orderbird und die E-Rechnung: Was die Kasse kann (2026)

Von:

Thomas Kirsche
Letztes Update 14.07.2026 Lesezeit 4:57 Min.

Kurz gesagt (Stand 2026): orderbird gibt offen zu, dass die eigene E-Rechnungs-Funktion noch fehlt.

E-Rechnung empfangen: nein
E-Rechnung senden: geplant, aktuell nur PDF
DATEV: CSV-Export (SKR 03), Import durch die Steuerberatung

orderbird ist auf Gastronomie spezialisiert und sagt beim Thema E-Rechnung direkt, was Sache ist: Die eigene Funktion kommt erst noch. Was das für dich heißt und wie du die Pflicht heute erfüllst, steht hier.

Worum es bei der E-Rechnungs-Pflicht geht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Beim Senden gelten gestaffelte Fristen: Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 senden, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD), kein PDF.

Für dich als Gastronom oder Händler zählt vor allem eins: Die Empfangspflicht gilt bereits jetzt, unabhängig davon, ob du selbst schon E-Rechnungen verschickst. Sobald ein Lieferant, ein Getränkegroßhändler oder ein Dienstleister dir eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei schickt, musst du sie annehmen, korrekt verarbeiten und über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum unveränderbar speichern können. Ein ausgedrucktes PDF reicht dafür nicht.

Die beiden Formate sollte man auseinanderhalten: Eine XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten ohne sichtbares Layout. ZUGFeRD und das französische Pendant Factur-X kombinieren dagegen ein lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz, sodass Mensch und Buchhaltungssoftware dieselbe Rechnung nutzen können. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. Ein reines PDF, wie es viele Kassen und Rechnungsprogramme heute ausgeben, zählt ausdrücklich nicht dazu, auch wenn es optisch identisch aussieht.

Was kann orderbird bei der E-Rechnung?

Beim Senden ist die Lage eindeutig. Im Hilfe-Center für PRO und MINI steht: „Innerhalb der oben angegebenen Fristen werden wir eine entsprechende Funktion bereitstellen, sodass Du E-Rechnungen über orderbird PRO ausstellen kannst.“ Heute gibt das System Belege nur als PDF aus, also ohne eingebettetes XML nach EN 16931. Ein konkretes Format, ein Release-Datum oder ein Beta-Programm werden nicht genannt. Eine PDF-Rechnung ist keine ZUGFeRD-Rechnung, auch wenn der Inhalt identisch aussieht.

Ehrlich gesagt ist diese Zurückhaltung nachvollziehbar: orderbird kündigt eine Funktion an, verspricht aber weder ein Format noch einen Termin, den es später nicht halten könnte. Für dich bedeutet das umgekehrt: Verlass dich nicht darauf, dass orderbird rechtzeitig zu deiner persönlichen Sendepflicht liefert. Ob du unter die Frist 2027 oder 2028 fällst, hängt an deinem Vorjahresumsatz, und dieser Termin steht schon fest, während orderbirds Fahrplan es eben nicht tut.

Empfang: keine Funktion vorhanden

Beim Empfang gibt es keine Funktion. orderbird hat keine Inbox für XRechnung oder ZUGFeRD und kein Archiv für Lieferantenrechnungen. Das Rechnungsarchiv in MY orderbird speichert nur die eigenen ausgehenden Belege, es ist also ein Ausgangs-, kein Eingangsarchiv. Eine PEPPOL-Anbindung, über die viele E-Rechnungen im B2B-Umfeld transportiert werden, existiert ebenfalls nicht.

Kurz gesagt: Für den Rechnungseingang spielt orderbird heute keine Rolle. Bei einem Gastronomie-Kassensystem ist das nicht überraschend, denn die Kernaufgabe ist der Verkauf am Point of Sale, nicht die Kreditorenbuchhaltung. Trotzdem musst du die Empfangspflicht seit Anfang 2025 erfüllen, und das läuft dann eben an orderbird vorbei über ein zweites System.

DATEV-Anbindung: CSV-Export statt Direktschnittstelle

Die DATEV-Anbindung ist ein CSV-Export nach SKR 03, den deine Steuerberatung manuell importiert, keine Direktanbindung. Im Klartext: orderbird erzeugt eine CSV-Datei mit den Kassendaten, du oder deine Kanzlei lädt sie herunter und spielt sie in der DATEV-Software ein. Ein automatischer Buchungsdatenservice, bei dem die Zahlen ohne Zwischenschritt in der Kanzlei landen, ist das nicht. Für die E-Rechnung taugt dieser Export ohnehin nicht als Schnittstelle, weil er die Kassenumsätze überträgt und keine strukturierten Eingangs- oder Ausgangsrechnungen nach EN 16931.

So erfüllst du die Empfangspflicht

Den E-Rechnungs-Empfang richtest du heute außerhalb von orderbird ein:

DATEV Unternehmen online, lexoffice oder sevDesk für Empfang, XRechnung-/ZUGFeRD-Verarbeitung und GoBD-Archiv.
orderbird liefert wie gewohnt den CSV-Export der Kassendaten an die Steuerberatung.

In der Praxis heißt das: Deine Buchhaltungs- oder Kanzleisoftware wird zur zentralen Stelle für alles rund um E-Rechnungen, und orderbird bleibt reines Kassensystem. Das ist keine Notlösung, sondern für einen Gastronomiebetrieb ein sinnvoller Aufbau, denn die meisten Betriebe erhalten Lieferantenrechnungen ohnehin per E-Mail oder Portal und nicht über die Kasse. Eine dieser drei Anwendungen deckt Annahme, Formatprüfung und die revisionssichere Ablage in einem Rutsch ab.

Dein Handlungspfad für die nächsten Wochen sieht so aus: Kläre zuerst mit deiner Steuerberatung, welches Buchhaltungswerkzeug ihr schon einsetzt, denn oft ist DATEV Unternehmen online bereits vorhanden. Richte darüber den Rechnungseingang ein, sodass eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien automatisch verarbeitet und GoBD-konform archiviert werden. Prüfe danach, ob das Archiv den gesetzlichen Zeitraum abdeckt und ob die Dateien unveränderbar abgelegt sind. Den gewohnten orderbird-CSV-Export lieferst du parallel weiter an die Kanzlei, daran ändert sich nichts.

Für reine Gastbelege bleibt der Kassenbon das übliche Format, denn das B2C-Geschäft ist von der E-Rechnungs-Pflicht nicht betroffen. Wer im Restaurant, Café oder an der Bar an private Gäste verkauft, stellt keine E-Rechnung aus. Die Pflicht greift ausschließlich zwischen Unternehmen, also etwa bei Catering-Aufträgen für Firmen, bei Weiterverkauf an Wiederverkäufer oder bei Rechnungen an Geschäftskunden.

Was 2027 und 2028 dazukommt

Bis orderbird die angekündigte Sende-Funktion ausliefert, erzeugst du verpflichtende B2B-Rechnungen über deine Buchhaltungssoftware oder einen Konverter. Schau ab und zu ins Hilfe-Center: Sobald orderbird Format und Termin nennt, kannst du diesen Zwischenschritt abbauen.

Der Punkt: Solange keine eigene Funktion existiert, brauchst du für die Sendepflicht dieselbe externe Software, die du für den Empfang schon eingerichtet hast. Fällt dein Betrieb unter die frühe Frist ab 2027, also bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, solltest du diesen Weg spätestens Ende 2026 getestet haben. Für alle anderen Betriebe bleibt bis 2028 mehr Luft, aber die Empfangspflicht läuft in beiden Fällen schon jetzt.

Wie sich orderbird im E-Rechnungs-Feld einordnet

Verglichen mit reinen Buchhaltungslösungen tritt orderbird beim Thema E-Rechnung bewusst nicht als Komplettlösung an. Das Produkt ist ein Gastronomie-Kassensystem, und genau so positioniert es sich auch. Andere Kassenanbieter im Markt sind beim Empfang schon weiter oder haben zumindest ein Format zugesagt, orderbird hat das zum jetzigen Stand nicht. Ein Ausschlusskriterium ist das für dich trotzdem nicht, solange du die E-Rechnung über die Buchhaltung abbildest und den Fahrplan des Anbieters im Blick behältst. Wenn du sehen willst, wie andere Systeme das Thema lösen, hilft der Blick auf vergleichbare Anbieter im Cluster, etwa ETRON und die E-Rechnung.

Häufige Fragen

Kann orderbird heute E-Rechnungen senden?

Nein. Belege kommen nur als PDF, das ist keine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931. orderbird hat eine eigene Funktion für PRO und MINI angekündigt, aber weder ein Format noch einen Termin oder ein Beta-Programm festgelegt. Bis dahin erzeugst du verpflichtende B2B-Rechnungen über deine Buchhaltungssoftware.

Kann ich mit orderbird schon heute XRechnungen empfangen?

Nein. Es gibt keine Inbox und kein Archiv für eingehende Rechnungen und auch keine PEPPOL-Anbindung. Das Rechnungsarchiv in MY orderbird speichert nur deine eigenen ausgehenden Belege. Den Empfang richtest du über deine Buchhaltungssoftware ein, etwa DATEV Unternehmen online, lexoffice oder sevDesk.

Welche Formate versendet orderbird?

Aktuell nur PDF, und ein PDF ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Die angekündigte Sende-Funktion nennt bisher kein konkretes Format, also weder XRechnung noch ZUGFeRD verbindlich. Bis orderbird sich festlegt, bleibt offen, welches EN-16931-Format am Ende unterstützt wird.

Ist eine PDF-Rechnung aus orderbird eine E-Rechnung?

Nein. Die PDF-Belege enthalten keinen eingebetteten XML-Datensatz nach EN 16931 und erfüllen damit nicht die gesetzliche Definition einer E-Rechnung. Erst ein strukturierter Datensatz, wie ihn XRechnung oder ZUGFeRD liefern, zählt als E-Rechnung.

Wie bindet orderbird an DATEV an?

Über einen CSV-Export nach SKR 03, den deine Steuerberatung manuell in die DATEV-Software importiert. Eine automatische Direktanbindung oder ein Buchungsdatenservice ist das nicht. Dieser Export überträgt die Kassenumsätze und ist nicht für den Austausch strukturierter E-Rechnungen gedacht.

Gastro-Kasse, E-Rechnung in Vorbereitung