Kassenbon-Drucker: Alles über die Wahl des richtigen Bondruckers

Was muss gesetzlich auf einem Kassenbon stehen?

Ein Kassenbon muss laut § 14 Abs. 4 UStG und § 33 AO folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens: Identifiziert das ausstellende Unternehmen.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Pflicht bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.
• Datum und Uhrzeit der Ausstellung: Belegt den Zeitpunkt der Transaktion.
• Fortlaufende Belegnummer: Ermöglicht die Nachverfolgbarkeit (KassenSichV).
• Menge und Art der gelieferten Waren/Dienstleistungen: Z. B. „Kaffee“ oder „Friseurdienstleistung“.
• Entgelt und Umsatzsteuer: Bruttopreis (im Einzelhandel) oder Nettowert mit separatem Umsatzsteuerausweis (z. B. 19 % MwSt: 3,50 €).
• Kassen- oder Gerätenummer: Pflicht seit 2020 gemäß KassenSichV.

Hinweis: Der Name des Verkäufers ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber in manchen Branchen (z. B. Gastronomie) aus praktischen Gründen angegeben.

Welche Arten von Bondruckern gibt es?

Bondrucker werden nach Anwendung und Druckverfahren unterschieden. Es gibt

• stationäre,
• mobile und
• hybride Drucker,

die jeweils spezifische Einsatzbereiche abdecken.

Was sind stationäre Bondrucker?

Stationäre Bondrucker werden im Einzelhandel, bei Friseuren, in Kosmetikstudios oder an Imbissständen ohne mobiles Personal genutzt. Sie sind meist per USB oder Ethernet (LAN) mit dem Kassensystem verbunden, können aber auch WLAN für eine kabellose Verbindung nutzen, um Kabelsalat zu vermeiden. Der Druck wird über die Kassensoftware gesteuert. Vorteile: günstige Anschaffungskosten (ca. 100–300 €) und hohe Druckgeschwindigkeit (bis zu 300 mm/s). Nachteil: Sie sind ortsgebunden.

Was sind mobile Bondrucker?

Mobile Bondrucker sind akkubetrieben und werden über Bluetooth oder WLAN mit Tablets, Smartphones oder POS-Handhelds verbunden. Sie sind ideal für die Gastronomie, Märkte oder Handwerker, da sie direkt am Kunden (z. B. am Tisch) Bons drucken. Vorteile: Flexibilität und Unabhängigkeit vom Stromnetz. Nachteile: Höhere Anschaffungskosten (ca. 200–500 €) und geringere Druckgeschwindigkeit (ca. 80–150 mm/s).

Was sind hybride Bondrucker?

Hybride Drucker (Mehrstationendrucker) kombinieren Thermodruck für Bons mit Nadeldruck für Durchschläge, z. B. für Lieferscheine im A5-Format. Sie sind im Möbelhandel oder bei Anwendungen mit Dokumenten-Durchschriften verbreitet. Vorteile: Vielseitigkeit. Nachteile: Höhere Kosten (ca. 300–600 €) und komplexere Wartung.

Welche Drucktechnologien gibt es bei Bondruckern?

Bondrucker nutzen drei Haupttechnologien:

• Thermodruck,
• Nadeldruck und
• Tintenstrahldruck.

Was ist Thermodruck?

Thermodruck ist die gängigste Technologie für Kassenbons. Durch Hitze wird ein Druckbild auf thermosensiblem Papier erzeugt. Vorteile: Schnell (250–300 mm/s), leise und wartungsarm (keine Farbbänder). Nachteile: Thermopapier verblasst nach 6–12 Monaten bei Hitze oder Licht, ist nicht für Durchschläge geeignet und ungeeignet für Küchen (Hitze/Feuchtigkeit). Kosten: Thermopapier kostet ca. 0,50–1,50 €/Rolle (80 m, ca. 0,2 Cent/Bon bei 15 cm Länge).

Hinweis: Früher enthielt Thermopapier Bisphenol A, das gesundheitsschädlich war. Heute wird Bisphenol S verwendet, was sicherer ist. „Long Life“-Thermopapier hält bis zu 10 Jahre, Spezialpapier für Lebensmittelkontakt bis zu 35 Jahre.

Was ist Nadeldruck (Matrixdruck)?

Nadeldrucker erzeugen das Druckbild über Nadeln und Farbbänder auf Normalpapier (ca. 0,10–0,30 €/Rolle). Vorteile: Dokumentenecht und geeignet für Durchschläge. Nachteile: Lauter, langsamer (4–8 Zeilen/s) und wartungsintensiv (Farbbänder kosten ca. 5–15 €). Sie bieten drei Druckmodi: Draft (schnell, geringe Qualität), NLQ (mittlere Qualität) und LQ (hohe Qualität, langsamer).

Was ist Tintenstrahldruck?

Tintenstrahldrucker drucken farbig, sind aber selten für Kassenbons. Vorteile: Farbdruck möglich. Nachteile: Langsam (ca. 10–20 mm/s), hohe Kosten für Tintenpatronen (ca. 10–30 €) und regelmäßiger Wartungsaufwand.

Worauf solltest du beim Kauf eines Bondruckers achten?

Die Wahl des Bondruckers hängt von deinem Einsatzbereich ab. Berücksichtige folgende Kriterien:

Welche Bonbreite ist geeignet?

Bondrucker unterstützen 58 mm oder 80 mm Breite. 80 mm ist empfehlenswert, da mehr Informationen lesbar in einer Zeile dargestellt werden können und die Bons professioneller wirken.

Wie wichtig ist die Druckgeschwindigkeit?

In Umgebungen mit hoher Kundenfrequenz (z. B. Bäckereien, Lebensmittelhandel) ist ein schneller Thermodrucker (250–300 mm/s) ideal, da lange Bons (bis 30 cm) in unter 1 Sekunde gedruckt werden. Mobile Drucker sind langsamer (80–150 mm/s).

Welche Anschlussmöglichkeiten gibt es?

• USB: Standard für stationäre Drucker, einfach und weit verbreitet. Oft ist ein separates Netzteil nötig, da USB-Stromversorgung (5V) meist nicht ausreicht.
• Powered USB (PUSB): Kombiniert Daten- und Stromversorgung (24V), ideal für professionelle Kassensysteme, da nur ein Kabel benötigt wird.
• Ethernet (LAN): Ermöglicht Netzwerknutzung und Power over Ethernet (PoE) mit einem PoE-Switch. Ideal für mehrere Kassenplätze.
• WLAN: Kabellos, stylisch und geeignet, wenn kein LAN/USB verfügbar ist (z. B. bei Tablets). Stabile Verbindung erforderlich.
• Bluetooth: Für mobile Drucker, funktioniert über kurze Distanzen, ideal für Gastronomie.

Hinweis: Veraltete Schnittstellen wie Parallel oder Seriell werden kaum noch genutzt.

Welche Features sind nützlich?

• Cutter: Automatisches Schneiden des Bons (Full Cut, Partial Cut, No Cut). Cutter halten ca. 1,5 Mio. Schnitte.
• Kassenladenanschluss (RJ-11): Ermöglicht das Öffnen einer Kassenlade über die Kassensoftware. Prüfe die Kompatibilität.
• Kundendisplay-Anschluss: Zeigt den Betrag vor dem Druck an. Herstellerabhängig, prüfe Software-Kompatibilität.
• Barcode-Scanner-Anschluss: Nützlich bei Tablets ohne USB-Anschluss. Nutze Standard-USB-Scanner, um herstellerspezifische Geräte zu vermeiden.

Was bedeutet „Full Cut“, „Partial Cut“ und „No Cut“?

• Full Cut: Das Papier wird vollständig abgeschnitten. Ideal, wenn Kunden den Bon direkt mitnehmen.
• Partial Cut: Das Papier bleibt an einer Ecke verbunden, leicht abzureißen. Praktisch für geordnete Bons in der Gastronomie.
• No Cut: Kein Schnitt, Bons bleiben auf der Rolle. Geeignet, wenn Bons manuell abgerissen werden.

Hinweis: Die Abschneideart ist oft fest eingestellt. Kläre vor dem Kauf, welche Option passt.

Welche Kosten entstehen?

• Anschaffung: Thermodrucker kosten ca. 100–300 €, Nadeldrucker 150–400 €, hybride Drucker 300–600 €, mobile Drucker 200–500 €.
• Betriebskosten: Thermopapier (0,50–1,50 €/Rolle, ca. 0,2 Cent/Bon), Normalpapier (0,10–0,30 €/Rolle), Farbbänder (5–15 €), Tintenpatronen (10–30 €).
• Wartung: Thermodrucker sind wartungsarm, Nadeldrucker und Tintenstrahldrucker erfordern regelmäßigen Austausch von Farbbändern/Patronen.

Welche Hersteller sind empfehlenswert?

Zu den führenden Herstellern gehören:

• Epson: Breite Modellpalette (z. B. TM-T20III, TM-P80, TM-m30II), zuverlässig, gute Software-Kompatibilität.
• HP: Hohe Ausfallsicherheit, Powered USB, bis zu 5 Jahre Vor-Ort-Service (z. B. FK224AA).
• Metapace, Star, Seiko, Bixolon: Gute Alternativen, je nach Budget und Servicebedarf.

Prüfe Garantiekonditionen (z. B. 12–36 Monate Bring-In oder Vor-Ort-Service) und die Verfügbarkeit von Ersatzteilen.

Welche Bondrucker sind zu empfehlenswert?

• Epson TM-T20III-Serie: Günstiger Thermodrucker (ca. 150 €), USB/LAN, 250 mm/s. Ideal für Einzelhandel mit normalem Bonaufkommen. Nachteil: Kein WLAN, kein Kundendisplay/Scanner-Anschluss.
• Epson TM-P80-Serie: Mobiler Drucker (ca. 300 €), Bluetooth/WLAN, akkubetrieben. Ideal für Gastronomie/Märkte. Nachteil: Langsamer (ca. 100 mm/s).
• HP PUSB (FK224AA): Schneller Thermodrucker (ca. 250 €), Powered USB, 36 Monate Garantie. Ideal für Lebensmittelhandel mit hohem Bonaufkommen.
• Epson TM-m30II-Serie: Flexibler Thermodrucker (ca. 200–350 €), Bluetooth/WLAN/USB, unterstützt Kassenlade/Kundendisplay/Scanner. Ideal für designbewusste Einzelhändler.

Gibt es Alternativen zu Bondruckern?

• A4-Laserdrucker: Für Therapeuten oder Büros, die Bons und Dokumente (z. B. Befunde) drucken. Kosten: ca. 200–500 €, höhere Betriebskosten (Toner: 50–100 €).
• Digitale Belege (z. B. Anybill): Papierlose Lösung, Bons per App auf das Kunden-Smartphone. Vorteile: Umweltfreundlich, Belege jederzeit verfügbar. Nachteil: Abhängig von Kundenakzeptanz und Internetverbindung.

Ist die TSE-Kompatibilität wichtig?

Ja, seit 2020 müssen Bondrucker mit einem TSE-fähigen Kassensystem (Technische Sicherheitseinrichtung) kompatibel sein gemäß KassenSichV. Prüfe, ob der Drucker mit der Kassensoftware und einer TSE (z. B. Cloud-TSE oder Hardware-TSE) funktioniert.

Fazit

Ein gesetzeskonformer Kassenbon enthält alle Pflichtangaben gemäß UStG und KassenSichV, wie USt-IdNr., Belegnummer und Umsatzsteuer.

Bei der Wahl des Bondruckers solltest du Anwendung (stationär/mobil), Drucktechnologie (Thermodruck/Nadeldruck), Anschlussmöglichkeiten (USB/WLAN), Kosten und TSE-Kompatibilität berücksichtigen.

Für hohe Kundenfrequenz empfiehlt sich ein schneller Thermodrucker mit „Partial Cut“, für Durchschläge ein hybrider Drucker.

Digitale Belege sind sinnvoll für umweltbewusste Unternehmen, Kunden mit hoher Smartphone-Nutzung (z. B. in urbanen Gebieten) oder Betriebe mit Fokus auf digitale Prozesse, da sie Papierkosten sparen und Belege jederzeit verfügbar machen. Sie eignen sich weniger bei älteren Kunden oder in Regionen mit schlechter Internetverbindung.

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