Die Registrierkassenpflicht in Deutschland, Österreich und der Schweiz: Alle Regeln auf einen Blick!

Darum geht’s

Auch wenn die Regulierung von Kassensystemen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ähnlich Ziele hat, unterscheiden sich die gesetzlichen Vorgaben für betroffene Unternehmen teils erheblich.

Im Zentrum stehen dabei

• die sogenannten GoBD in Deutschland,
• die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Österreich
• sowie das Obligationenrecht in der Schweiz.

In diesem Artikel erfährst du alles über die jeweiligen gesetzlichen Vorgaben, in den drei DACH-Ländern.

1. Registrierkassenpflicht und GoBD in Deutschland

Es gilt in Deutschland bisher keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Jedoch gibt es die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sowie die Verordnung: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD.

In diesem Abschnitt findest du alles zu den aktuellen Regelungen rund um Kassensysteme und Registrierkassen in Deutschland.

Anfangen möchten wir aber mit den wichtigsten Änderungen, die vom 01. Januar 2027 zur Registrierkassenpflicht in Kraft treten könnten.

Mögliche Änderungen in Deutschland ab 01.01.2027

In knapp eineinhalb Jahren (ab dem 01.01.2027), könnte es zu einer wichtigen Änderung kommen.

Im Koalitionsvertrag vom 04. April 2025 hat die Bundesregierung zwei wichtige Neuerungen geplant:

1. Die bestehende Bonpflicht soll abgeschafft werden und
2. es soll ab dem 01.01.2027 eine Registrierkassenpflicht für Geschäfte mit einem jährlichen Umsatz von über 100.000 Euro eingeführt werden.

Einerseits wirst du also durch die Abschaffung der Bonpflicht weniger Papiermüll haben und die Digitalisierung deines Kassensystems weiter vorantreiben können. Andererseits kann es aber sein, dass du nun keine offene Ladenkasse mehr führen darfst, wie das bisher noch der Fall ist.

Wie diese Abmachung aus dem Koalitionsvertrag genau umgesetzt wird, ist offen.

Du solltest also die Entwicklung weiter im Blick behalten, etwa indem Du regelmäßig auf unserem Blog vorbeischaust, auf dem wir dich zeitnah über Neuigkeiten informieren.

Die aktuellen Regelungen und Vorgaben in Deutschland (Stand 2025)

Übersicht der aktuellen Regelungen zur Registrierkassenpflicht bzw. GoBD und KassenSichV

• GoBD: Rechtlich musst du für jeden Bezahlvorgang die allgemeinen Vorgaben aus der GoBD einhalten: Die Kassenbücher müssen nämlich „ordnungsgemäß“ sein. Das heißt, dass alle Kassenvorgänge nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet werden müssen.
• Aus der Allgemeinheit dieser Regelung ergibt sich, dass es in Deutschland derzeit keine allgemeine Kassenpflicht gibt. Du kannst also wählen, ob du eine elektronische Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse verwendest.
• Wenn du dich aber für eine elektronische Registrierkasse oder ein Kassensystem entscheidest, dann gelten folgende Vorgaben:
  • Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Seit dem 01.01.2020 muss dein elektronisches Kassensystem mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Sie gewährleistet die manipulationssichere Aufzeichnung aller Vorgänge der Kasse.
  • Meldepflicht: Seit Anfang 2025 musst du deine elektronischen Kassensysteme beim Finanzamt melden (Meldepflicht). Dies gilt sowohl für elektronische Kassen als auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.
  • Belegausgabepflicht: Du bist verpflichtet, deinen Kunden einen Beleg auszustellen. Davon gibt es einige Ausnahmen, etwa beim Verkauf unter freiem Himmel mit geringen Umsätzen.
  • E-Rechnung: Seit dem 01.01.2025 bist du auch verpflichtet, inländischen Unternehmern (nicht Privatkunden) eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) auszustellen.

Was muss eine Kasse erfüllen, um in Deutschland rechtskonform zu sein?

In Deutschland regelt die GoBD und die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), was eine Registrierkasse bzw. ein Kassensystem an Vorgaben erfüllen muss. Wichtig: Die KassenSichV ist nur dann für dich relevant, wenn du eine elektronische Registrierkasse bzw. ein elektronisches Kassensystem hast. Bei der Nutzung einer offenen Ladenkasse greift die KassenSichV nicht.

Die gesetzlichen Vorgaben für solche Registrierkassen oder Kassensysteme sehen folgende drei allgemeine Punkte vor. Jede digitale Kasse muss:

• eine sog. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besitzen, um die eingegebenen Beträge manipulationssicher zu dokumentieren, und
• eine Schnittstelle, über die die Daten ausgelesen werden können.
• Alle so getätigten Einzelaufzeichnungen müssen auf einem Speichermedium (lokal oder in der Cloud) festgehalten werden.

Auf diese Weise können alle Daten, die deine Registrierkasse sammelt (Eingaben, Korrekturen, Tagesumsätze, Z-Bons, Art der Zahlung etc.), nachvollzogen werden. Darüber hinaus solltest du bedenken, dass du das Handbuch der Registrierkasse immer aufbewahren musst.

Wie müssen die Daten der Registrierkasse aufbewahrt werden?

Was die Aufbewahrungszeit anbelangt, greift auch bei Registrierkassen, Kassensystemen und POS das allgemeine GoBD. Das sieht eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für alle Registrierkassendaten. Die Art der Aufbewahrung muss elektronisch erfolgen und so, dass eine unverzügliche maschinelle Auslesung möglich ist.

Elektronische Rechnung (E-Rechnung) und QR-Code Beleg

Was ist eine E-Rechnung?

Mit E-Rechnung ist nicht einfach eine digital verschickte PDF, ein .docx, .jpg oder dergleichen zu verstehen. Es ist ein normiertes Verfahren des elektronischen Datenaustauschs (EDI-Verfahren), das konform mit der europäischen CEN-Norm EN 16931 ist.

Wen betrifft die E-Rechnung und ab wann muss sie ausgestellt werden?

Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 schreibt vor, dass ab 01.01.2025 alle B2B-Transaktionen – also alle Geschäfte, die zwischen zwei Unternehmen getätigt werden und nicht zwischen Unternehmen und Privatpersonen – mittels einer E-Rechnung gemacht werden. Gleichzeitig gilt je nach Unternehmensgröße, das die Rechnung ausstellt, eine Übergangsfrist bis Ende 2026 oder Ende 2027.

Du musst also nicht sofort damit loslegen, solltest dich aber rechtzeitig damit auseinandersetzen.

Für wen gibt es Ausnahmen von der E-Rechnung?

Wichtig für dich als Einzelhändler oder Gastronom, der vermutlich wenig B2B-Transaktionen tätigt, ist die folgende Ausnahmeregelung für Kleinstbetragsrechnungen und Fahrausweise: Sind diese nämlich nicht höher als 250 Euro, kannst du weiterhin PDFs oder sonstige Rechnungsarten verwenden.

QR-Code Beleg in Deutschland: Die aktuellen Regelungen

Anders als in der Schweiz ist es in Deutschland nicht Pflicht, den Kassenbon einer Registrierkasse als oder zusätzlich mit einem QR-Code zu versehen, der den Bon in digitaler Form zugänglich macht. Dies kann jedoch sinnvoll sein, da du so mitunter viel Thermopapier sparen kannst und auch deinen Kundenwünschen entgegenkommst.

Wenn du einen QR-Code Beleg ausgeben möchtest, dann muss dieser „ordnungsgemäß“ sein, das heißt, mit den allgemeinen Vorgaben des GoBD konform sein (nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet in ihrer Auswirkung erfasst etc.). Einige Anbieter von Kassensystem und Registrierkasse bieten diesen Service bereits an.

Weitere Informationen zur Registrierkassenpflicht, den GoBD sowie der KassenSichV in Deutschland

• GoBD: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
• KassenSichV: Informationen zur Kassensicherungsverordnung
• E-Rechnung: Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 15. Oktober 2024 zur E-Rechnung

2. Die Registrierkassenpflicht in Österreich

Was in Deutschland noch in Planung ist, ist in Österreich schon länger Gesetz: Eine allgemeine Registrierkassenpflicht. Diese gilt mit der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Österreich schon seit 2016.

Übersicht der aktuellen Regelungen zur Registrierkassenpflicht in Österreich

• Registrierkassenpflicht: Jedes Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab 15.000 Euro und Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro muss eine Registrierkasse nutzen. Ausnahmen gibt es nur bei Umsätze im Freien (Kalte-Hände-Regel). Dort gilt die elektronische Registrierkassenpflicht erst ab 30.000 Euro.
• Einzelaufzeichnungspflicht: In Österreich ist es Pflicht, alle Ein- und Ausgaben einzeln zu verbuchen.
• Belegerteilungspflicht: Wie auch in Deutschland ist es außerdem Pflicht, jede Zahlung mit einem Beleg zu quittieren.
• Manipulationssicherheit: Deine Registrierkasse muss manipulationssicher sein. In Österreich muss deshalb jede Registrierkasse eine eindeutige Identifikationsnummer besitzen. Diese bekommst du durch eine Registrierung deiner Kasse bei den Finanzbehörden über das FON-Portal.
• Signaturpflicht: Zusätzlich gibt es die Vorschrift, dass jeder Beleg mit einer speziellen Signatur ausgestattet wird, sodass der Beleg nicht heimlich geändert werden kann.
• QR-Codes auf Belegen: Alle von dir ausgestellten Bons und Belege müssen einen QR-Code haben. Diese Pflicht erlaubt es deinen Kunden, den Bon digital zu erhalten.

Was muss eine Kasse erfüllen, um in Österreich rechtskonform zu sein?

Um die oben genannten Funktionen zu erfüllen, muss eine österreichische Registrierkasse einer Reihe von technischen Anforderungen genügen:

• Sie muss ein Datenerfassungsprotokoll (DEP; Signaturjournal) führen, das alle Vorgänge der Registrierkasse aufzeichnet. Das DEP muss dabei einem vorgegebenen Aufbau folgen, der von der RKSV definiert ist.
• Außerdem müssen sie einen digital signierten QR-Code auf dem Bon ausgeben und
• diese QR-Codes mit ihrem internen Umsatzzähler verknüpfen, um eine Kette aller Belege zu erzeugen. Dies dient dem Schutz vor nachträglicher Manipulation.
• Für die Digitalisierung des QR-Codes ist eine Signaturkarte zuständig, für die du in der Regel ein Kartenlesegerät brauchst. Dieses muss natürlich mit deiner Registrierkasse kompatibel sein.
• Außerdem benötigt eine Registrierkasse in Österreich auch einen Drucker bzw. eine Schnittstelle zur elektronischen Übermittlung von Belegen,
• muss den Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 aufweisen,
• du musst ihr eine Kassenidentifikationsnummer zuweisen können und
• last but not least musst du zusätzlich zur sofortigen Speicherung der Einträge in der Kasse vierteljährlich ein Back-up auf ein externes Speichermedium durchführen.

Was muss ich beim Einrichten einer Registrierkasse beachten?

Neben den technischen Voraussetzungen musst du einige Dinge bei der Einrichtung des Kassensystems bzw. deiner Registrierkasse beachten. Das Einrichten läuft grob in drei Schritten ab.

1. Anmeldung im Finanz-Online(FON)-Portal

Seit dem 01.01.2017 musst du jede Registrierkasse im FON-Portal anmelden.

Dafür benötigt dein Unternehmen einen Zugang zum FON-Portal. Bei der Anmeldung deiner Kasse dort solltest du folgende Dinge bereithalten:

• Art der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit
• Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikats
• deine Signaturkarte
• Name deines Vertrauensdiensteanbieters
• Kassenidentifikationsnummer deiner Registrierkasse
• AES-Schlüssel deiner Registrierkasse

2. Trainingsumsätze erstellen

Nach der Anmeldung kannst du damit beginnen, erste Trainingsumsätze in die Kasse einzugeben. Um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, achte darauf, dass du dabei alles so machst, als sei es ein realer Umsatz. Außerdem muss auf dem Bon sichtbar „Trainingsmodus“ stehen.

3. Prüfung des Startbeleges mittels BMF Belegcheck-App

Durch die Prüfung des Startbelegs mit Hilfe der BMF Belegcheck-App wird festgestellt, ob die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung deiner Registrierkasse ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Mit der BMF Belegcheck-App kann der maschinenlesbare Code (QR-Code) des Startbeleges und aller weiteren Belege deines Unternehmens gescannt und geprüft werden. Bei dieser Prüfung werden Daten aus der Registrierung über FON herangezogen, um die Gültigkeit der Signatur auf den Belegen deiner Registrierkasse feststellen zu können. Das Ergebnis der Prüfung wird unmittelbar am Display deines Smartphones oder Tablets mit einem weißen Häkchen auf grünem Grund (korrekt) oder einem weißen X auf rotem Grund (fehlerhaft) angezeigt. Wichtig: Vor der ersten Anwendung musst du die BMF Belegcheck-App durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der FON-Registrierung freischalten.

Vorgehen bei Ausfall der Registrierkasse

Bei Ausfall oder Verlust deiner Registrierkasse musst du deine Geschäftsvorfälle auf einer anderen Registrierkasse erfassen. Ist das nicht möglich, musst du händische Belege erstellen und diese nacherfassen. Ist die Reparatur deiner Registrierkasse möglich und hat der Ausfall zu keiner Beschädigung der aufgezeichneten Daten geführt, kann der Betrieb deiner Registrierkasse nach der Fehlerbehebung fortgesetzt werden. Buchungen, die zur Fehlersuche dienen, sind als Trainingsbuchungen zu kennzeichnen. Ist eine Reparatur deiner Registrierkasse nicht möglich, oder wurden deine Daten im Datenerfassungsprotokoll beschädigt, musst du dein altes Datenerfassungsprotokoll sichern und deine Registrierkasse außer Betrieb nehmen. In solchen Fällen musst du eine neue Registrierkasse anschaffen und eine neuerliche Inbetriebnahme deiner Sicherheitseinrichtung vornehmen. Dauert der Ausfall der Registrierkasse länger als 48 Stunden, musst du Beginn und Ende des Ausfalls sowie eine allfällige Außerbetriebnahme jeweils binnen einer Woche über das FON-Portal melden. Vor dem laufenden Betrieb deiner reparierten oder neuen Registrierkasse musst du sämtliche Geschäftsvorfälle des Ausfallzeitraums nacherfassen. Die Bezugnahme auf deine Belegnummern der händisch erstellten Belege genügt und auch ein täglicher Sammelbeleg ist ausreichend. Bitte bewahre unbedingt deine händischen Aufzeichnungen auf!

Wichtig ist in jedem Problemfall: Dokumentiere das Problem mit Zeitpunkt und Fehlermeldung und lege es am Beginn einer Prüfung den Prüfern vor. So kannst du Missverständnissen aus dem Weg gehen.

Weitere Informationen zur Registrierkassenpflicht und der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Österreich

• Wirtschaftskammer Österreich: FAQ Technik Registrierkassenpflicht
• BMF-Erlass: Erlass des BMF vom 04.08.2016 zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

3. Schweiz: Der Fokus liegt auf ordnungsgemäßer Buchführung

In der Schweiz gibt es, wie auch in Deutschland, keine Pflicht, Registrierkassen zu nutzen. Und auch sonst gibt es im Vergleich zu Österreich und Deutschland viel weniger Vorgaben. Geregelt wird die Buchführung in der Schweiz durch das Obligationenrecht (OR) (insb. der 32. Titel), in dem allgemeine Vorschriften für korrekte Buchhaltung ausgearbeitet sind, die dann auch für Registrierkassen, ganze Kassensysteme und POS gelten.

Übersicht der aktuellen Regelungen für Registrierkassen und Kassensysteme in der Schweiz:

• Für eidgenössische Unternehmen gibt es keine Registrierkassenpflicht.
• Anders als in Deutschland und Österreich ist in der Schweiz auch keine TSE Pflicht.
• Es gibt keine allgemeine Bonpflicht.
• Ordnungsgemäße Rechnungslegung: Auch wenn es keine Registrierkassenpflicht gibt, müssen alle Transaktionen den Nachweiskriterien der Verständlichkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit folgen.
• Aufbewahrungspflicht: Aufbewahrt werden müssen die Daten der Kasse für 10 Jahre.
• Swiss QR-Code Pflicht: Alle Rechnungen, die per Überweisung beglichen werden, müssen einen standardisierten QR-Code aufweisen.

Swiss QR-Code Pflicht

Wer muss eine QR-Code Rechnung ausstellen?

Seit Oktober 2022 müssen alle Einzelpersonen sowie Unternehmen, die eine Rechnung mit schweizer IBAN versenden oder empfangen, einen standardisierten QR-Code auf die Rechnung machen. Das bedeutet, dass nur Transaktionen innerhalb der Schweiz von der Regel betroffen sind und keine aus dem Ausland.

Außerdem gilt die Vorschrift nur für Rechnungen, die als Einzahlungsschein verwendet werden, das heißt, die dazu genutzt werden, das Geld von einem Konto auf das andere zu überweisen.

Auf Kassenbelegen und Bons muss der QR-Code demnach nicht zwingend stehen.

Mit einigen Registrierkassen ist dies dennoch möglich, da sich über den QR-Code alle relevanten Infos zum Kauf sauber und schnell aufrufen lassen.

Was ändert sich ab November 2025?

Ab 21. November 2025 gibt es beim Standard des Swiss QR-Codes eine kleine, aber wichtige Änderung. Dann musst du für die Adresszeile den Adresstyp „S“ verwenden und kannst nicht mehr optional auf den Adresstyp „K“ zurückgreifen.

Dabei handelt es sich um einen neueren Standard der Darstellung von Adressen, der unter anderem mehr Sonderzeichen erlaubt.

Für dich ergibt sich daraus, dass du bei deinem Kassensystemhersteller nachfragen solltest, ob er den Standard mit in die Software deiner Registrierkasse integriert hat.

Wie stellt man eine Swiss QR-Code Rechnung aus?

Hierbei hast du zwei Möglichkeiten:

1. Entweder du gehst auf eine der Websites, die kostenlose Online-Tools dafür bereitstellen. Dort kannst du in der Regel alle Informationen einpflegen und dir dann den QR-Code strukturiert ausgeben lassen.
2. Alternativ lässt sich die Funktion auch in Kassensysteme integrieren. Ob und wie das konkret geht, dafür frage einfach den Anbieter deines Kassensystems.

Weitere Informationen zu Vorschriften rund um Registrierkassen und Kassensysteme in der Schweiz

• Schweizer Obligationenrecht, Zweiunddreissigster Titel: 796 Kaufmännische Buchführung, Rechnungslegung, weitere Transparenz- und Sorgfaltspflichten
• Wichtige Informationen zum Swiss QR-Code

Fazit

Die Regelungen rund um Registrierkassen unterscheiden sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz deutlich.

Während Österreich bereits seit Jahren eine verpflichtende, manipulationssichere Registrierkasse vorschreibt, gibt es in Deutschland bisher nur eine freiwillige Nutzung mit klaren GoBD- und KassenSichV-Vorgaben – allerdings steht ab 2027 eine mögliche Registrierkassenpflicht bevor.

In der Schweiz hingegen bleibt der Fokus auf der ordnungsgemäßen Buchführung mit vergleichsweise geringen technischen Anforderungen.

Unternehmen in der DACH-Region sollten die jeweiligen gesetzlichen Entwicklungen im Blick behalten, um rechtzeitig auf neue Pflichten reagieren zu können.

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