutlich günstiger, dafür bist du an einen physischen Standort gebunden. Die Cloud-TSE funktioniert überall und wird automatisch aktualisiert.
TSE inklusive: Tillhub hat die TSE ab dem Einstiegspaket (29,80 EUR/Monat) inklusive. Bei POSSUM ist sie im Hardware-Paket enthalten (Laufzeit 5 Jahre). Bei Vectron gehört die TSE nicht zum Mietpaket – sie wird separat über den Fachhändler verhandelt.
Seit Januar 2026 gelten durch die 2. Änderung der KassenSichV verschärfte Anforderungen. Dein Kassensystem musst du seit dem 01.01.2025 über ELSTER beim Finanzamt melden. Die Frist für Bestandssysteme lief bis zum 31.07.2025. Falls du das verpasst hast: Hol es nach, bevor das Finanzamt bei der nächsten Prüfung fragt.
Praktischer Hinweis: Wenn du gerade eine Hardware-TSE aus 2020 oder 2021 im Einsatz hast, plane den Wechsel jetzt. Eine Umstellung auf Cloud-TSE während des laufenden Betriebs ist innerhalb eines Tages erledigt. Der Wechsel zu einer neuen Hardware-TSE braucht dagegen Vorlaufzeit, weil du ein kompatibles Modul bestellen musst.
Gesetzliche Pflichten: Was dein Kassensystem können muss
Neben der TSE gibt es weitere Anforderungen, die Geld kosten können, wenn dein System sie nicht erfüllt.
GoBD-Konformität
Jedes Kassensystem muss die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhalten. Alle großen Cloud-Anbieter (ready2order, Tillhub, POSSUM, Gastronovi, ETRON) tun das. Bei älteren Registrierkassen oder Eigenbau-Lösungen kann eine Nachrüstung nötig werden. Kosten: mehrere hundert EUR, wenn es überhaupt machbar ist.
Kassennachschau
Seit 2018 darf das Finanzamt ohne Vorankündigung prüfen. Dein System muss alle Kassenvorgänge lückenlos und unveränderbar speichern. Fehlende TSE oder mangelhafte Aufzeichnungen bedeuten Bußgelder bis 25.000 EUR. Das relativiert die monatlichen Kosten für ein ordentliches System ziemlich schnell.
Belegausgabepflicht
Seit Januar 2020 muss für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg erstellt werden. Papier (Bondrucker einplanen) oder digital per QR-Code. Die digitale Variante spart Papier und Geld. Manche Kassensysteme bieten digitale Belege schon im Basistarif an, bei anderen ist das ein Zusatzmodul.
Kartenzahlung: EC-Gebühren pro Transaktion
Kartenzahlung kostet dich als Händler bei jeder Transaktion einen kleinen Prozentsatz. Die Unterschiede sind größer, als die meisten denken.
EC-Karten (Girocard) schlagen mit 0,20 bis 0,30 % vom Umsatz zu Buche. Bei einem Bon über 50 EUR sind das 10 bis 15 Cent. Das ist die günstigste Zahlungsart nach Bargeld. Kreditkarten (Visa, Mastercard) kosten 1,5 bis 2,9 % vom Umsatz, bei 50 EUR Bon also 75 Cent bis 1,45 EUR. Deutlich teurer, aber für viele Kunden unverzichtbar.
Einige Kassensystem-Anbieter bringen ihre eigene Zahlungsabwicklung mit: ready2order bietet readyPay mit pauschal 1,23 % pro Transaktion, ETRON Pay bewirbt ca. 0,99 % + 0,09 EUR (konkrete Konditionen im Vertragsangebot), Vectron berechnet bei SMART Pay 1,29 %, PAYONE Classic liegt bei 1,49 % für Kreditkarten.
Alternativ kannst du einen unabhängigen Zahlungsdienstleister nutzen (z.B. SumUp, Zettle, CCV). Das macht dich flexibler beim Kassensystem-Wechsel, bedeutet aber zwei Systeme, die nicht immer reibungslos zusammenarbeiten.
Die integrierten Lösungen sind bequemer, weil Zahlung und Kasse aus einem Guss funktionieren. Trinkgeld-Funktion, automatische Verbuchung und Tagesabschluss laufen dann ohne Medienbruch. Auch die Buchhaltung profitiert: Alle Transaktionen erscheinen automatisch im Kassenbericht, ohne manuellen Abgleich. Dafür bist du an den Anbieter gebunden und hast weniger Verhandlungsspielraum bei den Konditionen.
Für einen Gastrobetrieb mit 10.000 EUR Kartenumsatz pro Monat zeigt sich der Unterschied schnell. Wer überwiegend Girocard kassiert (0,26 % bei PAYONE Classic, 1,23 % bei readyPay), spart mit einem integrierten Bundle 50 bis 100 EUR im Monat gegenüber Flat-Rate-Anbietern wie SumUp (1,39 %). Es lohnt sich, hier genau hinzuschauen.
Rechenbeispiel: Was kostet ein typisches Setup?
Zwei konkrete Szenarien zeigen dir, was du im ersten Jahr und über drei Jahre wirklich zahlst. Diese TCO-Rechnung (Total Cost of Ownership) fehlt bei den meisten Vergleichen.
Szenario 1: Café mit 30 Sitzplätzen, 1 Kasse
| Kostenposten | Monatlich | 1. Jahr | 3 Jahre |
|---|---|---|---|
| Software (ready2order Basis, Jahresabo) | 35,90 EUR | 430,80 EUR | 1.292,40 EUR |
| Gastro-Paket (Jahresabo) | 23,90 EUR | 286,80 EUR | 860,40 EUR |
| Cloud-TSE (Jahresabo) | 15,90 EUR | 190,80 EUR | 572,40 EUR |
| Hardware (iPad + Drucker + Lade) | – | 650,00 EUR | 650,00 EUR |
| Aktivierungsgebühr Kassensystem-Abo | – | 99,00 EUR | 99,00 EUR |
| Kartenzahlung (readyPay, 1,23 %, 8.000 EUR Umsatz/Mo) | 98,40 EUR | 1.180,80 EUR | 3.542,40 EUR |
| Gesamt | 174,10 EUR | 2.838,20 EUR | 7.016,60 EUR |
Für ein Café mit Tischservice ist das ein realistischer Rahmen. Beachte: Die Kartenzahlungsgebühren machen fast die Hälfte der laufenden Kosten aus. Bei steigendem Kartenumsatz wächst dieser Posten proportional mit. Wer detaillierte Gastro-Zahlen braucht, findet sie in unserem Ratgeber Kassensystem Kosten Gastronomie.
Szenario 2: Einzelhandel, 1 Laden, 1 Kasse
| Kostenposten | Monatlich | 1. Jahr | 3 Jahre |
|---|---|---|---|
| Software (Tillhub Starter inkl. TSE) | 29,80 EUR | 357,60 EUR | 1.072,80 EUR |
| Hardware (iPad + Drucker + Scanner + Lade) | – | 900,00 EUR | 900,00 EUR |
| Kartenzahlung (extern, 0,25 % EC, 12.000 EUR Umsatz/Mo) | 30,00 EUR | 360,00 EUR | 1.080,00 EUR |
| Kartenleser-Miete | 15,00 EUR | 180,00 EUR | 540,00 EUR |
| Gesamt | 74,80 EUR | 1.797,60 EUR | 3.592,80 EUR |
Der Einzelhandel kommt günstiger weg, weil das Gastro-Paket wegfällt und Tillhub die TSE inklusive hat. Im Einzelhandel zahlen außerdem mehr Kunden bar als in der Gastro, was die Transaktionsgebühren drückt.
Bei beiden Szenarien gilt: Im dritten Jahr kommen mögliche Preiserhöhungen dazu. Kalkuliere 10 bis 15 % Aufschlag auf die Software-Gebühren ab Jahr 2 oder 3 ein. Mehr Details im Ratgeber Kassensystem Kosten Einzelhandel.
Versteckte Kosten und Kostenfallen
Die Monatspauschale ist nur ein Teil der Wahrheit. Einige Kosten tauchen erst auf, wenn du schon unterschrieben hast.
Einrichtungsgebühren: ETRON berechnet 99 EUR für die Einrichtung. PAYONE rechnet eine Installationsgebühr im individuellen Vertragsangebot ab. Bei POSSUM kostet die Verfahrensdokumentation (für die GoBD-Konformität) einmalig 249 EUR. Das steht oft nicht groß auf der Preisseite.
Zusatzmodule: Gastronovi listet über 10 optionale Module. Das Kassenbuch kostet 19 EUR/Monat, das Liefermodul 49 EUR/Monat. Bei POSSUM kommt die DATEV-Schnittstelle mit 30 EUR/Monat extra dazu. Prüfe vorher, welche Funktionen du wirklich brauchst.
Vertragslaufzeiten: Manche Anbieter locken mit günstigen Monatspreisen, binden dich aber für 12 oder 24 Monate. ready2order bietet wahlweise das Monatsabo (46,90 EUR/Mo, monatlich kündbar) oder das günstigere Jahresabo (35,90 EUR/Mo, 12 Monate Bindung). Andere verlangen jährliche Vorauszahlung für den besten Preis.
Preiserhöhungen: Cloud-basierte Kassensysteme können ihre Preise anpassen. Nach 2 bis 3 Jahren sind 10 bis 20 % Aufschlag keine Seltenheit. Achte auf Preisanpassungsklauseln im Vertrag.
TSE-Erneuerung: Hardware-TSEs laufen je nach Modell nach 5 bis 8 Jahren ab. Wer 2020 eine Swissbit erste Generation gekauft hat, steht 2025 vor dem Austausch. Das sind nochmal ca. 249 EUR, die viele nicht einplanen.
Mobilgeräte: Brauchst du mobile Kassen (z.B. für Kellner im Außenbereich), zahlst du bei POSSUM 19 EUR/Monat pro Zusatzgerät. Das summiert sich bei 3 Kellnern auf 57 EUR/Monat extra.
Vorteile
- Planbare monatliche Kosten
- Immer aktuelle Software
- Support inklusive
- Cloud-TSE oft inklusive
Nachteile
- Langfristig teurer als Einmalkauf
- Abhängigkeit vom Anbieter
- Preiserhöhungen möglich
- Daten in der Cloud
Wer die Kosten langfristig drücken will, kann auch über eine Kassensystem Finanzierung nachdenken. Und es gibt tatsächlich auch kostenlose Kassensysteme, allerdings mit deutlichen Einschränkungen bei Funktionsumfang und Support.
Fünf Tipps, um die Kassensystem-Kosten zu drücken
An diesen Stellen sparst du, ohne Qualität einzubüßen.
1. Vorhandene Geräte nutzen. Dein altes iPad taugt als Kasse. ready2order und Tillhub laufen auf Tablets, die du vielleicht schon in der Schublade hast. Das spart 300 bis 800 EUR auf einen Schlag.
2. Cloud-TSE wählen, wenn Flexibilität zählt. Auf 5 Jahre gerechnet teurer als die Hardware-TSE, dafür wartungsfrei und kein Zertifikat, das ausläuft und nachgekauft werden muss. Lohnt sich besonders bei mehreren Standorten oder mobilen Kassen.
3. Jahresabrechnung nutzen. Viele Anbieter geben 10 bis 20 % Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung. Bei 35 EUR Monatspreis sparst du 42 bis 84 EUR im Jahr.
4. Klein starten. Du brauchst am Anfang keine Filialverwaltung und kein Reservierungssystem. Buche das Basispaket und rüste auf, wenn du die Funktionen tatsächlich vermisst.
5. Kartenterminal-Konditionen verhandeln. Die Unterschiede bei Transaktionsgebühren sind enorm. 0,3 Prozentpunkte weniger machen bei 15.000 EUR Monatsumsatz 45 EUR pro Monat aus. Über ein Jahr: 540 EUR.
Kassensystem mieten oder kaufen?
Die grundsätzliche Entscheidung lautet: Willst du monatlich zahlen oder einmalig investieren?
Mieten bedeutet niedrige Einstiegskosten. Du zahlst 25 bis 80 EUR pro Monat und bekommst Software, Updates und oft auch Hardware im Paket. Vectron kombiniert Software-Grundgebühr 34,90 EUR/Monat mit Hardware-Miete 24,90 bis 39,90 EUR/Monat (TSE separat über Fachhändler). PAYONE hat ein ähnliches Modell ab 39 EUR/Monat. Dafür bist du an den Anbieter gebunden und zahlst langfristig mehr.
Kaufen heißt: einmalig 1.000 bis 3.000 EUR für Hardware und Software-Lizenz, dazu laufende Kosten für Updates und Cloud-Dienste. Auf 5 Jahre gerechnet ist Kaufen oft 20 bis 30 % günstiger. Dafür trägst du das Risiko bei Defekten und musst dich selbst um Updates kümmern.
Für Gründer und kleine Betriebe ist Mieten der sicherere Einstieg. Du testest das System im laufenden Betrieb und kannst nach wenigen Monaten wechseln, wenn es nicht passt. Wer sein Geschäft seit Jahren kennt und weiß, welche Funktionen er braucht, spart mit einer Einmalinvestition langfristig Geld.
Einen ausführlichen Vergleich mit konkreten Rechenbeispielen findest du in unserem Ratgeber Kassensystem mieten oder kaufen.
Kassensystem steuerlich absetzen
Ein Kassensystem ist eine Betriebsausgabe. Du kannst sowohl die laufenden Kosten (Software-Abo, TSE, Transaktionsgebühren) als auch die Hardware steuerlich geltend machen. Bei Cloud-Abos setzt du die monatlichen Kosten direkt als Betriebsausgabe ab. Hardware bis 800 EUR netto darfst du als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abschreiben. Teurere Geräte schreibst du über die Nutzungsdauer ab, in der Regel drei bis fünf Jahre.
Tipp: Hebe alle Rechnungen auf, auch für Bonrollen und Zubehör. Dein Steuerberater wird es dir danken.
Unsere Empfehlung
Wer gerade zum ersten Mal ein Kassensystem kauft, fährt mit einem Abo-Modell am wenigsten falsch. Keine hohe Anfangsinvestition, regelmäßige Updates, und du kannst wechseln, wenn das System nicht passt.
ready2order
Ab 35,90 EUR/Monat (Jahresabo) oder 46,90 EUR/Monat (Monatsabo, monatlich kündbar). Cloud-TSE flexibel dazubuchen, Gastro-Paket optional. Ideal für Einsteiger und kleine Betriebe.
ready2order punktet mit monatlicher Kündbarkeit und transparenter Preisstruktur. Die Cloud-TSE lässt sich flexibel dazubuchen, das Gastro-Paket bei Bedarf aktivieren. Die integrierte Kartenzahlung über readyPay (1,23 %) erspart dir einen separaten Zahlungsdienstleister.
Für Einzelhändler, die eine TSE-inklusive-Lösung suchen, ist Tillhub ab 29,80 EUR/Monat eine starke Alternative. Du sparst dir den TSE-Posten komplett und bekommst einen Preisrechner, der dein Paket auf deine Branche zuschneidet.
Wer ein Vectron-Bundle in Erwägung zieht: Software-Grundgebühr 34,90 EUR/Monat plus Hardware-Miete ab 24,90 EUR/Monat, also ab 59,80 EUR/Monat in Summe. Die TSE läuft separat über den Fachhändler. Du bist an ein Mietmodell gebunden.
FAQ
Was kostet ein Kassensystem im Monat?
Die reinen Software-Kosten liegen zwischen 19 und 59 EUR pro Monat. Mit TSE, Kartenzahlung und Hardware-Miete kommst du auf 50 bis 180 EUR monatlich, je nach Ausstattung und Branche. Ein kleiner Laden zahlt weniger als ein Restaurant mit Tischplan und mehreren Kassen.
Ist eine TSE-Pflicht für Kassensysteme?
Ja. Seit dem 01.01.2020 muss jede elektronische Kasse in Deutschland eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben. Ohne TSE drohen Bußgelder bis 25.000 EUR. Seit Januar 2026 gelten durch die 2. Änderung der KassenSichV zusätzlich verschärfte Anforderungen.
Muss ich mein Kassensystem beim Finanzamt anmelden?
Ja. Seit dem 01.01.2025 besteht eine Kassenmeldepflicht über ELSTER. Du musst dein Kassensystem dort registrieren. Für Bestandssysteme galt eine Übergangsfrist bis zum 31.07.2025. Neue Kassen meldest du direkt bei Inbetriebnahme.
Cloud-TSE oder Hardware-TSE: Was ist günstiger?
Auf 5 Jahre gerechnet ist die Hardware-TSE günstiger: ca. 249 EUR einmalig gegenüber 480 bis 950 EUR für die Cloud-TSE. Dafür bietet die Cloud-TSE automatische Updates und Standortunabhängigkeit. Tillhub hat die TSE ab dem Einstiegspaket (29,80 EUR/Mo) inklusive; Vectron-Pakete enthalten die TSE nicht – sie läuft separat über den Fachhändler.
Kann ich ein Kassensystem kostenlos nutzen?
Es gibt kostenlose Einstiegstarife bei einigen Anbietern. Diese sind aber in Funktionsumfang, Bon-Anzahl oder Support stark eingeschränkt. Für einen laufenden Geschäftsbetrieb reichen sie selten aus. Die Kosten für TSE und Hardware fallen trotzdem an.
Was kostet Kartenzahlung am Kassensystem?
EC-Karten (Girocard) kosten dich 0,20 bis 0,30 % vom Umsatz. Kreditkarten liegen bei 1,5 bis 2,9 %. Integrierte Lösungen wie ETRON Pay (ca. 0,99 % + 0,09 EUR, konkrete Konditionen im Vertragsangebot) oder readyPay (1,23 % flat) bieten Pauschalpreise. Dazu kommt die Miete für den Kartenleser: 3 bis 30 EUR pro Monat.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen: Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
- ELSTER: Elektronische Steuererklärung / Kassenmeldepflicht
Alle Anbieter im Überblick findest du in unserem Kassensystem-Vergleich.
Welcher Anbieter passt zu dir?
Lies den Testbericht oder teste den Anbieter direkt.