ready2order und die E-Rechnung: Was die Kasse kann (2026)

Von: Christian Jansen Carolin Schmidt
Letztes Update 14.07.2026

Wenn du ready2order als Kasse nutzt, stellt sich zur E-Rechnung vor allem eine Frage: nicht das Senden, sondern das Empfangen. Die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025, die Sendepflicht tritt erst gestaffelt ab 2027 in Kraft. Dieser Artikel erklärt, was ready2order tatsächlich kann, wo die Lücke liegt und wie du sie füllst.

Worum es bei der E-Rechnungs-Pflicht geht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können, unabhängig von der Betriebsgröße. Das verpflichtende Versenden kommt später und gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931, meist als XRechnung oder ZUGFeRD.

Der Unterschied zwischen den beiden Formaten ist für die Praxis wichtig. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbare Rechnungsansicht, das Standardformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, oft mit einer sogenannten Leitweg-ID als Adressierung. ZUGFeRD (in der französischen Variante Factur-X) ist dagegen ein Hybrid: ein ganz normales PDF, in das die strukturierte XML eingebettet ist. Menschen sehen das gewohnte Rechnungsbild, Software liest die Daten maschinell aus. Beide erfüllen die EN 16931. Der Unterschied liegt darin, wer sie zwingend braucht. Für den klassischen Rechnungsverkehr zwischen zwei Betrieben (B2B) reicht ZUGFeRD in aller Regel. Reine XRechnung wird vor allem im Behördengeschäft (B2G) verlangt.

Der Punkt: Empfangen musst du seit 2025, senden erst später. In dieser Reihenfolge liegt die Falle. Die dringendere Pflicht ist ausgerechnet die, für die ready2order keine Lösung mitbringt.

Was kann ready2order bei der E-Rechnung?

Senden: ja, als ZUGFeRD-Hybrid

Beim Versand funktioniert das reibungslos. Jede Rechnung, die du im A4-PDF-Format erzeugst, enthält automatisch die strukturierte XML-Datei, eingebettet ins PDF. Das entspricht dem ZUGFeRD-Schema nach EN 16931. Im Hilfecenter heißt es wörtlich: „ready2order stellt die E-Rechnung nach der EU-Norm EN16931 bereit … Jede Rechnung, die Du im A4-PDF-Format generierst, enthält automatisch eine gesetzeskonforme E-Rechnung … XML-Datei direkt in das PDF eingebettet.“

Zwei Punkte musst du kennen: Die XML wird nur angehängt, wenn du die Rechnung als digitalen Beleg, per E-Mail oder als PDF erzeugst, beim reinen Direktdruck nicht. Und eine reine XRechnung-XML, wie sie manche Behörden mit Leitweg-ID verlangen, bietet ready2order nicht als eigenständigen Export an. Für den normalen B2B-Versand reicht der ZUGFeRD-Hybrid, für reines B2G mit XRechnung-Pflicht solltest du vorher nachfragen.

Praktisch heißt das für den Alltag: Wer über die Kasse ohnehin nur Kassenbons und gelegentliche Ausgangsrechnungen an Geschäftskunden schreibt, ist beim Versand auf der sicheren Seite. Achte nur darauf, den richtigen Ausgabeweg zu wählen. Ein Bon, den du nur über den Bondrucker ausgibst, transportiert die eingebettete XML nicht. Erst der digitale Beleg oder das per E-Mail versendete PDF enthält die maschinenlesbaren Daten, die eine E-Rechnung ausmachen. Für den Empfänger ändert sich am Aussehen nichts. Er bekommt eine gewohnte PDF-Rechnung, in der die Daten zusätzlich eingebettet sind.

Empfang: nein, das ist die eigentliche Lücke

ready2order hat kein Modul, um eingehende Lieferantenrechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu empfangen, zu prüfen oder GoBD-konform zu archivieren. Das Hilfecenter listet unter „Rechnungen“ nur ausgehende Funktionen: Erstellung, Versand per Mail, Nachdruck, Briefpapier. Ein Artikel zu Eingangsrechnung, Lieferantenrechnung oder PEPPOL fehlt. Die GoBD-Konformität von ready2order bezieht sich auf die Kassendaten, nicht auf ein Archiv für empfangene Rechnungen.

Für dich bedeutet das: Genau die Pflicht, die seit 2025 greift, deckt ready2order nicht ab. Wer von Lieferanten wie Getränkegroßhandel oder Foodservice beliefert wird, bekommt dort längst E-Rechnungen und braucht einen Weg, sie rechtssicher zu empfangen und aufzubewahren.

Diese Lücke ist kein Sonderfall von ready2order, sondern typisch für Kassensysteme. Eine Kasse ist von ihrer Bauart her ein Ausgangssystem. Sie erzeugt Bons und Rechnungen, aber sie ist nicht dafür gebaut, fremde Belege entgegenzunehmen und zu verbuchen. Der Rechnungseingang gehört in die Buchhaltung, nicht an den Tresen. Die fehlende Empfangsfunktion ist deshalb weniger ein Versäumnis von ready2order als eine Aufgabenteilung, die bei praktisch jeder Kassenlösung so aussieht. Wichtig ist nur, dass du sie kennst und nicht darauf wartest, dass die Kasse eine Aufgabe übernimmt, für die sie nie zuständig war.

DATEV: zertifizierter Export

Die Buchhaltungsanbindung macht das Weitergeben der Daten einfach. ready2order bietet einen DATEV-Export im Standardumfang, mit konfigurierbarer Kontonummernlänge von 4 bis 8 Stellen, dazu BMD und RZL als weitere Exportziele und einen optionalen Steuerberaterzugang. Das ist ein Export-Workflow, kein Rechnungsempfang, aber er macht den nächsten Schritt unkompliziert.

Diese DATEV-Anbindung ist der eigentliche Hebel, um die Empfangs-Lücke zu schließen. Deine Kassen- und Ausgangsdaten fließen ohnehin verlustfrei in die DATEV-Welt, also liegt es nahe, auch den Rechnungseingang dort anzudocken. So entsteht ein durchgängiger Datenfluss, ohne dass du deine Belege doppelt erfassen musst.

So schließt du die Empfangs-Lücke

Weil ready2order sauber an DATEV andockt, ist es praktisch, den Rechnungseingang über die Buchhaltung zu lösen:

• DATEV Unternehmen online als zentraler Eingangsrechnungs-Hub. Passt zum bestehenden ready2order-DATEV-Export und ergibt eine durchgängige Pipeline: Ausgang über ready2order als ZUGFeRD, Eingang über das DATEV-Belegmanagement.
• lexware Office oder sevDesk für kleinere Betriebe ohne Steuerkanzlei. Beide haben ein Eingangsrechnungs-Modul mit GoBD-Archiv eingebaut.
• PEPPOL nur, wenn du an öffentliche Auftraggeber oder große B2B-Kunden über das Netzwerk lieferst. Das läuft über den Steuerberater oder eine spezialisierte Plattform, ready2order deckt es nicht ab.

Mit einer dieser Lösungen erfüllst du die Empfangspflicht, ohne die Kasse zu wechseln. ready2order bleibt für Kassenführung und Rechnungsversand zuständig, die Buchhaltung übernimmt den Eingang.

Was du jetzt konkret tun solltest

Wenn du dein E-Rechnungs-Setup mit ready2order in Ordnung bringen willst, arbeite drei Schritte der Reihe nach ab:

1. Empfang zuerst klären. Prüfe, ob du schon E-Rechnungen von Lieferanten bekommst, oft aus Getränke- oder Foodservice-Großhandel. Richte parallel dazu einen festen Weg ein, über den diese Rechnungen landen, geprüft und zehn Jahre GoBD-konform archiviert werden. Das ist die dringlichere Baustelle, weil die Pflicht seit 2025 aktiv ist.
2. Ausgangs-Format festlegen. Stelle sicher, dass deine Ausgangsrechnungen als digitaler Beleg, per E-Mail oder als PDF ausgegeben werden und nicht nur gedruckt. Nur dann trägt die Rechnung die eingebettete XML.
3. Beim Anbieter nachhaken, wenn du B2G machst. Falls unter deinen Kunden Behörden mit XRechnungs- und Leitweg-ID-Pflicht sind, frage bei ready2order konkret nach dem aktuellen Stand oder erzeuge diese Rechnungen über deine Buchhaltungssoftware.

Was 2027 und 2028 dazukommt

Sobald für dich die Sendepflicht greift (2027 ab 800.000 Euro Umsatz, 2028 für alle), ist der ZUGFeRD-Versand von ready2order bereits gesetzeskonform, solange deine Kunden den Hybrid akzeptieren. Prüfe rechtzeitig, ob unter deinen Geschäftskunden welche sind, die zwingend eine reine XRechnung brauchen. Falls ja, erzeugst du diese Rechnungen über deine Buchhaltungssoftware.

Für die meisten Gastronomie- und Handelsbetriebe ist die Sendepflicht der kleinere Teil der Aufgabe. Wer überwiegend an Endkunden verkauft, schreibt selten klassische Rechnungen, und die wenigen B2B-Rechnungen deckt der ZUGFeRD-Versand ab. Der Aufwand konzentriert sich also fast vollständig auf die Empfangsseite. Deshalb lohnt es sich, das Thema nicht als ferne Pflicht ab 2027 abzutun, sondern die Empfangs-Frage jetzt zu klären und den Versand als bereits gelösten Punkt abzuhaken.

Wie sich ready2order einordnet

Im Feld der Kassensysteme steht ready2order bei der E-Rechnung gut da, was den Versand angeht, und schwach beim Empfang. Der automatische ZUGFeRD-Hybrid ohne Aufpreis deckt die Sendepflicht ab 2027 ab, ohne dass du zusätzliche Software brauchst. Dass der Empfang fehlt, teilt ready2order mit vielen reinen Kassenlösungen. Entscheidend ist daher nicht, ob die Kasse alles allein kann, sondern ob sie sich sauber mit der Buchhaltung verzahnt. Und genau hier zeigt sich der Wert der zertifizierten DATEV-Anbindung: Sie macht die Kombination aus ready2order für den Ausgang und einem DATEV-, lexware- oder sevDesk-Setup für den Eingang zu einer runden Lösung.

Häufige Fragen

Kann ich mit ready2order E-Rechnungen empfangen?

Nein. ready2order hat dafür kein Modul. Den Empfang löst du über deine Buchhaltung, zum Beispiel DATEV Unternehmen online, lexware Office oder sevDesk.

Sind die ready2order-Rechnungen echte E-Rechnungen?

Ja, beim Versand. Die A4-PDF-Rechnung enthält automatisch eine eingebettete XML nach EN 16931 (ZUGFeRD). Voraussetzung ist, dass du sie als digitalen Beleg, per E-Mail oder als PDF erzeugst, nicht nur druckst.

Unterstützt ready2order XRechnung und PEPPOL?

Eine reine XRechnung-XML als eigenständiger Export ist nicht dokumentiert, ebenso wenig ein PEPPOL-Anschluss. Für reine Behörden-Rechnungen mit Leitweg-ID solltest du das vorab klären oder über die Buchhaltung lösen.

Sendet E-Rechnungen, empfängt aber nicht

ready2order

ab 35,90 €

ready2order bettet beim Versand automatisch eine EN-16931-XML ein (ZUGFeRD). Den Empfang deckt die Kasse nicht ab, den löst du über die Buchhaltung.

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