Belegausgabepflicht 2026: Papier, digital und die neue E-Rechnungs-Regel

Kassensystemevergleich.deLetztes Update 25.06.2026 Lesezeit 1:40 Min.

Kurz gesagt: Die Belegausgabepflicht gilt weiter, du darfst den Beleg aber wahlweise digital oder auf Papier ausgeben.

Neu ab 2027: Wer eine E-Rechnung stellt, kann die Belegdaten darin integrieren, ein separater Kassenbeleg entfällt dann unter bestimmten Bedingungen.

Die Belegausgabepflicht beschäftigt Händler und Gastronomen schon seit ihrer Einführung. Der Bonberg an der Bäckertheke ist das bekannteste Symbol, aber die eigentliche Frage lautet: Muss es Papier sein, oder reicht auch ein digitaler Beleg? Und was bringt die jüngste Änderung der Kassensicherungsverordnung konkret?

Was verlangt die Belegausgabepflicht?

Nach Paragraf 146a Absatz 1 der Abgabenordnung muss dein Kassensystem für jeden Vorgang einen Beleg erstellen. Diesen Beleg musst du dem Kunden zur Verfügung stellen. Eine Mitnahmepflicht gibt es für den Kunden nicht. Die Pflicht liegt bei dir als Betrieb.

Papier oder digital?

Du hast die Wahl. Der Beleg darf elektronisch oder auf Papier ausgegeben werden. Ein digitaler Beleg, etwa per QR-Code, E-Mail oder App, setzt das Einverständnis des Kunden voraus. Das Einverständnis ist formfrei. Sobald der Kunde die Möglichkeit hat, den Beleg zu empfangen, gilt die Pflicht als erfüllt. Er muss ihn nicht aktiv annehmen.

Was ändert sich durch die neue Kassensicherungsverordnung?

Der Bundesrat hat am 19. Dezember 2025 der zweiten Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung zugestimmt, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt 2026. Die praktisch wichtigste Neuerung: Die Belegdaten nach Paragraf 6 der Kassensicherungsverordnung dürfen künftig in eine E-Rechnung integriert werden. Die E-Rechnung übernimmt dann die Belegfunktion, ein gesonderter Kassenbeleg entfällt.

Das gilt aber nur unter zwei Bedingungen: Alle erforderlichen Belegdaten müssen vollständig im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen, und die Rechnung muss dem Kunden übermittelt werden. Dieser Teil der Regelung tritt am 1. Januar 2027 in Kraft.

Was heißt das für dich?

Für das Tagesgeschäft ändert sich vorerst nichts: Beleg ausgeben, digital oder auf Papier, wie gehabt. Wer regelmäßig E-Rechnungen stellt, kann ab 2027 auf den separaten Kassenbeleg verzichten, wenn die Rechnungsdaten vollständig sind und die Rechnung den Kunden erreicht. Ob dein Kassensystem das bereits abbildet, fragst du am besten direkt beim Anbieter nach.

Häufige Fragen zur Belegausgabepflicht

Muss ich jedem Kunden einen Bon geben?

Du musst für jeden Vorgang einen Beleg erstellen und ihn dem Kunden zur Verfügung stellen. Ob der Kunde ihn mitnimmt, ist seine Entscheidung.

Reicht ein digitaler Beleg?

Ja, wenn der Kunde mit der elektronischen Bereitstellung einverstanden ist. Das Einverständnis ist formfrei, eine schriftliche Bestätigung brauchst du nicht.

Kann die E-Rechnung den Kassenbeleg ersetzen?

Ab dem 1. Januar 2027 ja, wenn alle Belegdaten vollständig im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen und die Rechnung dem Kunden übermittelt wird. Fehlt eine dieser Bedingungen, bleibt der separate Beleg Pflicht.