Lightspeed und die E-Rechnung: Was die Kasse kann (2026)

Von:

Christian Jansen
Letztes Update 14.07.2026

Kurz gesagt (Stand 2026): Lightspeed ist im DATEV-Stack stark, überlässt die E-Rechnung aber der Buchhaltung.

E-Rechnung empfangen: nicht dokumentiert
E-Rechnung senden: nicht dokumentiert
DATEV: ja, echte Schnittstelle über den DATEV Datenservice Kassenarchiv

Lightspeed Restaurant ist ein Tisch-Kassensystem mit einer echten DATEV-Anbindung. Bei der E-Rechnung hilft das aber weniger, als der Name vermuten lässt, weil die Anbindung in die andere Richtung läuft. Für dich als Gastronom heißt das: Die Pflichten, die seit 2025 gelten und ab 2027 dazukommen, löst du nicht in der Kasse, sondern in der Buchhaltung. Lightspeed liefert die Kassendaten sauber und automatisiert weiter, Empfang und Versand von B2B-Rechnungen passieren an anderer Stelle.

Worum es bei der E-Rechnungs-Pflicht geht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Das Versenden wird gestaffelt Pflicht: ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle anderen. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD), kein PDF.

Der Unterschied zwischen den beiden Formaten macht in der Praxis einen Unterschied. XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne sichtbaren Beleg, ZUGFeRD (technisch identisch mit dem französischen Factur-X) kombiniert eine PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten. Beide erfüllen die EN 16931 und gelten damit als zulässige E-Rechnung. Ein klassisches PDF, das du per Mail verschickst, zählt dagegen nicht mehr, sobald die Versandpflicht greift. Genau hier trennt sich, was ein Kassensystem leisten muss und was nicht: Der Bon an der Kasse ist keine B2B-Rechnung, und die meisten Gastro-POS-Systeme sind auch nicht als Faktura-Engine gebaut.

Kurz gesagt: Die Empfangspflicht betrifft dich schon heute, unabhängig von deiner Umsatzgröße. Wer Rechnungen von Lieferanten, Getränkegroßhändlern oder Dienstleistern bekommt, muss diese im strukturierten Format entgegennehmen und revisionssicher ablegen können.

Was Lightspeed bei der E-Rechnung kann und was nicht

Auf Produktseite, Preisseite und im Integrationen-Marktplatz von Lightspeed Restaurant tauchen die Begriffe E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL nicht auf. Das System erzeugt Kassenbons, keine strukturierten B2B-Rechnungen. Eine Inbox für eingehende E-Rechnungen gibt es nicht, und im Marktplatz fehlen auch Integrationspartner wie Lexware, lexoffice oder sevDesk, die das leisten könnten.

Die DATEV-Anbindung ist dagegen echt: „Mit Umsetzung des DATEV Datenservice Kassenarchiv können täglich automatisiert Einzelaufzeichnungen im DSFinV-K Format in das DATEV Kassenarchiv online übergeben werden.“ Das ist ein offizieller DATEV-Dienst. Er transportiert aber ausschließlich Kassendaten vom Kassensystem nach DATEV, keine Eingangs- oder Ausgangsrechnungen.

Warum die DATEV-Schnittstelle nicht für die E-Rechnung reicht

Entscheidend ist die Richtung des Datenflusses. Der DATEV Datenservice Kassenarchiv nimmt deine täglichen Kassen-Einzelaufzeichnungen im DSFinV-K-Format und schiebt sie ins DATEV Kassenarchiv online. Genau das verlangen Kassennachschau und Verfahrensdokumentation, und Lightspeed erledigt das automatisiert. Eine E-Rechnung läuft aber umgekehrt: Sie kommt von außen zu dir herein (Eingangsrechnung) oder geht von dir an einen Geschäftskunden hinaus (Ausgangsrechnung). Für keine dieser beiden Richtungen ist in Lightspeed eine Funktion dokumentiert.

Was fehlt, lässt sich an drei Stellen festmachen: einer Empfangs-Inbox für XRechnung-XML oder ZUGFeRD, einem PEPPOL-Access-Point für den standardisierten Rechnungsaustausch und einer GoBD-konformen Archivierung von Eingangsrechnungen. Der Marketplace listet unter „Buchhaltung“ DATEV und Sage, aber keine dieser Integrationen erzeugt oder empfängt strukturierte Rechnungen. lexoffice und sevDesk, die üblichen Verdächtigen für Eigenbuchhaltung, sind im Lightspeed-Marktplatz gar nicht vertreten.

Auch beim Senden ist die Lage eindeutig: Lightspeed Restaurant ist ein Tableside- und Tisch-POS für die Bonausgabe, keine Faktura-Engine. Auf keiner Produktseite wird die Erzeugung von XRechnung oder ZUGFeRD beworben. Musst du 2027 strukturierte Ausgangsrechnungen an Geschäftskunden schicken, passiert das nicht aus Lightspeed heraus.

So erfüllst du die Empfangspflicht

Lightspeed übernimmt den POS-Teil, die E-Rechnung läuft separat über die Buchhaltung:

DATEV Unternehmen online plus DATEV-E-Rechnungsplattform für Kanzlei-Kunden. Lightspeed liefert die Kassendaten ins Kassenarchiv, DATEV übernimmt Empfang, Archiv und ab 2027 den Versand.
lexoffice oder sevDesk für Betriebe mit Eigenbuchhaltung, jeweils mit XRechnung-/ZUGFeRD-Empfang und -Versand.

Beide Wege laufen auf dasselbe hinaus: Die E-Rechnung wird dort verarbeitet, wo ohnehin gebucht wird. Arbeitest du mit einem Steuerberater, liegt die DATEV-Route nahe, weil deine Kassendaten über den Datenservice Kassenarchiv bereits im DATEV-Kosmos landen. Deine Kanzlei kann dann Eingangs- und ab 2027 auch Ausgangsrechnungen über die DATEV-E-Rechnungsplattform abwickeln, Kassendaten und Rechnungswesen bleiben im selben System. Führst du deine Buchhaltung selbst, übernimmt ein Tool wie lexoffice oder sevDesk denselben Job: E-Rechnungen empfangen, GoBD-konform archivieren und im Bedarfsfall selbst als XRechnung oder ZUGFeRD versenden.

Der Punkt: Egal welchen Weg du wählst, ein zusätzliches Buchhaltungswerkzeug bleibt bei Lightspeed zwingend. Die offizielle Empfehlung lautet, die E-Rechnung in der Buchhaltung zu lösen und Lightspeed nur den DSFinV-K-Kassenstrom liefern zu lassen. Ein Plus-One-Tool für Eingangsrechnungen ist damit nicht optional, sondern Teil des Setups.

Was du jetzt konkret tun solltest

Weil die Empfangspflicht bereits läuft, ist der erste Schritt unabhängig vom Versand-Termin. Kläre, wie eingehende E-Rechnungen bei dir ankommen und archiviert werden, entweder über deine Kanzlei mit DATEV oder über ein eigenes Buchhaltungstool. Prüfe danach, welche Formate deine Lieferanten schicken, damit dein Empfangskanal XRechnung und ZUGFeRD gleichermaßen verarbeiten kann. Und frag direkt bei Lightspeed nach dem aktuellen Stand, falls du dir eine native E-Rechnungs-Funktion wünschst. Auf den Anbieter-Seiten steht dazu nichts, eine Auskunft aus dem Vertrieb ist also die einzige belastbare Quelle für künftige Pläne.

Was 2027 und 2028 dazukommt

Strukturierte Ausgangsrechnungen ab 2027 erzeugst du über das Buchhaltungstool, nicht über Lightspeed. Wer Lightspeed plus DATEV nutzt, hat den Kassendaten-Teil schon sauber aufgesetzt, ein zusätzliches Tool für Eingangsrechnungen bleibt trotzdem nötig.

Die Staffelung entscheidet nur darüber, ab wann du selbst versenden musst, nicht darüber, ob Lightspeed das übernimmt. Liegt dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, greift die Versandpflicht für dich ab dem 1. Januar 2027, andernfalls ab dem 1. Januar 2028. Die Aufteilung bleibt in beiden Fällen gleich: Lightspeed liefert die Kassendaten, die Buchhaltung erzeugt und verschickt die strukturierten Rechnungen. Kombinierst du Lightspeed schon heute mit DATEV, läuft die aufwendigere Kassen-Seite bereits automatisiert und prüfungssicher, du musst nur noch den Rechnungsteil im Buchhaltungssystem ergänzen.

Wie sich Lightspeed im E-Rechnungs-Feld einordnet

Im Vergleich der Gastro-Kassensysteme steht Lightspeed für eine gute Kassendaten-Anbindung an DATEV, nicht für eine eigene E-Rechnungs-Funktion. Eine Schwäche muss das nicht sein: Die Kasse macht den Bon und liefert DSFinV-K, das Rechnungswesen macht die E-Rechnung. Für Betriebe, die ohnehin mit Steuerberater und DATEV arbeiten, fügt sich Lightspeed damit in eine bestehende Prozesskette ein. Wer dagegen erwartet, dass die Kasse Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit abdeckt, sollte das früh einplanen und ein passendes Buchhaltungstool danebenstellen.

Häufige Fragen

Kann Lightspeed E-Rechnungen senden oder empfangen?

Dafür ist keine Funktion dokumentiert. Beides läuft über die Buchhaltungssoftware (DATEV, lexoffice, sevDesk).

Lightspeed hat doch eine DATEV-Schnittstelle, reicht die nicht?

Nein. Die Schnittstelle überträgt Kassendaten ins DATEV Kassenarchiv. Empfang und Versand von E-Rechnungen sind nicht Teil davon.

Gibt es im Lightspeed-Marktplatz eine E-Rechnungs-Integration?

Nein. Im Integrationen-Marktplatz ist kein Partner gelistet, der XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt oder empfängt.

Welche Formate müsste mein Empfangskanal verarbeiten?

Die beiden praxisrelevanten Formate sind XRechnung (reiner XML-Datensatz) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML, technisch identisch mit Factur-X). Beide erfüllen die EN 16931. Weil Lightspeed selbst keine E-Rechnungen empfängt, muss dein Buchhaltungstool oder deine Kanzlei beide Formate entgegennehmen und GoBD-konform archivieren können. Das leisten DATEV Unternehmen online, lexoffice und sevDesk.

Was kostet die E-Rechnung bei Lightspeed zusätzlich?

Lightspeed selbst weist für die E-Rechnung keine eigene Gebühr aus, weil es dafür keine Funktion gibt. Die Kosten entstehen beim Buchhaltungswerkzeug, das du zusätzlich nutzt (DATEV über die Kanzlei oder ein eigenes lexoffice-/sevDesk-Abo). Die Lightspeed-Tarife selbst (Basic ab 89 Euro, Core ab 159 Euro, Pro ab 249 Euro pro Monat) enthalten die DATEV-Buchhaltungsschnittstelle als Add-on, die aber nur Kassendaten überträgt, keine Rechnungen.

Ist das anders als bei anderen Gastro-Kassensystemen?

Viele reine Tisch-POS-Systeme stecken in derselben Situation: Sie erzeugen Bons und liefern DSFinV-K an die Buchhaltung, decken die E-Rechnung aber nicht selbst ab. Lightspeed hat mit dem DATEV Datenservice Kassenarchiv immerhin eine automatisierte, offizielle Kassendaten-Anbindung, was den Buchhaltungs-Weg für die E-Rechnung reibungsarm macht. Wie andere Anbieter das lösen, zeigen die Cluster-Artikel etwa zu ETRON und der E-Rechnung.

Echte DATEV-Anbindung, E-Rechnung extern