Kassensysteme und Finanzamt
Von:
Carolin Schmidt
Christian Jansen
Letztes Update 2.07.2024
Pflicht-Anforderungen an ein Finanzamt-Konformes Kassensystem
Da gerade bargeldintensive Geschäfte, wie etwa die Gastronomie, sehr anfällig für Manipulationen sind, haben die Finanzbehörden die Anforderungen an die Buchführung und die Aufzeichnungspflicht geändert. Deshalb muss ein Kassensystem folgende Dinge abspeichern, damit sie der Steuerprüfer im Bedarfsfall in Augenschein nehmen kann:
- Ausgabe von „Z-Bons“ über Tagessumme
- Stornobuchungen
- Entnahmen
- Retouren
- Zahlungsmethoden: Bar, Scheck und Kreditkarte
- Auflistung von Einzelpositionen
- alle Tagesabschlussauswertungen
Des Weiteren musst du dem Prüfer folgende Dinge vorweisen können:
- Bedienungsanleitung des Kassensystems
- Programmieranleitung des Systems
- Aufzeichnung der Programmabrufe nach jeder Programmänderung
- Einrichtungsprotokolle über deine Kellner, Verkäufer und ein Trainingsspeicher
- ggf. weiteren Anweisungen zur Programmierung des Kassensystems
GoBD vs. GDPdU / GoBS – Pflichten
Mit dem GOBD vom 14.11.2014 wurden das GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und das GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst. Das GOBD legt fest wie Unternehmen ihre Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form führen müssen und regelt zudem den Datenzugriff. Dafür ist nicht unbedingt eine elektronische Kasse notwendig, aber mit einem GoBD-konformen Kassensystem ersparst du dir enorm viel Arbeit und Zettelwirtschaft.
GoBD und die Kassensysteme auf Kassensystemevergleich
Alle auf Kassensystemevergleich vorgestellten Anbieter, erfüllen mit ihren Kassensystemen die Vorgaben des Finanzamtes. Dabei ist egal, ob du dich für eine Kassensoftware / App entscheidest oder für eine Touchscreenkasse.
Das Gute an den Systemen ist, dass sie den Datenaustausch mit eurer Buchhaltung oder eurem Steuerberater elektronisch regeln. Dazu könnt ihr alle Unterlagen als DATEV und in anderen Formaten exportieren.