Gastronovi und die E-Rechnung: Was die Kasse wirklich kann (2026)

Von:

Christian Jansen
Letztes Update 9.09.2026

Kurz gesagt (Stand 2026): Gastronovi schreibt echte E-Rechnungen, kann sie aber nicht empfangen.

E-Rechnung senden: ja, als Factur-X 1.0 EXTENDED
E-Rechnung empfangen: nein, kein Eingangsrechnungs-Modul
DATEV: ja, zertifizierte Schnittstelle für Kassendaten (ein anderes Thema)

Bei Gastronovi lohnt sich genaues Hinsehen, weil zwei Dinge auseinanderfallen, die oft in einen Topf geworfen werden: Ausgangsrechnungen schreiben und Eingangsrechnungen verarbeiten. Das eine kann die Software, das andere nicht. Hier steht, was das für deine Pflichten bedeutet.

Worum es bei der E-Rechnungs-Pflicht geht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Das Versenden wird gestaffelt Pflicht: ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 und hat mit einem digitalen Kassenbon nichts gemein.

Der Unterschied entscheidet über die Pflicht. Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern nur ein Bild einer Rechnung. Eine echte E-Rechnung trägt die Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format: XRechnung liefert reines XML, ZUGFeRD und das französische Pendant Factur-X betten dieses XML in ein sichtbares PDF ein. Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931. Für dich als Betrieb heißt das: Empfangen und lesen musst du beide Varianten können, und zwar seit Anfang 2025.

Der Punkt: Die Empfangspflicht gilt für dich schon heute, unabhängig von deiner Betriebsgröße. Auch ein kleines Restaurant, das selbst noch keine E-Rechnungen versenden muss, kann eine XRechnung von einem Lieferanten bekommen und muss sie korrekt entgegennehmen und aufbewahren.

Was kann Gastronovi bei der E-Rechnung?

Die Antwort fällt in zwei Richtungen unterschiedlich aus. Rechnungen schreiben kann Gastronovi besser, als die eigene Website vermuten lässt. Anders sieht es beim Empfang von Lieferantenrechnungen aus: Dort fehlt die Funktion bewusst.

Senden: echte E-Rechnungen im Format Factur-X

Gastronovi erstellt Ausgangsrechnungen als Factur-X 1.0 EXTENDED. Das ist ein Hybrid-Format: Die Rechnung sieht aus wie ein normales PDF, trägt die Rechnungsdaten aber zusätzlich als strukturiertes XML in sich. Genau das verlangt das Gesetz. Das Profil EXTENDED enthält alle Pflichtfelder der EN 16931 und ergänzt sie um weitere für komplexere Abläufe. Die Norm ist damit erfüllt und nicht unterschritten. Praktisch heißt das: Wenn du nach einem Catering-Auftrag eine Rechnung an einen Geschäftskunden schreibst, entsteht sie in Gastronovi und liegt bereits im E-Rechnungsformat vor.

Woher wir das wissen: Diese Angabe stammt aus einer schriftlichen Auskunft von Gastronovi an unsere Redaktion vom 9. September 2026. Auf gastronovi.com selbst kommen die Begriffe Factur-X, ZUGFeRD und XRechnung nicht vor. Wir haben unsere frühere Einschätzung daraufhin korrigiert. Wenn die Funktion für deine Kaufentscheidung zentral ist, lass sie dir vor Vertragsschluss schriftlich bestätigen oder eine Musterrechnung zeigen.

Der Satz auf der Kassensystem-Seite, „erfülle alle Anforderungen an die E-Rechnung ab 2025″, meint übrigens etwas anderes: Er steht im Abschnitt über digitale Belege und bezieht sich auf den Bon per QR-Code oder E-Mail an deine Gäste. Die Fähigkeit zur B2B-Rechnung bewirbt Gastronovi an dieser Stelle gar nicht, sie ist trotzdem vorhanden.

Empfang: kein Eingangsrechnungs-Modul

Auf der Empfangsseite fehlt die passende Funktion komplett, und der Anbieter bestätigt das ausdrücklich. Es gibt kein Modul, das eingehende Lieferantenrechnungen erfasst, prüft oder GoBD-konform archiviert. Das Einkaufssystem und die Warenwirtschaft decken einen anderen Prozess ab: Bestellungen, Einkaufspreise und der Wareneingang laufen dort zusammen. Eine strukturierte XRechnung deines Getränkelieferanten kommt dort nicht an, ein revisionssicheres Rechnungsarchiv gibt es ebenso wenig.

„Wir verstehen uns nicht als Buchhaltungssoftware, sondern als Softwarelösung für gastronomische Prozesse und POS.“

Das ist eine bewusste Abgrenzung, kein Versäumnis. Gastronovi verweist für diesen Bereich auf Buchhaltungs- und Finanzlösungen, zu denen es teils Schnittstellen gibt. Für den Empfang und die Aufbewahrung deiner Eingangsrechnungen brauchst du also eine Lösung außerhalb der Kasse.

DATEV-Anbindung: Kassendaten, nicht Rechnungen

Die DATEV-Brücke ist ein eigenes Thema und sollte nicht mit der E-Rechnung vermischt werden. Gastronovi überträgt über ein jährlich geprüftes DATEV-Format und den Buchungsdatenservice die Kassenumsätze automatisiert ins DATEV-Rechenzentrum. Der Anbieter schreibt selbst: „Über den DATEV Buchungsdatenservice werden seitens Gastronovi Office keine Belegbilder und Stammdaten übermittelt.“

Kurz gesagt: Die Schnittstelle bringt deine Tagesumsätze sauber in die Finanzbuchhaltung. Ausgangsrechnungen im E-Rechnungsformat erstellst du davon unabhängig. Beides sind getrennte Wege, die nichts miteinander zu tun haben. Für Belegbilder aus Handkäufen und Bargeldauslagen hat Gastronovi eine Übertragung angekündigt, ein Termin steht noch nicht fest. Wir bewerten das erst, wenn es ausgeliefert ist.

So erfüllst du die Empfangspflicht

Der Rechnungseingang gehört bei Gastronovi in die Buchhaltung. Dafür brauchst du einen Kanal außerhalb der Kasse:

Empfang über eine zentrale E-Rechnungs-Mailbox des Steuerberaters (DATEV Unternehmen online) oder ein eigenständiges Tool wie sevdesk oder lexoffice.
Dort werden XRechnung und ZUGFeRD lesbar dargestellt und GoBD-konform archiviert.

Der konkrete Handlungspfad für deinen Betrieb

Damit die Empfangspflicht sauber erfüllt ist, arbeitest du am besten die folgenden Schritte ab:

Empfangskanal festlegen. Kläre mit deinem Steuerberater, ob eingehende E-Rechnungen über DATEV Unternehmen online zentral eingesammelt werden oder ob du ein eigenes Tool nutzt. Dort landen XRechnung und ZUGFeRD, werden lesbar dargestellt und revisionssicher abgelegt.
Lieferanten informieren. Gib deinen Geschäftspartnern eine E-Mail-Adresse oder ein Postfach, an das sie ihre E-Rechnungen schicken. Viele Lieferanten aus dem Gastro-Umfeld stellen längst auf strukturierte Formate um.
Kassendaten anbinden. Lass Gastronovi über den DATEV Buchungsdatenservice die Tagesumsätze automatisch an die Buchhaltung übergeben. So laufen Kassenumsätze und Eingangsrechnungen an derselben Stelle zusammen.
Ausgangsrechnungen prüfen. Lass dir im Gastronovi-Support zeigen, wo du Rechnungen an Geschäftskunden anlegst, und kontrolliere an einer Testrechnung, dass die PDF wirklich XML-Daten enthält. Viele Buchhaltungstools zeigen beim Import an, ob eine Datei als E-Rechnung erkannt wird.

Was 2027 und 2028 dazukommt

Für die Versandpflicht bist du mit Gastronovi grundsätzlich gerüstet. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden können, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Weil Gastronovi seine Ausgangsrechnungen bereits als Factur-X ausgibt, entsteht dabei kein Umstellungsbedarf, solange du deine Firmen-Rechnungen tatsächlich dort schreibst und nicht nebenher in Word.

Der spätere Termin betrifft vor allem das einzelne Restaurant oder Café, größere Ketten und Catering-Betriebe holt der frühere schneller ein, als es wirkt. Wenn dein Betrieb regelmäßig an andere Unternehmen fakturiert, lohnt es sich, den Weg jetzt einmal durchzuspielen, statt kurz vor dem Stichtag festzustellen, dass die Rechnungen bisher an der Kasse vorbeigelaufen sind.

Wie sich Gastronovi im E-Rechnungs-Feld einordnet

Gastronovi steht damit besser da als der Großteil des Felds. Die meisten Kassensysteme im Vergleich erzeugen überhaupt keine strukturierten Ausgangsrechnungen und überlassen das komplett der Buchhaltung. Dass die Rechnung an den Catering-Kunden direkt aus der Gastro-Software kommt und schon im richtigen Format vorliegt, spart einen Medienbruch.

Die Lücke bleibt der Rechnungseingang, und die teilt Gastronovi mit fast allen Wettbewerbern: Ein Modul für Lieferantenrechnungen samt revisionssicherem Archiv baut in diesem Marktsegment kaum jemand. Zusammen mit der zertifizierten DATEV-Anbindung heißt das für dich: Ausgangsrechnungen und Kassendaten laufen über Gastronovi, der Eingang und das Archiv über deine Buchhaltung. Wer das so aufsetzt, erfüllt die Pflichten ohne Lücke.

Häufige Fragen

Kann Gastronovi E-Rechnungen erstellen?

Ja. Gastronovi erzeugt Ausgangsrechnungen im Format Factur-X 1.0 EXTENDED, bei dem die strukturierten XML-Daten in der Rechnungs-PDF eingebettet sind. Das Profil erfüllt die Anforderungen der EN 16931. Die Angabe stammt aus einer schriftlichen Auskunft des Anbieters, auf der Website ist sie nicht dokumentiert.

Kann ich mit Gastronovi Lieferantenrechnungen empfangen?

Nein. Empfang und GoBD-Archivierung eingehender E-Rechnungen laufen über deine Buchhaltung. Gastronovi hat kein Eingangsrechnungs-Modul; das Einkaufssystem verwaltet Bestellungen und Wareneingänge, keine strukturierten Lieferantenrechnungen.

Kann ich mit Gastronovi eine Catering-Rechnung an eine Firma schreiben?

Ja. Rechnungen an Geschäftskunden, etwa nach einem Catering-Auftrag, lassen sich in Gastronovi erstellen und liegen im E-Rechnungsformat vor. Für den umgekehrten Weg, also die Rechnung deines Lieferanten an dich, brauchst du weiterhin ein Buchhaltungstool.

Was bedeutet der Werbesatz zur E-Rechnung auf der Gastronovi-Seite?

Der Satz „erfülle alle Anforderungen an die E-Rechnung ab 2025″ steht im Abschnitt über digitale Belege und meint den Bon per QR-Code oder E-Mail an deine Gäste. Die Fähigkeit zur strukturierten B2B-Rechnung ist davon unabhängig und wird an dieser Stelle nicht beworben.

Überträgt die DATEV-Brücke meine Rechnungen?

Nein. Sie überträgt Kassen-Buchungssätze, keine Belegbilder oder Stammdaten. Laut Gastronovi werden über den DATEV Buchungsdatenservice keine Belegbilder und Stammdaten übermittelt. Die Brücke ist eine Buchhaltungs-Anbindung für Kassendaten und hat mit dem E-Rechnungsformat deiner Ausgangsrechnungen nichts zu tun.

E-Rechnung senden ja, empfangen nein

Gastronovi

ab 40,90 €

Gastronovi erstellt Ausgangsrechnungen als Factur-X 1.0 EXTENDED und ist damit für die Versandpflicht gerüstet. Eingehende Lieferantenrechnungen verarbeitet die Software nicht, dafür bleibt die Buchhaltung zuständig.

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