Kassensystem Café: Die besten Anbieter im Vergleich (2026)

Von: Christian Jansen
Letztes Update 30.04.2026

Gastronomie

Du stehst hinter der Theke, die Schlange wird länger, jemand bestellt einen Cappuccino mit Hafermilch, der nächste will zwei Kuchen zum Mitnehmen, dazwischen hält jemand die Karte ans Terminal. Dein Kassensystem muss das in zehn Sekunden sauber abbilden, sonst verlierst du Umsatz und Nerven.

Cafés ticken anders als Restaurants. Hier dominiert der Thekenverkauf, nicht der Tischservice. 70 bis 90 Prozent der Bestellungen werden direkt am Tresen aufgenommen und bezahlt. Dafür brauchst du kein Gastro-Generalisten-System mit Funkbonierung und Gangsteuerung, sondern ein schlankes System, das Barista-Varianten, Milchalternativen und kleine Beträge im Akkord verarbeitet.

Dieser Artikel ergänzt unseren Gastronomie-Kassensysteme im Überblick. Hier geht es konkret um Cafés, inklusive Bäckerei-Café, Eiscafé und Steh-Cafe. Du bekommst echte Preise Stand April 2026, fünf Anbieter im Detail, drei Kosten-Szenarien für ein 20-Plätze-Café und eine Checkliste, die du direkt an Angebote halten kannst.

Keine Werbesprache, keine Phantasie-Sterne. Wenn orderbird MINI bei Transaktionsgebühren schwächelt, sag ich das. Wenn Gastronovi als einziger ein echtes Stempelkarten-Modul hat, sag ich das auch.

Was ein Café-Kassensystem können muss

Ein Café ist kein Restaurant und kein Imbiss. Du kassierst an der Theke, deine Barista-Station ist der zentrale Engpass, und dein durchschnittlicher Kassenbon liegt bei 5 bis 9 Euro. Daraus ergeben sich sieben Anforderungen, die dein Kassensystem beherrschen muss. Fehlt eine davon, merkst du das spätestens im Morgenrush.

Thekenverkauf in unter 20 Sekunden

Der Boniervorgang läuft immer gleich: Produkt antippen, Variante wählen, kassieren, Quittung. Das muss in unter 20 Sekunden gehen, denn hinter dem Kunden stehen fünf weitere Gäste. Dafür brauchst du schnelle Produktkategorien auf der Startseite (Heißgetränke, Kaltgetränke, Kuchen, To-Go) und eine Variantenauswahl ohne drei Submenüs.

Praktisch bedeutet das: Die zehn meistverkauften Produkte gehören auf den Hauptbildschirm, nicht in eine Suchmaske. Wer erst „Cappuccino“ tippen muss, verliert die Schlange.

Produktvarianten mit Preiszuschlag

Das ist der Café-USP gegenüber dem Restaurant. Hafermilch plus 0,50 Euro, Sojamilch plus 0,50 Euro, Mandelmilch plus 0,60 Euro, Vanillesirup plus 0,40 Euro, Double Shot plus 0,50 Euro. Dazu Größen Small, Medium, Large und die Unterscheidung heiß oder eiskalt.

Das Kassensystem muss drei Dinge sauber lösen: Den Preiszuschlag automatisch addieren, die Variante auf dem Barista-Bon ausgeben (damit der Barista weiß, dass Hafermilch gewünscht ist) und die Statistik mitlaufen lassen, damit du weißt, wie oft Hafermilch gewählt wird (Bestellplanung).

Nicht jedes System löst das sauber. Bei ready2order legst du Varianten als eigene Preis-Varianten an, das funktioniert, braucht aber sorgfältige Einrichtung. Gastronovi arbeitet mit Modifikator-Sets, orderbird MINI mit Topping-Listen. Tillhub hat als einziges System echtes Ingredient Tracking, du hinterlegst die Rezeptur mit Zutaten und Mengen.

Kompakte Hardware für die Theke

Café-Tresen sind schmal. Typische Breite für Kasse plus Thermodrucker plus Kartenleser: 60 bis 80 Zentimeter. Alles darüber passt nicht, oder du verlierst Arbeitsfläche für die Siebträger-Maschine.

Praxis-Regel: All-in-One-Geräte unter 30 Zentimeter Breite (POSSUM10, orderbird MINI) oder iPad-Lösungen mit schmalem Halter passen auf die meisten Tresen. Ein 15,6-Zoll-Gerät wie POSSUM16 G2DS kann auf kleinen Tresen bereits zu groß werden. Glasoberflächen lassen sich schneller abwischen, weil Kaffee-Spritzer und Zucker-Reste Realität sind.

Kartenzahlung mit fairen Gebühren bei kleinen Beträgen

Ein Cappuccino kostet 3,50 bis 4,50 Euro. Mit Kuchen dazu landest du bei 6 bis 9 Euro Durchschnitt pro Transaktion. Das macht Transaktionsgebühren überproportional teuer, weil jeder Vorgang prozentual belastet wird.

Rechenbeispiel: 100 Transaktionen pro Tag à 6 Euro sind 15.000 Euro Kartenumsatz pro Monat. Bei 1,75 Prozent (orderbird MINI) zahlst du 262,50 Euro pro Monat. Bei 0,99 Prozent (POSSUM Debit) zahlst du 148,50 Euro. Differenz: 114 Euro pro Monat oder 1.368 Euro pro Jahr. Das ist fast die Software-Miete eines ganzen Jahres.

Mindestgebühren pro Vorgang erhebt heute kein relevanter Anbieter mehr. Ein 2,50-Euro-Americano kostet dich bei 1,75 Prozent also 0,04 Euro Gebühr, nicht 10 Cent Flatrate wie früher.

Stempelkarten und Loyalty

„Zehn Kaffees kaufen, einen gratis“ ist der Klassiker im Café. Die Papier-Stempelkarte funktioniert, geht aber verloren und lässt sich nicht auswerten. Die digitale Version ist mittlerweile Standard in mittleren und großen Cafés: Kunde scannt QR-Code oder zeigt Wallet-Karte, Stempel landet automatisch im System.

Wichtig: Nativ im Kassensystem integriert hat das bisher nur Gastronovi (Kundenbindungs-Modul, 29 Euro pro Monat). Alle anderen Anbieter brauchen externe Loyalty-Tools wie LoyaltyCardTools oder Bonusly, die nicht automatisch mit der Kasse synchronisieren. Das bedeutet manuelle Doppelarbeit beim Einlösen.

Happy Hour und Wochentag-Rabatte

„Dienstag 14 bis 17 Uhr alle Kuchen minus 20 Prozent“ ist ein typisches Café-Werkzeug gegen Nachmittagsflauten. Zeitgesteuerte Rabatte müssen in der Kassensoftware hinterlegt werden, sonst tippt das Personal jeden Dienstag manuell Rabatte ein (fehleranfällig).

Stand April 2026: Happy Hour ist bei ready2order im Gastro-Paket enthalten (23,90 Euro pro Monat extra), bei Gastronovi im Grundpreis, bei Tillhub als Feature auf der Café-Seite genannt, bei POSSUM über Preisstufen lösbar. orderbird MINI bietet Rabatt-Funktionen, vermarktet sie aber nicht explizit als Happy Hour.

Multi-Steuersatz 7 und 19 Prozent sauber trennen

Seit 01.01.2026 gilt dauerhaft 7 Prozent Mehrwertsteuer auf Speisen, egal ob vor Ort gegessen oder To-Go. Vorher waren Speisen vor Ort 19 Prozent, das ist Geschichte. Für Cafés bedeutet das konkret:

• Kuchen vor Ort: 7 Prozent
• Kuchen To-Go: 7 Prozent
• Kaffee vor Ort oder To-Go: 19 Prozent (Getränke bleiben 19 Prozent)
• Latte Macchiato mit viel Kuhmilch (über 75 Prozent Milchanteil): 7 Prozent, weil Kuhmilch Grundnahrungsmittel ist
• Latte mit Hafer- oder Sojamilch: 19 Prozent, weil Pflanzendrinks keine Grundnahrungsmittel sind
• Alkohol im Café (Bier, Wein, Prosecco): immer 19 Prozent

Dein Kassensystem muss diese Sätze automatisch richtig zuordnen und im DSFinV-K-Export sauber ausweisen. Alle fünf hier vorgestellten Anbieter schaffen das technisch. Der Fehler passiert meist in der Konfiguration, lass deinen Steuerberater einmal einen Testexport prüfen, bevor du live gehst.

Anbieter in diesem Artikel Lies die Testberichte oder schau dir die Anbieter direkt an.

ready2order (125)

Testbericht zum Anbieter

POSSUM (61)

Testbericht zum Anbieter

Tillhub (38)

Testbericht zum Anbieter

Gastronovi (21)

Testbericht zum Anbieter

orderbird (145)

Testbericht zum Anbieter

Top 3 Kassensysteme für Cafés: Unsere Empfehlungen

Drei Anbieter empfehlen wir ausdrücklich für Cafés, je nach Profil deines Betriebs. Die Reihenfolge folgt nicht dem Marketing-Budget, sondern der Frage, welches Café mit welchem System am besten fährt.

Platz 1: ready2order. Der Allrounder für klassische Cafés bis etwa 30 Plätze. Monatlich kündbar, niedrige Einstiegshürde, eigene Café-Landingpage mit spezifischen Features. Barista-Varianten sauber abbildbar, Happy Hour im Gastro-Paket, schnellste Einrichtung im Test. Kein Warenwirtschaftssystem, kein natives Loyalty, aber für die meisten Thekencafés deckt das Funktionsset den Alltag ab.

01 · Beste Wahl für Cafés

ready2order

ab 34,90 €

ready2order ist der flexible Allrounder für Thekencafés bis 30 Plätze. Sehr gute Variantenführung für Milchalternativen, schnelle Einrichtung, monatlich kündbar. Ab 51,80 €/Monat mit TSE.

zum Anbieter → Erfahrungsbericht lesen

Platz 2: POSSUM. Das Café-System mit der besten Offline-Stabilität und der niedrigsten Transaktionsgebühr im Vergleich (0,99 Prozent Debit). All-in-One-Hardware mit Glasoberfläche, 365-Tage-Support, persönliche Einrichtung vor Ort. Ideal für Cafés in Altbauten mit schwachem WLAN und für umsatzstarke Cafés, wo die niedrige Kartengebühr jährlich vierstellig spart.

02 · Hoher Kartenumsatz

POSSUM

ab 39,00 €

POSSUM punktet mit 100 % Offline-Fähigkeit und 0,99 % Transaktionsgebühr auf Debit. Persönliche Einrichtung, deutscher Support, robuste All-in-One-Hardware mit leicht zu reinigender Glasoberfläche.

zum Anbieter → Erfahrungsbericht lesen

Platz 3: Gastronovi. Der einzige Anbieter mit nativem digitalen Stempelkarten-System. Wenn du Stammkunden-Programme (zehn Kaffees, einen gratis) und Multi-Location planst, ist Gastronovi die einzige Wahl mit nativem Loyalty. Einstieg 59 Euro plus 14 Euro TSE, dazu 29 Euro für das Kundenbindungs-Modul. Nicht die günstigste Option, aber die einzige mit integriertem Loyalty aus einer Hand.

03 · Stempelkarten-Sieger

Gastronovi

ab 40,90 €

Gastronovi bietet digitale Kundenkarten über Apple/Google Wallet, Stempelaktionen und automatisierte Kampagnen nativ im Kassensystem. Multi-Location inklusive, Girocard-Gebühren ab 0,04 %.

zum Anbieter → Erfahrungsbericht lesen

orderbird MINI und Tillhub tauchen in den Detailbewertungen unten auf. orderbird MINI ist der günstigste Einstieg für Mini-Cafés ohne Variantenchaos, Tillhub die beste Wahl für Bäckerei-Cafés mit Warenwirtschaft.

Die 5 Anbieter im Detail (Stand 2026)

Hier bekommst du zu jedem der fünf relevantesten Systeme die Fakten, die du für die Entscheidung brauchst. Alle Preise sind Stand April 2026 und direkt von den Anbieter-Webseiten recherchiert.

ready2order

Allrounder für Thekencafés mit Barista-Varianten

ab 51,80 € / Monat inkl. TSE

zum Anbieter

Österreichischer Anbieter, seit 2015 am Markt, mittlerweile über 16.000 Betriebe in DACH. ready2order hat eine eigene Café-Landingpage mit spezifischem Marketing für Thekencafés, Steh-Cafes und Barista-Betriebe. Ø 4,1 bis 4,2 Sterne aus mehr als 2.500 Bewertungen auf Trustpilot und Capterra.

Preise Café-Setup (Stand April 2026)

Basis-Software (1 Kasse)

35,90 € / Monat

Gastro-Paket (inkl. Happy Hour, Take-Away)

23,90 € / Monat

TSE (Cloud)

15,90 € / Monat

Aktivierungsgebühr

99 € einmalig

Hardware readyMini

279 € einmalig

Hardware readyMax 2 (All-in-One)

1.199 € einmalig

Transaktionsgebühr (readyPay)

1,23 %

Für ein Thekencafé ohne Tischservice reicht das Basis-Abo plus TSE: 51,80 Euro pro Monat. Wer Happy Hour will, braucht das Gastro-Paket, macht 75,70 Euro pro Monat. Hardware-Investition je nach Gerät zwischen 279 Euro (readyMini) und 1.199 Euro (readyMax 2).

Variantenführung: Hauptprodukt bekommt einen Fixpreis, dann legst du Varianten mit eigenem Preis oder Preiszuschlag an. Hafermilch plus 0,50 Euro funktioniert sauber, erscheint auf dem Kassenbon und am Barista-Bondrucker. Trinkgeldabfrage bei Kartenzahlung ist inklusive, steuerlich korrekt ausgewiesen.

✓ Vorteile

• Eigene Café-Landingpage, spezifisch positioniert
• Schnellste Einrichtung im Test, 2–3 Stunden bis live
• Sehr gute Variantenführung für Milchalternativen
• Monatlich kündbar, echtes Monatsabo
• Take-Away-Knopf für Steuerdifferenzierung

− Nachteile

• Kein eigenes Warenwirtschaftssystem (kritisch für Bäckerei-Café)
• Happy Hour nur im Gastro-Paket (23,90 €/Mon extra)
• Cloud-abhängig, WLAN-Ausfall kritisch
• Keine Click-&-Collect-Integration nativ
• Transaktionsgebühr 1,23 % höher als POSSUM

Ideal für

Klassische Thekencafés mit Variantenchaos (viele Milchalternativen, Sirups, Größen). Wenn du ein Stammkunden-Programm willst, schau dir Gastronovi an. Wenn du viel Kartenumsatz machst, rechne POSSUM gegen.

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POSSUM

All-in-One mit 0,99 % Debit-Gebühr und 100 % Offline-Modus

ab 39,00 €

zum Anbieter

Deutsches All-in-One-System der Heimpel GmbH, spezialisiert auf Gastronomie und Handel. Für Cafés besonders interessant: 100 Prozent Offline-Fähigkeit, niedrigste Transaktionsgebühr (0,99 Prozent Debit), robuste Hardware mit Glasoberfläche. Rund 300 Bewertungen, Ø 4,7 bis 4,85 Sterne auf ProvenExpert.

Preise (Stand April 2026)

Hauptgerät-Lizenz

39–49 € / Monat

Mobilgerät-Lizenz (Verbund)

15–19 € / Monat pro Gerät

Hardware POSSUM10 (All-in-One Komplettpaket)

999 € einmalig, inkl. TSE + Einrichtung

Hardware POSSUM5 Lite (mobil)

149 € Verbund / 849 € Standalone

TSE

in Hardware integriert

Transaktionsgebühr Starter

0,99 % Debit 1,99 % Kredit

Transaktionsgebühr Pro

6 € / Monat + 0,79 % Debit / 1,49 % Kredit

Ein Thekencafé mit einem POSSUM10 als Hauptkasse landet bei 49 Euro pro Monat Software (Monatsabo) oder 39 Euro (Jahresabo), plus einmalig 999 Euro Hardware. Installation und Schulung sind im Komplettpaket-Preis enthalten, das fehlt bei den iPad-Anbietern komplett.

Offline-Stärke ist der zweite große Vorteil. Bäckerei-Cafés haben oft schlechte WLAN-Abdeckung im Verkaufsraum, weil die Brotregale Metall enthalten oder der Tresen im Altbau steht. POSSUM arbeitet lokal, kein WLAN bedeutet kein Problem. Sonderwunsch-Felder für Barista-Notizen sind integriert.

✓ Vorteile

• Niedrigste Transaktionsgebühr: 0,99 % Debit
• 100 % Offline-Fähigkeit, lokale Datenbank
• Installation und Schulung im Hardware-Preis
• Glasoberfläche leicht zu reinigen
• 365-Tage-Support auf Deutsch

− Nachteile

• Hardware-Preise meist auf Anfrage (wenig Transparenz)
• Kein natives Stempelkarten-Modul
• Kein Click & Collect / Online-Bestellsystem
• Kein echtes Warenwirtschaftssystem
• Weniger selbsterklärend als ready2order

Ideal für

Cafés mit über 20.000 Euro Kartenumsatz pro Monat oder in Gegenden mit unzuverlässigem Internet. Bei 30.000 Euro pro Monat sparst du gegenüber orderbird MINI jährlich etwa 2.700 Euro allein an Gebühren.

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orderbird MINI

Berliner Anbieter, MINI ist explizit als Kassensystem für Cafés und kleine Gastronomie positioniert. Das MINI ist ein All-in-One-Gerät mit Touchscreen, integriertem Bondrucker, integriertem Kartenleser und integrierter SIM-Karte. TSE fest in der Hardware. Einer der kleinsten Footprints im Test.

Preise MINI (Stand April 2026):

Im 12-Monats-Tarif landest du bei 29 Euro pro Monat Lizenz plus 299 Euro Hardware einmalig. Erstes Jahr: 647 Euro Gesamtkosten für das System. Das ist der günstigste Einstieg im Test, allerdings mit Vertragsbindung.

Stärken: All-in-One in einem Gerät, keine Kabelage, iOS-Bedienung einfach zu erlernen, eingebaute SIM als Mobilfunk-Fallback bei WLAN-Ausfall. Trinkgeldabfrage integriert, Variantenführung über Modifier-Sets möglich.

Schwächen: Ausschließlich iOS (Bindung an Apple-Ökosystem). MINI ist auf einen Arbeitsplatz limitiert, eine zweite Kasse oder ein separater Barista-Bon brauchen orderbird PRO oder Zusatzhardware. Keine Tischverwaltung, keine Warenwirtschaft, keine Click-&-Collect-Integration. Transaktionsgebühr mit 1,75 Prozent die höchste im Test. Trustpilot-Nutzer berichten von Preiserhöhungen um 15 bis 20 Prozent pro Jahr.

Fazit orderbird MINI: Ideal für sehr kleine Cafés mit unter zehn Plätzen, einem Barista und wenigen Varianten. Wer wachsen will oder Variantenchaos erwartet, stößt schnell an Grenzen. Bei hohem Kartenumsatz rechnet sich die niedrigere Gebühr bei POSSUM schnell rein.

Gastronovi

Plattform-Lösung mit nativem Stempelkarten-Modul

ab 40,90 €

zum Anbieter

Deutsches Unternehmen, seit 2010 am Markt, Gastronomie-Kassensystem mit modularem Aufbau. Für Cafés besonders interessant durch das Kundenbindungs-Modul mit digitalen Stempelkarten, das es in dieser Form sonst nirgendwo gibt. Ø 4,1 Sterne aus 125 Bewertungen auf trusted.de.

Preise Café-Setup (Stand April 2026)

Kassensystem inkl. KDS (1 Gerät)

59 € / Monat oder 590 € / Jahr

Cloud-TSE

14 € / Monat

Kundenbindung (Stempelkarten, Wallet)

29 € / Monat

Warenwirtschaft

129 € / Monat + 199 € Einrichtung

Bestellsystem (Click & Collect)

49 € / Monat oder 5 % Provision + 99 € Einrichtung

Mehrbetrieb (Multi-Location)

99 € / Monat + 249 € Einrichtung

Gastronovi Pay Girocard

0,04–0,10 %

Gastronovi Pay VISA / MC

0,50–0,70 % + 10 Cent

Ein Café mit Stempelkarten-Programm liegt bei 102 Euro pro Monat (Kasse plus TSE plus Kundenbindung). Wer zusätzlich Click & Collect und Warenwirtschaft will, landet bei etwa 280 Euro pro Monat, das ist kein Einstiegspreis mehr.

Das Kundenbindungs-Modul ist der klare Alleinstellungspunkt. Digitale Kundenkarten laufen über Apple Wallet und Google Wallet, keine extra App nötig. Stempelprogramme („zehn Kaffees, einer gratis“), Gutscheine, Geburtstags-Kampagnen, Multi-Location mit kartenweiter Gültigkeit. Real-Time-Analytik zeigt dir, wie gut eine Aktion läuft.

Payment: Gastronovi Pay ist bei Girocard mit 0,04 bis 0,10 Prozent die günstigste Kartengebühr am Markt. Bei VISA/MasterCard 0,50 bis 0,70 Prozent plus 10 Cent pro Transaktion. Bei 30.000 Euro Kartenumsatz pro Monat (viele Girocard-Zahlungen) sparst du gegenüber ready2order deutlich.

✓ Vorteile

• Einziger Anbieter mit integriertem Stempelkarten-System
• Günstigste Girocard-Gebühren am Markt (ab 0,04 %)
• Warenwirtschaft für Bäckerei-Cafés verfügbar
• KDS und Happy Hour im Grundpreis
• Multi-Location für Café-Ketten

− Nachteile

• Support kostenpflichtig: 1,65–4,10 €/Minute
• Module stapeln sich schnell: schnell 200+ €/Monat
• Mindestlaufzeit 3 Monate, kein echtes Monatsmodell
• Einrichtungsgebühren bei mehreren Modulen (+99 € bis +249 €)
• Einstiegspreis über ready2order und orderbird

Ideal für

Cafés mit Stammkunden-Programm, Click & Collect oder Warenwirtschaft aus einer Hand. Rechne mit 100 Euro pro Monat für die Basis plus weitere Module. Kalkuliere Support-Kosten ein, das wird oft unterschätzt.

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Tillhub

Warenwirtschafts-Café-System für Bäckerei und Rösterei

ab 29,80 € / Monat inkl. TSE

zum Anbieter

Berliner Anbieter, 2015 gegründet. Hybrid-System für Gastronomie und Einzelhandel. Hat explizit eine Kassensystem-Café-und-Bar-Seite und eine eigene Bäckerei-Seite. Besondere Stärke: Ingredient Tracking und rezepturbasierte Warenwirtschaft, was Tillhub für Bäckerei-Cafés und Rösterei-Cafés zur ersten Wahl macht.

Preise (Stand April 2026)

Einstiegspreis inkl. TSE

ab 29,80 € / Monat

Exakte Modellaufteilung

individuell Angebot per Formular

Hardware

iPad-basiert eigene oder Drittgeräte

Payment-Gebühren

auf Anfrage

Tillhub veröffentlicht keine Standardpreise für Komplettsetups, sondern arbeitet mit individuellen Angeboten je nach Branche und Anzahl Kassen. Demo-Termin ist Pflicht. Einstieg wird mit 29,80 Euro pro Monat inklusive TSE beworben.

Café-Features aus der Website: Happy Hour mit zeitbasierten Preisstufen, To-Go-Knopf mit automatischer Steuerdifferenzierung, Tip Processing steuerkonform, Ingredient Tracking mit Rezeptur-basierter Produktpflege, Warenwirtschaft mit Inventar und Rezepturen, Mobile Bonierung über Orderpro Plus Handheld, Split-Zahlung.

Bäckerei-Café-Stärken: Scale-Integration (Warenverkauf nach Gewicht) und Allergen-Management über Rezeptur-Modul. Wer ein Café betreibt, das auch Röstereiwaren oder Brote verkauft, bekommt das bei Tillhub in einem System.

✓ Vorteile

• Stärkstes System für Bäckerei- und Rösterei-Cafés
• Ingredient Tracking und Rezeptur-Verwaltung nativ
• Happy Hour ohne Aufpreis im Tarif
• Einzelhandel-Gastronomie-Hybrid
• Allergen-Management integriert

− Nachteile

• Preise nicht öffentlich (Pflicht-Demo)
• Kein eigenes Stempelkarten-Modul
• Kein Click & Collect nativ
• Weniger Nutzer-Feedback im Café-Segment verfügbar
• Telefon-Support begrenzt (nicht 365 Tage)

Ideal für

Bäckerei-Cafés und Cafés mit eigener Produktherstellung (Rösterei, hausgebackene Kuchen mit Lagerverwaltung). Für ein reines Thekencafé ohne Warenwirtschaft überdimensioniert, da sind ready2order oder orderbird MINI schlanker.

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Was kostet ein Kassensystem für ein Café wirklich?

Die reine Softwaremiete ist nur ein Teil der Rechnung. Realistisch zahlst du pro Monat Software, TSE, Hardware (verteilt über die Nutzungsdauer) und Transaktionsgebühren bei Kartenzahlung. Gerade Letztere werden bei Cafés oft unterschätzt, sind aber bei vielen kleinen Beträgen der größte laufende Kostenblock.

Annahme für unsere Rechnung

Ein klassisches Café mit 20 Plätzen, 100 Transaktionen pro Tag, Durchschnittsbeleg 7 Euro. Macht 15.000 Euro Kartenumsatz pro Monat (Annahme 70 Prozent Kartenzahlung bei 21.000 Euro Gesamtumsatz). Ein Setup mit einer Thekenkasse, einem Kartenleser, TSE, ohne Tischservice.

Geeignet für Mini-Cafés unter zehn Plätzen, ein Barista, wenig Varianten. Achtung: Nach Ablauf der Aktion und der 12 Monate Vertragsbindung springt der Preis auf die reguläre Monatslizenz, prüf deinen Folgetarif rechtzeitig. Summe 1. Jahr: ca. 3.945 €.

Geeignet für Cafés mit 15 bis 30 Plätzen, vielen Milch- und Sirup-Varianten, Happy Hour am Nachmittag. Monatlich kündbar, kein Lock-in. Summe 1. Jahr: ca. 4.420 €.

Geeignet für Cafés mit Stammkundenprogramm, mehreren Standorten oder Bäckerei-Café mit Warenwirtschaftsbedarf (dann plus 129 Euro pro Monat für Warenwirtschaft). Summe 1. Jahr: ca. 3.214 €.

Transaktionsgebühren: der unterschätzte Kostenfaktor

Schau dir die Gebühren im direkten Vergleich an. Basis sind dieselben 15.000 Euro Kartenumsatz pro Monat:

• Gastronovi Pay (Girocard-Mix): ca. 70 €/Monat = 840 €/Jahr
• POSSUM Starter bei 0,99 %: 148,50 €/Monat = 1.782 €/Jahr
• ready2order bei 1,23 %: 184,50 €/Monat = 2.214 €/Jahr
• orderbird MINI bei 1,75 %: 262,50 €/Monat = 3.150 €/Jahr

Differenz Gastronovi Pay zu orderbird MINI: etwa 2.310 Euro pro Jahr. Das ist mehr als die Software-Miete eines ganzen Jahres. Bei Cafés mit 30.000 Euro Kartenumsatz pro Monat verdoppelt sich diese Differenz.

Faustregel für Cafés: Ab 20.000 Euro Kartenumsatz pro Monat wird die Transaktionsgebühr zum größten Einzelkostenblock, größer als die Softwaremiete selbst. Darunter spielt die Differenz eine kleinere Rolle, und der Einstiegspreis der Lizenz zählt stärker.

Checkliste: Das muss dein Café-Kassensystem können

Regulatorik 2026: Neue 7-Prozent-Regel für Speisen im Café

Die wichtigste Änderung für Cafés in diesem Jahr ist die dauerhafte Senkung des Mehrwertsteuersatzes auf Speisen. Was bisher als temporäre Corona-Maßnahme galt, ist seit Januar 2026 Gesetz.

Speisen einheitlich 7 Prozent seit 01.01.2026

Bis Ende 2025 galt: Kuchen vor Ort gegessen 19 Prozent, Kuchen To-Go 7 Prozent. Seit dem 01.01.2026 ist das vereinheitlicht: Speisen werden immer mit 7 Prozent besteuert, egal ob vor Ort oder mitgenommen. Das vereinfacht deinen Betrieb erheblich.

Getränke bleiben bei 19 Prozent. Der To-Go-Knopf muss also nicht mehr bei Speisen differenzieren, aber bei Getränken und Grenzfällen weiterhin funktionieren.

Der Milch-Latte-Grenzfall

Es gibt eine steuerlich pikante Besonderheit im Café: Kaffee mit über 75 Prozent Milchanteil gilt als Milchprodukt (Grundnahrungsmittel) und wird mit 7 Prozent besteuert. Bei klassischem Latte Macchiato mit Kuhmilch greift das, der Satz fällt auf 7 Prozent.

Aber Achtung: Hafermilch, Sojamilch und Mandelmilch gelten nicht als Grundnahrungsmittel. Ein Latte Macchiato mit Hafermilch bleibt bei 19 Prozent, auch wenn der Milchanteil über 75 Prozent liegt. Dein Kassensystem muss das pro Produkt oder pro Variante korrekt hinterlegt haben.

TSE, DSFinV-K, Kassenmeldepflicht

Die drei Dauerbrenner gelten für Cafés wie für alle anderen elektronischen Kassen. TSE-Pflicht nach Paragraf 146a AO seit 2020. DSFinV-K als standardisiertes Exportformat. Kassenmeldepflicht seit dem 01.01.2025, Altbestände mussten bis zum 31.07.2025 gemeldet werden, neue Kassen innerhalb eines Monats nach Anschaffung.

Typische Café-Falle: Kleine Bäckerei-Cafés, die vorher mit Schubladen-Kasse oder Zettel-Wirtschaft gearbeitet haben, vergessen beim Umstieg auf ein elektronisches System die Meldung. Sobald du elektronisch kassierst, greift die Meldepflicht sofort. Auch eine Außerbetriebnahme muss gemeldet werden.

Geplant ist eine allgemeine Registrierkassenpflicht ab 01.01.2027 für Betriebe ab 100.000 Euro Jahresumsatz. Der Gesetzentwurf wird im Verlauf 2026 erwartet. Wer jetzt noch mit Handzettel arbeitet und über der Grenze liegt, sollte nicht bis 2027 warten.

Häufige Fragen zum Kassensystem fürs Café

Quellen

1. ready2order Café-Seite: ready2order.com/de/kassensystem-cafe (abgerufen 04/2026)
2. orderbird MINI Produkt-Informationen: store.orderbird.com (abgerufen 04/2026)
3. POSSUM Preise und Tarife: possum-kassensysteme.de/preise (abgerufen 04/2026)
4. Gastronovi Preise und Module: gastronovi.com/preise (abgerufen 04/2026)
5. Tillhub Café- und Bar-Seite: tillhub.de/kassensystem-cafe-und-bar (abgerufen 04/2026)
6. Bundesministerium der Finanzen: Kassensicherungsverordnung und Paragraf 146a AO, Fassung 2026

Fazit und nächster Schritt

Drei Empfehlungen, je nach Café-Profil.

Wenn du ein klassisches Thekencafé mit Barista-Varianten betreibst (viele Milchalternativen, Sirups, Happy Hour), ist ready2order die richtige Wahl. 51,80 Euro pro Monat Basis plus TSE, 75,70 Euro mit Gastro-Paket, monatlich kündbar, schnelle Einrichtung. Die Variantenführung ist sauber, die Café-Landingpage zeigt, dass der Anbieter das Segment versteht.

Wenn dein Café über 20.000 Euro Kartenumsatz pro Monat macht oder in einer Gegend mit unzuverlässigem Internet liegt, ist POSSUM die bessere Wahl. Die 0,99 Prozent Transaktionsgebühr auf Debit spart gegenüber orderbird MINI jährlich bis zu 2.700 Euro, die lokale Architektur hält deinen Betrieb bei Netzausfall am Laufen, Installation und Schulung sind im Hardware-Preis enthalten.

Wenn Stammkunden dein Geschäftsmodell sind (Stempelkarten-Programm, Loyalty-Kampagnen, Multi-Location) oder du ein Bäckerei-Café mit Warenwirtschaftsbedarf führst, führt an Gastronovi oder Tillhub kein Weg vorbei. Gastronovi für natives Stempelkarten-System (29 Euro pro Monat), Tillhub für rezepturbasierte Warenwirtschaft und Ingredient Tracking. Für ein Eiscafé mit Mittagstisch ist auch unser Kassensystem Restaurant als zweite Perspektive nützlich, weil dort Tischverwaltung und Split-Zahlung stärker gewichtet sind.

Für ein sehr kleines Steh-Cafe mit einem Barista und unter zehn Plätzen ist orderbird MINI der günstigste Einstieg, allerdings mit höherer Transaktionsgebühr und Vertragsbindung.

Den vollständigen Überblick über alle Gastro-Kassensysteme, inklusive Restaurant-, Foodtruck- und Bar-Spezialthemen, findest du in unserem Gastronomie-Kassensysteme im Überblick. Dort vergleichst du alle Anbieter direkt, lässt Konditionen an deine Situation anpassen und startest den Fact-Check für deinen konkreten Betrieb.

Andere Gastro-Betriebstypen im Vergleich

Jeder Gastro-Betrieb hat seine eigenen Anforderungen. Hier findest du die spezialisierten Vergleiche für die anderen Betriebstypen:

• Kassensystem Restaurant
• Kassensystem Foodtruck
• Kassensystem Bar
• Kassensystem Imbiss
• Kassensystem Bäckerei

Den Gesamtüberblick mit allen Anbietern und Kosten-Szenarien findest du im Gastronomie-Hub.

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Lies den Testbericht oder teste den Anbieter direkt.

ready2order

Gut

125 Bewertungen

ab 34,90 €

Testbericht zum Anbieter

POSSUM

Sehr gut

61 Bewertungen

ab 39,00 €

Testbericht zum Anbieter

Tillhub

Gut

38 Bewertungen

ab 29,80 €

Testbericht zum Anbieter

Gastronovi

Gut

21 Bewertungen

ab 40,90 €

Testbericht zum Anbieter

orderbird

Gut

145 Bewertungen

ab 22,00 €

Testbericht zum Anbieter