Kassensystem Gastronomie Kosten: Was du wirklich bezahlst (2026)

Von: Christian Jansen
Letztes Update 19.05.2026

Gastronomie

Was ein Kassensystem für die Gastronomie wirklich kostet

Die Angebote der Anbieter versprechen gerne „ab 29 € pro Monat“ oder „0,59 Prozent Transaktion“. Am Monatsende steht dann eine ganz andere Zahl auf deinem Kontoauszug. Der Grund: Ein Kassensystem besteht nicht aus einem Preis, sondern aus fünf Kostenblöcken, die sich gegenseitig verschieben. Software, Hardware, Kartenzahlung, TSE und Support rechnen sich jeweils anders, und der günstigste Software-Tarif kann in Kombination mit teuren Transaktionsgebühren am Ende zum teuersten Komplettpaket werden.

Dieser Leitfaden schlüsselt alle fünf Blöcke einzeln auf. Jede Zahl in diesem Artikel ist in unseren Fact-Checks vom April 2026 verifiziert, mit Quelle und Abrufdatum. Keine Marketing-Richtwerte, keine gerundeten Wunschpreise, keine „typischen Marktpauschalen“. Wenn wir einen Preis nicht belegen können, steht er hier als „auf Anfrage“ und nicht als Zahl.

Am Ende rechnen wir fünf praxisnahe Szenarien durch: kleines Café, Imbiss, Restaurant mit 40 Plätzen, Bar mit gutem Kartenumsatz und Multi-Location-Betrieb. Dort siehst du schwarz auf weiß, was dein Setup über drei Jahre wirklich kostet. Wenn du unseren Gastronomie-Kassensystem-Überblick schon gelesen hast, kennst du die Anbieter. Hier geht es ausschließlich um Zahlen.

Die fünf Kostenblöcke auf einen Blick

Bevor wir ins Detail gehen, hier die Range, in der sich ein Gastronomie-Betrieb 2026 bewegt. Die Werte decken den typischen Gastro-Alltag ab, vom Imbissstand bis zum 40-Plätze-Restaurant.

Eine knappe Einordnung zum Mitnehmen: Die Software liegt meistens zwischen 29 und 90 € pro Monat. Die Hardware kostet einmalig 150 bis 2.500 €, je nachdem ob du mit iPad und Bluetooth-Drucker startest oder eine vollausgestattete All-in-One-Kasse mit EC-Cash-Terminal kaufst. Die Transaktionsgebühren für Kartenzahlung reichen von 0,59 Prozent (POSSUM GOLD ab 25.000 € Umsatz) bis 1,75 Prozent (orderbird MINI), die TSE kostet entweder einmalig 200 bis 240 € oder laufend 4 bis 16 € pro Monat. Support ist bei den meisten Anbietern im Abo inklusive.

Ein Hinweis zur POSSUM-Zeile mit den 0,59 Prozent: Diese Zahl gilt nur im GOLD-Paket ab 25.000 € Kartenumsatz pro Monat mit einer Mindestservicegebühr von 199 €. Für einen kleinen Café-Betrieb mit 2.000 € Kartenumsatz pro Monat greift dagegen das STARTER-Paket mit 0,99 Prozent Debit und 1,99 Prozent Kredit. Übrigens staffelt auch Lightspeed Payments seine Konditionen, allerdings nur über individuelle Jahresverträge und weniger transparent. Mehr zu den POSSUM-Tarifen im Kapitel zu den Kartenzahlungsgebühren weiter unten.

Software-Kosten im Detail

Die Software ist der Block, der monatlich zuverlässig von deinem Konto abgeht. Hier lohnt sich der genaue Blick, weil die Unterschiede zwischen „Basis“ und „Gastro-Paket“ bei manchen Anbietern 60 Prozent des Preises ausmachen.

Die günstigste Gastro-taugliche Software ist speedy kasse mit 19 € pro Monat und Gerät bei einer Mindestvertragslaufzeit von zwei Monaten. Danach monatlich kündbar. ready2order startet bei 35,90 € für die Basis. Wer Tischplan, Funkbonierung, Gangsteuerung, Happy Hour und Split-Funktion nutzen will, kommt mit dem Gastro-Paket auf zusätzlich 23,90 € im Monat. Mit Cloud-TSE (15,90 €) landet ready2order im Vollausbau bei 75,70 € pro Monat pro Gerät.

POSSUM bietet zwei Abo-Varianten: Das Jahresabo kostet 39 € pro Monat für das Hauptgerät, das Monatsabo liegt bei 49 €. Ein Verbundgerät oder Handheld wird mit 15 € pro Monat (Jahresabo) bzw. 19 € (Monatsabo) berechnet. POSSUM ist seit 2026 kein reines Einmalkauf-System mehr, das Abomodell ist Pflicht. Dafür sind Support, Vor-Ort-Installation und Schulung inklusive. Die DATEV-Schnittstelle kostet 25 € pro Monat zusätzlich, die Lieferdienstschnittstelle gleich viel.

Tillhub liegt bei 29,80 € pro Gerät und Monat, inklusive TSE. Das Gastro-Paket ist auf Anfrage. Gastronovi startet bei 59 € pro Monat für die Basis, das Kassenbuch ist mit 19 € zusätzlich zu kalkulieren. Mit Cloud-TSE (14 € pro Monat) landet das Minimal-Setup bei 73 € pro Monat. Der Multi-Location-Ausbau liegt laut Marktbeobachtung bei zusätzlich etwa 99 € pro Monat pro Standort.

Vectron hat mit dem Smart POS 7 einen App-Tarif für 39,90 € pro Monat. Lightspeed startet bei 89 € (Basic), Core liegt bei 159 €, der Pro-Tarif mit Click & Collect, Delivery und UberEats bei 249 €. Zusätzliche Terminals schlagen mit 49 € pro Monat zu Buche. SumUp arbeitet mit zwei unabhängigen Plus-Abos: Das Kostenlose Kassensystem ist kostenfrei in der Software, die Kassensoftware Plus (39 € pro Monat) ergänzt Gastro-Funktionen wie Tischverwaltung, Raumpläne, Bestelltickets und die DATEV-Integration, die Zahlungen Plus (19 € pro Monat) reduziert das Disagio auf 0,79 Prozent für Standard-Karten (Details im Kartenzahlungs-Kapitel). orderbird PRO startet als Standardpreis bei 119,90 € pro Monat (Paket S, 1 Geräte-Lizenz, 12-Monats-Laufzeit). Wer gleichzeitig die orderbird-Kartenzahlung bucht, zahlt 99,90 € pro Monat (Konditionalpreis laut Sternchen-Fußnote auf der Anbieter-Preisseite). Paket M liegt bei 159,90 € Standardpreis bzw. 139,90 € konditional, Paket L bei 199,90 € bzw. 169,90 €. Der schlankere orderbird MINI ist ein All-in-One-Gerät mit 1,75 Prozent Disagio: Hardware einmalig 399 €, dazu die Lizenz mit drei Optionen (39 € pro Monat im Monatstarif, 348 € Einmalzahlung für 12 Monate, 1.299 € Einmalzahlung für 60 Monate). ETRON onRetail bietet vier Pakete bei jährlicher Abrechnung: Kasse Start ab 29 €, Kasse Pro 54 €, Kasse & WaWi 109 € und die All-in-one-Variante inkl. Onlineshop 169 € (Stand April 2026, alle Preise zzgl. MwSt., Quelle etron.de/preise und orderbird.com/de/preise-gastronomie-kassensystem).

Die Zusatzmodule entscheiden oft mehr als der Basispreis. DATEV-Export über 25 € pro Monat (POSSUM), digitaler Beleg eBon für 7,90 bis 9,90 €, Kassenbuch-Modul für 13,90 bis 19 €, Lieferdienstschnittstelle für 25 €. Wer bei ready2order Lieferando und UberEats über Deliverect anbinden will, zahlt 49 bis 99 € zusätzlich pro Monat. Rechne diese Extras realistisch mit, bevor du den Vertrag unterschreibst.

Hardware-Kosten: Einmalkauf, Abo oder Leasing

Bei der Hardware entscheidet sich, ob dein Einstieg bei 300 € liegt oder bei 2.500 €. Drei Szenarien sind typisch: Du bringst eigene Hardware mit (iPad-basiert), du kaufst eine Gastro-Station beim Anbieter, oder du least die komplette Ausstattung beim Fachhandel.

Die günstigste Lösung ist das eigene iPad plus ein Bluetooth-Kartenleser. Ein iPad der 11. Generation (2025) kostet bei Apple 379 bis 399 €, bei Geizhals ab 332 €. Refurbished-Geräte der 9. oder 10. Generation bekommst du ab 150 bis 300 €, der Apple Refurbished Store startet bei 79 € für ältere Modelle. Für den Gastro-Alltag reicht Refurbished vollkommen, die Kassensoftware braucht keine Bleeding-Edge-Hardware.

Die Anbieter-Hardware liegt deutlich höher. ready2order verkauft die readyMini für 279 €, die readyGo (Handheld mit LTE und 8 Stunden Akku) für 369 €, das readyTab für 649 € und die readyMax 2 als stationäre Thekenkasse ab 999 € (die Variante mit abnehmbarem Kundendisplay liegt bei 1.199 €). Zusätzlich fällt eine Aktivierungsgebühr von 99 € pro Kassengerät an.

POSSUM hat vier aktuelle Gerätegrößen. Die POSSUM5 Lite kostet als Verbundgerät 149 € einmalig plus 15 € pro Monat Verbundlizenz und nutzt die TSE der angebundenen Hauptkasse. Als eigenständiges Hauptgerät liegt sie bei 849 € plus 39 € pro Monat Software. Die stationäre POSSUM10 (10,1 Zoll All-in-One) kostet 999 €, die POSSUM16 G2DS (15,6 Zoll) 1.399 € und die High-Speed-Variante HEGA7116 (15,6 Zoll mit externem Bondrucker) 1.499 €. In den stationären POSSUM-Geräten ist die Hardware-TSE (Swissbit oder Bundesdruckerei, BSI-zertifiziert nach TR-03153, 5 Jahre) bereits enthalten. Bei der POSSUM5 Lite im Verbundbetrieb läuft die TSE über die Hauptkasse, bei der POSSUM5 Lite Standalone ist eine eigene Hardware-TSE enthalten.

Vectron bietet den Mobile POS M4 Pay als mobile All-in-One-Android-Lösung für rund 550 €. Ein vollständiges Vectron-Komplettsystem über den Fachhandel liegt laut unserer Recherche ab etwa 5.200 € einmalig oder ab 129 € pro Monat im Leasing, die genauen Konditionen sind händlerabhängig.

Die Einzelkomponenten haben klare Marktpreise. Ein Epson-Bondrucker (TM-m30III) mit Ethernet und USB kostet zwischen 234 und 280 €, mit WLAN und Bluetooth zwischen 320 und 357 €. Ein Star TSP654II liegt bei etwa 209 bis 260 €. No-Name-Thermodrucker gibt es ab 80 €, für den professionellen Gastro-Einsatz mit Küchenbondruck empfehlen wir den Markengerät-Bereich.

Eine Kassenschublade im Gastro-Standard (4 oder 5 Fächer) kostet 60 bis 130 €. Budget-Modelle unter 50 € funktionieren, aber Schloss-Qualität und Hersteller-Garantie sind schwächer. Ein Barcode-Scanner liegt je nach Technik zwischen 40 € (1D kabelgebunden) und 180 € (2D mit QR-Code-Fähigkeit). Für eine Bäckerei mit vorverpackten Produkten reicht 1D, wer QR-basierte Loyalty-Programme oder digitale Bons nutzt, braucht 2D.

Wer mit einem Kitchen Display System arbeitet, kalkuliert für das KDS-Touchdisplay zwischen 300 und 800 € je Bildschirm. Sinnvoll ab Restaurants mit eigener Küche und parallel laufenden Tickets, weil Papier-Bons im Mittagsstress regelmäßig untergehen. Bei POSSUM ist die KDS-Funktion bereits in der Hauptsoftware enthalten, das Display kann auf einem zweiten Tablet oder Monitor laufen.

Kartenzahlung und Transaktionsgebühren

Hier liegt für viele Gastro-Betriebe der größte Kostenhebel. Wer 15.000 € Kartenumsatz pro Monat abwickelt, zahlt je nach Anbieter zwischen 99 und 210 € pro Monat nur für die Kartenzahlung. Die 1,11 Prozent Unterschied zwischen der günstigsten und der teuersten Lösung summieren sich über ein Jahr auf mehr als 2.000 €.

Die Flat-Tarife sind einfach zu rechnen. SumUp berechnet im Standard-Tarif 1,39 Prozent auf alle Kartenarten (Debit, Kredit, American Express, Premium-Karten), ohne Grundgebühr und ohne Laufzeit. Wer die Disagio-Quote senken will, bucht zusätzlich das Zahlungen-Plus-Abo für 19 € pro Monat: Standard-Karten (Visa/Mastercard Debit, Maestro, Girocard via Co-Badging) laufen dann mit 0,79 Prozent, American Express und Premium-Karten bleiben bei 1,39 Prozent. Der rechnerische Wechselpunkt zwischen Standard und Zahlungen Plus liegt bei rund 3.500 € Kartenumsatz pro Monat. Wichtig: Die 39 €-Kassensoftware-Plus ist ein separates Software-Abo für Gastro-Features und ändert das Disagio nicht.

Zettle by PayPal liegt ebenfalls bei 1,39 Prozent, der Reader 2 kostet für Neukunden 29 € zzgl. MwSt. (regulär 79 €), das Shop-Kit 229 €. myPOS ist bei Girocard-Schwerpunkt die günstigere Alternative mit 0,90 Prozent bis 10.000 € pro Monat, darüber individuell. CCV bietet ein Mobile-POS-Free-Modell mit 0,9 Prozent pro Transaktion ohne Terminalmiete, die Premium-Variante mit Profi-Terminal kostet 11,90 € pro Monat über 24 Monate plus einen einmaligen Endbetrag im 25. Monat.

readyPay, der hauseigene Payment-Service von ready2order, liegt bei 1,23 Prozent flat, ist in den readyGo-Geräten bereits integriert und benötigt kein separates Terminal. Lightspeed Payments arbeitet mit einem Staffelmodell: Mit Jahresvertrag liegst du bei 0,9 Prozent plus 0,10 € pro Debit-Transaktion und 1,9 Prozent plus 0,10 € pro Kredit-Transaktion. Die Standardrate ohne Verhandlung geht bis 2,6 Prozent.

POSSUM-Staffel im Detail: wann welcher Tarif greift

POSSUM staffelt seine Kartenzahlungs-Konditionen am monatlichen Kartenumsatz, ähnlich wie Lightspeed Payments bei verhandelbaren Jahresverträgen, nur transparent in vier Paketen ausgewiesen. Die 0,59 Prozent Debit, die in Werbeplatzierungen häufig genannt werden, gelten ausschließlich im GOLD-Paket ab 25.000 € Kartenumsatz pro Monat. Welche Zahl du wirklich zahlst, hängt davon ab, welches Paket zu deinem Volumen passt. Stand April 2026:

• STARTER (Einstieg, keine Monatsgebühr): 0,99 Prozent Debit, 1,99 Prozent Kredit
• PRO (ab 3.000 € Kartenumsatz pro Monat, 6 € Monatsgebühr): 0,79 Prozent Debit, 1,49 Prozent Kredit
• SILVER (ab 10.000 € Kartenumsatz pro Monat, 99 € Mindestservicegebühr): 0,65 Prozent Debit, 1,29 Prozent Kredit
• GOLD (ab 25.000 € Kartenumsatz pro Monat, 199 € Mindestservicegebühr): 0,59 Prozent Debit, 0,99 Prozent Kredit

Bei STARTER, SILVER und GOLD fällt zusätzlich eine einmalige Einrichtungsgebühr von 60 € für die Kartenzahlung an. Im PRO-Paket entfällt diese Setup-Gebühr.

Die Mindestservicegebühr bedeutet: Wenn deine tatsächlichen Transaktionskosten im Monat unter dem Mindestbetrag liegen, zahlst du trotzdem den Mindestbetrag. Oberhalb zahlst du die tatsächlichen Transaktionskosten. Ein Beispiel: Bei 15.000 € Kartenumsatz im SILVER-Paket mit einem typischen 80/20-Mix aus Debit und Kredit liegst du bei rund 117 € Transaktionskosten, das ist mehr als die 99 € Mindestservicegebühr, also wird nach tatsächlicher Nutzung abgerechnet.

Für dich heißt das: Wenn du ein kleines Café mit 2.000 € Kartenumsatz pro Monat betreibst, greift für dich STARTER mit 0,99 Prozent Debit und 1,99 Prozent Kredit. Im SumUp-Standard-Tarif zahlst du 1,39 Prozent flat ohne Grundgebühr (für dieses Volumen rechnerisch günstiger), mit dem Zahlungen-Plus-Abo (19 € pro Monat) sogar nur 0,79 Prozent auf Standard-Karten. Ein pauschales „POSSUM ist mit 0,59 Prozent am günstigsten“ ist in diesem Volumen schlichtweg falsch.

Erst ab 10.000 € Kartenumsatz pro Monat zieht POSSUM im SILVER-Paket spürbar davon. Ab 25.000 € Kartenumsatz greift dann das GOLD-Paket mit 0,59 Prozent Debit, allerdings mit 199 € Mindestservicegebühr. Für Restaurants, Bars oder Multi-Location-Betriebe mit entsprechendem Volumen ist das ein echter Kostenvorteil, für typische kleine Gastro-Betriebe hingegen nicht.

Wer seinen Kartenumsatz pro Monat kennt, kann die richtige Lösung schnell eingrenzen. Unter 3.500 € Kartenumsatz ist der SumUp-Standard-Tarif mit 1,39 Prozent meist günstiger als das Zahlungen-Plus-Abo. Ab 3.500 € Kartenumsatz lohnt das Zahlungen-Plus rechnerisch, ab 10.000 € wird POSSUM SILVER attraktiv, ab 25.000 € Monat ist POSSUM GOLD kaum zu schlagen. Wer seinen Payment-Anbieter unabhängig vom Kassensystem wählen will, schaut sich myPOS oder CCV mit ihren Free-Tarifen an. Vergleiche zu den einzelnen Anbietern findest du in unseren ausführlichen Tests: ready2order für die Gastronomie, POSSUM für die Gastronomie, Lightspeed für die Gastronomie und SumUp für die Gastronomie.

So funktioniert der Kostenvergleich:

Gib‘ unten ein:

• Deinen monatlichen Umsatz.
• Den Anteil der Kartenzahlungen an allen Zahlungen (bei Unsicherheit empfehlen wir den vorgegebenen Wert).
• Den durchschnittlichen Warenkorb/Bon in deinem Geschäft.

Klicke auf „Vergleichen“. Fertig!

TSE: Cloud-Abo oder Hardware-Stick

Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist seit 2020 Pflicht für jedes Kassensystem in Deutschland. Du hast zwei Optionen: eine Hardware-TSE (USB-Stick) einmalig kaufen, oder eine Cloud-TSE monatlich abonnieren. Die Gesamtkosten unterscheiden sich deutlich.

Die Hardware-TSE läuft klassisch als USB-Stick. Swissbit bietet die TSE mit 8 GB Speicher und 5 Jahren Zertifikatslaufzeit zwischen 200 und 240 €. Epson liegt mit 219 bis 240 € auf ähnlichem Niveau. Diebold Nixdorf ist ein Sonderfall mit 7-Jahres-Zertifizierung, Preis nur auf Anfrage beim Fachhandel. Ein Support- und Installationspaket für die TSE wird im Markt mit zusätzlichen 50 bis 200 € angeboten, ist aber nicht zwingend.

Die Cloud-TSE läuft als monatliches Abo. fiskaly ist der Marktführer und nennt API-Preise nur auf Anfrage (Kontakt über fiskaly.com), Partner wie efsta bündeln fiskaly ab 6 € pro Monat bei Jahresbindung. Epson bietet eine eigene Cloud-TSE ab 3,89 € pro Monat. In Kassensystemen integriert: ready2order berechnet 15,90 € pro Monat, Gastronovi 14 €, Tillhub bietet die TSE im Basispreis von 29,80 € pro Gerät bereits inklusive.

Rechne dir die 5-Jahres-Kosten aus, dann wird der Unterschied sichtbar. Eine Hardware-TSE Swissbit für 220 € einmalig kostet über 5 Jahre nur 44 € pro Jahr oder 3,67 € pro Monat. Eine Cloud-TSE für 8 € pro Monat liegt im gleichen Zeitraum bei 480 €. Wer bei ready2order die integrierte Cloud-TSE für 15,90 € pro Monat nutzt, zahlt über 5 Jahre 954 €. POSSUM ist die Ausnahme: Die Hardware-TSE ist bereits in jedem POSSUM-Gerät ab Werk integriert, ohne Aufpreis.

Ein wichtiger Hinweis zum BSI-Zyklus: Das Standard-TSE-Zertifikat läuft 5 Jahre. Nach Ablauf muss die TSE ausgetauscht oder rezertifiziert werden. Das hat sich im Markt eingebürgert, auch wenn ältere Quellen gelegentlich von 7 Jahren sprechen. Die 7 Jahre gelten nur für den Diebold-Nixdorf-Sonderfall. Wer eine Swissbit- oder Epson-TSE kauft, sollte den Austausch im 5. Jahr einplanen.

Die Entscheidung zwischen Cloud und Stick ist nicht nur eine Kostenfrage. Cloud-TSE funktioniert nur, wenn dein Kassensystem online ist, was für einen Foodtruck auf einem Festival oder eine Bar mit schwachem WLAN ein echtes Problem werden kann. Hardware-TSE läuft offline weiter. Bei POSSUM entfällt diese Abwägung, weil die integrierte Hardware-TSE auch ohne Internetverbindung funktioniert. Für Betriebe mit instabiler Netzwerkanbindung ist das ein handfester Unterschied im Tagesbetrieb.

Wartung und Support

Der Support ist bei den meisten Cloud-Anbietern bereits im Abo enthalten. Für einen kleinen Betrieb heißt das oft: Der Telefon- und Chat-Support ist abgedeckt, ohne dass separate Kosten anfallen. Bei klassischen Fachhandelslösungen wie Vectron sieht das anders aus.

Bei ready2order ist der deutschsprachige Support im Basis-Abo enthalten, eine separate Wartungspauschale wird nicht berechnet. Schulung und Einrichtung laufen im Self-Service. Wer Lieferando über die Deliverect-Middleware anbinden will, zahlt 49 bis 99 € pro Monat zusätzlich. POSSUM geht hier deutlich weiter: 365-Tage-Support per Telefon, Chat und E-Mail, Vor-Ort-Installation und Schulung sind im Kauf- oder Abopreis enthalten. Nur die DATEV-Schnittstelle schlägt mit 25 € pro Monat (Jahresabo) oder 30 € (Monatsabo) extra zu Buche.

Tillhub bietet im Basispreis von 29,80 € bereits 24/7-Support. Die DATEV- und Steuerberater-Exporte sind im Standard enthalten. Lightspeed liefert ab dem Basic-Tarif von 89 € den 24/7-Chat- und Telefon-Support mit. Eine Onboarding-Pauschale liefert Lightspeed nur im individuellen Angebot, die typische Einrichtungszeit liegt bei 2 bis 6 Wochen. Gastronovi ist TÜV-zertifiziert, der Support ist im Abo enthalten, die Einrichtungspauschale nicht öffentlich.

SumUp hat einen schwächeren Support-Rahmen. Der Service ist Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr erreichbar, 24/7 gibt es nicht. Das Onboarding läuft im Self-Service, eine persönliche Schulung ist nicht im Angebot. Dafür gibt es eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie auf Hardware. Für einen kleinen Imbiss oder Foodtruck mit einfachen Abläufen ist das ausreichend, für eine komplexe Restaurantinstallation nicht.

Vectron läuft komplett über das Fachhandelsmodell. Wartung, Installation und Support laufen über den lokalen Vectron-Fachhändler. Die Pauschalen sind händlerabhängig und werden im jeweiligen Vectron-Fachhandelsangebot kalkuliert. Typische Vertragsgestaltungen im Fachhandel reichen von 50 bis 150 € pro Monat Wartungspauschale, je nach Setup-Größe. Wer Vectron kauft, sollte die Wartungskosten beim Händler explizit erfragen, bevor er unterschreibt.

Fünf Praxis-Szenarien mit 3-Jahres-TCO

Jetzt rechnen wir konkret durch, was typische Gastronomie-Betriebe in 3 Jahren (36 Monate) ausgeben. Wir nehmen Hardware einmalig, Software über 36 Monate und Transaktionskosten basierend auf einem realistischen Kartenumsatz. Zusatzmodule zeigen wir, wo relevant.

Szenario 1: Kleines Café mit Thekenverkauf

Szenario 2: Imbiss mit hohem Durchsatz

Szenario 3: Restaurant mit 40 Plätzen

Szenario 4: Bar mit 15.000 € Kartenumsatz

Szenario 5: Multi-Location mit drei Standorten

Mieten, Kaufen oder Leasen: Was passt wofür

Die Finanzierungsfrage kommt oft erst am Ende des Auswahlprozesses und wird dann zu schnell entschieden. Dabei macht der Unterschied zwischen Kauf, Abo und Leasing je nach Betriebsform mehrere tausend Euro aus.

Der Einmalkauf lohnt sich, wenn du Hardware langfristig nutzt und die Liquidität nicht knapp ist. POSSUM-Geräte haben einen typischen Lebenszyklus von 5 bis 7 Jahren, die Amortisation gegenüber einem Abomodell tritt meist nach 2 bis 3 Jahren ein. Der Nachteil: Du trägst das Ausfallrisiko der Hardware selbst und musst nach Ablauf der TSE-Zertifizierung neue Hardware oder zumindest einen TSE-Austausch einplanen.

Das Abomodell ist die einfachere Option für kleine Betriebe und Gründer. Niedrige Einstiegskosten, monatlich kündbar, Updates und Support inklusive. ready2order, Tillhub, SumUp und Lightspeed laufen alle rein im Abo. POSSUM ist seit 2026 ebenfalls Pflicht-Abo bei der Software, die Hardware bleibt aber Einmalkauf. Der Nachteil: Über 3 bis 5 Jahre zahlst du mehr als beim Kauf, dafür bleibt dein Kapital frei.

Leasing ist die klassische Option im Fachhandelsmodell, vor allem bei Vectron. Ein Komplettsystem ab 129 € pro Monat (Fachhandelspreis, individuell), Laufzeit typisch 36 bis 60 Monate. Leasing ist steuerlich attraktiv, weil die Raten als Betriebsausgaben absetzbar sind, bindet dich aber in einem langlaufenden Vertrag. Für Restaurants mit stabilem Cashflow und hohem Hardware-Anspruch eine sinnvolle Option, für Gründer mit offener Perspektive meist nicht.

Eine einfache Faustregel: Wer unter 3 Jahren Nutzung plant oder seine Betriebsform noch nicht final entschieden hat, fährt mit dem Abomodell besser. Wer länger als 5 Jahre plant und die Anschaffung vorfinanzieren kann, kauft. Leasing ist die Wahl für Betriebe mit hohem Absicherungsbedarf und gleichmäßigem Cashflow.

Empfehlung

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Häufige Fragen zu den Kosten eines Gastro-Kassensystems

Fazit: Der ehrliche Blick auf die Gesamtkosten

Ein Kassensystem für die Gastronomie kostet in den ersten 3 Jahren typischerweise zwischen 1.730 € (kleines Café mit SumUp Kostenlosem Kassensystem) und 55.000 € (Multi-Location mit Lightspeed Pro und Payments). Die Spanne entsteht nicht durch „gute“ oder „schlechte“ Anbieter, sondern durch die Kombination aus Betriebsgröße, Kartenumsatz und gewähltem Funktionsumfang.

Die wichtigsten Stellschrauben für deine Kalkulation: Software-Tarif und Zusatzmodule (DATEV, Kassenbuch, Lieferdienst), Hardware-Entscheidung (eigenes iPad oder Anbieter-Hardware), Transaktionsgebühren (hier liegen die größten Kostenunterschiede über 3 Jahre) und TSE-Modell (Stick einmalig vs. Cloud monatlich). Wer diese vier Blöcke sauber durchrechnet, weiß was er wirklich zahlt.

Drei Empfehlungen lassen sich aus den Szenarien ableiten. Unter 3.500 € Kartenumsatz pro Monat ist das SumUp Kostenlose Kassensystem die günstigste Einstiegslösung, solange dir die Basis-Funktionen reichen. Ab 10.000 € Kartenumsatz pro Monat rechnet POSSUM im SILVER-Paket günstiger als die meisten Alternativen, vor allem wenn du Offline-Stabilität und Vor-Ort-Support schätzt. Wer viel Gastro-Funktionalität braucht (Tischplan, Funkbonierung, KDS, Reservierung), ist bei ready2order, Gastronovi oder Lightspeed besser aufgehoben als bei SumUp, zahlt dafür aber mehr pro Monat.

Was du auf keinen Fall tun solltest: Den Entscheidungsprozess auf eine einzige Zahl reduzieren. „0,59 Prozent Transaktion“ klingt verlockend, gilt aber nur im POSSUM GOLD-Paket ab 25.000 € Kartenumsatz pro Monat. „29 € Software“ ist ein Einstiegspreis, das Vollpaket kostet bei ready2order das Zweieinhalbfache. Rechne immer den Gesamtaufwand, nicht die Schlagzeile.

Den Gastronomie-Kassensystem-Überblick nutzt du, wenn du Anbieter direkt nebeneinander sehen willst. Bei einem konkreten Favoriten lohnt der ready2order-Gastro-Test (Preis-Leistung-Sieger im 35–60-Euro-Bereich) oder der POSSUM-Test ab 10.000 Euro Kartenumsatz mit SILVER-Tarif. Branchenspezifische Ratgeber gibt es für Café, Restaurant und Bar.

Quellen

Alle Anbieter-Preise sind Stand April 2026, geprüft per eigener Recherche und internem Fact-Check. Direkt verwendete Primärquellen:

1. ready2order Preisübersicht: ready2order.com/de/preise
2. gastronovi Module und Preise: gastronovi.com/de/preise
3. orderbird Gastronomie-Preise: orderbird.com/de/preise-gastronomie-kassensystem
4. ETRON onRetail Preise: etron.de/preise
5. Bundesministerium der Finanzen, Kassensicherungsverordnung (KassenSichV): BMF zur KassenSichV