Belegausgabepflicht: So sind Ausnahmen von der Bonpflicht möglich

Von:

Christian Jansen
Letztes Update 23.09.2026

Inhalt:

Kurz gesagt: Die Bonpflicht gilt, aber du kannst dich davon befreien lassen.

Wer eine elektronische Kasse betreibt, muss jedem Kunden einen Beleg zur Verfügung stellen. Das Finanzamt kann dich davon auf Antrag befreien, wenn du an eine Vielzahl unbekannter Personen verkaufst und die Belegausgabe für dich unzumutbar ist. Der Antrag ist formlos möglich.

Zwei Missverständnisse räumen wir gleich aus: Papier ist nicht vorgeschrieben, und wer mit offener Ladenkasse arbeitet, fällt gar nicht erst unter die Pflicht.

Kaum eine Regel hat Händler und Gastronomen so geärgert wie die Bonpflicht. Seit Januar 2020 muss zu jedem Verkauf ein Beleg heraus, auch wenn ihn niemand haben will. Was dabei oft untergeht: Das Gesetz kennt Ausnahmen, und es schreibt kein Papier vor.

Dieser Ratgeber erklärt, was die Belegausgabepflicht verlangt, wie du eine Befreiung beantragst und was passiert, wenn du keinen Bon ausstellst. Am Ende schauen wir auf den Gesetzentwurf, den das Kabinett am 23. September 2026 beschlossen hat und der ab 2028 einiges ändern soll.

Hintergrund: Woher die Bonpflicht kommt

Rechtsgrundlage ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, kurz Kassengesetz. Seit dem 1. Januar 2020 gilt: Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und ihn dem Kunden zur Verfügung stellen. Geregelt ist das in Paragraf 146a Absatz 2 der Abgabenordnung.

Das Ziel dahinter ist nicht der Zettel, sondern die Nachvollziehbarkeit. Für die Finanzbehörde soll lückenlos erkennbar sein, wie ein Geschäftsvorfall entsteht und wie er sich entwickelt. Die Belegausgabe ist dabei nur einer von vier Bausteinen:

Kassen-Nachschau: Seit Januar 2018 dürfen Prüfer unangekündigt im Betrieb erscheinen, um steuerrelevante Sachverhalte zeitnah aufzuklären.
Technische Sicherheitseinrichtung: Seit Januar 2020 brauchen elektronische Kassensysteme eine zertifizierte TSE aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle.
Meldepflicht: Elektronische Kassensysteme müssen dem Finanzamt gemeldet werden. Die Meldung läuft seit dem 1. Januar 2025 über ELSTER. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Seither gilt: neue Kasse, Meldung innerhalb eines Monats.

Übrigens ist Deutschland damit spät dran. Italien und Österreich kennen eine Belegausgabepflicht schon deutlich länger.

Was die Belegausgabepflicht wirklich verlangt

Für Buchführung gilt seit jeher: keine Buchung ohne Beleg. Seit 2020 kommt die zweite Hälfte dazu, nämlich kein Kunde ohne angebotenen Beleg.

Der Unterschied liegt im Anbieten, nicht im Aufdrängen. Der Beleg muss in jedem Fall erstellt und bereitgestellt werden. Was der Kunde damit macht, bleibt ihm überlassen: annehmen, liegen lassen oder wegwerfen. Eine Mitnahmepflicht wie in Italien gibt es in Deutschland nicht. Nicht zulässig ist dagegen die alte Praxis, erst zu fragen und den Bon bei einem Nein gar nicht auszustellen.

Papier war nie vorgeschrieben.

Paragraf 6 der Kassensicherungsverordnung erlaubt den elektronischen Beleg ausdrücklich, solange der Kunde zustimmt. Wer auf QR-Code oder E-Mail umstellt, erfüllt das Gesetz genauso wie mit dem Bondrucker. Wie das praktisch funktioniert und welche Anbieter es gibt, steht im Ratgeber zu digitalen Kassenzetteln.

Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen

Hier liegt die Ausnahme, nach der die meisten suchen. Das Gesetz sieht sie ausdrücklich vor.

Nach Paragraf 146a Absatz 2 der Abgabenordnung können die Finanzbehörden „bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gemäß Paragraf 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht befreien“. Und weiter: „Die erteilte Befreiung kann jederzeit widerrufen werden.“

Paragraf 148 AO liefert den allgemeinen Rahmen. Danach können die Finanzbehörden Erleichterungen bewilligen, wenn die Einhaltung der Aufzeichnungspflichten Härten mit sich bringt und die Besteuerung dadurch nicht beeinträchtigt wird. Eine Bewilligung ist sogar rückwirkend möglich.

So gehst du vor:

Formlos beantragen: Der Antrag geht an dein örtlich zuständiges Betriebsfinanzamt. Eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben, du oder dein Steuerberater könnt ihn schreiben.
Die Härte begründen: Zumutbarkeit und Praktikabilität sind unbestimmte Rechtsbegriffe. Je konkreter du schilderst, warum die Belegausgabe deinen Betriebsablauf stört, desto besser. Jede Entscheidung ist eine Einzelfallentscheidung.
Bei Ablehnung Widerspruch prüfen: Gegen einen Ablehnungsbescheid steht dir ein Rechtsbehelf zu. Ob sich der lohnt, hängt vom Einzelfall ab.
Mit dem Widerruf rechnen: Eine Befreiung ist keine Dauerlösung. Das Finanzamt kann sie jederzeit zurücknehmen.

Ein Sonderfall braucht gar keinen Antrag: Die offene Ladenkasse fällt nicht unter die Belegausgabepflicht. Gemeint ist eine Barkasse ganz ohne technische Ausstattung, also Geldkassette, Schublade oder Holzkästchen. Wer so kassiert, muss keine Belege ausgeben. Genau dieser Weg soll allerdings für größere Betriebe enger werden, dazu gleich mehr.

Kassensysteme im Vergleich

Welche Konsequenzen hat es, wenn du keinen Kassenbon ausstellst?

Die gute Nachricht: Für das Nichtausstellen eines einzelnen Kassenbons gibt es kein eigenes Bußgeld.

Die schlechte Nachricht: Fehlende Bons sind ein Indiz dafür, dass du deinen Aufzeichnungspflichten nicht ausreichend nachkommst. Das führt zu häufigeren Betriebsprüfungen, und bei Unklarheiten darf das Finanzamt deine Umsätze schätzen. Schätzungen enden regelmäßig mit hohen Nachzahlungen.

Die Rechnung ist also einfacher, als sie aussieht: Kein Kassenbon bedeutet kein Bußgeld, aber ein höheres Risiko einer teuren Schätzung.

Was ab 2028 gelten soll

Am 7. August 2026 hat das Bundesfinanzministerium einen Gesetzentwurf zur Kassenpflicht vorgelegt, der die Bonpflicht neu ordnet. Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett den Regierungsentwurf dazu beschlossen. Für die Belegausgabe stehen zwei Änderungen darin:

Der Papierbon fällt weg: Die papierhafte Belegausgabepflicht soll zum 1. Januar 2028 vollständig abgeschafft werden.
Der elektronische Beleg wird Pflicht: An die Stelle tritt die Belegbereitstellungspflicht, ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat, unmittelbar zum Geschäftsvorfall.

Das ist keine Abschaffung der Bonpflicht, auch wenn viele Meldungen es so verkürzen. Der Zettel verschwindet als Regelfall, die Pflicht bleibt und wird digital. Als Wege nennt die Bundesregierung den QR-Code am Kassendisplay, einen Download-Link, das Kundenkonto und die E-Mail; wer weiterhin eine Papierquittung möchte, hat darauf Anspruch. Die Befreiungsmöglichkeit für den Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen sieht auch der neue Entwurf weiter vor, wieder als Ermessensentscheidung.

Geltendes Recht ist das noch nicht. Der Kabinettbeschluss vom 23. September 2026 ist ein Zwischenschritt, Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen, und mehrere Verbände fordern weiterhin Nachbesserungen. Parallel soll eine Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz kommen, gerechnet wird mit dem Umsatz des Jahres 2027, die Pflicht gilt dann ab 2028. Ausgenommen bleiben sollen Betriebe mit weniger als 12.000 Euro Barumsatz im Jahr. Beides ordnen wir im Ratgeber zur Registrierkassenpflicht in Deutschland ein.

Vorgegebene Beleginhalte

Ein steuerlich verwendbarer Beleg muss inhaltlich richtig sein. Bei einem zertifizierten TSE-Kassensystem erledigt das die Kasse automatisch. Hier die Pflichtangaben im Überblick:

Name, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens, teils auch der Verkäufername
Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen
Entgelt, also Bruttopreis im Einzelhandel oder Netto-Warenwert
Umsatzsteuer, getrennt nach Sätzen (7 oder 19 Prozent)
Seriennummer des Kassensystems
Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende des Kaufs
Transaktionsnummer
Seriennummer des Sicherheitsmoduls (TSE)
einen Prüfwert und den von der TSE vergebenen fortlaufenden Signaturzähler

Diese Angaben gelten für den digitalen Beleg genauso wie für den gedruckten.

Kassensysteme im Vergleich

Im Bild ein possum kassensystem mit TSE etc. und einer Aufforderung eine Beratung anzunehmen

Fazit zur Belegausgabepflicht

Wenn du eine elektronische Kasse betreibst, führt an der Belegausgabe kein Weg vorbei. Aber die Pflicht ist flexibler, als ihr Ruf vermuten lässt. Das Wichtigste in Kürze:

Der Beleg muss immer erstellt und angeboten werden. Vorher zu fragen und bei einem Nein nichts auszustellen, reicht nicht.
Papier ist nicht vorgeschrieben. Mit Zustimmung des Kunden geht der Beleg auch elektronisch, per QR-Code oder E-Mail.
Eine Befreiung ist möglich, wenn du an eine Vielzahl unbekannter Personen verkaufst und die Belegausgabe unzumutbar ist. Der Antrag ist formlos, die Entscheidung liegt beim Ermessen des Finanzamts.
Die offene Ladenkasse fällt nicht unter die Pflicht. Für Betriebe über 100.000 Euro Umsatz könnte dieser Weg ab 2028 jedoch entfallen.
Ein eigenes Bußgeld für den fehlenden Bon gibt es nicht. Das Risiko liegt bei Betriebsprüfung und Umsatzschätzung.
Ab 2028 soll der Papierbon durch den verpflichtenden elektronischen Beleg ersetzt werden. Der Entwurf hat am 23. September 2026 das Kabinett passiert, geltendes Recht ist er noch nicht.

Wer ohnehin über eine neue Kasse nachdenkt, sollte die Belegfunktion gleich mitdenken. Eine Kasse, die den digitalen Beleg von Haus aus beherrscht, nimmt dir die Umstellung ab, bevor sie zur Pflicht wird.