POSSUM und die E-Rechnung: Was die Kasse kann (2026)

Von:

Christian Jansen
Letztes Update 14.07.2026

Kurz gesagt (Stand 2026): POSSUM dockt stark an DATEV an, eine eigene E-Rechnungs-Funktion ist aber nicht dokumentiert.

E-Rechnung empfangen: nicht dokumentiert
E-Rechnung senden: nicht dokumentiert
DATEV: ja, zertifizierte Schnittstelle via MeinFiskal

POSSUM ist ein klassisches Kassensystem mit starker Steuerberater-Anbindung. Bei der E-Rechnung hält sich der Anbieter auffällig bedeckt, und das macht die Recherche mühsam. Dieser Artikel fasst zusammen, was tatsächlich belegt ist, und zeigt, wie du die Pflicht trotzdem sicher erfüllst.

Worum es bei der E-Rechnungs-Pflicht geht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Das Versenden wird gestaffelt Pflicht: ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD), kein PDF.

Die beiden Seiten der Pflicht laufen zeitlich und technisch komplett auseinander, deshalb lohnt sich die genaue Unterscheidung. Der Empfang gilt bereits heute für praktisch jeden Betrieb, unabhängig von der Größe. Sobald ein Lieferant dir eine strukturierte Rechnung schickt, musst du sie annehmen, lesbar machen und über zehn Jahre unveränderbar aufbewahren. Ein PDF-Postfach reicht dafür nicht, weil eine E-Rechnung im Kern aus einer maschinenlesbaren XML-Datei besteht. Das Senden dagegen betrifft dich erst dann verpflichtend, wenn deine Umsatzgrenze und das jeweilige Stichjahr erreicht sind.

Bei den Formaten begegnen dir in der Praxis zwei Varianten. XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem im Behördenumfeld verbreitet ist. ZUGFeRD (bzw. das französische Pendant Factur-X) ist ein Hybrid: eine normale PDF-Datei, in die der strukturierte Datensatz eingebettet ist. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. Für dich als Gastronom oder Händler heißt das vor allem: Dein System oder deine Buchhaltung muss diese Datensätze verarbeiten können, nicht bloß eine PDF anzeigen.

Was kann POSSUM bei der E-Rechnung?

Belegt ist wenig. Auf den Produkt- und Preisseiten findet sich einzig der Add-on-Listenpunkt „Vorbereitung auf den E-Rechnung Standard“, ohne Formatangabe, ohne Datum und ohne Hinweis, ob es um Empfang oder Versand geht. Eine produktive Funktion zum Empfangen, Validieren oder Archivieren von XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien ist dort nicht beschrieben. Auch ein PEPPOL-Anschluss wird nirgends erwähnt.

Der Punkt taucht in der Rubrik „Optionale AddOns“ auf der Funktionsseite auf, aber ohne jede weitere Erläuterung. Es gibt keine Angabe zum Format, kein Roadmap-Datum und keine Beschreibung eines Eingangsrechnungs-Workflows. Das ist ein Unterschied, den du im Hinterkopf behalten solltest: „Vorbereitung auf einen Standard“ ist etwas anderes als eine fertige Funktion, mit der du heute produktiv XRechnungen empfängst, prüfst und revisionssicher ablegst. Für die seit 2025 geltende Empfangspflicht löst POSSUM das nach aktueller Dokumentation nicht eigenständig.

Wer aus dieser einen Zeile ableitet, dass POSSUM den gesamten E-Rechnungs-Prozess abdeckt, überinterpretiert die Quelle. Belastbar ist nur, dass der Anbieter das Thema kennt und in irgendeiner Form vorbereiten will. Wie weit das reicht, klärst du am besten direkt beim Anbieter.

Was dagegen funktioniert, ist die Buchhaltungsanbindung. POSSUM ist über DATEV MeinFiskal mit dem DATEV Kassenarchiv Online und dem Kassenbuch Online verbunden, als Add-on für 25 Euro im Jahresabo oder 30 Euro monatlich. Diese Schnittstelle überträgt allerdings nur die Kassendaten, keine eingehenden Lieferantenrechnungen.

Wo die DATEV-Anbindung hilft und wo nicht

Die Anbindung läuft über MeinFiskal und verbindet die Kasse mit dem DATEV Kassenarchiv Online, dem Kassenbuch Online und DATEV UNO. Für deinen Steuerberater ist das komfortabel, weil die Tagesabschlüsse und Kassendaten automatisch im richtigen Format ankommen. Entscheidend für die E-Rechnung: Dieser Weg transportiert ausschließlich Kassendaten, also deine Ausgangsumsätze aus dem Verkauf, nicht deine eingehenden Lieferantenrechnungen. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen bleibt davon also unberührt. Verwechsle die beiden Datenströme nicht: Kassendaten fließen zum Steuerberater, E-Rechnungen von Lieferanten kommen von außen zu dir und brauchen einen eigenen Kanal.

So erfüllst du die Empfangspflicht trotzdem

Weil POSSUM sowieso an DATEV andockt, bietet es sich an, den Rechnungseingang über die Buchhaltung zu lösen:

DATEV Unternehmen online mit Belegtransfer und revisionssicherem Archiv, das direkt zur bestehenden POSSUM-DATEV-Anbindung passt.
lexware Office, sevDesk oder Buchhaltungsbutler für Betriebe ohne Steuerkanzlei, jeweils mit XRechnung-/ZUGFeRD-Empfang und GoBD-Archiv.

Die Kassendaten laufen unabhängig davon weiter über die POSSUM-DATEV-Schnittstelle ins Kassenarchiv. Das ist keine Doppelarbeit, weil beide Wege unterschiedliche Daten transportieren.

Du brauchst also keine E-Rechnungs-Funktion in der Kasse, um die Empfangspflicht zu erfüllen. Der Rechnungseingang ist ein Buchhaltungsthema, kein Kassenthema. Wenn du bereits mit einem Steuerberater arbeitest, der DATEV nutzt, ist DATEV Unternehmen online der naheliegende Weg, weil es sich sauber in dein bestehendes Setup einfügt. Führst du die Buchhaltung selbst, decken lexware Office, sevDesk oder Buchhaltungsbutler den Empfang, die Prüfung und die GoBD-konforme Archivierung strukturierter Rechnungen ab. In allen Fällen bleibt die Kasse das, was sie ist: dein Verkaufssystem, das seine Daten separat an die Buchhaltung liefert.

Praktisch heißt das für dich heute: Kläre zuerst, über welchen Kanal eingehende Rechnungen landen, richte dort ein revisionssicheres Archiv ein und stelle sicher, dass dein Buchhaltungsweg XRechnung und ZUGFeRD versteht. Danach ist die seit 2025 geltende Empfangspflicht erledigt, ganz ohne auf eine mögliche künftige Kassenfunktion zu warten.

Was 2027 und 2028 dazukommt

Wenn die Sendepflicht für dich greift, brauchst du einen Weg, strukturierte Ausgangsrechnungen zu erzeugen. Ob das angekündigte POSSUM-Add-on bis dahin produktiv XRechnung oder ZUGFeRD ausgibt, steht noch nicht fest. Frag vor Vertragsabschluss konkret beim Anbieter nach. Bis dahin erstellst du B2B-Rechnungen über deine Buchhaltungssoftware.

Für die meisten Gastronomie- und Handelsbetriebe ist die Sendepflicht ohnehin weniger drängend als der Empfang, weil das klassische Tagesgeschäft an Endkunden (B2C) davon gar nicht betroffen ist. Relevant wird sie dort, wo du regelmäßig an andere Unternehmen fakturierst, etwa Catering für Firmenkunden, Großabnehmer oder wiederkehrende B2B-Lieferungen. Prüfe deshalb rechtzeitig, welchen Anteil deines Umsatzes B2B ausmacht und ob du 2027 über der 800.000-Euro-Grenze liegst. Liegt dein Vorjahresumsatz darunter, hast du bis zum 1. Januar 2028 Zeit, bevor die Versandpflicht ausnahmslos für alle gilt.

Solange POSSUM keine konkrete Zusage zum Sende-Add-on macht, bleibt die pragmatische Absicherung, die Ausgangsrechnungen über deine Buchhaltungssoftware zu erzeugen. lexware Office, sevDesk und vergleichbare Lösungen können XRechnung und ZUGFeRD bereits heute ausgeben. So bist du auch dann handlungsfähig, wenn die angekündigte Kassenfunktion bis zu deinem Stichjahr nicht produktiv sein sollte.

Wie sich POSSUM im E-Rechnungs-Feld einordnet

POSSUM ist in erster Linie ein offline-first-Kassensystem mit ausgeprägter Steuerberater-Anbindung, keine Rechnungs- oder Belegplattform. Die Stärke liegt klar bei der DATEV-Schiene und dem lokalen, ausfallsicheren Kassenbetrieb. Bei der E-Rechnung dagegen ist der öffentlich dokumentierte Stand dünn, und der Anbieter nennt weder Formate noch einen Termin für eine eigene Funktion. Wer POSSUM einsetzt, sollte E-Rechnung deshalb als getrenntes Buchhaltungsthema behandeln und nicht darauf setzen, dass die Kasse es mit abdeckt. Das ist bei kassenzentrierten Anbietern nicht ungewöhnlich, verlangt aber die klare Aufgabenteilung, die oben beschrieben ist.

Häufige Fragen

Kann POSSUM E-Rechnungen empfangen?

Eine produktive Empfangs-Funktion ist nicht dokumentiert. Löse den Empfang über deine Buchhaltung (DATEV Unternehmen online, lexware Office, sevDesk).

Was bedeutet „Vorbereitung auf den E-Rechnung Standard“?

Das ist ein Add-on-Listenpunkt ohne nähere Beschreibung. Format, Funktionsumfang und Verfügbarkeit nennt POSSUM nicht. Frag vor Vertragsschluss konkret nach.

Ist die DATEV-Anbindung dasselbe wie E-Rechnung?

Nein. Die DATEV-Schnittstelle überträgt Kassendaten an den Steuerberater, sie empfängt oder versendet keine E-Rechnungen.

Welche Formate versendet POSSUM?

Dazu gibt es keine belegte Angabe. Weder XRechnung noch ZUGFeRD oder PEPPOL werden auf den Produkt-, Preis- oder Hilfeseiten als versendbare Formate genannt. Solange keine konkrete Roadmap vorliegt, erzeugst du strukturierte Ausgangsrechnungen am besten über deine Buchhaltungssoftware.

Was kostet die E-Rechnung bei POSSUM?

Ein eigener Preis für eine E-Rechnungs-Funktion ist nicht ausgewiesen, weil keine produktive Funktion dokumentiert ist. Kosten fallen stattdessen auf der Buchhaltungsseite an, etwa für DATEV Unternehmen online oder ein Tool wie lexware Office oder sevDesk. Die DATEV-Schnittstelle der Kasse selbst kostet 25 Euro im Jahresabo bzw. 30 Euro monatlich, deckt aber nur die Kassendaten ab, nicht den Rechnungseingang.

Muss ich für den Empfang bis 2027 warten?

Nein. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für praktisch jeden Betrieb. Warte damit nicht auf eine mögliche Kassenfunktion, sondern richte den Rechnungseingang jetzt über deine Buchhaltung ein. Die Fristen 2027 und 2028 betreffen nur das Versenden von B2B-Rechnungen.

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POSSUM hat eine zertifizierte DATEV-Anbindung, dokumentiert aber keine eigene E-Rechnungs-Funktion. Empfang und Versand klärst du vor Vertragsschluss.

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