Kostenlose Kassensysteme 2026: Was taugen sie wirklich?
Von:
Christian Jansen
Letztes Update 14.05.2026 Lesezeit 4:48 Min.
„Kassensystem kostenlos“ klingt verlockend. Kein Abo, keine Grundgebühr, einfach loslegen. Stimmt das wirklich? Wir haben uns die bekanntesten Gratis-Kassensysteme angeschaut und geprüft, was du tatsächlich bekommst, was fehlt und wo versteckte Kosten lauern.
Gibt es wirklich kostenlose Kassensysteme?
Ja, es gibt sie. Aber „kostenlos“ bedeutet bei Kassensystemen nie „ohne jede Kosten“. Der Unterschied liegt darin, wie du zahlst.
Modell 1: Kein Abo, aber Transaktionsgebühren. SumUp verlangt im Free-Tarif keine monatliche Gebühr. Dafür zahlst du 1,39 % Disagio auf jeden Kartenumsatz (alle Schemes inklusive Amex und Premium-Karten). Bei 10.000 EUR Kartenumsatz im Monat sind das 139 EUR. Das ist kein Gratis-System, sondern ein anderes Preismodell. Zettle by PayPal funktioniert ähnlich: Software kostenlos, Disagios je nach Tarif und Kartentyp; aktuelle Konditionen erfragst du tagesaktuell auf zettle.com/de. Mehr zu den Kartenzahlungs-Disagios bei allen Anbietern im Detail-Ratgeber.
Modell 2: Gratis-Tarif mit Einschränkungen. helloCash bietet einen dauerhaften 0-EUR-Tarif. Die Einschränkung: Werbung auf deinen Belegen, keine Warenwirtschaft, kein DATEV-Export. Und die TSE? Die kostet 129 EUR im ersten Jahr und danach 169 EUR pro Jahr. Wer upgraden will, zahlt 4,90 EUR (Medium), 9,90 EUR (Premium) oder 14,90 EUR (Gastro) im Monat.
Modell 3: App ohne Gebühren. BISpicy POS bietet eine kostenlose App ohne Transaktionsgebühren. Die TSE musst du trotzdem extra buchen, ab 20 EUR pro Monat.
Vollständig kostenfrei ist also keines dieser Systeme. Die TSE-Pflicht allein sorgt dafür, dass du mindestens 100 bis 170 EUR im Jahr zahlst. Daran führt kein Weg vorbei: Ohne zertifizierte TSE riskierst du Bußgelder bis zu 25.000 EUR.
Kostenlose vs. günstige Kassensysteme: Der Unterschied
Viele Gründer verwechseln „kostenlos“ mit „günstig“. Das sind zwei verschiedene Dinge.
Kostenlose Systeme wie helloCash Free oder SumUp verzichten auf die monatliche Grundgebühr. Du sparst 20 bis 50 EUR im Monat. Dafür fehlen dir Funktionen, die du bei einem günstigen Bezahl-Tarif vom ersten Tag an bekommst.
Ein System wie ready2order kostet ab 35,90 EUR/Monat (Jahresabo). Dafür bekommst du Warenwirtschaft, Cloud-Backup, DATEV-Schnittstelle, Mitarbeiterverwaltung und echten Support. Bei helloCash Free gibt es davon nichts.
| Funktion | Gratis-Tarif (z.B. helloCash Free) | Bezahl-Tarif (z.B. ready2order) |
|---|---|---|
| Grundgebühr | 0 EUR/Monat | ab 35,90 EUR/Monat (Jahresabo) |
| TSE inklusive | Nein (129-169 EUR/Jahr extra) | Cloud-TSE optional buchbar |
| Warenwirtschaft | Nicht enthalten | Inklusive |
| DATEV-Export | Nicht enthalten | Inklusive |
| Mitarbeiter-Verwaltung | Nicht enthalten | Inklusive |
| Support | Community / FAQ | Telefon, Chat, E-Mail |
| Werbung auf Belegen | Ja | Nein |
| Offline-Funktion | Eingeschränkt | Ja |
Die Rechnung ist einfach: Wer bei SumUp 5.000 EUR Kartenumsatz pro Monat macht, zahlt 69,50 EUR an Transaktionsgebühren. Für dasselbe Geld gibt es bei einem Bezahl-System bereits ein Komplettpaket mit deutlich mehr Funktionen.
Was fehlt bei kostenlosen Systemen?
Die Gratis-Tarife decken das Nötigste ab: Artikel anlegen, kassieren, Bon drucken. Mehr nicht. Sobald dein Betrieb wächst, merkst du schnell, wo die Grenzen liegen.
Warenwirtschaft. Du kannst Artikel anlegen, aber Bestände nicht automatisch tracken. Nachbestellungen musst du manuell planen. Bei 50 Artikeln geht das noch. Bei 500 nicht mehr.
DATEV-Schnittstelle. Dein Steuerberater braucht die Kassendaten. Ohne DATEV-Export tippst du Zahlen von Hand ab oder exportierst CSV-Dateien, die dein Steuerberater erst aufbereiten muss.
Mitarbeiterverwaltung. Wer hat welche Schicht? Wer hat wie viel kassiert? Gratis-Systeme kennen oft nur einen Benutzer. Sobald du Angestellte hast, wird das zum Problem.
Support. Bei helloCash Free gibt es keinen telefonischen Support. Du bist auf FAQ-Seiten und Community-Foren angewiesen. Am Samstagabend um 21 Uhr, wenn dein System streikt, hilft dir das wenig.
Mehrkassen-Betrieb. Ein zweites Gerät als Kasse anmelden? Bei Gratis-Tarifen oft nicht vorgesehen oder mit Aufpreis verbunden.
Vorteile
- Kein Monatsbeitrag
- Schneller Einstieg
- Reicht für Kleingewerbe
- Gut zum Testen
Nachteile
- TSE kostet trotzdem extra
- Transaktionsgebühren summieren sich
- Kein Support
- Funktionslimits erzwingen Upgrade
Die besten kostenlosen Kassensysteme
Trotz der Einschränkungen gibt es Situationen, in denen ein Gratis-System Sinn ergibt.
helloCash Free ist die beste Wahl, wenn du ein einfaches Kassensystem ohne Kartenzahlung brauchst. Dauerhaft 0 EUR im Monat, dafür Werbung auf Belegen und kein DATEV-Export. Für einen kleinen Laden mit überschaubarem Sortiment und hauptsächlich Barzahlung funktioniert das. Die TSE buchst du separat (129 EUR im ersten Jahr, danach 169 EUR/Jahr).
SumUp eignet sich, wenn du Kartenzahlung brauchst und wenig Umsatz machst. Die App im Kostenlosen Kassensystem-Tarif ist gratis, das aktuelle Mobile-Kartenlesegerät SumUp Solo Lite (mit Ladestation) kostet 52,36 EUR brutto (eine 30-EUR-Cashback-Aktion läuft). Solange dein Kartenumsatz unter 3.500 EUR pro Monat bleibt, ist SumUp günstiger als ein Abo-System mit EC-Flatrate.
Zettle by PayPal funktioniert ähnlich wie SumUp, mit direkter PayPal-Integration und schneller Auszahlung. Die Disagios variieren je nach Tarif und Kartentyp (Standard- und Pro-Tarif) und werden auf zettle.com/de tagesaktuell publiziert. Der Break-Even gegenüber einem EC-Flatrate-Abo hängt von deinem konkreten Disagio-Mix ab.
BISpicy POS ist das einzige Gratis-System ohne Transaktionsgebühren. TSE ab 20 EUR/Monat. Interessant für Betriebe mit hohem Kartenumsatz, die aber sonst keine komplexen Anforderungen haben.
Open Source: OrderSprinter. Wer IT-Kenntnisse mitbringt, kann auf OrderSprinter setzen. Kostenlos, webbasiert, TSE-Integration vorhanden, GoBD-konform. Der Haken: kein kommerzieller Support. Wenn etwas nicht funktioniert, bist du auf dich gestellt.
Wann lohnt sich der Umstieg auf ein Bezahl-System?
Ein kostenloses Kassensystem hat ein Verfallsdatum. Ab einem bestimmten Punkt kostet dich das Gratis-System mehr als ein Abo.
Ab 3.500 bis 5.000 EUR Kartenumsatz im Monat wird eine EC-Flatrate günstiger als die Prozentgebühr bei SumUp oder Zettle. Bei 5.000 EUR und 1,39 % zahlst du 69,50 EUR, nur für Kartenzahlung. Dafür bekommst du bei ready2order bereits das komplette Kassensystem (35,90 EUR/Monat Jahresabo plus separates TSE-Paket ab 15,90 EUR/Monat).
Ab 7.000 EUR Gesamtumsatz im Monat fehlen dir Reporting und Warenwirtschaft. Du verlierst den Überblick über Bestände, Umsätze pro Kategorie und Mitarbeiter-Performance. Das kostet dich mehr als 30 EUR im Monat.
In der Gastronomie: von Anfang an. Kein Gratis-System bietet Tischplan, Bestellsystem oder Splitbill. Wenn du ein Restaurant, Café oder eine Bar betreibst, sparst du mit einem kostenlosen System an der falschen Stelle. Ein Gastro-Kassensystem wie ready2order oder Gastronovi zahlt sich vom ersten Tag an aus.
ready2order
Sobald dein Kartenumsatz 3.500 EUR/Monat überschreitet oder du Reporting und Warenwirtschaft brauchst, wird ready2order rechnerisch günstiger als ein Gratis-Tarif mit Transaktionsgebühren. Ab 35,90 EUR/Monat im Jahresabo bekommst du Artikelverwaltung, Cloud-Backup, DATEV-Schnittstelle und Mitarbeiterverwaltung.
Unsere Empfehlung: Nutze ein Gratis-System zum Testen und für die ersten Wochen. Aber plane den Umstieg ein, sobald dein Betrieb läuft. Die Details zu allen Kostenposten findest du in unserem Ratgeber zu Kassensystem Kosten 2026.
Kostenlose Kassensysteme im Überblick
Diese Anbieter bieten kostenlose Tarife oder Einstiegspakete an:
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- Android-basiert, leichte Bedienung
- viele Tools: CRM, Reporting etc.
- Module für zahlreiche Anwendungsfälle
- Gastronomie
- Android und iOS
- NYMESIS spendet 10% seines Gewinns an Umweltschutzorganisationen
- iPad ersetzt Registrierkasse
- Gastronomie
- voll KassenSichV-konform
- nur Anschaffungskosten
- häufig neue Features
- Gastronomie
- Einzelhandel
- Dienstleistungen
- eigene Soft- und Hardware, schickes Kartenterminal
- Fokus auf KMU
- Statistiken etc. gut integrierte Kartenzahlung
- Gastronomie
- Hotel
- Kombination aus mobiler Kasse und Bestellsystem
- web-basiert
- Kartenzahlung über SumUp auf Android-Geräten
FAQ
Ist ein kostenloses Kassensystem wirklich gratis?
Welches kostenlose Kassensystem ist das beste?
Brauche ich auch bei einem kostenlosen Kassensystem eine TSE?
Ab welchem Umsatz lohnt sich ein Bezahl-Kassensystem?
Gibt es Open-Source-Kassensysteme?
Quellen
- helloCash Preise und Tarife
- SumUp Preise und Gebühren
- Bundesfinanzministerium: FAQ zur Kassensicherungsverordnung und TSE-Pflicht
Alle Anbieter im Überblick findest du in unserem Kassensystem-Vergleich.
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