Gastronovi und die E-Rechnung: Was die Kasse wirklich kann (2026)

Von:

Christian Jansen
Letztes Update 14.07.2026

Kurz gesagt (Stand 2026): Gastronovi wirbt mit E-Rechnung, meint damit aber digitale Kassenbelege, keine B2B-E-Rechnung.

E-Rechnung empfangen: nein
E-Rechnung senden: nein (im Sinne von EN 16931)
DATEV: ja, zertifizierte Schnittstelle plus Buchungsdatenservice

Bei Gastronovi lohnt sich genaues Lesen: ein einziger Marketing-Satz weckt Erwartungen, die das System nicht erfüllt. Hier steht, was die Aussage „erfülle alle Anforderungen an die E-Rechnung ab 2025″ wirklich bedeutet und wie du die echte Pflicht trotzdem erfüllst.

Worum es bei der E-Rechnungs-Pflicht geht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Das Versenden wird gestaffelt Pflicht: ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) und hat mit einem digitalen Kassenbon nichts gemein.

Der Unterschied entscheidet über die Pflicht. Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern nur ein Bild einer Rechnung. Eine echte E-Rechnung trägt die Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format: XRechnung liefert reines XML, ZUGFeRD und das französische Pendant Factur-X betten dieses XML in ein sichtbares PDF ein. Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931. Für dich als Betrieb heißt das: Empfangen und lesen musst du beide Varianten können, und zwar seit Anfang 2025.

Der Punkt: Die Empfangspflicht gilt für dich schon heute, unabhängig von deiner Betriebsgröße. Auch ein kleines Restaurant, das selbst noch keine E-Rechnungen versenden muss, kann eine XRechnung von einem Lieferanten bekommen und muss sie korrekt entgegennehmen und aufbewahren.

Was kann Gastronovi bei der E-Rechnung?

Auf der Kassensystem-Seite steht: „Erstelle Belege digital, teile sie per QR-Code oder E-Mail und erfülle alle Anforderungen an die E-Rechnung ab 2025.“ Dieser Satz bezieht sich auf die digitale Bon-Ausgabe an Gäste, also auf den Beleg im B2C-Geschäft. Mit der B2B-E-Rechnung nach EN 16931 hat das nichts zu tun.

XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL tauchen auf keiner Gastronovi-Seite auf. Das Einkaufssystem verwaltet Wareneingänge, keine strukturierten Lieferantenrechnungen. Echte E-Rechnungen empfangen oder senden kann Gastronovi nicht.

„Der beworbene E-Rechnungs-Satz meint den digitalen Kassenbon für Gäste, nicht die strukturierte Rechnung an Geschäftskunden.“

Empfang: kein Eingangsrechnungs-Modul

Auf der Empfangsseite fehlt Gastronovi die passende Funktion komplett. Es gibt kein Modul, das eingehende Lieferantenrechnungen erfasst, prüft oder GoBD-konform archiviert. Das Einkaufssystem und die Warenwirtschaft decken einen anderen Prozess ab: Sie steuern Bestellungen, pflegen Einkaufspreise und buchen Wareneingänge. Eine strukturierte XRechnung deines Getränkelieferanten läuft dort nicht ein, und ein revisionssicheres Rechnungsarchiv entsteht dabei ebenfalls nicht. Für den Empfang und die Aufbewahrung deiner Eingangsrechnungen brauchst du also eine Lösung außerhalb von Gastronovi.

Senden: nur Kassenbelege, keine EN-16931-Rechnung

Auf der Sendeseite erzeugt Gastronovi Kassenbelege für Gäste, also klassische B2C-Bons per QR-Code oder E-Mail. Das ist genau der Beleg, auf den sich der Marketing-Satz bezieht. Eine strukturierte Ausgangsrechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD an einen Geschäftskunden kann das System dagegen nicht ausstellen. Sobald du also eine Firmen-Rechnung schreibst, etwa nach einem Catering-Auftrag, entsteht sie nicht in Gastronovi.

DATEV-Anbindung: gut für die Buchhaltung, kein Rechnungstransport

Anders sieht es bei DATEV aus: ein jährlich geprüftes DATEV-CSV-Format plus der DATEV Buchungsdatenservice mit Direktübertragung ins Rechenzentrum. Der Anbieter schreibt selbst: „Über den DATEV Buchungsdatenservice werden seitens Gastronovi Office keine Belegbilder und Stammdaten übermittelt.“ Die Brücke transportiert also Kassen-Buchungssätze, keine Rechnungen.

Das lässt sich leicht mit der E-Rechnung verwechseln, ist aber etwas anderes. Der Buchungsdatenservice sorgt dafür, dass deine Tagesumsätze aus der Kasse sauber und automatisch beim Steuerberater ankommen. Er ersetzt aber nicht den Weg, auf dem Eingangs- und Ausgangsrechnungen zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Die DATEV-Brücke ist eine Buchhaltungs-Anbindung für Kassendaten, kein E-Rechnungs-Kanal. Für deine Finanzbuchhaltung ist die zertifizierte Schnittstelle ein echter Vorteil, für die E-Rechnungs-Pflicht selbst löst sie nichts.

So erfüllst du die Empfangspflicht

Die B2B-E-Rechnung gehört bei Gastronovi in die Buchhaltung:

Empfang über eine zentrale E-Rechnungs-Mailbox des Steuerberaters (DATEV Unternehmen online) oder ein eigenständiges Tool wie sevdesk oder lexoffice.
Versand an Geschäftskunden, etwa bei Catering, ebenfalls aus der Buchhaltungssoftware als ZUGFeRD oder XRechnung.

Gastronovi liefert über den DATEV-Buchungsdatenservice die Kassenumsätze an den Steuerberater, wo sie mit den externen E-Rechnungen zusammenlaufen. Die Software blockiert nichts, löst die Pflicht aber auch nicht selbst.

Der konkrete Handlungspfad für deinen Betrieb

Damit die Empfangspflicht sauber erfüllt ist, arbeitest du am besten die folgenden Schritte ab:

Empfangskanal festlegen. Kläre mit deinem Steuerberater, ob eingehende E-Rechnungen über DATEV Unternehmen online zentral eingesammelt werden oder ob du ein eigenes Tool wie sevdesk oder lexoffice nutzt. Dort landen XRechnung und ZUGFeRD, werden lesbar dargestellt und GoBD-konform archiviert.
Lieferanten informieren. Gib deinen Geschäftspartnern eine E-Mail-Adresse oder ein Postfach, an das sie ihre E-Rechnungen schicken. Viele Lieferanten aus dem Gastro-Umfeld stellen längst auf strukturierte Formate um.
Kassendaten anbinden. Lass Gastronovi über den DATEV Buchungsdatenservice die Tagesumsätze automatisch an die Buchhaltung übergeben. So laufen Kassenumsätze und Eingangsrechnungen an derselben Stelle zusammen.
Bei Gastronovi den Stand erfragen. Frage im Support gezielt nach, ob ein Modul zum Empfang oder Versand strukturierter B2B-Rechnungen geplant ist. So bekommst du eine belastbare Auskunft statt einer Interpretation des Werbetexts.

Kurz gesagt: Die E-Rechnung ist bei Gastronovi eine Aufgabe der Buchhaltung, nicht der Kasse. Wer diesen Weg von Anfang an aufsetzt, erfüllt die Empfangspflicht ohne Lücke und ist für die spätere Versandpflicht schon vorbereitet.

Was 2027 und 2028 dazukommt

Sobald die Sendepflicht greift, erzeugst du B2B-Rechnungen über dein Buchhaltungstool. Gastronomiebetriebe mit Catering für Firmen sollten das frühzeitig einrichten, weil hier regelmäßig echte B2B-Rechnungen anfallen.

Der Zeitplan ist gestaffelt und hängt an deinem Vorjahresumsatz. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Umsatz E-Rechnungen versenden können, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle. Für ein einzelnes Restaurant oder Café ist das oft erst der spätere Termin, für größere Ketten und Catering-Betriebe kommt der frühere Stichtag schneller näher, als es wirkt. Weil Gastronovi das Versenden strukturierter Rechnungen aktuell nicht abbildet, bleibt dein Buchhaltungstool auch 2027 und 2028 der Ort, an dem diese Rechnungen entstehen.

Wenn dein Betrieb regelmäßig an andere Unternehmen fakturiert, lohnt es sich, den Versandweg nicht erst kurz vor dem Stichtag aufzusetzen. Ein eingespielter Prozess in sevdesk, lexoffice oder DATEV, der schon heute deine Firmen-Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung ausgibt, deckt die kommende Pflicht ab, ohne dass du in letzter Minute umstellen musst.

Wie sich Gastronovi im E-Rechnungs-Feld einordnet

Gastronovi ist als Gastro-Suite auf Kasse, Warenwirtschaft, Reservierung und Bezahlung ausgelegt, nicht auf den Austausch von B2B-Rechnungen. Damit steht der Anbieter nicht allein da: Viele reine Kassensysteme überlassen die E-Rechnung bewusst der Buchhaltung, statt ein eigenes Rechnungsmodul zu bauen. Die zertifizierte DATEV-Anbindung ist dabei ein handfester Pluspunkt, weil die Kassendaten sauber in die Buchhaltung fließen, wo die E-Rechnungen ohnehin zusammenlaufen. Der Werbetext zur E-Rechnung bleibt der einzige wirklich irreführende Punkt, weil er eine B2B-Fähigkeit suggeriert, die das Produkt nicht hat. Wer das weiß und den Empfang über die Buchhaltung organisiert, ist mit Gastronovi rechtlich auf der sicheren Seite.

Häufige Fragen

Erfüllt Gastronovi die E-Rechnungs-Pflicht, wie es wirbt?

Nur die Anforderung an digitale Kassenbelege wird erfüllt. Die B2B-E-Rechnungspflicht nach EN 16931 löst Gastronovi nicht selbst. Der Werbesatz bezieht sich auf den Bon per QR-Code oder E-Mail an deine Gäste, nicht auf strukturierte Rechnungen an Geschäftskunden.

Kann ich mit Gastronovi Lieferantenrechnungen empfangen?

Nein. Empfang und GoBD-Archivierung eingehender E-Rechnungen laufen über deine Buchhaltung. Gastronovi hat kein Eingangsrechnungs-Modul; das Einkaufssystem verwaltet Bestellungen und Wareneingänge, keine strukturierten Lieferantenrechnungen.

Kann ich mit Gastronovi schon heute XRechnungen empfangen?

Nein. Die Formate XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL werden von Gastronovi nicht unterstützt. Um XRechnungen zu empfangen und lesbar darzustellen, brauchst du DATEV Unternehmen online oder ein Buchhaltungstool wie sevdesk oder lexoffice.

Welche Rechnungsformate versendet Gastronovi?

Gastronovi versendet Kassenbelege für Gäste per QR-Code oder E-Mail, also B2C-Bons. Strukturierte Ausgangsrechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt das System nicht. Firmen-Rechnungen, etwa aus dem Catering, schreibst du über deine Buchhaltungssoftware.

Überträgt die DATEV-Brücke meine Rechnungen?

Nein. Sie überträgt Kassen-Buchungssätze, keine Belegbilder oder Stammdaten. Laut Gastronovi werden über den DATEV Buchungsdatenservice keine Belegbilder und Stammdaten übermittelt. Die Brücke ist eine Buchhaltungs-Anbindung für Kassendaten, kein E-Rechnungs-Kanal.

DATEV-zertifiziert, keine B2B-E-Rechnung