Kassensysteme und Finanzamt

Von: Carolin Schmidt Christian Jansen
Letztes Update 15.11.2022 Lesezeit 1:10 Min.

Pflicht-Anforderungen an ein Finanzamt-Konformes Kassensystem

Da gerade bargeldintensive Geschäfte, wie etwa die Gastronomie, sehr anfällig für Manipulationen sind, haben die Finanzbehörden die Anforderungen an die Buchführung und die Aufzeichnungspflicht geändert. Deshalb muss ein Kassensystem folgende Dinge abspeichern, damit sie der Steuerprüfer im Bedarfsfall in Augenschein nehmen kann:

1. Ausgabe von „Z-Bons“ über Tagessumme
2. Stornobuchungen
3. Entnahmen
4. Retouren
5. Zahlungsmethoden: Bar, Scheck und Kreditkarte
6. Auflistung von Einzelpositionen
7. alle Tagesabschlussauswertungen

Des Weiteren musst du dem Prüfer folgende Dinge vorweisen können:

1. Bedienungsanleitung des Kassensystems
2. Programmieranleitung des Systems
3. Aufzeichnung der Programmabrufe nach jeder Programmänderung
4. Einrichtungsprotokolle über deine Kellner, Verkäufer und ein Trainingsspeicher
5. ggf. weiteren Anweisungen zur Programmierung des Kassensystems

GoBD vs. GDPdU / GoBS – Pflichten

Mit dem GOBD vom 14.11.2014 wurden das GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und das GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst. Das GOBD legt fest wie Unternehmen ihre Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form führen müssen und regelt zudem den Datenzugriff. Dafür ist nicht unbedingt eine elektronische Kasse notwendig, aber mit einem GoBD-konformen Kassensystem ersparst du dir enorm viel Arbeit und Zettelwirtschaft.
(Hier findest du die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff, wie sie das Bundesministerium für Finanzen veröffentlichte zum Herunterladen.)

GoBD und die Kassensysteme auf Kassensystemevergleich

Alle auf Kassensystemevergleich vorgestellten Anbieter, erfüllen mit ihren Kassensystemen die Vorgaben des Finanzamtes. Dabei ist egal, ob du dich für eine Kassensoftware / App entscheidest oder für eine Touchscreenkasse.
Das Gute an den Systemen ist, dass sie den Datenaustausch mit eurer Buchhaltung oder eurem Steuerberater elektronisch regeln. Dazu könnt ihr alle Unterlagen als DATEV und in anderen Formaten exportieren.