Windows Kassensysteme

Von:

Christian Jansen
Letztes Update 9.04.2025

Inhalt

Aufgrund der gestiegenen Anforderungen des Finanzamts an elektronische Registrierkassen sind viele Unternehmen auf der Suche nach einem neuen Kassensystem für ihr Geschäft, sei es im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Dienstleistungsgewerbe.

Ein Windows-Kassensystem bietet sich da auf den ersten Blick regelrecht an, weil viele Unternehmen bereits einen Windows-basierten Desktop-PC haben. Durch die Nutzung eines bereits vorhandenen Geräts als Kasse sparst du nicht nur Geld, sondern kannst auch weiterhin auf einer dir bereits vertrauten Benutzeroberfläche arbeiten – Windows eben.

Mobile und stationäre Windows-Kassensysteme

Moderne Kassensysteme für Windows gibt es als stationäre und mobile Lösungen.

Beide Versionen bieten zahlreiche Funktionen, die weit über das eigentliche Kassieren hinausgehen.

Dazu gehören Features wie Kundendatenbanken und Kundenbindungstools, mit denen du Kunden dauerhaft an dich bindest und so mehr Umsatz generierst. Auch Mitarbeiter managt du über die Kasse: Du weist einzelnen Mitarbeitern unterschiedliche Berechtigungen zu, legst Schichtpläne an, verfolgst via Berichten und Statistiken die Leistungen deiner Mitarbeiter und vieles mehr.

Besondere Features

Mit einer Windows-Kasse hast du nicht nur deinen Laden vor Ort im Blick, sondern auch Lager und etwaige Filialen. Denn Lager- und Filialverwaltung gehören genauso wie eine ausgefeilte Warenwirtschaft, teils inklusive Online-Shop-Anbindung, zum Funktionsumfang Windows-basierter Kassensysteme.

Hinzu kommen mobile Bezahlmöglichkeiten für deine Kunden. EC-Kartenlesegeräte können an die Windows-Kasse angeschlossen werden und bieten so neben Barzahlung auch EC- und Kreditkarte als Option, je nach Anbieter auch Lastschrifteinzug, Giropay, PayPal, Apple Pay, Google Pay und weitere.

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Geräte und Kompatibilität

Kassensysteme für Windows gibt es nicht nur für Desktop-PCs, sondern auch als mobile Version für Laptops, Tablets und Smartphones. All diese Geräte mit Windows-Betriebssystem können als Kasse genutzt werden.

Dazu braucht es nur die geeignete Software: eben Kassensoftware für Windows. Die Software bekommst du vom Anbieter des Kassensystems, für das du dich letztendlich entscheidest. Eine zusätzliche Installation eines Betriebssystems ist nicht nötig. Achte jedoch darauf, dass die Kassensoftware mit deiner Windows-Version kompatibel ist, sei es Windows XP, Vista, Windows 7, 8, 10 oder 11.

Anbieter

Die folgenden Anbieter haben sich auf Kassensysteme für Windows spezialisiert bzw. bieten neben iOS- oder Android-Versionen auch explizite Windows-Kassensoftware an.

Einige der Kassensysteme arbeiten dabei komplett plattformunabhängig, können also auf jedem Betriebssystem genutzt werden, meist über den Webbrowser deines Computers bzw. Laptops, Tablets oder Smartphones.

Alle Software bzw. Anbieter, die wir hier auf Kassensystemevergleich.de vorstellen, entsprechen übrigens allen Anforderungen des Finanzamts an elektronische Registrierkassen.

Zu Kassensystemen für Windows zählen:

Komplettes Hardware-Setup des Gastronovie Kassensystems

Beispiel für das Setup eines modernen Kassensystems für die Gastronomie. (Bild: Christian Jansen, kassensystemevergleich.de)

PC Kassensoftware und Kassensysteme

Du kannst deine Registrierkasse im Prinzip ohne Probleme auf einem handelsüblichen Windows PC betreiben. Du brauchst keine teure Spezialhardware. Die PC Kasse muss nur die gleichen rechtlichen Bestimmungen der Registrierkassenpflicht einhalten, wie Online-Registrierkassen oder Kassensysteme mit eigener Hardware. Deine Registrierkasse läuft dann als eigenständiges Programm (App) auf deinem Windows PC.

Meistens sind PC Kassensysteme mit einem Rechnungsprogramm oder einer Warenwirtschaft gekoppelt. Du kannst dann mit demselben Programm auch Rechnungen schreiben, Angebote kalkulieren, Lieferscheine erstellen oder das Lager verwalten und vieles mehr.

Ein PC Kassensystem kannst du auch ohne Internet verwenden, falls dies gerade nicht verfügbar oder ausgefallen ist.

Viele dieser PC-Lösungen stammen von kleinen Anbietern. Wenn der Entwickler in Rente geht oder das Geschäft aufgibt, wird die Software oft nicht weiterentwickelt.

Vor- und Nachteile: Klassische Windows-PC-Kassensysteme vs. moderne Windows-Kassensysteme

Klassische Windows-PC-Kassensysteme (eigenständige Programme)

Vorteile:

Relativ günstig: Keine hohen Anschaffungskosten, da vorhandene Hardware genutzt werden kann.
Offline-fähig: Funktioniert auch ohne Internetverbindung, ideal bei Ausfällen.
Schnelle Leistung: Nutzt die volle Rechenleistung des PCs, oft schneller als Online-Lösungen bei schlechter Internetverbindung.
Vorhandene Hardware nutzbar: Keine zusätzlichen Geräte nötig, lokaler PC und Drucker reichen aus.
Umfangreiche Funktionen: Oft mit Rechnungsprogrammen, Warenwirtschaft oder Lagerverwaltung gekoppelt.
Vertraute Benutzeroberfläche: Windows ist vielen Nutzern bereits bekannt.

Nachteile:

Eigenes Netzwerk nötig: Bei mehr als einer Kasse wird ein lokales Netzwerk benötigt, was den Aufwand erhöht.
Sicherheitsrisiken: Anfällig für Viren und Trojaner, die den Betrieb gefährden können.
Hardwareabhängig: Ausfälle des PCs oder Betriebssystems stoppen den Betrieb.
Veralteter Ansatz: PC-Kassensoftware gilt heute oft als überholt, da Cloud-Lösungen dominieren.
Abhängigkeit vom Anbieter: Viele Systeme stammen von kleinen Entwicklern, bei deren Ausstieg droht das Ende der Weiterentwicklung.

Moderne Windows-basierte Kassensysteme (oft via Browser)

Vorteile:

Hardwareunabhängig: Bei Defekten kann meist auf alle Daten via Browser zugegriffen werden.
Plattformflexibilität: Nutzbar auf Desktop-PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones mit Windows.
Kein zusätzliches Betriebssystem nötig: Funktioniert direkt im Browser, solange die Software kompatibel ist.
Moderne Features: Oft mit Kundendatenbanken, Kundenbindungstools, Lager- und Filialverwaltung ausgestattet.
Zahlungsoptionen: Integration von EC-/Kreditkartenlesegeräten und weiteren Bezahlmethoden möglich.
Finanzamtskonform: Entspricht aktuellen gesetzlichen Anforderungen.

Nachteile:

Langsamer bei schlechter Verbindung: Leistung hängt von der Internetqualität ab, was zu Verzögerungen führen kann.
Offline-Nutzung: Ohne Internetzugang zum Teil nicht funktionsfähig, im Gegensatz zu eigenständigen PC-Systemen.

Diese Unterscheidung zeigt die jeweiligen Stärken und Schwächen beider Ansätze, wobei klassische Windows-PC-Kassensysteme ihre Stärke in der Unabhängigkeit vom Internet haben, während Online-Kassensysteme durch Flexibilität und Modernität punkten.

Die Erfahrung zeigt, dass PC Kassensysteme vor allem dann sinnvoll sind, wenn bereits Hardware vorhanden ist und keine regelmäßige Internetverbindung gewährleistet werden kann. Auch für technikaffine Betriebe mit besonderen Anforderungen an lokale Datenverarbeitung kann diese Lösung funktionieren.

Doch lässt sich die Entwicklung nicht ignorieren: Die Zukunft liegt klar bei Online-basierten Kassensystemen. Sie bieten höhere Ausfallsicherheit, automatische Updates, zentrale Datenhaltung und eine zuverlässige Weiterentwicklung des Systems – Punkte, die in entscheidend sein können.

Wer sich für ein Kassensystem für Windows entscheidet, sollte daher abwägen, ob die Vorteile der lokalen Lösung die Nachteile – insbesondere in Bezug auf Wartung und langfristige Verfügbarkeit – aufwiegen.

Für einige Betriebe mag die Entscheidung für eine klassische PC Software noch sinnvoll sein, für die meisten ist der Umstieg auf ein cloudbasiertes System jedoch eine Investition in Zukunftssicherheit.