Kassenpflicht Gastronomie: TSE, KassenSichV und Meldepflicht erklärt (2026)

Von: Christian Jansen
Letztes Update 30.04.2026

Gastronomie

Wer in der Gastronomie arbeitet, steht seit 2020 unter einem engmaschigen Compliance-Regime: TSE-Pflicht, KassenSichV, GoBD, Belegausgabepflicht und seit 2025 zusätzlich die ELSTER-Kassenmeldepflicht. Wer das ignoriert, riskiert Bußgelder bis 25.000 €, verworfene Buchführung und im schlimmsten Fall ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung. Der Fall Alfons Schuhbeck, 2023 zu 3 Jahren und 2 Monaten Haft verurteilt, zeigt, wie ernst es das Finanzamt inzwischen meint.

Gleichzeitig ist die Rechtslage weder besonders kompliziert noch unbezahlbar, wenn du weißt, worauf es ankommt. Dieser Guide fasst die geltenden Pflichten für 2026 zusammen, erklärt sie in der Sprache deines Betriebs und zeigt dir am Ende eine konkrete Checkliste, mit der du deine Kasse gegen eine unangekündigte Kassennachschau absichern kannst.

Welche Kassenpflicht gilt in der Gastronomie?

In Deutschland gibt es aktuell keine generelle Registrierkassenpflicht. Du bist also nicht verpflichtet, überhaupt ein elektronisches Kassensystem einzusetzen. Theoretisch darfst du deine Einnahmen auch mit einer offenen Ladenkasse (Geldschublade plus handschriftlicher Kassenbericht) erfassen. Sobald du aber eine elektronische Kasse nutzt, greift ein ganzes Bündel an Pflichten.

Die wichtigsten Regelungen auf einen Blick:

• TSE-Pflicht seit 1. Januar 2020 (endgültig seit 2023): Jede elektronische Kasse braucht eine BSI-zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung. Rechtsgrundlage: § 146a AO + KassenSichV.
• Belegausgabepflicht seit 1. Januar 2020: Für jeden Kassiervorgang muss ein Beleg erstellt werden. § 146a Abs. 2 AO.
• Kassenmeldepflicht seit 1. Januar 2025: Jede Kasse muss per ELSTER beim Finanzamt gemeldet werden. § 146a Abs. 4 AO.
• GoBD-Konformität dauerhaft: Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, zeitnahe Erfassung, Verfahrensdokumentation. BMF-Schreiben zur GoBD.
• Aufbewahrungsfristen: 8 Jahre für Buchungsbelege (seit 2025 verkürzt, vorher 10), 10 Jahre für Handelsbücher und Kassenunterlagen.
• Kassennachschau jederzeit: Das Finanzamt darf während der Geschäftszeiten ohne Ankündigung erscheinen. § 146b AO.

Wenn du wissen willst, welches Kassensystem für deine Situation sinnvoll ist, findest du in unserem Überblick zu Kassensystemen für die Gastronomie alle relevanten Anbieter samt Bewertung. Dieser Guide konzentriert sich auf die rechtliche Seite.

Die TSE-Pflicht: Was deine Kasse technisch können muss

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) sorgt dafür, dass Umsätze nachträglich weder gelöscht noch manipuliert werden können. Ohne TSE ist deine Kasse rechtlich gesehen nicht anerkannt, egal wie teuer sie war.

Aus welchen Teilen besteht eine TSE?

Eine TSE besteht immer aus drei Komponenten, die zusammenspielen müssen:

1. Sicherheitsmodul: Erzeugt für jeden Kassiervorgang eine kryptografische Signatur mit Start- und Endzeit plus fortlaufender Transaktionsnummer.
2. Speichermedium: Archiviert alle Einzelaufzeichnungen revisionssicher für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
3. Digitale Schnittstelle: Exportiert die Daten im DSFinV-K-Format, wenn das Finanzamt sie anfordert.

Jede Transaktion bekommt einen Zeitstempel, eine Transaktionsnummer und einen Prüfwert. Wer nachträglich etwas löscht oder ändert, hinterlässt Lücken in der Nummernfolge. Genau diese Lücken sucht die Prüfsoftware IDEA, mit der das Finanzamt die Kassendaten auswertet.

Hardware-TSE oder Cloud-TSE?

Für die Gastronomie gibt es zwei relevante Bauformen. Welche besser passt, hängt von deinem Betrieb ab.

Für ein kleines Café mit einer Kasse reicht oft eine Hardware-TSE (Swissbit microSD im Bondrucker, einmalig rund 250 bis 350 € für 5 Jahre). Wer mehrere Standorte oder mobile Kassen im Einsatz hat, fährt mit einer Cloud-TSE meistens besser, weil sich ein System über mehrere Geräte nutzen lässt.

Welche Systeme liefern das out of the box? Cloud-TSE gehört bei ready2order im Gastro-Test zum Standardabo, du musst also nichts separat lizenzieren. Bei POSSUM im Gastro-Test sitzt die TSE ab Werk in der Kassenhardware, was für Gastronomen mit klassischer Touchscreen-Kasse attraktiv ist. Auch Lightspeed im Gastro-Test bringt TSE-Konformität standardmäßig mit.

Wichtig: Nicht die Kasse, sondern die TSE ist zertifiziert

Es gibt keine Liste „vom BSI zugelassener Kassensysteme“. Zertifiziert wird laut BSI-FAQ immer nur die TSE selbst, nicht das Kassensystem. Die Verantwortung, dass deine Kasse korrekt mit der TSE arbeitet, liegt am Ende beim Gastronomen, nicht beim Anbieter. Deshalb ist es sinnvoll, dir schriftlich bestätigen zu lassen, dass dein System TSE-konform betrieben wird.

TSE-Ablauf und Ausfall

Eine Hardware-TSE hat typisch 5 Jahre Zertifikatslaufzeit (maximal 8 Jahre laut BSI). Nach Ablauf kann sie keine Vorgänge mehr absichern, und deine Kasse ist von einem Tag auf den anderen nicht mehr rechtskonform. Viele Systeme warnen 30 Tage vorher, verlass dich aber nicht darauf. Trag das Ablaufdatum in deinen Betriebskalender ein.

Fällt die TSE aus, darfst du die Kasse weiterbetreiben, aber nur bis zur schnellstmöglichen Reparatur. Auf jedem Bon muss der Ausfall kenntlich gemacht werden (zum Beispiel durch einen Hinweis oder eine fehlende Transaktionsnummer). Ausfallzeitpunkt, -dauer und -grund musst du dokumentieren und vom Kassenhersteller eine schriftliche Bestätigung einholen, dass trotz Störung alle Umsätze revisionssicher erfasst wurden. Defekte Hardware-TSE nicht wegwerfen, sondern als Nachweis aufbewahren.

Kleiner Klassiker aus der Praxis: Windows 10 und 11 deaktivieren USB-Sticks per Stromsparfunktion im Standby. Die Kasse läuft dann ohne TSE weiter, ohne dass es jemand merkt. In den Energieoptionen USB-Geräte und Kartenleser vom Standby ausnehmen, sonst stehst du bei der nächsten Prüfung dumm da.

Was kostet die TSE?

Die Kosten sind überschaubar, dürfen aber in deiner Kalkulation nicht fehlen. Hardware-TSE: rund 250 bis 350 € einmalig für 5 Jahre. Cloud-TSE: rund 10 € pro Monat, bei einigen Anbietern im Abo enthalten. Steuerlich darfst du TSE-Kosten laut ETL sofort als Betriebsausgabe geltend machen. Eine ausführliche Aufstellung aller laufenden und einmaligen Kosten findest du im Kosten-Guide für Gastronomie-Kassensysteme.

KassenSichV und DSFinV-K: Was die Kasse dokumentieren muss

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) konkretisiert seit 2020, was die Paragrafen 146a und 146b AO in der Praxis verlangen. Sie ist die detaillierte Gebrauchsanweisung für rechtssichere elektronische Kassen.

Die sechs Kernanforderungen der KassenSichV

1. BSI-zertifizierte TSE für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme
2. Belegausgabepflicht für jeden Geschäftsvorfall
3. Kassenmeldepflicht beim Finanzamt (seit 2025)
4. Einzelaufzeichnungspflicht: jede Buchung digital und vollständig
5. Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre für steuerlich relevante Kassenunterlagen
6. DSFinV-K-Export für Betriebsprüfungen

DSFinV-K: Das Exportformat, das du nie selbst schreiben musst

DSFinV-K steht für „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“. Die aktuelle Version 2.3 gilt für alle Aufzeichnungen ab dem 1. Juli 2022. In der Praxis bedeutet das: Wenn ein Prüfer kommt, muss deine Kasse auf Knopfdruck ein Paket CSV-Dateien liefern, in denen jede einzelne Buchung mit Bon-ID, Datum, Bonnummer, Kassennummer, Bruttoumsatz und Steuersatz aufgelistet ist.

Das Finanzamt spielt diese Dateien in die Prüfsoftware IDEA ein und sucht automatisch nach Widersprüchen, Lücken und Unstimmigkeiten. Dein Kassensystem muss den Export beherrschen, du musst ihn nicht von Hand erstellen. Teste den Export trotzdem einmal selbst, bevor du ihn zum ersten Mal unter Druck brauchst.

Unveränderbarkeit und Stornos

Ein fundamentales Prinzip der KassenSichV lautet: einmal erfasst, nicht mehr gelöscht. Wenn ein Gast den Tiramisu zurückgehen lässt, darfst du den Bon nicht einfach löschen, sondern musst einen Storno buchen. Dieser Storno braucht Zeitstempel, Bediener und Begründung. Häufige undokumentierte Stornos sind ein rotes Flag bei jeder Betriebsprüfung.

Aufbewahrungsfristen seit 2025

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Fristen leicht entspannt:

Wichtig: Elektronisch erstellte Unterlagen müssen elektronisch und unveränderbar archiviert werden. Ein USB-Stick in der Schublade reicht nicht. Dein Anbieter sollte eine revisionssichere Archivierungslösung anbieten oder dir dokumentieren, wie du die Daten selbst manipulationssicher sicherst.

Kassenmeldepflicht seit 2025: So meldest du deine Kasse via ELSTER

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine aktive Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO. Jedes elektronische Kassensystem muss beim Finanzamt registriert werden. Die Meldung läuft über „Mein ELSTER“.

Was muss gemeldet werden?

Für jede Kasse brauchst du:

• Name und Steueridentifikationsnummer des Unternehmers
• Unternehmensbezeichnung und Adresse der Betriebsstätte
• Art des Kassensystems (Tablet, klassische Touchkasse, mobiles Terminal)
• Hersteller und Modell
• Seriennummer des Kassensystems (16 Zeichen hexadezimal)
• TSE-Seriennummer (64 Zeichen hexadezimal)
• BSI-Zertifizierungs-ID der TSE (neunstellig)
• TSE-Art (Hardware oder Cloud)
• Anschaffungs- und Inbetriebnahmedatum

Die TSE-Daten findest du auf der Verpackung der TSE, in der Systemdokumentation oder per QR-Code-Scan am Kassensystem. Einige Anbieter übertragen die Daten direkt aus dem Backend nach ELSTER, das spart viel Tipparbeit.

Fristen

Offene Ladenkassen und rein analoge Registrierkassen sind von der Meldepflicht ausgenommen.

Drei Wege zur Meldung

1. Direkteingabe in Mein ELSTER: Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“. Für Betriebe mit einer oder zwei Kassen am schnellsten.
2. XML-Upload in Mein ELSTER: Sinnvoll, wenn du mehrere Kassen gleichzeitig meldest (zum Beispiel eine Kette mit fünf Standorten).
3. Softwareübertragung via ERiC-Schnittstelle: Steuerberater und einige Kassenanbieter (etwa Vectron, JTL-POS) übertragen die Daten automatisch.

Bei Versäumnis drohen laut § 379 AO bis zu 25.000 € Bußgeld. Zusätzlich kann das Finanzamt Umsätze schätzen, wenn die Meldung fehlt.

GoBD und Verfahrensdokumentation: Was viele Gastronomen übersehen

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD) stammen aus einem BMF-Schreiben und regeln, wie elektronische Systeme Buchungsdaten führen müssen. Für die Gastronomie heißt das konkret:

• Vollständigkeit: Jede Transaktion muss erfasst sein, auch der 1,50 €-Espresso an den Stammgast.
• Unveränderbarkeit: Keine nachträglichen Löschungen, nur Stornos mit Protokoll.
• Zeitnahe Erfassung: Bareinnahmen täglich buchen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Nachvollziehbarkeit: „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt auch digital.
• Ordnung: Tagesabschlüsse (Z-Bons) fortlaufend nummeriert, ohne Lücken.

Die Verfahrensdokumentation, die fast immer fehlt

Verpflichtender Bestandteil der GoBD-Konformität ist die Verfahrensdokumentation. Das ist ein internes Handbuch, in dem du beschreibst, wie in deinem Betrieb mit der Kasse gearbeitet wird. Kassenanbieter liefern meistens eine Vorlage, aber die musst du auf deinen Betrieb anpassen. Genau das unterlassen die meisten Gastronomen.

Eine Verfahrensdokumentation besteht aus vier Teilen:

1. Allgemeine Beschreibung: Welches Kassensystem, welche Version, wer ist verantwortlich?
2. Anwenderdokumentation: Wie wird kassiert, wie werden Stornos, Rabatte, Trinkgeld, Tischzusammenlegungen und Bewirtungsbelege behandelt?
3. Technische Systemdokumentation: Hardware, Software, TSE-Konfiguration, Updates.
4. Betriebsdokumentation: Zugriffsrechte, Datensicherung, Archivierung, Änderungshistorie.

Fehlt die Verfahrensdokumentation bei einer Kassennachschau, kann das Finanzamt deine gesamte Buchführung verwerfen und Umsätze schätzen. In der Praxis führt das regelmäßig zu fünf- bis sechsstelligen Nachzahlungen und ist ein häufig unterschätztes Risiko.

Gastronomie-Spezifika

Bei elektronischen Systemen in der Gastronomie erwartet das Finanzamt außerdem:

• Abgebildeter Tisch- oder Raumplan
• Bonierung an Stationen (Küche, Bar, Dessert)
• Rechnungssplitting und Tischzusammenführung
• Dokumentierte Bewirtungsbelege
• GoBD-sichere Erfassung von Trinkgeld und Schichtabrechnung
• Nachvollziehbare Inventur und Schwund

Belegausgabepflicht (Bonpflicht): So setzt du sie richtig um

Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO gilt seit dem 1. Januar 2020. Jeder Kassiervorgang braucht einen Beleg, egal ob Espresso für 2,50 € oder Menü für 42 €. Die Technologie ist dir freigestellt: Papierbon, PDF per E-Mail, QR-Code auf dem Display oder App-Beleg sind alle erlaubt.

Was muss auf dem Beleg stehen?

• Name oder Firma des ausstellenden Unternehmens
• Datum und Zeitpunkt des Vorgangs
• Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen
• Transaktionsbetrag und Steueranteil
• Seriennummer des Kassensystems
• Transaktionsnummer der TSE
• Prüfwert (Signatur der TSE)

Dein Kassensystem sollte diese Felder automatisch befüllen. Wenn du dir nicht sicher bist, ob dein Bon alle Pflichtangaben enthält, halte einen aktuellen Bon neben die Liste und vergleich.

Muss der Gast den Bon mitnehmen?

Nein. Das Bundesfinanzministerium hat in seiner Belegpflicht-FAQ klargestellt: Du musst den Beleg anbieten, der Gast ist nicht verpflichtet, ihn mitzunehmen oder anzunehmen. Viele Betriebe stapeln nicht abgeholte Bons neben der Kasse und werfen sie abends weg, das ist rechtlich in Ordnung.

Ausnahmen und Befreiung

Befreiung ist möglich, aber selten genehmigt. Drei Konstellationen:

1. Offene Ladenkasse: Wer ausschließlich Geldschublade und handschriftlichen Kassenbericht nutzt, ist von der Bonpflicht automatisch ausgenommen.
2. Befreiungsantrag nach § 146a Abs. 2 Satz 2 AO: Bei „sachlicher oder persönlicher Härte“, etwa bei einem Imbiss mit extrem hohem Durchsatz an anonymen Kunden auf dem Wochenmarkt. Implementierungskosten allein reichen nicht als Grund. Das Finanzamt entscheidet im Einzelfall.
3. Automaten: Für Automatenwirtschaft gelten teilweise eigene Regeln.

Abschaffung der Bonpflicht ab 2027 (geplant)

Im Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD (April 2025) wurde vereinbart, die Bonpflicht abzuschaffen, im Gegenzug soll ab 2027 eine Registrierkassenpflicht für größere Betriebe kommen. Stand April 2026 gibt es aber noch keinen Gesetzestext und keinen verbindlichen Termin. Bis dahin gilt die Bonpflicht weiter.

Kassennachschau: Was passiert bei einer unangekündigten Prüfung?

Die Kassennachschau nach § 146b AO ist die wahrscheinlichste Form, in der du Kontakt mit dem Finanzamt zum Thema Kasse bekommst. Der Prüfer darf während der üblichen Geschäftszeiten ohne Ankündigung erscheinen. Gastronomie gilt als Schwerpunktbranche, d. h. eine Kassennachschau ist kein Zehnjahresereignis.

Was darf der Prüfer?

• Geschäftsräume, Grundstücke und geschäftlich genutzte Fahrzeuge betreten (aber nicht durchsuchen)
• Testkäufe durchführen, auch anonym und mit zeitlichem Abstand zur Hauptprüfung
• Das Kassensystem vorführen lassen
• Einsicht in alle Aufzeichnungen und die Kassenbuchführung verlangen
• Kopien von Belegen anfertigen
• DSFinV-K-Export und TAR-Dateien anfordern
• Kassensturz durchführen und das Bargeld mit dem Systembestand abgleichen

Was muss sofort bereitliegen?

Der Prüfer erwartet nicht, dass du alles per Dropbox zur Verfügung hast, aber Folgendes muss innerhalb kurzer Zeit zugänglich sein:

• Kassensystem mit aktiver, gültiger TSE
• Alle Z-Bons und X-Bons, lückenlos nummeriert
• Kassenbuch oder Kassenbericht, zeitnah geführt
• Verfahrensdokumentation inklusive Benutzerhandbuch
• ELSTER-Nachweis der Kassenmeldung
• DSFinV-K-Export auf Anfrage erzeugbar
• TSE-Zertifikat und Kassensystem-Handbuch

Praxis-Tipp: Benenn einen festen Ansprechpartner, der in deiner Abwesenheit alle Dokumente vorzeigen kann. Leg einen USB-Stick mit den wichtigsten Unterlagen ins Büro und plan einen separaten Raum ein, in dem der Prüfer ungestört arbeiten kann.

Mitwirkungspflicht

Nach § 146b Abs. 2 AO musst du dem Prüfer vollen Zugang gewähren und alle verlangten Daten bereitstellen. Verweigerung verschärft die Situation und kann dazu führen, dass die Kassennachschau in eine reguläre Außenprüfung übergeht. Dann gelten strengere Regeln und du verlierst unter anderem dein Recht auf Selbstanzeige.

Bußgelder und Sanktionen: Was bei Verstößen droht

Die Sanktionen sind gestaffelt, aber selbst am unteren Ende unangenehm. Paragraf 379 AO regelt die Bußgelder für Verstöße gegen Aufzeichnungs- und Kassenpflichten.

Konkrete Bußgeldsätze

Diese Bußgelder laufen zusätzlich zu steuerlichen Konsequenzen. Wiederholungstäter zahlen regelmäßig mehr.

Schätzungen, wenn die Buchführung verworfen wird

Das eigentlich teure Risiko liegt nicht im Bußgeld, sondern in der Verwerfung der Buchführung. Wenn das Finanzamt formale Mängel feststellt, darf es Umsätze schätzen. In der Gastronomie sind zwei Methoden üblich:

• 30/70-Methode: Aus dem Wareneinkauf (geschätzt 30 % vom Umsatz) errechnet der Prüfer den hypothetischen Umsatz (100 %).
• Branchenrichtsätze: Für Gastronomie gilt ein typischer Rohgewinnaufschlag von 200 bis 300 %.

Laut sevdesk.de liegen die durchschnittlichen Nachzahlungen bei Klein- und Kleinstbetrieben nach Betriebsprüfungen bei rund 17.300 €. Kritisch wird es, wenn der Prüfer einen Mangel auf Vor- und Folgejahre überträgt: Dann werden aus einem Jahresfehler schnell sechsstellige Gesamtforderungen.

Strafrechtliche Risiken

Wer sein Kassensystem aktiv manipuliert oder bewusst Umsätze verkürzt, bewegt sich im Strafrecht. Zwei Fälle, die durch die Presse gingen:

• Alfons Schuhbeck (2023): Das Landgericht München I verurteilte den Fernsehkoch zu 3 Jahren und 2 Monaten Haft wegen Steuerhinterziehung in Höhe von rund 2,3 Millionen €, begangen über ein manipuliertes Kassensystem.
• BGH-Fall Kiel (Dezember 2024): Ein chinesisches Buffetrestaurant wurde zu 2 Jahren und 10 Monaten Freiheitsstrafe plus Einziehung von 901.897 € verurteilt. Der BGH bestätigte die Verurteilung in wesentlichen Teilen.

Schon das wissentliche Zulassen von Kassenmanipulation durch Mitarbeiter kann als Beihilfe gewertet werden. Der Hinweis „mein Kellner war das“ schützt nicht.

Compliance-Checkliste: Ist mein Kassensystem rechtssicher?

Mit dieser Checkliste prüfst du in etwa 20 Minuten, ob dein Betrieb sauber aufgestellt ist. Jede Zeile solltest du guten Gewissens mit Ja beantworten können.

Was dein Kassensystem-Anbieter liefern muss

• BSI-Zertifizierungs-ID und TSE-Seriennummer für die ELSTER-Meldung
• DSFinV-K-Exportfunktion in Version 2.3 oder neuer
• Benutzerhandbuch und technische Systemdokumentation
• Support bei TSE-Ausfall (inklusive Herstellerbestätigung)

Was du selbst managen musst

• ELSTER-Meldung (An- und Abmeldung)
• Verfahrensdokumentation erstellen und aktuell halten
• Tägliche Kassenabschlüsse
• Z-Bons und Daten 8 bis 10 Jahre archivieren
• TSE-Zertifikatslaufzeit überwachen
• Kassennachschau-Mappe griffbereit halten

Ausnahmen und Sonderfälle (offene Ladenkasse, Foodtrucks, Automaten)

Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse ist in Deutschland weiterhin erlaubt, weil es keine generelle Registrierkassenpflicht gibt. Wer ausschließlich eine Geldschublade mit handschriftlichem Kassenbericht führt, ist von TSE-Pflicht und Bonpflicht ausgenommen. Die Bedingungen:

• Kein elektronisches Erfassungsgerät im Einsatz
• Nur Barzahlung, kein Kartenterminal an der Kasse
• Täglich handschriftlicher Kassenbericht mit retrograder Bestandsermittlung
• Alle Bareinnahmen und -ausgaben zeitnah (täglich) erfassen

In der Praxis ist die offene Ladenkasse für die meisten Gastronomen keine Option mehr. Das Finanzamt prüft diese Betriebe besonders kritisch, Kartenzahlung lässt sich kaum noch sinnvoll ausschließen, und bei Kassensturz-Abweichungen wird schnell geschätzt. Für einen kleinen Weinstand auf einem Straßenfest kann sie sinnvoll sein, für ein Café mit Tagesumsatz über 500 € nicht.

Foodtruck und Marktstand

Für mobile Betriebe gelten grundsätzlich dieselben Regeln wie stationär. Wenn du auf dem Weihnachtsmarkt mit Tablet-Kasse arbeitest, brauchst du TSE und musst melden. Cloud-TSE-Lösungen sind für mobile Betriebe praktisch, weil ein System für mehrere Standorte reicht. Theoretisch ist bei sehr geringem Umsatz und reinem Barverkauf noch eine offene Ladenkasse möglich, in der Praxis ist das aber kaum durchhaltbar. Die Betriebsstättenadresse ist Teil der ELSTER-Meldung, bei wechselnden Standorten sollte dir das dein Steuerberater dokumentieren.

Automatenwirtschaft

Snack- und Getränkeautomaten fallen teils unter eigene Regelungen. Ob ein Getränkeautomat in einer Bar oder einem Restaurant unter die KassenSichV fällt, ist nicht eindeutig aus den üblichen Quellen ableitbar. Wenn du einen solchen Automaten betreibst, frag deinen Steuerberater.

Geplante Änderungen ab 2027

Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD (April 2025) sieht zwei wichtige Änderungen ab dem 1. Januar 2027 vor:

1. Registrierkassenpflicht für größere Betriebe: Unternehmen mit mehr als einer bestimmten Jahresumsatzschwelle (in den Koalitionspapieren werden 100.000 € genannt) sollen verpflichtet werden, eine elektronische Kasse einzusetzen. Die offene Ladenkasse wäre für diese Betriebe dann keine Option mehr.
2. Wegfall der Bonpflicht: Im Gegenzug soll die Belegausgabepflicht abgeschafft werden.

Stand April 2026 gibt es dazu keinen Gesetzestext. Die konkrete Umsatzschwelle und die Frage, ob Barumsatz oder Gesamtumsatz zählt, werden im Gesetzgebungsverfahren 2026 festgelegt. Plan also mit dem Szenario, aber nicht mit festen Zahlen. Wer heute bereits eine elektronische Kasse betreibt, braucht sich um die Einführung der Registrierkassenpflicht ohnehin keine Gedanken zu machen.

Fazit: Was du jetzt konkret tun solltest

Sechs Punkte, die du abarbeiten kannst, ohne Jurist zu sein:

1. TSE prüfen: Hat deine Kasse eine gültige, BSI-zertifizierte TSE? Wann läuft das Zertifikat ab?
2. ELSTER-Meldung abhaken: Ist jede Kasse einzeln beim Finanzamt gemeldet? Hast du den Nachweis in der Ablage?
3. DSFinV-K-Testexport machen: Kann dein System auf Knopfdruck die CSV-Dateien erzeugen? Probier es einmal aus, bevor der Prüfer kommt.
4. Verfahrensdokumentation aktualisieren: Existiert sie, und beschreibt sie tatsächlich deinen Betrieb (nicht nur die Anbieter-Vorlage)?
5. Belegpraxis prüfen: Wird an jeder Kasse wirklich für jeden Vorgang ein Beleg erzeugt?
6. Kassennachschau-Mappe vorbereiten: Z-Bons, Kassenbuch, TSE-Zertifikat, ELSTER-Nachweis, Verfahrensdoku, Benutzerhandbuch. Alles an einem Ort.

Wenn du bei der Systemauswahl stehst, spart dir die richtige Entscheidung viel Arbeit. Cloud-TSE-Systeme wie ready2order bringen TSE-Konformität standardmäßig mit und übernehmen Updates automatisch. Klassische Touchkassen mit integrierter Hardware-TSE wie POSSUM sind für Betriebe sinnvoll, die Wert auf robuste Kassen-Hardware legen. Einen ausführlichen Vergleich findest du in unserem Überblick zu Kassensystemen für die Gastronomie.

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