Top-Kassensyteme in Österreich: Finde den passenden Anbieter

1. Registrierkassen Österreich: Das musst du wissen

Wer ein Ladengeschäft im Einzelhandel eröffnet oder sich eine neue Registrierkasse (in Österreich auch: Registrierkassa genannt) anschaffen muss, der findet sich vor einer Vielzahl an Anbieter wieder, diversen Kassensystemen, möglichen Funktionen und Regelungen. Dies ist in Österreich nicht anders als in Deutschland. Wenn du allerdings in Österreich lebst oder Gastronomie, einen Friseurladen oder ein anderes Einzelhandelsgeschäft betreibst, das unter das österreichisches Gesetz fällt, dann gibt es einige Besonderheiten, die du beachten solltest.

Das Wichtigste zu Kassensystemen in Österreich

Das Wichtigste vorab: Die gesetzlichen Vorschriften in Deutschland und Österreich sind in weiten Teilen dieselben. Kleinere Unterschiede gibt es vor allem bei der Frage, für wen eine Registrierkassa gesetzliche Pflicht ist und wann Ausnahmen gelten.

Neben den rechtlichen Vorgaben für Registrierkassen und Kassensystemen in Österreich solltest du dir natürlich noch eine ganze Reihe anderer Fragen stellen. Um zu entscheiden, welches Kassensystem für dich das richtige ist, ist es wichtig, dass du dir im klaren darüber wirst, welche Funktionen das System für dich haben muss. Danach kommt die Frage nach den Kosten, der Installation und der Implementierung.

Bevor wir auf diese Punkte eingehen, hier noch einige der bekannten Anbieter von Kassensystemen und Registrierkassa in Österreich.

2. Kassensysteme in Österreich: Bekannte Anbieter

In der folgenden Liste findest du Anbieter von Kassensystemen, die konform mit dem österreichischen Recht sind.

Das sind natürlich nicht alle Anbieter von Kassensystemen in Österreich. Aber es ist eine Auswahl von renommierten Anbieter, die so gut wie alle möglichen Branchen abdeckt.

Übrigens: Aufgrund der sehr ähnlichen rechtlichen Vorgaben kannst du davon ausgehen, dass die allermeisten der Registrierkassa, die in Deutschland vertrieben werden auch in Österreich funktionieren. Um ganz sicherzugehen, schaue einfach auf den Webseiten des jeweiligen Anbieters nach oder kontaktiere sie.

Kassensysteme im Vergleich

3. Arten von Kassensystemen

Nun zu den Informationen, die dir bei der Entscheidung helfen, welches der Kassensysteme in Österreich für dich am besten ist.

Gesamtpaket oder Module

Ein Kassensystem kann aus vielen unterschiedlichen Komponenten bestehen. Die wichtigsten sind:

• Ladenkasse
• Bondrucker
• Obst- und Gemüsewage
• Tablets oder Handys, um Bestellungen aufzunehmen (Gastronomie)
• Kartenlesegerät

In der Regel bieten alle Unternehmen, die Kassensysteme auch in Österreich vertreiben, eine Produktpalette an, die du modular zusammenstellen kannst oder die du eben als Gesamtpaket kaufst.

Mobile Kassensysteme oder stationäre Registrierkassen

Ein anderer Unterschied betrifft die Frage, wie mobil du mit deiner Kasse sein möchtest. Manche Anbieter haben ihre Produkte so konzipiert, dass sie einfach transportierbar sind. Dies ist beispielsweise für mobile Foodtrucks oder Marktstände sinnvoll. Außerdem hält eine solche Registrierkassa auch dann alle rechtlichen Vorgaben ein, wenn du gerade kein Internetanschluss zur Verfügung hast. In der Gastronomie oder dem stationären Einzelhandel hingegen können auch Kassensysteme sinnvoll sein, die an Ort und Stelle bleiben müssen, weil sie nur funktionieren, wenn sie an Strom und ein LAN-Netz angeschlossen sind.

Apple, Android oder Windows Kassensystem?

Der dritte wichtige Unterschied betrifft die Frage des Betriebssystems. Gerade was mobile Systeme betrifft, wie sie in der Gastronomie häufig eingesetzt werden, basiert die Software von Kassensystemen meist entweder auf Android-Basis oder dem von Apple entwickelten iOS bzw. iPadOS. Aber auch Windows-basierte Kassensysteme gibt es. Diese bieten aufgrund des riesigen Marktanteils von Windows den Vorteil, dass sie eine große Kompatibilität mit anderer Software aufweisen. Gerade wenn es um Tools für die Buchhaltung und oder das Finanzamt geht, ist das hilfreich. Apple und Android hingegen können besonders damit punkten, dass sie für mobile Geräte entwickelt wurden und es somit eine Flexibilität der Endgeräte gibt, die du einsetzen kannst.

4. Auswahlkriterien für das passende Kassensystem

Ob ein stationäres oder mobiles Kassensystem die richtigen Funktionen für dich hat, hängt zum großen Teil davon ab, in welcher Branche du tätig bist. So kann es im Einzelhandel beispielsweise sehr hilfreich sein, wenn du mit deinem Kassensystem gleichzeitig auch eine Kundendatenbank anlegen kannst, über die du dann spezifische Werbenewsletter verschicken kannst. In der Gastronomie hingegen ist es wichtig, unterschiedliche Steuerkategorien anzulegen, etwa für Außer-Haus-Verkäufe.

Auch was die Verwaltungsfunktionen anbelangt, solltest du dir überlegen, was du brauchst. Manche Kassensysteme haben spezielle Funktionen, dir das Betreiben von vielen Filialen gleichzeitig erleichtern oder mit denen du die Dienstpläne und Urlaube von Mitarbeitern organisieren kannst.

Insgesamt solltest du vor dem Kauf eines neuen Kassensystems oder einer Registrierkassa folgende Fragen durchdenken:

• Welche Geräte benötigst du jetzt oder evtl. in Zukunft und lassen sich diese nachrüsten?
• Welche Schnittstellen zu anderer Software (etwa Buchhaltungsprogramme) muss das Kassensystem unterstützen?(
• Wie benutzerfreundlich muss das System sein? Lassen sich damit neue Mitarbeiter schnell einlernen, oder musst du dafür Zeit einplanen?
• Wie ist der Kundensupport? Wie wichtig ist es bspw. für dich, dass der Kundendienst des Kassensystems auch am Wochenende und abends erreichbar ist?
• Wie einfach lassen sich Updates aufspielen?
• Welche besonderen Funktionen (etwas das Funkbonieren) muss das Kassensystem beherrschen?

Weitere Informationen zu diesen und anderen Fragen bezüglich der Funktionen von Kassensystemen findest du auf unserer Seiten zu Kassensysteme für einzelne Branchen.

5. Das sind die Kosten für stationäre und mobile Registrierkassen in Österreich

Bei den Kosten kannst du je nach Anbieter zwischen drei Optionen wählen:

1. Kauf eines Komplettpakets: Das ist sicherlich die einfachste Lösung. Der Vorteil dabei ist, dass du sowohl die Software als auch die Hardware des Kassensystems aus einer Hand hast, was gerade bei Updates und dem Support hilfreich ist. Du bist natürlich aber auch etwas unflexibler, insofern du auf die Funktionen eines Anbieters angewiesen bist – beispielsweise wenn es um die Schnittstellen zur Buchhaltung geht.
2. individuelles Zusammenstellung der Kassensystemelemente: Die Hardware und Software von Registrierkassen von unterschiedlichen Anbietern zu verwenden, ist mit mehr Aufwand und Organisation für dich bei der Anschaffung und evtl. bei der Wartung verbunden, kann unter Umständen aber günstiger sein als ein Komplettpaket. Außerdem kannst du so die einzelnen Vorteile der jeweiligen Software- und Hardwareteile des Kassensystems voll ausnutzen.
3. Leasen oder Mieten von Soft- und Hardware: Das Leasen oder Mieten von Kassensystemen wird immer beliebter. Auf diese Weise bleibst du immer auf dem neusten Stand und kannst einzelne Kassensystem-Anbieter temporär ausprobieren, ohne dich gleich mit einer größeren Investition auf einen zu verpflichten.

Die konkreten Kosten für eine moderne Registrierkassa oder ein ganzes Kassensystem hängen sehr von den einzelnen Elementen ab, die du brauchst, dem Betriebssystem, auf dem sie beruhen und weiteren Zusatzfunktionen. Ein Rechenbeispiel aus dem Bereich Gastronomie haben wir für dich auf dieser Seite zusammengestellt. Und die Kosten für die Anbieter findest du in unserem übersichtlichen Anbieter-Vergleich:

Kassensysteme im Vergleich

6. Rechtliche Anforderungen und Vorschriften in Österreich

Der rechtliche Rahmen, das heißt die Vorschriften und Gesetze bezüglich der elektronischen Erfassung von Barumsätzen, von Registrierkassen bzw. Kassensystemen in Österreich basiert auf der Registrierkassensicherheitsverordnung (kurz: RKSV). Die wichtigsten Eckpunkte der Verordnung haben wir im Folgenden zusammengestellt.

Seit 2016 gilt in Österreich eine Registrierkassenpflicht

Diese gilt dann, wenn ein Unternehmen einen Jahresumsatz von 15000 € oder höher erzielt, und der Barumsatz dabei 7500 € oder mehr beträgt. Wichtig ist, dass die Pflicht dich nur dann trifft, wenn beide Kriterien erfüllt sind.

Seit 2016 gilt eine Belegerteilungsverpflichtung in Österreich

Diese gilt im Unterschied zur Registrierkassenpflicht für alle Unternehmen, die Barumsätze tätigen. Also selbst dann, wenn dein Unternehmen keinen Jahresumsatz von 15000 € hat oder keine Barumsätze von mindestens 7500 € erzielt, musst du Belege ausstellen. Dies kann aber auch handschriftlich geschehen. Jedoch musst du davon eine elektronische Kopie machen und diese mindestens 7 Jahre aufbewahren.

Seit 2017 ist in Österreich eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) Pflicht

Die TSE ist eine elektronische Komponente, die die nachträgliche Manipulation von Buchhaltungsvorgängen (insbesondere Rechnungs- und Belegerstellungen) verhindert. In Österreich musst du dich dafür online beim Finanzamt registrieren. Was die TSE genau ist, was du dabei beachten musst und wie du sie einrichtest, haben wir für dich auf dieser Seite dargestellt.

Weitere Infos zur rechtlichen Grundlage von Registrierkassen und Kassensystemen und Österreich findest du in den Links am Ende dieser Seite.

7. Fazit und Ausblick

Im Großen und Ganzen gibt es nur wenige Unterschiede zwischen den Anforderungen an Kassensysteme in Österreich und in Deutschland. Differenzen gibt es vor allem bei den Ausnahmeregelungen in Österreich, was Registrierkassen anbelangt.

Deshalb kannst du, was die Hard- und Software anbelangt, auch auf jene Anbieter zurückgreifen, die ihre Kassensysteme nicht explizit für den österreichischen Markt bewerben. Beachten solltest du dabei aber die Frage, ob und in welchem Umfang Support und Wartung auch in Österreich gelten. Aber derlei Fragen lassen sich bei den meisten Anbietern immer schnell telefonisch oder via E-Mail klären.

8. Quellen und weitere Links

• Infos der Wirtschaftskammer Österreich zur Registrierkassenpflicht und zur TSE
• Infos der Wirtschaftskammer Österreich zur Belegerteilungspflicht
• Sonderregelungen zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Kassensysteme im Vergleich