SumUp und die E-Rechnung: empfangen und senden mit SumUp Rechnungen (2026)

Von:

Christian Jansen
Letztes Update 20.07.2026

Kurz gesagt (Stand 2026): SumUp deckt E-Rechnung ab, aber über das Modul SumUp Rechnungen, nicht über die Kasse.

E-Rechnung empfangen: ja, im Free-Tarif sogar unbegrenzt, mit GoBD-Archiv
E-Rechnung senden: ja, XRechnung und ZUGFeRD (Free bis 4/Monat)
DATEV: CSV-Export aus der Kasse (Plus-Tarif), keine API

SumUp gehört zu den Anbietern, die E-Rechnung tatsächlich abdecken. Der Haken ist kein technischer, sondern ein gedanklicher: Die Funktion steckt nicht in der Kasse, sondern in einem eigenen Modul. Wer das nicht weiß, geht davon aus, dass er mit der Kasse schon alles erledigt hat.

Worum es bei der E-Rechnungs-Pflicht geht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Das Versenden wird gestaffelt Pflicht: ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD), kein PDF.

Der Unterschied klingt technisch, ist im Alltag aber entscheidend. Eine PDF-Rechnung ist für den Menschen lesbar, für die Buchhaltungssoftware aber nur ein Bild. Eine E-Rechnung nach EN 16931 trägt alle Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format, das sich automatisch einlesen und verbuchen lässt. XRechnung ist ein reines XML-Format, wie es vor allem im Behördenumfeld verlangt wird. ZUGFeRD dagegen ist ein Hybrid: eine PDF, in die der strukturierte Datensatz eingebettet ist. Beide sind gleichwertige, anerkannte E-Rechnungen nach EN 16931; auch ZUGFeRD fällt unter die Empfangspflicht und darf nicht allein wegen des Formats abgelehnt werden. Für dich als Betrieb heißt das konkret: Du brauchst beides, Senden und Empfangen, und musst zusätzlich das Format akzeptieren können, das dein Geschäftspartner nutzt.

Wichtig für die Praxis: Die Empfangspflicht gilt bereits, unabhängig von deiner Betriebsgröße. Ein Café, ein Foodtruck oder ein kleiner Einzelhändler muss also schon heute in der Lage sein, eine eingehende E-Rechnung anzunehmen und revisionssicher zehn Jahre lang aufzubewahren. Wer nur eine Kasse betreibt und kein Werkzeug für den Rechnungsempfang hat, erfüllt diese Pflicht derzeit nicht automatisch.

Was kann SumUp bei der E-Rechnung?

Die E-Rechnung läuft bei SumUp über das eigenständige Produkt SumUp Rechnungen, nicht über das Kassensystem. Wer eine SumUp-Kasse hat, bekommt die Funktion also nicht automatisch dazu, sondern muss das Modul separat aktivieren.

E-Rechnungen empfangen geht im Free-Tarif unbegrenzt. SumUp gibt an, GoBD-konforme, revisionssichere Aufbewahrung zu bieten. Der Empfangsweg ist ein manueller Upload, einen automatischen PEPPOL-Eingang gibt es nicht. Beim Senden unterstützt SumUp laut eigener Aussage XRechnung und ZUGFeRD. Der Free-Tarif erlaubt bis zu 4 Ausgangsrechnungen pro Monat, der Plus-Tarif (ab 4 Euro pro Monat im Jahresabo) unbegrenzt.

Bei DATEV sieht es schwächer aus: Es gibt nur einen manuellen CSV-Export aus dem SumUp-Kassensystem (Kassensoftware Plus, 39 Euro pro Monat), keine API. Im Rechnungen-Modul selbst ist keine eigene DATEV-Schnittstelle dokumentiert.

E-Rechnung empfangen: Das läuft heute schon produktiv

Der Empfang ist der Teil, der bei SumUp am solidesten abgedeckt ist, und zwar genau dort, wo die Pflicht dich schon jetzt trifft. Über SumUp Rechnungen kannst du im Free-Tarif unbegrenzt viele eingehende E-Rechnungen annehmen. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD (Version 2) werden unterstützt. SumUp beschreibt die Aufbewahrung ausdrücklich als GoBD-konform und revisionssicher, was für die Zehn-Jahres-Archivierung die zentrale Anforderung ist.

Der Empfangsweg ist allerdings manuell. Du lädst die eingegangene Rechnung selbst in das Modul hoch, es gibt keinen automatischen Posteingang über einen PEPPOL-Access-Point. Für einen kleinen Betrieb, der pro Monat eine Handvoll Eingangsrechnungen bekommt, lässt sich das gut handhaben. Wer dagegen dutzende Lieferantenrechnungen pro Woche verarbeitet, spürt den manuellen Schritt und sollte prüfen, ob ein Buchhaltungssystem mit automatischem Eingang die bessere Basis ist.

E-Rechnung senden: Möglich, aber im Free-Tarif gedeckelt

Auch das Senden deckt SumUp ab. Über SumUp Rechnungen erstellst und versendest du Ausgangsrechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Der Haken sitzt im Mengenlimit: Der kostenlose Tarif erlaubt nur bis zu 4 selbst erstellte Rechnungen pro Monat. Wer regelmäßig B2B-Rechnungen schreibt, ist damit schnell am Limit.

Kurz gesagt: Für den reinen Empfang reicht Free, für den regelmäßigen Versand brauchst du den Plus-Tarif, der ab 4 Euro pro Monat im Jahresabo das Rechnungslimit aufhebt. SumUp benennt in seiner Kommunikation die Norm EN 16931 nicht ausdrücklich, die genannten Formate XRechnung und ZUGFeRD basieren aber auf dieser Norm.

DATEV und Buchhaltung: Hier liegt die Schwachstelle

Für den steuerlichen Datenfluss ist die DATEV-Anbindung der wunde Punkt. SumUp bietet einen manuellen DATEV-CSV-Export, aber nur aus dem Kassensystem, konkret aus der Kassensoftware Plus für 39 Euro pro Monat. Im kostenlosen Kassentarif fehlt dieser Export, eine automatisierte DATEVconnect-Schnittstelle gibt es an keiner Stelle. Das Rechnungen-Modul selbst besitzt keine eigene DATEV-Anbindung.

In der Praxis bedeutet das einen Bruch: Deine Kassendaten laufen über einen manuellen CSV-Export zur Buchhaltung, deine Eingangsrechnungen aus dem Rechnungen-Modul aber über einen separaten Weg. Für einen Betrieb, dessen Steuerberater ohnehin mit DATEV arbeitet, ist das ein zusätzlicher Handgriff pro Monat. Kein Ausschlusskriterium, aber ein Punkt für die Aufwandsplanung.

So richtest du es ein

Für die Empfangspflicht aktivierst du SumUp Rechnungen im Free-Tarif zusätzlich zur Kasse. Das kostet nichts und deckt Empfang und GoBD-Archiv ab.
Wenn ab 2027 die Sendepflicht greift, hebt der Plus-Tarif das Limit von 4 Rechnungen auf.
Für den DATEV-Fluss der Eingangsrechnungen ist DATEV Unternehmen online die sauberere Lösung, weil das Rechnungen-Modul keine eigene DATEV-Anbindung hat.

Der konkrete Handlungspfad für deinen Betrieb

Der Punkt: Fang beim Empfang an, nicht beim Versand. Die Empfangspflicht gilt schon, die Versandpflicht kommt erst. Aktiviere also zuerst SumUp Rechnungen im Free-Tarif, damit eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien angenommen und archiviert werden. Dieser Schritt kostet nichts und schließt die akute Lücke.

Danach klärst du die Formatfrage mit deinen wichtigsten Geschäftspartnern: Bekommst du überwiegend XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate deckt SumUp ab, trotzdem hilft es zu wissen, was tatsächlich reinkommt. Für den DATEV-Fluss deiner Eingangsrechnungen empfiehlt sich DATEV Unternehmen online als Brücke, weil das Rechnungen-Modul selbst keine DATEV-Schnittstelle hat. Und falls dein Betrieb einen automatischen PEPPOL-Eingang braucht, etwa weil du mit öffentlichen Auftraggebern arbeitest, führt der Weg über den Steuerberater oder eine spezialisierte Plattform: SumUp belegt keinen PEPPOL-Access-Point. Erst wenn ab 2027 die Versandpflicht greift, wird der Wechsel auf den Plus-Tarif für unbegrenzte Ausgangsrechnungen relevant.

Was 2027 und 2028 dazukommt

Für den verpflichtenden Versand ab 2027 reicht SumUp Rechnungen Plus aus, da XRechnung und ZUGFeRD bereits unterstützt werden. Wichtig für den Beratungskontext: Die Kasse allein erfüllt die Pflicht nicht. Das zubuchbare Rechnungen-Modul muss explizit erwähnt werden.

Zur Erinnerung an die Staffelung: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz aktiv E-Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann für alle. Die meisten kleinen Gastro- und Einzelhandelsbetriebe fallen also erst 2028 unter die Versandpflicht, haben aber schon heute die Empfangspflicht zu erfüllen. Wer den Free-Tarif jetzt aktiviert, ist für den Empfang gerüstet und muss zum Versandstichtag nur noch auf Plus umstellen, sofern das Vier-Rechnungen-Limit nicht mehr reicht.

Wie sich SumUp im E-Rechnungs-Feld einordnet

Im Vergleich der Kassenanbieter steht SumUp bei der E-Rechnung ordentlich da: Empfang und Versand sind real abgedeckt, und der Empfang läuft sogar kostenlos. Die Einschränkungen liegen im Detail: der manuelle Upload statt automatischem PEPPOL-Eingang, das Mengenlimit im Free-Tarif und die fehlende DATEV-Anbindung im Rechnungen-Modul. Für einen kleinen Betrieb, der wenige Rechnungen pro Monat verarbeitet, ist das eine praktikable Lösung ohne Zusatzkosten. Wer viele Eingangsrechnungen automatisiert verbuchen oder einen echten PEPPOL-Anschluss braucht, sollte die E-Rechnung eher über ein Buchhaltungssystem oder den Steuerberater lösen und SumUp beim Kassen- und Zahlungsteil belassen.

Häufige Fragen

Erfüllt die SumUp-Kasse die E-Rechnungs-Pflicht?

Nicht allein. Die Funktion liegt im Modul SumUp Rechnungen, das du zusätzlich aktivieren musst. Im Free-Tarif ist das kostenlos.

Kann ich mit SumUp E-Rechnungen empfangen?

Ja, über SumUp Rechnungen, im Free-Tarif unbegrenzt und mit GoBD-Archiv. Der Empfang läuft per manuellem Upload.

Welche Formate unterstützt SumUp beim Senden?

XRechnung und ZUGFeRD. Im Free-Tarif bis zu 4 Rechnungen pro Monat, im Plus-Tarif unbegrenzt.

Was kostet die E-Rechnung bei SumUp?

Der Empfang von E-Rechnungen ist über SumUp Rechnungen im Free-Tarif kostenlos und unbegrenzt, inklusive GoBD-konformer Archivierung. Kosten entstehen erst beim Versand über den Free-Tarif hinaus: Ab der fünften Ausgangsrechnung pro Monat brauchst du den Plus-Tarif, der ab 4 Euro pro Monat im Jahresabo das Limit aufhebt. Der DATEV-CSV-Export aus der Kasse ist an die Kassensoftware Plus (39 Euro pro Monat) gebunden.

Unterstützt SumUp einen automatischen PEPPOL-Eingang?

Nein. Der Empfang von E-Rechnungen läuft bei SumUp über einen manuellen Upload ins Rechnungen-Modul, ein automatischer PEPPOL-Access-Point ist nicht belegt. Wenn dein Betrieb einen echten PEPPOL-Anschluss braucht, etwa für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern, löst du das über deinen Steuerberater oder eine spezialisierte Plattform.

Gibt es eine DATEV-Schnittstelle im SumUp-Rechnungen-Modul?

Nein. Das Rechnungen-Modul hat keine eigene DATEV-Anbindung. Ein DATEV-Export existiert nur als manueller CSV-Export aus der SumUp-Kasse, und zwar ausschließlich in der Kassensoftware Plus (39 Euro pro Monat), nicht im kostenlosen Kassentarif. Eine automatisierte DATEVconnect-API bietet SumUp nicht. Für den sauberen DATEV-Fluss der Eingangsrechnungen ist DATEV Unternehmen online die naheliegende Brücke.

Deckt Empfang und Versand ab