Kassensystem Restaurant: Die besten Anbieter im Vergleich (2026)
Von:
Christian Jansen
Letztes Update 30.04.2026
Du stehst vor der Entscheidung, welches Kassensystem in dein Restaurant passt, und stößt auf widersprüchliche Empfehlungen. Der eine Artikel feiert Lightspeed, der nächste schwärmt von orderbird, der dritte behauptet, POSSUM sei ein reiner Einmalkauf. Vieles davon ist verkürzt oder schlicht falsch.
Ein Restaurant mit 40 Plätzen, zwei mobilen Handhelds und Bondruckern in Küche und Bar hat andere Anforderungen als ein Café mit vier Tischen oder ein Foodtruck. Du brauchst Tischverwaltung, Funkbonierung, Gangsteuerung, saubere Split-Zahlung, und am Ende muss das Ganze mit § 146a AO, der TSE-Pflicht und der neuen Kassenmeldepflicht sauber zusammenspielen.
Dieser Artikel ergänzt unseren Gastronomie-Kassensysteme im Überblick. Hier geht es um den konkreten Bedientyp Restaurant, nicht um Gastro allgemein. Du bekommst echte Preise (Stand April 2026), die fünf relevantesten Anbieter im Detail, eine ehrliche Vollkosten-Rechnung für ein 40-Plätze-Restaurant und eine Checkliste, die du direkt an Angebote halten kannst.
Keine Werbesprache, keine frei erfundenen Sternchen-Noten. Wenn POSSUM im Support führt, sag ich das. Wenn ready2order bei 50+ Plätzen an seine Grenzen stößt, sag ich das auch. Danach weißt du, welches System zu deinem Laden passt.
Entscheide in 60 Sekunden
Wichtigste Frage: Wie groß ist dein Restaurant?
- Bis 50 Plätze, klassische Bediengastro: ready2order (günstigster Allrounder, Gastro-Paket mit Tischplan und Gangsteuerung für 23,90 €/Monat extra).
- Hoher Kartenumsatz, Offline-Stabilität wichtig: POSSUM (100 % offline, gestaffelte Debit-Gebühr ab 10.000 € Kartenumsatz).
- Kasse, Reservierung und Warenwirtschaft aus einer Hand: Gastronovi (Küchenmonitor im Grundpreis, vollständiges Ökosystem).
- Fine Dining mit 80+ Plätzen oder mehreren Standorten: Lightspeed (Enterprise-Funktionsumfang, dafür höchster Preis im Vergleich).
Was ein Restaurant-Kassensystem können muss
Ein Restaurant ist kein Imbiss und kein Café. Du bedienst, du kassierst nicht am Tresen, dein Personal läuft mit Bestellungen durchs Haus und die Küche läuft parallel zur Bar. Daraus ergeben sich acht Anforderungen, die dein Kassensystem beherrschen muss. Wenn auch nur eine davon fehlt, merkst du das spätestens am ersten ausgebuchten Samstagabend.
Tischverwaltung, die zu deinem Grundriss passt
Der Tischplan ist die Basis. Du legst Bereiche an: Innenraum, Terrasse, Bar, Sommergarten. Du öffnest Tische, buchst Gäste um, legst Tische zusammen, wenn aus dem 2er ein 4er wird, und schließt sie über die Schlussrechnung. Wichtig: Mehrere Kellner müssen zeitgleich auf denselben Tisch zugreifen können. Ohne das bricht der Betrieb zusammen, sobald der erste Kollege Tisch 7 bearbeitet und der zweite parallel den Nachtisch aufnehmen will.
Temporäre Tische sind ein unterschätztes Feature. Ein Gast sitzt noch auf der Couch, während Tisch 12 abgeräumt wird. Mit temporärem Tisch nimmst du die Bestellung trotzdem schon auf, ohne Chaos im Plan.
Funkbonierung direkt am Tisch
Funkbonierung heißt, dein Kellner tippt die Bestellung am Tisch auf Tablet oder Handheld ein, und der Bon läuft direkt auf den Drucker in Küche oder Bar. Keine Laufwege, keine verlorenen Bons, keine Rückfragen. Technisch passiert das entweder per WLAN (iPad-basierte Systeme wie Lightspeed oder ready2order) oder über ein eigenes Funknetz (POSSUM, Vectron).
Der Unterschied wird relevant, wenn dein WLAN schlecht ist. In einem Altbau mit dicken Wänden und schlechter Netzabdeckung ist ein proprietäres Funknetz stabiler als reines WLAN. In einem modernen Neubau mit guten Access Points reicht WLAN problemlos.
Gangsteuerung: Vorspeise, Hauptgang, Dessert
Ohne Gangsteuerung läuft die komplette Bestellung gleichzeitig in der Küche auf. Der Koch sieht Vorspeise, Hauptgang und Dessert auf einem Bon, und wenn er schlecht organisiert ist, kommt das Tiramisu drei Minuten nach dem Carpaccio. Mit Gangsteuerung boniert der Kellner alle drei Gänge am Tisch, aber nur die Vorspeise läuft sofort in die Küche. Hauptgang folgt per Abruf („Kurring“), Dessert nach dem Abräumen.
Alle fünf Hauptanbieter können Gangsteuerung. Der Unterschied liegt im Detail: Lightspeed und Gastronovi bieten vollwertige Küchenmonitore (KDS) statt Bondrucker, POSSUM und ready2order arbeiten primär mit Druckern, Vectron kombiniert beides.
Reservierungen: integriert oder angedockt
Eigenes Reservierungsmodul haben Gastronovi (89 €/Monat oder 0,49 € pro Reservierung plus 99 € Einrichtung) und Vectron (in den SMART-Tarifen enthalten). Lightspeed bindet OpenTable an, braucht dafür aber einen separaten OpenTable-Vertrag. ready2order und POSSUM haben kein eigenes Modul.
Für die meisten Restaurants bis 60 Plätze reicht eine Kombination aus manuellem Tischplan im Kassensystem plus externer Reservierungsplattform (Resmio, Quandoo, OpenTable) mit eigenem Vertrag. Erst ab mehreren Standorten wird die Integration im Kassensystem selbst wichtig.
Split-Zahlung in allen Varianten
Vier Gäste am Tisch, jeder will einzeln zahlen. Oder zwei Pärchen zahlen jeweils zusammen. Oder einer übernimmt die komplette Rechnung bis auf das eine Dessert. Alle fünf Hauptanbieter beherrschen das, aber die Bedienung unterscheidet sich erheblich. Bei Lightspeed und ready2order ist das Splitten in wenigen Klicks erledigt. Bei älteren Vectron-Konfigurationen klickt sich der Kellner manchmal durch mehrere Menüs.
Faustregel: Lass dir das beim Demo-Termin live zeigen. Ein Kellner, der fünfmal am Abend hängt, verliert Zeit, Laune und Trinkgeld.
Offline-Fähigkeit: Was passiert bei Internetausfall
Wenn das Internet ausfällt, ist das bei reinen Cloud-Systemen wie Lightspeed ein echtes Problem. Der Offline-Modus ist begrenzt, Kartenzahlungen laufen oft nicht mehr durch. Lokal installierte Systeme wie POSSUM und Vectron arbeiten dagegen zu 100 Prozent weiter. Die lokale Datenbank hält alles, synchronisiert wird, sobald das Netz zurück ist.
ready2order liegt dazwischen. Mit eigener SIM-Karte im Kassengerät gibt es ein Fallback, ohne eigene SIM ist der Betrieb eingeschränkt. Gastronovi bewirbt einen Offline-Modus, in der Praxis läuft das stabil für Bestellaufnahme und Bonierung, kritisch wird es bei Zahlungsabwicklung.
Praxistipp: LTE-Backup-Router für 50 bis 100 € pro Monat sind bei jedem Cloud-System sinnvoll. Internetausfall ist kein Sonderfall, sondern passiert.
Multi-Steuersatz 7 und 19 Prozent sauber trennen
Speisen im Restaurant: 19 Prozent. Speisen zum Mitnehmen oder Liefern: 7 Prozent für Grundnahrungsmittel, 19 Prozent für Getränke. Alkohol: immer 19. Ein Kombimenü aus Pizza zum Mitnehmen und Cola wird zum Steuer-Mischfall auf einem Bon. Dein Kassensystem muss die Sätze korrekt trennen und im DSFinV-K-Export an dein Finanzamt beziehungsweise deinen Steuerberater sauber ausweisen.
Alle fünf Anbieter schaffen das technisch. Der Fehler passiert meist in der Konfiguration. Richte die Steuersätze bei der Einrichtung sauber ein und lass deinen Steuerberater einmal den Export gegenprüfen, bevor du live gehst.
Kellner-Zeiterfassung und Trinkgeld-Handling
Wer hat heute wie lange gearbeitet? Wer hat welche Trinkgelder bekommen? Das sind zwei getrennte Themen, die nicht jedes System sauber löst.
Zeiterfassung: Gastronovi bietet ein Zusatzmodul für 19 €/Monat. ready2order hat keine echte Zeiterfassung im Standard. POSSUM und Vectron haben Basis-Zeiterfassung über die Kellner-Login-Funktion integriert, ohne separate Module.
Trinkgeld bei Kartenzahlung: ready2order fragt flexibel am Kartenlesegerät ab. Lightspeed und Gastronovi ebenfalls. POSSUM und Vectron integrieren das über ihre fest angebundenen EC-Terminals. Für die Abrechnung am Schichtende brauchst du außerdem eine Funktion, die Trinkgelder pro Kellner aufschlüsselt. Das ist bei allen fünf Systemen möglich, aber bei orderbird und ready2order am komfortabelsten bedienbar.
Top 3 Kassensysteme für Restaurants: Unsere Empfehlungen
Drei Anbieter empfehlen wir ausdrücklich für Restaurants, je nach Größe und Anspruch. Die Reihenfolge folgt nicht dem teuersten Marketing, sondern der Frage, welcher Betrieb mit welchem System am besten fährt.
Platz 1: ready2order. Der Allrounder für klassische Restaurants bis etwa 50 Plätze. Monatlich kündbar, niedrige Einstiegshürde, Gastro-Paket mit Tischverwaltung und Gangsteuerung für 23,90 € extra. Nicht das vollste Funktionsset, aber das günstigste Komplettpaket mit der einfachsten Bedienung.
ready2order
ready2order ist der günstige Allrounder für Bediengastronomie bis 50 Plätze. Gastro-Paket mit Tischplan, Funkbonierung und Gangsteuerung für 23,90 €/Monat extra. Monatlich kündbar, kein Risiko beim Einstieg.
Platz 2: POSSUM. Das Gastro-System mit der besten Offline-Stabilität und einer am Kartenumsatz gestaffelten Transaktionsgebühr (0,65 Prozent im SILVER-Paket ab 10.000 € Kartenumsatz, 0,59 Prozent im GOLD ab 25.000 €). Drei Preismodelle parallel: Jahresabo ab 39 €/Monat, Monatsabo ab 49 €, Leasing. Hardware wird einmalig gekauft. Support mit 365-Tage-Erreichbarkeit und persönlicher Vor-Ort-Einrichtung, KDS fehlt bis Mitte 2026.
POSSUM
POSSUM punktet mit 100 Prozent Offline-Fähigkeit und einer gestaffelten Transaktionsgebühr (0,65 bis 0,59 Prozent Debit ab 10.000 € Kartenumsatz). Persönliche Einrichtung vor Ort, deutscher 365-Tage-Support. Drei Preismodelle: Jahresabo, Monatsabo, Leasing. Hardware einmalig.
Platz 3: Gastronovi. Die Plattform für Restaurants, die Kasse, Reservierung, Warenwirtschaft und Marketing aus einer Hand wollen. Einstieg bei 59 €/Monat plus 14 € TSE, also ehrlicherweise keine Billiglösung. KDS ist im Grundpreis dabei, das hat kein anderer. Wermutstropfen: Der Support kostet pro Minute.
Gastronovi
Gastronovi bietet das vollständigste Ökosystem: Kasse, Reservierung, Warenwirtschaft, Zeiterfassung. Küchenmonitor ist im Grundpreis enthalten. Gut für Multi-Location und Betriebe mit Saisontarif-Bedarf.
Lightspeed hat in diesem Ratgeber keinen Top-3-Platz, taucht aber in der Detailbewertung unten auf. Grund: Lightspeed ist im Funktionsumfang stark, aber im Preis-Leistungs-Verhältnis für kleinere Restaurants schwer zu rechtfertigen. Wer ein Fine-Dining-Haus mit 80 Plätzen und mehreren Standorten führt, sollte Lightspeed trotzdem anschauen.
Die 5 Anbieter im Detail (Stand 2026)
Hier bekommst du zu jedem der fünf relevantesten Systeme die Fakten, die du für die Entscheidung brauchst. Alle Preise sind Stand April 2026 und direkt von den Anbieter-Webseiten recherchiert.
Österreichischer Anbieter, seit 2015 am Markt, mittlerweile über 16.000 Betriebe in DACH. Das Unternehmen richtet sich an kleine bis mittlere Gastronomie und wirbt als Preis-Leistungs-Sieger in diesem Segment. Ø 4,1 Sterne aus mehr als 2.500 Bewertungen auf Trustpilot und Capterra.
Preise
Für ein Restaurant mit 40 Plätzen, einer Hauptkasse und zwei Handhelds landest du bei etwa 75,70 €/Monat reinen Software- und TSE-Kosten plus Hardware-Investition um die 2.300 € einmalig.
Gastro-Features funktionieren gut. Tischplan, Funkbonierung, Gangsteuerung, Sonderwünsche, Split-Zahlung. Kein echtes KDS, nur Bondrucker. Kein Reservierungsmodul. Und eine harte Grenze: Du kannst nur einen Drucker gleichzeitig nutzen. Für ein Restaurant mit getrennter Küchen- und Bar-Bondruckerei ist das ein Problem.
Vorteile
- Günstigster Einstieg unter den Top 5
- Monatlich kündbar, echtes Monatsabo
- Einfachste Bedienung, schnelles Team-Onboarding
- Mehr als 2.500 gute Bewertungen
Nachteile
- Nur ein Drucker parallel nutzbar (Problem bei getrennter Küche und Bar)
- Kein eigenes Reservierungsmodul
- Offline-Betrieb braucht SIM-Karte als Fallback
- Support-Qualität 2025 nachgelassen laut Nutzerberichten
Die richtige Wahl für klassische Restaurants bis 50 Plätze mit überschaubarer Organisation. Wenn Küche und Bar getrennte Bondrucker brauchen, schau dir POSSUM oder Vectron an.
Deutsches All-in-One-System der Heimpel GmbH, spezialisiert auf Gastronomie und Handel. Hardware und Software aus einer Hand. Stärke: lokale Architektur, integrierte Kartenzahlung, 100 Prozent Offline-Fähigkeit. Rund 300 Bewertungen, Ø 4,85 Sterne auf ProvenExpert, der beste Wert unter den fünf Anbietern.
Wichtig, weil oft verkürzt dargestellt: POSSUM ist kein reiner Einmalkauf. Die Hardware kaufst du einmalig, die Software läuft parallel als laufendes Abo. Das Software-Abo startet bei 39 €/Monat (Jahresabo) oder 49 €/Monat (monatliche Laufzeit) für das Hauptgerät, plus 15 bis 19 €/Monat pro Verbundgerät. Als dritte Option gibt es Leasing, bei dem die Softwarelizenzen im Leasingpreis enthalten sind.
Preise (Stand April 2026)
Ein Restaurant mit einem POSSUM10 als Hauptkasse und zwei POSSUM5 Lite als Handhelds landet bei 87 €/Monat für die Software, plus etwa 1.300 € einmalige Hardware-Investition (999 € Komplettpaket POSSUM10 plus 2 × 149 € POSSUM5 Lite). Dazu kommt die am Kartenumsatz gestaffelte Transaktionsgebühr – für ein typisches 40-Plätze-Restaurant greift SILVER (0,65 %) oder GOLD (0,59 % ab 25.000 € Kartenumsatz).
Gastro-Features: Tischverwaltung, Gangsteuerung, Split-Zahlung, Funkbonierung über eigenes Funknetz, Sonderwünsche. Küchenmonitor (KDS) fehlt bis voraussichtlich Mitte 2026. Reservierungsmodul gibt es nicht. Lieferdienstschnittstelle ist zubuchbar.
Vorteile
- Gestaffelte Transaktionsgebühr: 0,65 % SILVER (ab 10.000 € Kartenumsatz), 0,59 % GOLD (ab 25.000 €)
- 100 % Offline-Fähigkeit durch lokale Datenbank
- Persönliche Einrichtung und Schulung vor Ort inklusive
- 365-Tage-Support (Telefon, Chat, E-Mail)
- Höchste Kundenzufriedenheit (4,85 Sterne bei ProvenExpert)
Nachteile
- KDS erst Mitte 2026 verfügbar
- Kein eigenes Reservierungsmodul
- Hardware-Preise nur auf Anfrage (keine Listenpreise öffentlich)
- Kein reiner Einmalkauf, laufende Software-Lizenzkosten
- Ab SILVER greift eine Mindestservicegebühr (99 € beziehungsweise 199 €)
Wenn dein Restaurant in einer Gegend mit unzuverlässigem Internet liegt oder du 30.000 € Kartenumsatz pro Monat machst, ist POSSUM durch die gestaffelte Transaktionsgebühr (im GOLD-Paket 0,59 Prozent Debit) finanziell deutlich attraktiver als Cloud-Konkurrenten mit pauschal 1,23 bis 1,5 Prozent. Das rechnet sich jährlich mit bis zu 2.400 € Ersparnis gegenüber Lightspeed.
Lightspeed Restaurant
Kanadischer POS-Konzern, in Deutschland früher als Gastrofix aktiv, seit der Übernahme als Lightspeed Restaurant. Marktführer im Premium-Segment, besonders stark bei Fine Dining, Multi-Location und größeren Betrieben ab 60 Plätzen aufwärts.
Wichtig, weil in vielen Vergleichsartikeln falsch: Es gibt keinen Essential-Tarif für 69 € mehr. Die aktuelle Tarifstruktur ist Basic 89, Core 159, Pro 249 €/Monat.
Preise (Stand April 2026):
| Tarif | Preis | Enthalten |
|---|---|---|
| Basic | 89 €/Monat | 1 Lizenz |
| Core | 159 €/Monat | 2 Lizenzen |
| Pro | 249 €/Monat | 3 Lizenzen, Multi-Location |
| Zusatz-Lizenz | 49 €/Monat | pro weiteres Gerät |
| KDS, Tableside, QR-Ordering | Aufpreis | Preis auf Anfrage |
Für ein Restaurant mit 40 Plätzen und zwei Handhelds landest du mit dem Core-Tarif plus einer Zusatz-Lizenz und KDS-Add-on schnell bei 240 bis 260 €/Monat. Die Hardware (iPads plus Bondrucker) kaufst du separat, plane 1.500 bis 2.500 € ein.
Gastro-Features: Tischplan mit flexibler Raumaufteilung, Gangsteuerung mit Kurs-Verwaltung, vollwertiger Küchenmonitor als Add-on, Tableside-App für mobile Bestellung, OpenTable-Integration für Reservierungen. Funktionstechnisch der stärkste Anbieter im Test, keine Frage.
Vorteile
- Einziger Anbieter mit vollwertigem KDS als Add-on
- OpenTable-Integration für Reservierungen
- Multi-Location ab Pro-Tarif
- 24/7-Support auf Deutsch in allen Tarifen
- Stärkste Gastro-Funktionstiefe im Test
Nachteile
- Teuerster Einstieg: 89 €/Monat ohne Add-ons
- KDS, Tableside, QR-Ordering kosten alle extra
- Bei Internetausfall stark eingeschränkt (reine Cloud)
- Vertragsbindung für günstige Konditionen meist 12 Monate
- Nutzerberichte über Auszahlungsprobleme bei integriertem Payment
Fazit Lightspeed: Nicht die erste Wahl für ein klassisches 40-Plätze-Restaurant mit Budget-Fokus. Wer aber mehrere Häuser betreibt oder im Premium-Segment arbeitet und KDS plus Tableside-App braucht, bekommt den stärksten Funktionsumfang im Markt. Teuer, aber technisch berechtigt.
Deutsches Unternehmen, seit 2010 am Markt, spezialisiert auf Gastronomie-Komplettlösungen. Modular aufgebaut, du kannst klein starten und erweitern. Ø 4,1 Sterne aus 125 Bewertungen auf trusted.de.
Kernunterschied zu Lightspeed: Gastronovi hat den Küchenmonitor bereits im Kassenpreis drin, das spart gegenüber Lightspeed schon im Einstieg Geld. Dafür zahlst du TSE separat, und das waren ab April 2026 14 €/Monat, nicht 9 € wie in älteren Artikeln noch zitiert.
Preise (Stand April 2026)
Für ein Restaurant mit Kasse plus zwei mobilen Geräten, TSE und Kassenbuch liegst du bei etwa 122 bis 152 €/Monat. Die Kartenzahlungsgebühren über Gastronovi Pay gehören zu den günstigsten am Markt, zumindest bei Girocard.
Gastro-Features: Tischverwaltung, Gangsteuerung, Funkbonierung, KDS im Grundpreis, eigenes Reservierungsmodul, Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Multi-Location. Damit hat Gastronovi den breitesten Funktionsumfang unter den fünf Anbietern.
Vorteile
- KDS bereits im Grundpreis (59 €) enthalten
- Vollständigstes Ökosystem: Kasse, Reservierung, Warenwirtschaft, Marketing
- Saisontarif 25 €/Woche ideal für Saisonbetriebe
- Günstigste Girocard-Gebühren (0,04–0,10 %)
- Offline-fähig
Nachteile
- Support kostenpflichtig: 1,65–4,10 €/Minute (häufige Beschwerde)
- Modulkosten stapeln sich schnell auf 200+ €/Monat
- Mindestvertrag 3 Monate, kein echtes Monatsmodell
- Preissteigerungen ohne Vorwarnung werden kritisiert
Die richtige Wahl, wenn du von Anfang an Kasse, Reservierung und Warenwirtschaft aus einer Hand willst und mehrere Standorte planst. Rechne ehrlich mit 150 bis 250 €/Monat sobald die wichtigen Module dazukommen. Kalkuliere Support-Kosten mit ein, das wird unterschätzt.
Vectron
Deutscher Traditionsanbieter, seit 1990, Hauptsitz Münster, rund 65.000 POS-Standorte in Europa. Marktführer im DACH-POS-Bereich, besonders stark bei komplexen Anforderungen, Ketten und Hotel-Gastronomie.
Ein wichtiger Hinweis: Im Juni 2024 hat der US-Zahlungsdienstleister Shift4 die Mehrheit an Vectron übernommen (74 Prozent der Aktien für etwa 59 Millionen Dollar). Das Delisting läuft. Langfristig will Shift4 die Payment-Services für Vectron-Kunden an eigene Konditionen binden. Wer jetzt einen mehrjährigen Vectron-Vertrag abschließt, sollte Payment-Klauseln genau prüfen.
Preise VECTRON SMART (Stand April 2026):
| Modell | Preis |
|---|---|
| POS 7 (stationär mit Drucker) | 39,90 €/Monat |
| POS Life (stationär) | 24,90 €/Monat |
| POS M4 Pay (mobil, mit Payment) | 29,90 €/Monat |
| Payment-Gateway-Pauschale | 34,90 €/Monat |
| Hardware | im Mietpreis enthalten |
| Hardware-Versicherung | inklusive (Sofort-Austausch) |
| TSE | in Hardware integriert |
| Transaktionsgebühr | 1,29 % (Karte), 1,99 % (online) |
Ein Restaurant-Setup mit POS 7 als Hauptkasse, zwei POS M4 Pay als mobile Geräte und Payment-Gateway landet bei etwa 134,60 €/Monat. Hardware-Kosten: keine, alles im Mietpreis.
Gastro-Features: Tischverwaltung, Funkbonierung über proprietäres Funknetz (sehr stabil), Gangsteuerung, KDS, Reservierung in VECTRON SMART integriert, Split-Zahlung, vollständiger Offline-Betrieb. Konfiguration ist komplex und braucht einen lokalen Vectron-Partner.
Vorteile
- Beste Offline-Stabilität im Test
- Lokales Partnernetz für persönliche Einrichtung und Support
- Hardware im Mietpreis inklusive (Sofort-Austausch bei Defekt)
- Stark skalierbar für Ketten und Hotel-Gastronomie
- Marktführer mit bewährter Reife
Nachteile
- Konfiguration komplex, braucht Vectron-Partner
- Weniger selbsterklärend als ready2order oder orderbird
- Preisstruktur nur nach Beratungsgespräch klar
- Shift4-Übernahme: langfristige Payment-Konditionen unklar
- Für einfache kleine Betriebe überdimensioniert
Fazit Vectron: Die richtige Wahl für große Restaurants, Hotelgastronomie und Ketten mit komplexen Anforderungen an Multi-Location und Zuverlässigkeit. Wer ein klassisches kleines Restaurant führt, bekommt bei ready2order oder POSSUM ein schlankeres Paket.
Was kostet ein Kassensystem für ein Restaurant wirklich?
Die reine Softwaremiete ist nur ein Teil der Rechnung. Realistisch zahlst du pro Monat Software, TSE, Hardware (verteilt über die Nutzungsdauer) und Transaktionsgebühren bei Kartenzahlung. Letztere werden von fast allen Vergleichsportalen ignoriert, sind aber bei einem typischen Restaurant der größte Kostenblock.
Annahme für unsere Rechnung
40 Plätze, durchschnittlich 30.000 € Monatsumsatz, davon 80 Prozent Kartenzahlung (24.000 € Kartenumsatz). Ein Setup mit einer Hauptkasse und zwei mobilen Handhelds, Küchendrucker, Cloud- oder Hardware-TSE, Kartenleser.
Szenario A: Einstieg mit ready2order
| Position | Kosten |
|---|---|
| Software-Abo + Gastro-Paket + TSE | 75,70 €/Monat |
| Hardware readyMax 2 + 2x readyGo | 1.937 € einmalig |
| Küchendrucker, Kartenleser, Aktivierung | ca. 300 € einmalig |
| Transaktionsgebühr 1,23 % auf 24.000 € | 295,20 €/Monat |
| Summe 1. Jahr | ca. 6.689 € |
Szenario B: Mittelklasse mit Gastronovi
| Position | Kosten |
|---|---|
| Kasse inkl. KDS, 2 Lizenzen, TSE, Kassenbuch | ca. 137 €/Monat |
| Hardware (iPad, Bondrucker, iPads mobil) | ca. 2.200 € einmalig |
| Transaktionsgebühr (Mix 0,5 % bis 0,7 % auf 24.000 €) | ca. 150 €/Monat |
| Summe 1. Jahr | ca. 5.644 € |
Szenario C: Premium mit POSSUM
| Position | Kosten |
|---|---|
| Software (Hauptgerät + 2 Mobilgeräte) | 87 €/Monat |
| Hardware POSSUM10 + 2x POSSUM5 Lite | ca. 1.300 € einmalig |
| POSSUM SILVER auf 24.000 € | 156,00 €/Monat |
| Summe 1. Jahr | ca. 4.216 € |
Transaktionsgebühren: der unterschätzte Kostenfaktor
Schau dir nur die Transaktionsgebühren im direkten Vergleich an:
- POSSUM SILVER (0,65 %, ab 10.000 € Kartenumsatz): 156,00 €/Monat = 1.872 €/Jahr
- ready2order bei 1,23 %: 295,20 €/Monat = 3.542 €/Jahr
- Lightspeed Payments bei 1,5 %: 360 €/Monat = 4.320 €/Jahr
Die Differenz zwischen POSSUM SILVER und ready2order sind rund 1.670 € pro Jahr, nur durch die Kartengebühren. Das deckt bereits den Großteil eines Jahres Softwaremiete bei ready2order. Bei Lightspeed zahlst du im Extremfall rund 2.448 € mehr pro Jahr als bei POSSUM SILVER, ohne ein Feature zusätzlich zu bekommen. Ab 25.000 € Kartenumsatz wechselst du in POSSUM GOLD (0,59 Prozent, 199 € Mindestservicegebühr), und der Abstand wächst weiter.
Ab 20.000 € Kartenumsatz pro Monat wird die Transaktionsgebühr zum größten Einzelkostenblock, größer als die Softwaremiete. Unter 10.000 € Kartenumsatz fällt der Unterschied zur Cloud-Konkurrenz deutlich kleiner aus.
Checkliste: Das muss dein Restaurant-Kassensystem können
Das muss dein Restaurant-Kassensystem können
Nimm diese Liste mit zum nächsten Demo-Termin. Wenn der Anbieter bei mehr als zwei Punkten zögert oder Aufpreise nennt, die du nicht kennst, such weiter.
- Tischplan mit mehreren Bereichen (Innenraum – Terrasse, Bar), Tische zusammenlegen, splitten, umentischern
- Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Kellner auf denselben Tisch ohne Konflikte
- Funkbonierung vom Tablet oder Handheld direkt auf Bondrucker in Küche oder Bar
- Zwei getrennte Bondrucker parallel nutzbar (Küche und Bar)
- Gangsteuerung mit manueller Abruf-Funktion (Kurring) für Hauptgang und Dessert
- Split-Zahlung nach Personen – nach Produkten und mit freien Beträgen
- Sonderwünsche und Freitextkommentare am Küchendrucker
- Offline-Modus mit automatischer Synchronisation – wenn das Netz zurück ist
- Steuersätze 7 und 19 Prozent sauber getrennt in Bon und DSFinV-K-Export
- TSE integriert oder als transparent bepreistes Zusatzmodul, nicht versteckt
- Monatlich kündbar oder klarer Saisontarif ohne 12-Monats-Falle
- Transaktionsgebühren am Kartenleser offen ausgewiesen
Regulatorik 2026: TSE, DSFinV-K, Kassenmeldepflicht
Drei regulatorische Pflichten laufen parallel, und alle drei musst du sauber erfüllen. Sonst drohen Bußgelder oder im Extremfall die Schätzung durch das Finanzamt.
TSE-Pflicht nach § 146a AO
Seit 2020 Pflicht für alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland. Grundlage sind § 146a Abgabenordnung und die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) protokolliert jeden Kassiervorgang manipulationssicher mit Zeitstempel, Signaturzähler und kryptographischem Prüfwert.
Zwei Varianten sind zulässig: Hardware-TSE als USB-Stick oder fest integriertes Modul mit 5-Jahres-Zertifikat (POSSUM, Vectron). Cloud-TSE als SaaS-Dienst mit monatlicher Gebühr (ready2order 15,90 €, Gastronovi 14 €).
Wichtig für 2025 und 2026: Die TSE-Zertifikate der ersten Generation, ausgestellt 2020, laufen planmäßig 2025 aus. Wer damals gekauft hat, muss die TSE austauschen oder das Zertifikat verlängern. Prüf das rechtzeitig, idealerweise drei Monate vor Ablauf.
DSFinV-K: der Export ans Finanzamt
Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) ist das standardisierte Exportformat. Wenn der Betriebsprüfer kommt, verlangt er die Daten in diesem Format. Alle fünf Anbieter unterstützen DSFinV-K, aber lass deinen Steuerberater einmal einen Testexport prüfen, bevor du live gehst. Konfigurationsfehler bei Steuersätzen fallen sonst erst bei der Prüfung auf.
Kassenmeldepflicht seit 01.01.2025
Seit 01.01.2025 gilt die Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO. Jedes elektronische Kassensystem muss beim Finanzamt gemeldet werden, und zwar über die ELSTER- beziehungsweise ERiC-Schnittstelle.
Die Fristen: Kassen, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31.07.2025 nachgemeldet werden. Kassen ab dem 01.07.2025 müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Auch die Außerbetriebnahme muss gemeldet werden.
Gemeldet wird: Art des Kassensystems, Serien- und Softwarenummer, Anschaffungsdatum, Standort. Dein Steuerberater oder der Kassenanbieter hilft bei der Meldung.
Geplante Registrierkassenpflicht ab 2027
Laut Koalitionsvertrag 2025 ist eine allgemeine Registrierkassenpflicht ab dem 01.01.2027 geplant, vermutlich für Betriebe ab 100.000 € Jahresumsatz. Status April 2026: noch nicht verabschiedet. Der Gesetzentwurf wird im Verlauf 2026 erwartet.
Praktische Konsequenz: Wer jetzt noch mit handgeschriebenen Bons arbeitet und über der Umsatzgrenze liegt, sollte nicht auf 2027 warten. Die Umstellung mit Schulung, Datenmigration und Steuerabstimmung braucht realistisch drei bis sechs Monate.
Häufige Fragen zum Kassensystem fürs Restaurant
Welches Kassensystem ist für ein kleines Restaurant empfehlenswert?
Für kleine Restaurants bis 40 Plätze mit einfacher Organisation ist ready2order die erste Wahl. Der Einstieg kostet 75,70 €/Monat inklusive Gastro-Paket und TSE, das System ist monatlich kündbar und die Bedienung ist nach zwei Stunden Schulung sitzend. Wenn du viel Kartenumsatz machst oder in einer Region mit unzuverlässigem Internet arbeitest, ist POSSUM die sinnvollere Wahl, allein wegen der am Umsatz gestaffelten Transaktionsgebühr (0,65 Prozent Debit ab 10.000 € Kartenumsatz, 0,59 Prozent ab 25.000 €).
Wie viel kostet ein Kassensystem für ein Restaurant pro Monat?
Die reine Softwaremiete liegt zwischen 75 €/Monat (ready2order, 1 Kasse plus Gastro-Paket plus TSE) und 250 €/Monat (Lightspeed Core plus Add-ons). Dazu kommt die einmalige Hardware-Investition von etwa 2.000 bis 2.500 € und die laufenden Transaktionsgebühren bei Kartenzahlung. Für ein typisches 40-Plätze-Restaurant mit 30.000 € Umsatz kalkulierst du realistisch mit 250 bis 500 €/Monat Gesamtkosten inklusive Kartengebühren.
Kassensystem Restaurant ohne Internet, funktioniert das?
Bei lokal installierten Systemen wie POSSUM oder Vectron läuft der Betrieb bei Internetausfall zu 100 Prozent weiter, weil die Datenbank lokal auf dem Gerät liegt. Bei reinen Cloud-Systemen wie Lightspeed ist der Offline-Modus begrenzt, besonders bei Kartenzahlungen. ready2order arbeitet mit SIM-Karten-Fallback, Gastronovi bewirbt einen Offline-Modus. Praktische Empfehlung: Bei jedem Cloud-System ist ein LTE-Backup-Router (50 bis 100 €/Monat) sinnvoll.
Was ist Funkbonierung beim Kassensystem?
Funkbonierung heißt, dein Kellner nimmt die Bestellung am Tisch auf einem Tablet oder Handheld auf, und der Bon geht direkt an den Bondrucker in Küche oder Bar. Keine Laufwege, keine verlorenen Zettel, keine Rückfragen. Technisch läuft das entweder per WLAN (iPad-Systeme) oder über ein proprietäres Funknetz (POSSUM, Vectron). Für ein Restaurant ab 30 Plätzen ist Funkbonierung kein Luxus, sondern ein Muss.
TSE Kassensystem Restaurant, wie teuer und was brauche ich?
TSE ist seit 2020 Pflicht für alle elektronischen Kassensysteme nach § 146a AO. Zwei Varianten: Hardware-TSE (5-Jahres-Zertifikat, bei POSSUM und Vectron in der Hardware integriert) oder Cloud-TSE (laufende Monatsgebühr, bei ready2order 15,90 €, bei Gastronovi 14 €). Achte darauf, dass beworbene Preise die TSE mit drin haben. Oft wird TSE separat abgerechnet, das verzerrt den Vergleich.
Kassensystem Restaurant wechseln, was muss ich beachten?
Plane mindestens zwei Wochen Testbetrieb parallel ein, bevor du das Altsystem abschaltest. Zu übertragen sind Artikelkatalog (Speisekarte, Produktgruppen, Preise, Steuersätze), Kundenstamm falls vorhanden, historische Umsatzdaten für den Steuerberater, Mitarbeiterdaten und Berechtigungen. Führe keinen Systemwechsel in Stoßzeiten durch. Starte in schwachen Wochen (Dienstag bis Donnerstag), halte das Altsystem parallel für zwei Wochen als Fallback bereit.
Muss ich mein Kassensystem beim Finanzamt melden?
Ja, seit dem 01.01.2025 gilt die Kassenmeldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO. Alle elektronischen Kassen mussten bis zum 31.07.2025 beim Finanzamt gemeldet werden. Kassen, die du nach dem 01.07.2025 anschaffst, musst du innerhalb eines Monats melden. Auch die Außerbetriebnahme ist meldepflichtig. Die Meldung läuft über ELSTER oder ERiC. Dein Kassenanbieter oder dein Steuerberater hilft bei der Erstellung.
Kassensystem Restaurant Vertrag, wie lange Mindestlaufzeit?
Die Spannbreite ist groß. ready2order bietet ein echtes Monatsabo, monatlich kündbar. POSSUM ebenfalls monatlich kündbar im Monatsabo, günstiger im Jahresabo. Gastronovi hat eine Mindestlaufzeit von drei Monaten. Lightspeed ist flexibel, aber die günstigen Konditionen gibt es meist nur bei 12 Monaten Bindung. Vectron SMART ist verhandelbar. Wer saisonal arbeitet: frag explizit nach Wochentarifen oder Saisonmodellen, Gastronovi bietet 25 €/Woche, POSSUM hat Sondermodelle auf Anfrage.
Fazit und nächster Schritt
Drei Empfehlungen, je nach Profil deines Restaurants.
Wenn du ein klassisches Restaurant bis 50 Plätze betreibst und einen günstigen, sofort einsatzbereiten Einstieg willst: ready2order. Monatlich kündbar, 75 €/Monat Software plus Hardware einmalig, solide Gastro-Features, einfachstes Team-Onboarding. Die einzige harte Grenze ist der eine Drucker parallel, wenn du Küche und Bar getrennt bespielen willst, brauchst du mehr.
Wenn dein Laden 20.000 € oder mehr Kartenumsatz im Monat macht oder du in einer Region mit unzuverlässigem Internet arbeitest: POSSUM. Die gestaffelte Transaktionsgebühr spart gegenüber Cloud-Konkurrenten mit pauschal 1,23 bis 1,5 Prozent jährlich vierstellig, die lokale Architektur hält deinen Betrieb auch bei Netzausfall am Laufen, und der persönliche Support mit 365-Tage-Erreichbarkeit und Vor-Ort-Einrichtung ist kein Marketing-Versprechen.
Wenn du Kasse, Reservierung, Warenwirtschaft und Marketing aus einer Plattform willst, mehrere Standorte planst oder saisonal arbeitest: Gastronovi. Das vollständigste Ökosystem im Test, KDS im Grundpreis, Saisontarif verfügbar. Rechne mit 150 bis 250 €/Monat sobald die wichtigen Module dazukommen.
Den vollständigen Überblick über alle Gastro-Kassensysteme, inklusive Café-, Foodtruck- und Bar-Spezialthemen, findest du in unserem Gastronomie-Kassensysteme im Überblick. Dort vergleichst du alle Anbieter direkt, lässt Konditionen an deine Situation anpassen und startest den Fact-Check für deinen konkreten Betrieb.
Andere Gastro-Betriebstypen im Vergleich
Jeder Gastro-Betrieb hat seine eigenen Anforderungen. Hier findest du die spezialisierten Vergleiche für die anderen Betriebstypen:
Den Gesamtüberblick mit allen Anbietern und Kosten-Szenarien findest du im Gastronomie-Hub.
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