ready2order und die E-Rechnung: Was die Kasse kann (2026)

Von: Christian Jansen Carolin Schmidt
Letztes Update 20.07.2026

Wenn du ready2order als Kasse nutzt, dreht sich bei der E-Rechnung fast alles um eine Frage: nicht das Senden, sondern das Empfangen. Die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025, die Sendepflicht kommt gestaffelt ab 2027. Den Versand deckt ready2order ab. Den Empfang übernimmt, wie bei Kassensystemen üblich, die Buchhaltung und nicht die Kasse. Dieser Artikel zeigt, was ready2order tatsächlich kann und wie du den Eingangsteil sauber daneben stellst.

Worum es bei der E-Rechnungs-Pflicht geht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können, unabhängig von der Betriebsgröße. Das verpflichtende Versenden kommt später und gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931, meist als XRechnung oder ZUGFeRD.

Der Unterschied zwischen den beiden Formaten ist für die Praxis wichtig. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbare Rechnungsansicht, das Standardformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, oft mit einer sogenannten Leitweg-ID als Adressierung. ZUGFeRD (in der französischen Variante Factur-X) ist dagegen ein Hybrid: ein ganz normales PDF, in das die strukturierte XML eingebettet ist. Menschen sehen das gewohnte Rechnungsbild, Software liest die Daten maschinell aus. Beide erfüllen die EN 16931 und sind damit vollwertige E-Rechnungen. ZUGFeRD deckt den klassischen Rechnungsverkehr zwischen Betrieben (B2B) genauso ab wie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G): Als anerkanntes Format fällt es unter die Empfangspflicht und darf nicht abgelehnt werden, nur weil es kein reines XRechnung-XML ist. Ein Empfänger kann XRechnung bevorzugen, eine gültige ZUGFeRD-Rechnung aber nicht einfach zurückweisen. Im Behördengeschäft ist XRechnung der Standard, ZUGFeRD steht als gleichwertige Variante daneben.

Der Punkt: Empfangen musst du seit 2025, senden erst später. Der Versand ist bei ready2order gelöst. Der Empfang läuft, wie bei praktisch jeder Kasse, nicht über die Kasse selbst, sondern über die Buchhaltung. Genau diesen Teil klärst du am besten zuerst, weil die Pflicht dafür schon aktiv ist.

Was kann ready2order bei der E-Rechnung?

Senden: ja, als ZUGFeRD-Hybrid

Beim Versand funktioniert das reibungslos. Jede Rechnung, die du im A4-PDF-Format erzeugst, enthält automatisch die strukturierte XML-Datei, eingebettet ins PDF. Das entspricht dem ZUGFeRD-Schema nach EN 16931. Im Hilfecenter heißt es wörtlich: „ready2order stellt die E-Rechnung nach der EU-Norm EN16931 bereit … Jede Rechnung, die Du im A4-PDF-Format generierst, enthält automatisch eine gesetzeskonforme E-Rechnung … XML-Datei direkt in das PDF eingebettet.“

Zwei Dinge sind dabei praktisch wichtig. Erstens der Ausgabeweg: Die eingebettete XML reist nur mit, wenn du die Rechnung als digitalen Beleg, per E-Mail oder als PDF ausgibst. Wähle also den digitalen Weg, wenn die Rechnung an einen Geschäftskunden geht. Zweitens das Format: ready2order verschickt den ZUGFeRD-Hybrid, kein separates reines XRechnung-XML. Für B2B und für die meisten Behördenrechnungen genügt das. ZUGFeRD ist ein anerkanntes Format, die Pflichtangaben für B2G wie die Käuferreferenz (Leitweg-ID) lassen sich in der Rechnung angeben, und ein Empfänger darf eine gültige ZUGFeRD-Rechnung nicht allein wegen des Formats zurückweisen. Nur wenn eine Behörde ausdrücklich eine reine XRechnung-Datei verlangt, erzeugst du diese über deine Buchhaltungssoftware.

Praktisch heißt das für den Alltag: Wer über die Kasse ohnehin nur Kassenbons und gelegentliche Ausgangsrechnungen an Geschäftskunden schreibt, ist beim Versand auf der sicheren Seite. Für den Empfänger ändert sich am Aussehen nichts. Er bekommt eine gewohnte PDF-Rechnung, in der die strukturierten Daten zusätzlich eingebettet sind.

Empfang: das übernimmt die Buchhaltung

ready2order hat kein eigenes Modul, um eingehende Lieferantenrechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu empfangen, zu prüfen oder GoBD-konform zu archivieren. Das Hilfecenter listet unter „Rechnungen“ nur ausgehende Funktionen: Erstellung, Versand per Mail, Nachdruck, Briefpapier. Ein Artikel zu Eingangsrechnung, Lieferantenrechnung oder PEPPOL fehlt. Die GoBD-Konformität von ready2order bezieht sich auf die Kassendaten, nicht auf ein Archiv für empfangene Rechnungen.

Praktisch bedeutet das: Die Empfangspflicht, die seit 2025 greift, läuft über die Buchhaltung. Die Kasse übernimmt sie nicht. Wer von Lieferanten wie Getränkegroßhandel oder Foodservice beliefert wird, bekommt dort längst E-Rechnungen und braucht einen festen Weg, sie rechtssicher zu empfangen und aufzubewahren.

Diese Aufgabenteilung ist typisch für Kassensysteme, kein Sonderfall von ready2order. Eine Kasse ist von ihrer Bauart her ein Ausgangssystem: Sie erzeugt Bons und Rechnungen, ist aber nicht dafür gebaut, fremde Belege entgegenzunehmen und zu verbuchen. Der Rechnungseingang gehört in die Buchhaltung. Bei praktisch jeder Kassenlösung sieht diese Aufgabenteilung so aus, die fehlende Empfangsfunktion ist also kein individuelles Versäumnis von ready2order. Für dich heißt das nur: Den Eingang planst du bewusst auf der Buchhaltungsseite ein, dann ist die Pflicht erfüllt.

DATEV: zertifizierter Export

Die Buchhaltungsanbindung macht das Weitergeben der Daten einfach. ready2order bietet einen DATEV-Export im Standardumfang, mit konfigurierbarer Kontonummernlänge von 4 bis 8 Stellen, dazu BMD und RZL als weitere Exportziele und einen optionalen Steuerberaterzugang. Das ist ein Export-Workflow, kein Rechnungsempfang, aber er macht den nächsten Schritt unkompliziert.

Diese DATEV-Anbindung ist der eigentliche Hebel, um den Rechnungseingang anzudocken. Deine Kassen- und Ausgangsdaten fließen ohnehin verlustfrei in die DATEV-Welt, also liegt es nahe, auch den Rechnungseingang dort zu bündeln. So entsteht ein durchgängiger Datenfluss, ohne dass du deine Belege doppelt erfassen musst.

So richtest du den Rechnungseingang ein

Weil ready2order sauber an DATEV andockt, ist es praktisch, den Rechnungseingang über die Buchhaltung zu lösen:

• DATEV Unternehmen online als zentraler Eingangsrechnungs-Hub. Passt zum bestehenden ready2order-DATEV-Export und ergibt eine durchgängige Pipeline: Ausgang über ready2order als ZUGFeRD, Eingang über das DATEV-Belegmanagement.
• lexware Office oder sevDesk für kleinere Betriebe ohne Steuerkanzlei. Beide haben ein Eingangsrechnungs-Modul mit GoBD-Archiv eingebaut.
• PEPPOL nur, wenn du an öffentliche Auftraggeber oder große B2B-Kunden über das Netzwerk lieferst. Das läuft über den Steuerberater oder eine spezialisierte Plattform, ready2order deckt es nicht ab.

Mit einer dieser Lösungen erfüllst du die Empfangspflicht, ohne die Kasse zu wechseln. ready2order bleibt für Kassenführung und Rechnungsversand zuständig, die Buchhaltung übernimmt den Eingang.

Was du jetzt konkret tun solltest

Wenn du dein E-Rechnungs-Setup mit ready2order in Ordnung bringen willst, arbeite drei Schritte der Reihe nach ab:

1. Empfang zuerst klären. Prüfe, ob du schon E-Rechnungen von Lieferanten bekommst, oft aus Getränke- oder Foodservice-Großhandel. Richte parallel dazu einen festen Weg ein, über den diese Rechnungen landen, geprüft und zehn Jahre GoBD-konform archiviert werden. Das ist die dringlichere Baustelle, weil die Pflicht seit 2025 aktiv ist.
2. Ausgangs-Format festlegen. Stelle sicher, dass deine Ausgangsrechnungen als digitaler Beleg, per E-Mail oder als PDF ausgegeben werden. Nur dann trägt die Rechnung die eingebettete XML mit sich.
3. B2G-Pflichtangaben ergänzen, wenn du an Behörden fakturierst. Trag in diesen Rechnungen die geforderten Angaben wie die Käuferreferenz (Leitweg-ID) ein. Der ZUGFeRD-Beleg wird als anerkanntes Format akzeptiert. Nur wenn eine Behörde ausdrücklich eine reine XRechnung-Datei verlangt, erzeugst du diese über deine Buchhaltungssoftware.

Was 2027 und 2028 dazukommt

Sobald für dich die Sendepflicht greift (2027 ab 800.000 Euro Umsatz, 2028 für alle), ist der ZUGFeRD-Versand von ready2order bereits gesetzeskonform. Prüfe rechtzeitig, ob unter deinen Geschäftskunden Behörden sind, die ausdrücklich eine reine XRechnung-Datei verlangen. Falls ja, erzeugst du diese Rechnungen über deine Buchhaltungssoftware.

Für die meisten Gastronomie- und Handelsbetriebe ist die Sendepflicht der kleinere Teil der Aufgabe. Wer überwiegend an Endkunden verkauft, schreibt selten klassische Rechnungen, und die wenigen B2B-Rechnungen deckt der ZUGFeRD-Versand ab. Der Aufwand konzentriert sich also fast vollständig auf die Empfangsseite. Deshalb lohnt es sich, die Empfangs-Frage jetzt zu klären, statt das Thema als ferne Pflicht ab 2027 abzutun. Den Versand kannst du als bereits gelösten Punkt abhaken.

Wie sich ready2order einordnet

Im Feld der Kassensysteme steht ready2order bei der E-Rechnung gut da. Der automatische ZUGFeRD-Hybrid ohne Aufpreis deckt die Sendepflicht ab 2027 ab, ohne dass du zusätzliche Software brauchst. Den Empfang überlässt ready2order, wie die meisten reinen Kassenlösungen, der Buchhaltung. Wichtiger als die Frage, ob die Kasse alles allein kann, ist deshalb, wie sauber sie sich mit der Buchhaltung verzahnt. Genau hier liegt der Wert der zertifizierten DATEV-Anbindung: Sie macht die Kombination aus ready2order für den Ausgang und einem DATEV-, lexware- oder sevDesk-Setup für den Eingang zu einer runden Lösung.

Häufige Fragen

Kann ich mit ready2order E-Rechnungen empfangen?

Nicht über die Kasse selbst, denn ready2order hat dafür kein Modul. Den Empfang löst du über deine Buchhaltung, zum Beispiel DATEV Unternehmen online, lexware Office oder sevDesk. Das ist bei den meisten Kassensystemen so.

Sind die ready2order-Rechnungen echte E-Rechnungen?

Ja, beim Versand. Die A4-PDF-Rechnung enthält automatisch eine eingebettete XML nach EN 16931 (ZUGFeRD). Voraussetzung ist, dass du sie als digitalen Beleg, per E-Mail oder als PDF erzeugst.

Unterstützt ready2order XRechnung und PEPPOL?

Ein separates reines XRechnung-XML als eigenständiger Export ist nicht dokumentiert, ebenso wenig ein PEPPOL-Anschluss. Für Behördenrechnungen genügt in aller Regel der ZUGFeRD-Beleg mit den geforderten Pflichtangaben, denn ZUGFeRD ist ein anerkanntes Format und fällt unter die Empfangspflicht. Nur wenn ein Empfänger ausdrücklich die reine XRechnung-Datei verlangt, löst du das über die Buchhaltung.

Sendet E-Rechnungen, Empfang über die Buchhaltung

ready2order

ab 35,90 €

ready2order bettet beim Versand automatisch eine EN-16931-XML ein (ZUGFeRD). Den Empfang deckt die Kasse nicht ab, den löst du wie bei den meisten Kassen über die Buchhaltung.

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