Kostenlose Kassensysteme: Top 8 Anbieter & Risiken 2026

Von:

Thomas Kirsche
Letztes Update 9.06.2026

Einleitung

Kostenlose Kassensysteme sind vor allem für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget interessant – sie verursachen keine monatlichen Lizenzkosten für die Kassensoftware.
Doch es gibt auch Risiken: eingeschränkte Funktionen, geringer Support oder eine Bindung an bestimmte Zahlungsanbieter.
Außerdem werden für bargeldlose Zahlungen immer Gebühren fällig.
In diesem kompakten Ratgeber stellen wir dir die aus unserer Sicht besten kostenlosen Kassensysteme vor und zeigen, worauf du achten solltest. Außerdem findest du günstige Alternativen mit deutlich mehr Funktionen und Flexibilität.

Was sind kostenlose Kassensysteme?

Kostenlose Kassensysteme sind Softwarelösungen, die Zahlungsabwicklung, einfache Warenwirtschaft und grundlegende Berichte ermöglichen.

Sie eignen sich unserer Erfahrung nach besonders für kleinere Betriebe wie Cafés oder Einzelhändler mit einem Monatsumsatz unter 7.000 Euro.

Welche Risiken gibt es bei kostenlosen Kassensystemen?

Lock-in-Effekt: Bindung an einen Payment-Anbieter

Kostenlose Kassensysteme binden dich meist an einen bestimmten Zahlungsanbieter. Möchtest du später zu günstigeren Tarifen wechseln, ist das oft nur mit neuer Hard- und Software möglich.

Beispiel: Ein Café nutzt SumUps kostenlose Software mit einem Kartenterminal (Anschaffungspreis: 999 €). Die Transaktionsgebühren betragen 0,79 % bis 1,99 %. Ein Anbieter mit günstigeren Gebühren wäre zwar verfügbar, doch ein Anbieterwechsel ist mit SumUps Software nicht möglich. Der Umstieg erfordert neue Hard- und Software – ein hoher Zeit- und Kostenaufwand. Langfristig kann ein flexibleres System günstiger sein.

Funktionseinschränkungen

Kostenlose Systeme bieten meist nur Basisfunktionen: Zahlungsabwicklung, einfache Berichte und Produktverwaltung. Erweiterte Funktionen wie Warenwirtschaft, Kundenmanagement, detaillierte Analysen oder Buchhaltungsanbindung fehlen häufig.

Wenn dein Unternehmen wächst, stößt du schnell an Grenzen – und musst dann auf kostenpflichtige Systeme umsteigen.

Begrenzter Support

Der technische Support ist bei kostenlosen Systemen oft eingeschränkt. Bei Problemen bist du häufig auf dich allein gestellt.

Beispiel: Ein Einzelhändler mit Zettle-Kassensystem hat Probleme mit der App. Der Support ist jedoch nur per E-Mail erreichbar und antwortet verzögert – im Tagesgeschäft kann das zum echten Problem werden.

Gesetzeskonformität

Alle hier vorgestellten Kassensysteme – auch die kostenlosen – sind 100 % gesetzeskonform. Bei weniger bekannten Anbietern solltest du das Setup sorgfältig prüfen, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Versteckte Transaktionsgebühren

Auch wenn die Software kostenlos ist: Bei Kartenzahlungen fallen Gebühren an – je nach Anbieter und Kartentyp zwischen 0,79 % und 2,75 %. Diese Kosten solltest du in deine Kalkulation einbeziehen. Eine Übersicht aller Disagios und Terminal-Konditionen findest du in unserem Ratgeber zu Kartenzahlung Kosten für Händler.

Tipp: Nutze den Vergleichsrechner für Kartenzahlungstarife, um den passenden Anbieter zu finden.

TSE-Pflicht: Auch bei Gratis-Software

Eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist in Deutschland für jede elektronische Kasse Pflicht. Auch wenn die Software gratis ist, kommst du um diese Kosten nicht herum: Eine Cloud-TSE startet bei ca. 8 EUR/Monat, eine Hardware-TSE kostet einmalig 179 bis 249 EUR und ist 5 bis 8 Jahre gültig. Über das Jahr gerechnet zahlst du bei jedem „kostenlosen“ Kassensystem mindestens 100 bis 170 EUR an TSE-Gebühren. Details und Kostenvergleich findest du im Ratgeber zu TSE Kosten.

Welche Anbieter kostenloser Kassensysteme gibt es?

orderbird MINI

Orderbird MINI | Bild: Screenshot Website orderbird.com

Für wen: Gastronomie
Funktionen: Tischverwaltung, Rechnungsaufteilung, DATEV-Export, GoBD- & TSE-konform
Hardware: iPad-basiert, Kartenzahlung über orderbird PAY
Kosten: Einmalig 399 € (inkl. TSE); danach ab 22 €/Monat + 1,75 % Transaktionsgebühren
Hinweis: Kein dauerhaft kostenloses System, aber ein kostengünstiger Einstieg

zu orderbird

ready2order

readyGo | Bild: Screenshot Website ready2order.com

Für wen: Einzelhandel, Dienstleistungen & Gastronomie
Funktionen: Bestellungen, Lagerverwaltung, Kundenverwaltung, Tischübersicht, Funkbonierung
Plattform: iOS & Android
Kosten: 7 Tage kostenlos testen; danach ab 22,90 €/Monat (Gastro) bzw. 34,90 €/Monat (Standard); Transaktionsgebühren je nach Anbieter

zu ready2order

flour.io

Für wen: Einzelhandel & Dienstleistungen
Funktionen: Lagerverwaltung, Barcodescanner, eCommerce-Integration (Amazon, eBay), Selbstbedienung, CRM
Plattform: Cloud-basiert
Kosten: Kostenlose Testphase; danach ab 19 €/Monat + Transaktionsgebühren

zu flour

SumUp

Für wen: Kleingewerbe & mobile Händler
Funktionen: Bar- & Kartenzahlung, Produktverwaltung mit Bildern, einfache Berichte, GoBD-konform
Erweiterung: Plus-Version (29 €/Monat) mit Variantenverkauf für Gastronomie
Kosten: Software kostenlos; Hardware ab 999 €; Transaktionsgebühren: 0,79 %–1,99 %; Anbieterbindung an SumUp

zu SumUp

Zettle by PayPal

Für wen: Einzelhandel & Gastronomie
Funktionen: Produkt- und Lagerverwaltung, Verkaufsberichte, Offline-Bargeldmodus
Hardware: PayPal Reader (Nachfolger des Zettle Reader 2) ab 29 EUR netto Erstgerät, Folgegeräte 79 EUR netto
Kosten: Software kostenlos; aktuelle Disagios tarif- und kartenabhängig (auf zettle.com/de tagesaktuell prüfen); Anbieterbindung an PayPal

helloCash

Für wen: Kleingewerbe mit überwiegend Barzahlung
Funktionen: Basis-Kassenfunktion, Bon-Druck, Tagesabschluss; im Free-Tarif mit Werbung auf den Belegen, kein DATEV-Export, keine Warenwirtschaft
Kosten: Software dauerhaft 0 EUR/Monat (Free-Tarif); TSE separat 129 EUR im ersten Jahr, danach 169 EUR/Jahr. Upgrade-Tarife ab 4,90 EUR/Monat (Medium) bzw. 9,90 EUR/Monat (Premium).

BISpicy POS

Für wen: Einzelhandel, Dienstleister und Gastronomie ohne Bindung an einen Payment-Anbieter
Funktionen: Android-App ohne Transaktionsgebühren; Tischverwaltung, Splitrechnung, Cash-Management, DSFinV-K-Export und JTL-WaWi-Anbindung in der kostenlosen Basis enthalten; Scan-to-Order (QR-Bestellung am Tisch) als kostenpflichtige Zusatzlizenz; Kartenzahlung über frei wählbaren Acquirer (z. B. SumUp)
Plattform: Android-Tablet oder -Smartphone
Kosten: App kostenlos; TSE-Lizenz ab 20 EUR/Monat (Jahresabo 240 EUR) bzw. 25 EUR/Monat (1 Jahr Laufzeit) oder 50 EUR Setup + 30 EUR/Monat (monatlich kündbar); optional Cloud-Backup 10 EUR/Monat, Scan-to-Order 29,90 EUR/Monat; weitere Mitarbeiter-Geräte ab 4 EUR/Tag (gedeckelt bei 59 EUR/Monat)

OrderSprinter (Open Source)

Für wen: Technisch versierte Betreiber mit IT-Kenntnissen
Funktionen: Webbasiert, TSE-Integration vorhanden, GoBD-konform; kein kommerzieller Support
Kosten: Software kostenlos (Open Source); TSE-Hardware oder Cloud-Abo separat

Wann lohnt sich der Umstieg auf ein Bezahl-System?

Ein kostenloses Kassensystem hat ein Verfallsdatum. Ab einem bestimmten Punkt zahlst du mit dem Gratis-System effektiv mehr als mit einem Abo-Modell.

Ab 3.500 bis 5.000 EUR Kartenumsatz pro Monat wird eine EC-Flatrate günstiger als die Prozentgebühr bei SumUp oder Zettle. Bei 5.000 EUR und 1,39 % Disagio zahlst du 69,50 EUR nur für die Kartenzahlung. Für denselben Betrag bekommst du bei ready2order bereits das komplette Kassensystem im Jahresabo (35,90 EUR/Monat) plus separates TSE-Paket (ab 15,90 EUR/Monat).

Ab 7.000 EUR Gesamtumsatz pro Monat fehlen dir in Gratis-Systemen Reporting und Warenwirtschaft. Du verlierst den Überblick über Bestände, Umsätze pro Kategorie und Mitarbeiter-Performance – das kostet dich mehr als 30 EUR pro Monat.

In der Gastronomie: Die meisten Gratis-Tarife verzichten auf Tischverwaltung, Bestellsystem oder Splitrechnung. BISpicy POS ist eine Ausnahme: Tischplan und Splitrechnung sind in der kostenlosen Android-App enthalten, nur das Scan-to-Order-Modul kostet 29,90 EUR/Monat extra. Für Restaurant, Café oder Bar lohnt sich daher entweder ein klassischer Bezahl-Tarif (orderbird MINI, ready2order) oder die BISpicy-Kombination aus Gratis-App und TSE-Lizenz ab 20 EUR/Monat.

Eine ausführliche Kostenübersicht aller Anbieter findest du im Ratgeber zu Kassensystem Kosten 2026.

ready2order

ab 35,90 €

Sobald dein Kartenumsatz 3.500 EUR pro Monat überschreitet, wird ein Abo-System rechnerisch günstiger als ein Gratis-Tarif mit Transaktionsgebühren. Ab 35,90 EUR/Monat im Jahresabo bekommst du Artikelverwaltung, Cloud-Backup, DATEV-Schnittstelle und Mitarbeiterverwaltung, alles, was Gratis-Systemen fehlt.

zum Anbieter → Erfahrungsbericht lesen

Fazit: Lohnt sich ein kostenloses Kassensystem?

Kostenlose Kassensysteme wie SumUp und Zettle sind eine gute Lösung für kleine Unternehmen, die eine unkomplizierte Kasse für Zahlungsabwicklung und Lagerverwaltung suchen.

Vorteile

Kein Monatsbeitrag für die Software
Schneller Einstieg ohne Vertragsbindung
Reicht für Kleingewerbe und Pop-Up-Konzepte
Eignet sich als Test vor dem Bezahl-Abo

Nachteile

TSE-Pflicht verursacht trotzdem 100 bis 170 EUR im Jahr
Transaktionsgebühren summieren sich ab 3.500 EUR Kartenumsatz pro Monat
Begrenzter Support, oft nur per E-Mail
Funktionslimits erzwingen früher oder später ein Upgrade

Bedenke jedoch mögliche Risiken wie den Lock-in-Effekt beim Payment-Anbieter, eingeschränkte Funktionen und den begrenzten Support.

Anbieter wie orderbird, ready2order oder flour.io bieten erweiterte Funktionen und kostenlose Testphasen – ideal, wenn dein Unternehmen wachsen soll oder du beim Zahlungsanbieter flexibel bleiben möchtest.

Tipp: Payment-Kosten sind bei Kassenlösungen entscheidend. Gratis-Software lohnt sich im Grunde nur für Kleinstunternehmen. Teste daher verschiedene Kassensysteme und vergleiche Gebühren und Funktionen, um die passende Kassenlösung zu finden.

FAQ

Ist ein kostenloses Kassensystem wirklich gratis?

Nein, komplett kostenlos ist kein System. Die TSE-Pflicht verursacht mindestens 100 bis 170 EUR pro Jahr. Bei Anbietern wie SumUp (1,39 % Free-Tarif) und Zettle kommen zusätzlich Transaktionsgebühren auf jeden Kartenumsatz dazu.

Welches kostenlose Kassensystem ist das beste?

Wer Kartenzahlung braucht und wenig Umsatz macht, fährt mit SumUp am günstigsten. SumUp eignet sich besonders für mobile Händler und kleine Betriebe, die ohne Vertragsbindung starten wollen. Für die Gastronomie kommt BISpicy POS dazu: Die Android-App enthält Tischplan und Splitrechnung kostenlos, nur die TSE-Lizenz (ab 20 EUR/Monat) und das optionale Scan-to-Order-Modul (29,90 EUR/Monat) sind kostenpflichtig. Wer ein klassisches iPad-Gastrosystem mit fertigem Komplettpaket bevorzugt, ist mit orderbird MINI oder ready2order besser bedient.

Brauche ich auch bei einem kostenlosen Kassensystem eine TSE?

Ja, die TSE ist gesetzliche Pflicht für jede elektronische Kasse in Deutschland. Ohne zertifizierte TSE drohen Bußgelder bis 25.000 EUR. Bei Gratis-Systemen musst du die TSE separat buchen, typisch 100 bis 240 EUR im Jahr. Details findest du im Ratgeber zu TSE Kosten.

Ab welchem Umsatz lohnt sich ein Bezahl-Kassensystem?

Ab ca. 3.500 bis 5.000 EUR Kartenumsatz pro Monat ist eine EC-Flatrate günstiger als die prozentuale Transaktionsgebühr bei SumUp oder Zettle. Ab 7.000 EUR Gesamtumsatz fehlen in Gratis-Systemen Funktionen wie Warenwirtschaft und Reporting, die du für effizientes Arbeiten brauchst.

Gibt es Open-Source-Kassensysteme?

Ja, zum Beispiel OrderSprinter. Die Software ist kostenlos, webbasiert und GoBD-konform. Du brauchst IT-Kenntnisse für die Einrichtung und bekommst keinen kommerziellen Support. Für technisch versierte Betreiber ist das eine Option, für alle anderen eher nicht.

Kostenlose Kassensysteme: Top 8 Anbieter & Risiken 2026

Einleitung

Was sind kostenlose Kassensysteme?

Welche Risiken gibt es bei kostenlosen Kassensystemen?