Registrierkasse – Definition, Arten, Anbieter

Kassensystemevergleich | 27.08.2018

Was ist eine Registrierkasse?

Registrierkassen unterstützen dich bei der Abrechnung deiner Tagesumsätze und bieten ein benutzerfreundliches Handling. Diese Kassenkategorie ist eine mit Buchungs-, Rechen- und Sicherheitseinrichtung versehene Ladenkasse, die Beträge automatisch addiert, anzeigt und einen Kassenbeleg ausdruckt. Die Dateneingabe erfolgt manuell per Tatstatur oder mithilfe eines Scanners.

Ein Chipleser oder Magnetstreifen dient als Lesegerät der Zahlungskarte, so dass du auch bargeldlose Kartenzahlungen initiieren kannst. Eine elektronische Registrierkasse wird auch als Kassenterminal bezeichnet und bildet – als Ein- und Ausgabegerät – die Endstation eines Datenverarbeitungsvorgangs.

Arten von Registrierkassen

Unternehmen, deren Einnahmen i.d.R. aus Bargeld bestehen (z. B. Kiosk, Einzelhandel oder Friseur) benötigen eine Registrierkasse.

Bei mechanischen bzw. elektromechanischen Registrierkassen kannst du durch Niederdrücken der Funktionstasten

die Betragsanzeige,
das Bedrucken des Kontrollstreifens,
die Einspeisung des Betrages in den Summenspeicher &
das Herausspringen der Kassenschublade initiiern.

Den einzelnen Tasten sind Nocken zugeordnet, welche die Rollen des Zähl- und Druckwerks steuern.

Elektronische Registrierkassen sind wie ein Computerterminal mit einem zentralen Computer verbunden, sodass du – auf Basis der Verkaufszahlen und automatisch erfassten Warencodes – die Lagerbestände permanent überprüfen kannst. Bei Preiseingabe über Strichcode und Scangerät können Preisveränderungen automatisch – und für alle verbundenen Registrierkassen – vorgenommen werden. Multiplikationstasten ermöglichen dir das schnelle Erfassen gleicher Artikel. Häufig sind Registrierkassen mit einer automatischen Wechselgeldrückgabe gekoppelt.

Bei vergleichsweise preiswerten, numerischen Kassen – die meistens mit einem Typenrad-Drucker oder einer Druckwalze daherkommen -, werden Warengruppen, Artikel und Steuersätze als Zahl dargestellt. Für einen kleinen Preis bekommst du eine Kasse mit geringer Funktionalität, die häufig sehr langsam druckt. Da die Darstellung von Texten bzw. Buchstaben nicht möglich ist, gilt diese Kategorie als veraltetes System. Weil du mit einer numerischen Kasse – bei eingeschränkter Leistungsfunktion – u. a. keine fiskalisch anerkannten Rechnungen und Quittungen erstellen kannst, dient sie eher als Reservekasse bei Festen und Co. Gleiches gilt für die Nutzung als Leergut-Kasse oder Leihkasse für Situationen, wo keine Rechnungen benötigt werden.

Mittelpreisige, alphanumerische Registrierkassen stellen Zahlen und Texte dar und sind charakteristisch für Gastronomie und Einzelhandel. Artikel, Warengruppen und Steuersätze werden mit Preisen und Text angegeben. Dabei wird zwischen den Zahlarten bar, EC oder Gutschein unterschieden. Diese textschreibende Kassenkategorie ist alten PC-Kassen (DOS-Software) in verschiedenen Funktionen überlegen. Du hast die Wahl zwischen Nadel- bzw. Matrix-Drucker oder einem leiseren und schnelleren Thermodrucker. Häufig ist ein zusätzlicher Auswurf von Umsatzsteuer und Nettobetrag möglich. Mit teureren, alphanumerischen Registrierkassen, die mit einem PC, Modem, einem externen Drucker oder einer weiteren Kasse verbunden werden können, kannst du darüber hinaus Barcodes – über eine Scanfunktion – einlesen.

Registrierkassen mit integriertem Akku haben einen permanenten Speicherschutz. Sobald die Registrierkasse in Betrieb ist, wird der Akku automatisch aufgeladen.

Registrierkassen mit Hubtastatur versus Flachtastatur

Eine für den Einzelhandel charakteristische Hubtastatur ähnelt einer herkömmlichen PC-Tatstatur, während eine Flachtastatur mit typisch gummierter Abdeckung viel kleiner ist. Entsprechend können mehr Tasten dargestellt und bis zu 100 Artikel direkt per Tatstatur erfasst werden.

Anbieter von Registrierkassen

Zu den nummerischen Registrierkassen zählen beispielsweise die Sharp ER-A180, Sharp ER-A310, Sharp ER-A102.
Zu der Kategorie der alphanumerischen Registrierassen gehören z.B. die Sharp XE-A113, Sharp XE-A203, Sharp XE-A213.
Zu den Registrierkassen mit integriertem Akku zählen u. a. die Sharp XE-A303, Sharp ER-A410, Sharp ER-A420.

Darüber hinaus bekommst du facettenreiche Registrierkassen von Firmen wie Casio, Olympia und Olivetti.

Kaufmöglichkeiten & Kosten

Je nach Präferenz kannst du deine neue Registrierkasse in einem kleinen Fachgeschäft, einem größeren Elektrofachmarkt oder ganz bequem via Internet kaufen. Vorab solltest du dich informieren, welche Funktionen für dein Unternehmen relevant sind und die Preise vergleichen. Du kannst dich zusätzlich erkundigen, ob ein Mietkauf möglich ist. Dann hast die Chance, die Investition über monatliche Raten zu realisieren. Je nach Funktionalität musst du beim Kauf einer Registrierkasse mit einer Kostenspanne von ca. 150 bis 700 Euro rechnen.

Registrierkassen versus Kassensysteme

Während sich Kassensysteme ideal für Ladenketten und größere Geschäfte eignen, liegst du mit einer Registrierkasse in kleineren Läden bzw. Unternehmen goldrichtig. Die erweiterten Funktionen – wie Analyse-Funktionalität oder graphisches Management – von Kassensystemen sind für letztere irrelevant.

Funktionen & Vorteile von Registrierkassen

Buchungs- und Rechenfunktion
Effektive, sichere Geldaufbewahrung & Zahlungsabwicklung
Geringer Investitionsbedarf
Schneller Einstieg dank einfacher Funktionen
Kompaktes Kombigerät (Drucker, Tastatur & Bildschirm)
Guter Sicherheitsaspekt (keine Virusgefahr oder sonstige PC-Störungen)
Entspricht den Steuerbestimmungen in Ländern mit Steuerrecht
Geringer Energieverbrauch
Basisfunktionen und Berichtswesen (inklusive aller erforderlichen Bereiche)
Hersteller übernimmt Haftung für gesamtes Produkt
Einzelbonfunktion für die Gastronomie

Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?

Es gibt keine grundsätzliche Pflicht eine elektronische Registrierkasse zu nutzen, so dass du als Betrieb mit offener Ladenkasse nicht gezwungen bist, auf eine elektronische Kasse umzustellen. Diesbezüglich ist eine allgemeine Registrierkassenpflicht für Wochenmärkte, Hofläden und Straßenverkäufer nicht vorgesehen, da sich diese – in puncto Kosten und Nutzen – nicht rechnen würde. Gleiches gilt für Gemeinde- oder Vereinsfeste sowie für Personen, die ihre Dienstleistung an flexiblen Plätzen anbieten.

Wickelt dein Betrieb Geschäfte über eine elektronische Registrierkasse ab, bist du allerdings von der Registrierkassenpflicht betroffen. Seit 2017 müssen diesbezüglich neue Bestimmungen eingehalten werden, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Rechtliche Grundlagen der Registrierkassenpflicht

Am 31.12.2016 ist die Übergangsfrist des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 (BStBl I S. 1342) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften ausgelaufen.

- Seit dem 01.01.2017 sieht das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (BGBl. I S. 3152) eine Einzelaufzeichnungspflicht vor:
  Aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle sind laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren, so dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Die Daten musst du für 10 Jahre digital archivieren (in der Kasse selbst oder per externem Speicher). Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung.
- Ab dem 01.01 2018 wird die Möglichkeit der Kassen-Nachschau eingeführt. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen.
- Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 01.01.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

Eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung einer Registrierasse basiert auf drei Elementen:

- - Sicherheitsmodul
  - Speichermedium
  - Schnittstelle

Durch die Sicherheitstechnologie wird eine Protokollierung der Kasseneingaben gewährleistet, ohne dass diese später unerkannt manipuliert werden können. Über das Speichermedium können die Einzelaufzeichnungen – im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – abgerufen werden.
Die digitale Schnittstelle ermöglicht eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke. Bei Verstößen gegen die Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Nutzung der Sicherheitseinrichtung, können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Bis 31.12.2022 gilt eine Übergangsregelung für Kassen, die – in Anlehnung an die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 – zwischen 10/2010 und 31.12. 2019 neu erworben wurden, die aber nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden können.

Hinweis: Für offene Ladenkassen musst du ein tägliches, unterzeichnetetes Kassensturz-Protokoll samt Zählliste erstellen. Letztere erfasst die Art und Anzahl der Münzen und Scheine.