TSE-Kassensysteme
Von:
Christian Jansen
Letztes Update 30.01.2024
Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist seit einigen Jahren Pflicht in allen elektronischen Kassensystemen, zum Beispiel im Einzelhandel, in der Gastronomie und im Taxigewerbe. Auf dieser Seite informieren wir über die Vor- und Nachteile einzelner TSE-Kassensysteme, die Auswahlkriterien, auf die du beim Kauf achten solltest und über einige seriöse Anbieter von TSE-Kassen. Bekomme jetzt alle wichtigen Infos zum Thema TSE-Kassensysteme!
1. TSE Kassensysteme: Die wichtigsten Infos im Überblick
Wer im Einzelhandel arbeitet, anderweitig Registrierkassen verwendet oder Taxi fährt, ist verpflichtet, seine Abrechnung gegen Manipulation zu sichern. Diese sogenannte technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) muss seit 2020 in alle Registrierkassen eingebaut sein und seit 2024 sind auch Taxis und Mietwagenbetreiber verpflichtet, ihre Kilometerzähler mit dieser Technik aufzurüsten.
Damit du bei allen technischen Details, Vorschriften und Fristen den Durchblick behältst, haben wir von Kassensystemevergleich alles übersichtlich zusammengestellt, was du als Einzelhändler, Gastronom, Taxibetreiber etc. darüber wissen solltest.
2. Was bedeutet TSE?
„TSE“ ist die Abkürzung für „Technische Sicherheitseinrichtung“. Es handelt sich dabei um eine Technik, mit der Kassenvorgänge vor Manipulation geschützt werden.
Eine TSE hat drei Elemente:
- Prozessor: Der Prozessor ist das Herzstück der TSE und übernimmt die rechenintensiven Aufgaben, darunter die Verschlüsselung und Signierung von Transaktionsdaten.
- Speichermedium: Diese Daten werden manipulationssicher auf dem Speichermedium abgelegt, um sicherzustellen, dass sämtliche Buchführungsinformationen unveränderlich bleiben.
- Schnittstelle: Sie ist die Verbindung zwischen der TSE und dem elektronischen Kassensystem un ermöglicht den sicheren Datenaustausch zwischen beiden Komponenten.
Drei Varianten von TSE
Konkret kann die TSE in drei verschiedenen Formen kommen.
- externe plug & play Hardware: Diese kann aus einem USB-Stick bestehen, einem SD oder Micro-SD-Chips oder einem Dongle. Auf ihnen werden alle Daten gespeichert und können dann auch mit anderen Kassen verbunden werden.
- integrierte Hardware: Hierbei handelt es sich um Harwarekomponenten, die fest mit dem Kassensystem oder dem Drucker verbunden sind, indem sie die Daten über Kabel oder WLAN an das Kassensystem schicken.
- Cloud-Lösungen: Eine Alternative zu einer externen und internen TSE-Hardware ist die Cloud-Lösung. Dabei werden die Daten auf einer speziell dafür zertifizierten Cloud manipulationssicher generiert und gespeichert. Auch die Übermittlung der Daten von der Cloud ans Finanzamt verläuft dabei über besonders sichere Protokolle. Mehr zu diesem Punkt erfährst du hier.
3. Auswahlkriterien für die passende TSE-Kasse
Die Antwort auf die Frage, welche TSE-Kasse die richtige für dich ist, hängt von einer ganzen Reihe von Punkten ab, die die Art deines Business, dessen Größe als auch dein persönlicher Anspruch an das TSE-Kassensystem betreffen. Die wichtigsten haben wir im Folgenden für die aufgelistet:
- Schnittstellenkompatibilität: Die Kompatibilitätsfrage stellt sich mittlerweile nur, wenn du bereits Kassensysteme besitzt und neue von anderen Anbietern erwerben möchtest. Informiere dich dann am besten direkt bei den Anbietern, um zu erfahren, ob die Schnittstellen beider TSE Geräte kompatibel ist.
- Sicherheit: Die Frage der Sicherheit von TSE-Kassen stellt sich insbesondere dann, wenn du auf externe Hardware zurückgreifst. Denn diese birgt insofern ein Risiko, als dass der USB-Stick, die SD Karte usw. leicht entwendet werden kann. Sicherer sind deshalb Cloud-Lösungen oder Kassensysteme mit integrierter TSE-Hardware. Die Frage ist also: Brauchst du wirklich eine externe Hardware, bspw. weil du verschiedene Kassen hast, die du abwechselnd nutzt?
- Skalierbarkeit: Wenn du damit rechnest, dass dein Unternehmen mittel- oder langfristig wachsen wird, ist die Frage der Skalierbarkeit wichtig. Sind die TSE-Kassen und ihre Daten ebenso gut, sicher, einfach zu bedienen, wenn du in Zukunft expandieren möchtest und weitere Registrierkassen brauchst? Lassen sich die Kassensysteme einfach mit der Schnittstelle und dem Speichermedium verbinden? Und gibt es Rabatte, wenn du mehrere TSE-Kassen erwirbst (bzw. die Cloud-Lösung dafür)?
- Benutzerfreundlichkeit: Eine wichtige Frage ist natürlich auch, inwiefern die Benutzeroberfläche und die Bedienung intuitiv sind. Dies gilt jedoch nicht nur für die TSE, sondern für das gesamte Kassensystem. Je nach Branche gibt es dabei große Unterschiede in den Anforderungen.
- Wartung und Aktualisierung: Wichtig ist für dich natürlich auch, wie oft Wartungsarbeiten durchgeführt werden und ob du besondere IT-Kenntnisse brauchst, um Updates zu installieren.
- Support und Schulung: Bedenken solltest du auch, wie gut der bereit gestellte Kundensupport ist sowie die verfügbaren Schulungsressourcen. Denn nichts wäre zum Beispiel als Gastronom schlimmer, als am Wochenende einen Ausfall des Kassensystems zu haben und der Kundensupport ist erst montags wieder zu erreichen.
- Kosten: Eines der wichtigsten Kriterien beim Kauf eines TSE-Kassensystems sind natürlich die Kosten. Um sicherzustellen, dass die TSE in deinem Budgetrahmen bleibt, solltest du sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufenden Kosten wie Lizenzgebühren berücksichtigen. Details hierzu findest du im Folgenden.
4. TSE-Kassen: Kosten und Finanzierung
Was die Kosten bei den einzelnen Anbietern anbelangt, findest du diese in unserem Anbieter-Vergleich.
Generell solltest du aber hinsichtlich der Kosten von TSE-Kassensystemen einige besondere Punkte im Blick behalten:
- Anschaffungskosten: Am Anfang stehen natürlich die Kosten für die TSE-Kasse selbst. Diese umfassen in der Regel Kosten für die TSE-Hardware und -Software.
- Lizenzgebühren: Weitere Gebühren können auch in Form von regelmäßigen oder einmaligen Lizenzgebühren für die TSE-Software auftreten. Wenn du dich gegen eine TSE-Hardware und für eine TSE-Cloud-Lösung entscheidest, musst du auch die regelmäßigen Kosten dafür bedenken. Es ist also wichtig, dass du vorab abklärst, was du einmalig und was du monatlich oder jährlich für die Software und ggf. die Cloud bezahlen musst.
- Installation und Implementierung: Kostenpunkte können auch die Installation und Implementierung der TSE in dein bestehendes Kassensystem sein, die du deshalb vorab beim Anbieter erfragen solltest.
- Schulungskosten: Ebenso können Aufwendungen entstehen für die Schulung deines Personals im Umgang mit der TSE und den neuen Prozessen.
- Hardware-Updates: Eventuelle Kosten können auch für die Aktualisierung der TSE-Hardware aufkommen, falls neue Anforderungen oder Technologien implementiert werden müssen. Dies kann bspw. dann der Fall sein, wenn die TSE-Zertifizierung deines Anbieters ausläuft.
- Wartung und Support: Das gleiche gilt für die Wartung der TSE-Software durch Aktualisierungen und für den technischen Support. Hier solltest du darauf achten, ob der Anbieter von TSE-Kassen den Service kostenlos anbietet bzw. in welchen Fällen nicht.
- Schutz vor Datenverlust: Wichtig für dich ist auch, an das Back-up der Daten zu denken. Stelle Dir vor, du verwendest einen USB-Stick, der unwiderruflich beschädigt wird. Aus diesem Grund sind regelmäßige Back-ups auf anderen Datenträgern absolut notwendig, was wiederum mit Kosten für dich durch die Anschaffung von Back-upsystemen verbunden sein kann.
TSE-Kassen: Mieten oder Leasen?
TSE-Kassen mieten oder leasen? Ja, das geht mittlerweile auch. Im Vergleich zum Erwerb der Kassensysteme hat dies Vor-, aber auch Nachteile. So musst du bei gemieteten Geräten in der Regel keine Kosten für Wartung und Reparaturen befürchten. Andererseits kann es durchaus günstiger sein, die Hardware dauerhaft zu kaufen anstatt nur zu mieten oder zu leasen.
Um einen Überblick über die Vor- und Nachteile zu bekommen, haben wir für dich auf einer gesonderten Seite alles zum Thema Kassensysteme mieten oder leasen zusammengestellt, die auch über Anbieter informiert.
5. Anbieter von TSE-Kassensystemen
Die TSE ist inzwischen Standard. Folgende Übersicht gibt dir einen Kurzüberblick zu ausgewählten TSE-Kassen-Anbietern:
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- über 6.000 Kunden
- Betreuung vor Ort
- viele Module: Warenwirtschaft, CRM, Online-Shop etc.
- Gastronomie, von Hotel bis Foodtruck
- iPad-kompatible Hardware
- viele Reports & Module
- 24/7 Support!
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- viele Hardware-Pakete
- einfache Bedienbarkeit
- integrierte Kartenzahlung
- Gastronomie
- ein Programm für alle Gastroarten
- verwalten aller Filialen von einem Ort aus
- technischer Rund-um-die-Uhr-Support
- alle Branchen
- schnelle Einrichtung, leichte Bedienung
- Hard- und Software aus einer Hand
- viele verschiedene Paymentmöglichkeiten
- Gastronomie
- Hotel
- Einzelhandel
- robuste Touchscreenkassen
- ausgereifte Software
- Hard- und Software aus einer Hand
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- Android-basiert, leichte Bedienung
- viele Tools: CRM, Reporting etc.
- Module für zahlreiche Anwendungsfälle
In unserer umfangreichen und detaillierten Übersicht zu TSE-Kassensystemen findest du viele weitere Anbieter, deren Preise und Besonderheiten sowie Erfahrungsberichte von Kunden.
6. Weitere Infos und Tipps
Tipps zur Implementierung
Da mittlerweile bereits alle Übergangsfristen seit der Einführung der TSE für Kassensysteme verstrichen sind, ist es unwahrscheinlich, dass sich noch Einzelhändler mit Kassensystemen finden, die nachgerüstet werden müssen. Jedoch kommt es durchaus vor, dass vereinzelt von einer TSE Hard- und Software auf eine andere umgestiegen wird:
Einer der wichtigsten Tipps für dich bei einer Neuanschaffung einer TSE-Kasse oder einem Wechsel ist, dass du dies gut vorbereitest und dir Zeit für den Wechsel zu nimmst. Dies erlaubt dir, deine Entscheidung anhand der oben angeführten Punkte und Kriterien abzuwägen und keine voreiligen Käufe zu tätigen. Weitere Implementierungstipps findest du auf dieser Seite.
Außerdem haben wir, was die Abschreibung der TSE-Hard- und Software betrifft, hilfreiche Informationen auf der folgenden Seite zusammengestellt.
Rechtliche Aspekte
Den rechtlichen Rahmen für die TSE von Registrierkassen und digitalen Kassensystemen schafft die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Sie schreibt seit 2020 verpflichtend vor, dass jede Registrierkasse mit einer TSE ausgestattet ist. Dies betrifft vor allem den Einzelhandel und die Gastronomie. Seit 2024 wurde die Verordnung auch auf Funkmietwagen und Taxis erweitert. Die Übergangsfrist für diese läuft bis 2025.
Wenn du dich für den weiteren rechtlichen Hintergrund interessierst, haben wir auf dieser Seite alle wichtigen Infos übersichtlich dargestellt.
Ausblick auf zukünftige Entwicklungen im Bereich der TSE-Kassen
Die Zukunft der TSE-Technologie hängt entscheidend mit den Entwicklungen von Kassensystemen im Allgemeinen zusammen. Hier geht der Trend ganz klar in Richtung All-in-one-Kassensysteme, die sowohl stationär als auch mobil, sowohl im Ladengeschäft als auch im Onlinehandel einsetzbar sind. Für die TSE-Technologie bedeutet das, dass sie ebenfalls mobiler und flexibler werden muss. Es liegt nahe, dass hierbei Cloud-Lösungen besondere Vorteile haben, was dazu führen könnte, dass deren Marktanteil in Zukunft größer wird.
