Bargeldlos Bezahlen in der Gastronomie: Systeme, Vorteile & Herausforderungen

Von:

Christian Jansen
Letztes Update 24.06.2025

Worum geht es?

Bargeldlose Zahlungssysteme sind in der Gastronomie aus unserer Sicht unverzichtbar geworden.

Sie bieten dir als Gastronom Effizienz, steigern die Kundenzufriedenheit und entsprechen den Erwartungen der Gäste.

Dieser Artikel erklärt, wie bargeldloses Bezahlen funktioniert, welche Systeme es gibt, was du bei der Einführung beachten musst. Außerdem gibt es detaillierte Informationen zu Kassensystemen mit Chipkarten.

Was sind bargeldlose Zahlungssysteme?

Bargeldlose Zahlungssysteme ermöglichen Transaktionen ohne physisches Geld, etwa per Karte, Smartphone, Smartwatch oder Chipkarte.

In der Gastronomie kommen Kartenzahlungen (Debit- und Kreditkarten), mobile Bezahldienste wie Apple Pay, Google Pay oder PayPal, QR-Code-basierte Lösungen sowie Chipkarten-Systeme zum Einsatz.

oderbird kassensystem mit kartenleser, all-in-one-gerät, kassenschublade und monitor

Warum ist bargeldloses Bezahlen in der Gastronomie wichtig?

Kunden erwarten Flexibilität bei der Bezahlung. Bargeldloses Zahlen beschleunigt den Bezahlvorgang, was besonders in Stoßzeiten vorteilhaft ist. Es reduziert das Risiko von Diebstahl oder Fehlbeträgen und vereinfacht die Buchhaltung.

Zudem wird laut Koalitionsvertrag der aktuellen Bundesregierung eine gesetzliche Pflicht zur Annahme bargeldloser Zahlungen angestrebt, um den digitalen Zahlungsverkehr zu fördern und Steuerhinterziehung zu erschweren.

Welche bargeldlosen Bezahlsysteme gibt es für die Gastronomie?

Kartenterminals

EC- und Kreditkartenterminals sind die häufigste Form des bargeldlosen Bezahlens. Alle modernen Terminals unterstützen NFC (kontaktloses Bezahlen) und sind meist mobil einsetzbar. Kosten: Im Durchschnitt ~ 1 %, wobei EC-Karten (Girocards) deutlich günstiger sind als Kreditkarten.

Mobile Payment-Lösungen / Tap-to-Pay

Apple Pay, Google Pay und viele Andereermöglichen neuerdings die Zahlungsannahme per Smartphone. Einfach per App.

QR-Code-Zahlungen

Gäste scannen einen QR-Code am Tisch oder auf der Rechnung, um direkt zu bezahlen. Anbieter wie PayPal oder Bluecode bieten solche Lösungen an. Sie sind hygienisch, da kein Terminalkontakt nötig ist, und eignen sich für schnelle Transaktionen.

Gastronomie-spezifische Bezahlsysteme

Integrierte Lösungen wie orderbird, ready2order, POSSUM oder Lightspeed kombinieren Kassen- und Zahlungssysteme. Sie ermöglichen nahtlose Abrechnungen und Zusatzfunktionen wie Tischverwaltung oder Reservierungssysteme. Kosten: Monatliche Gebühren ab ca. 40 Euro plus Transaktionsgebühren.

Kassensysteme mit Chipkarten

Kassensysteme mit Chipkarten nutzen RFID- oder NFC-fähige Karten, die entweder mit einem Guthaben aufgeladen werden (Prepaid) oder über eine nachträgliche Abrechnung funktionieren, z. B. via Lohnabrechnung in Betriebskantinen (Postpaid). Solche Systeme sind besonders in der Gemeinschaftsverpflegung (z. B. Kantinen, Schulen, Krankenhäuser), bei Events oder in Freizeitparks verbreitet, wo schnelle und sichere Transaktionen gefragt sind. Anbieter wie Gastrosoft, Intercard oder Moneycard bieten spezialisierte Lösungen, die Wartezeiten minimieren und die Betriebsabläufe optimieren.

Funktionsweise: Gäste erhalten eine Chipkarte, die entweder am Kassenautomaten oder an einer Aufladestation mit Guthaben versehen wird. Alternativ wird die Karte mit einem Kundenkonto verknüpft, und die Zahlung erfolgt nachträglich. Beim Bezahlen wird die Karte an ein Lesegerät gehalten, das die Transaktion in 1–2 Sekunden abwickelt.
Einsatzbereiche: Betriebskantinen, z. B. in großen Unternehmen wie Siemens, wo Mitarbeitende per Chipkarte bezahlen und die Abrechnung über die Gehaltsabrechnung läuft. Events wie Festivals, wo Chipkarten als geschlossenes Zahlungssystem genutzt werden. Schulmensen, wo Schüler mit Prepaid-Chipkarten bezahlen, um Bargeld zu vermeiden.

Vorteile:

Schnelligkeit: Transaktionen sind schneller als Bar- oder Kartenzahlungen, was Warteschlangen reduziert.
Umsatzsteigerung: Studien von Gastrosoft zeigen, dass Gäste mit Chipkarten bis zu 15 % mehr pro Kopf ausgeben, da „Plastikgeld“ psychologisch leichter ausgegeben wird.
Sicherheit: Kein Bargeldhandling minimiert Diebstahlrisiken und Kassendifferenzen.
Personalisierung: Kartendaten ermöglichen gezielte Angebote, z. B. Rabatte für Stammkunden.
Hygiene: Kontaktloses Bezahlen ist hygienischer, besonders in Kantinen.

Nachteile:

Verwaltungsaufwand: Ausgabe, Rückgabe oder Ersatz von Karten erfordert Organisation, besonders bei Events.
Eingeschränkte Flexibilität: Nicht alle Gäste haben Chipkarten, was alternative Zahlungsmethoden nötig macht.
Technische Abhängigkeit: Lesegeräte benötigen Strom und gelegentlich Software-Updates.
Kosten: Einmalige Investitionen für Karten und Lesegeräte (ca. 500–2.000 Euro je nach Betriebsgröße) plus Transaktionsgebühren (0,5–1 %). Monatliche Softwaregebühren liegen bei 20–50 Euro.

Was kostet bargeldloses Bezahlen in der Gastronomie?

Die Kosten variieren je nach System. Payment-Anbieter verlangen im Durchschnitt pro Transaktion um 1 % Gebühren.

Wichtig: Ein Tarifvergleich lohnt sich, da die Gebühren wirklich sehr unterschiedlich sind. Dafür gibt es den Tarifrechner für bargeldlose Zahlung.

Chipkarten-Systeme erfordern die oben genannten Investitionen, wobei laufende Transaktionsgebühren typischerweise deutlich niedriger sind als bei bargeldloser Zahlung im Allgemeinen.

Bargeldverwaltung ist übrigens richtig kostenintensiv: Bankeinzahlungen kosten etwa 10 Euro pro Vorgang, und Münzrollen verursachen zusätzliche Gebühren. Mitarbeiter werden gebunden.

Welche Vorteile bietet bargeldloses Zahlen für Gastronomen?

Schnelligkeit: Bezahlvorgänge dauern im Schnitt 10–20 Sekunden weniger als bei Barzahlung, bei Chipkarten sogar nur 1–2 Sekunden.
Sicherheit: Weniger Bargeld reduziert Diebstahlrisiken. Kartensysteme wie ELV oder Girocard sowie Chipkarten bieten Zahlungsgarantien durch Kontostandsprüfung oder Guthaben.
Transparenz: Digitale Transaktionen sind nachverfolgbar, was die Buchhaltung erleichtert und Steuerhinterziehung erschwert.
Kundenzufriedenheit: Flexible Zahlungsoptionen erhöhen die Gästezufriedenheit. Laut einer Forsa-Studie möchten 54 % der Gäste in Restaurants bargeldlos bezahlen.
Höherer Umsatz: Gäste ohne Bargeld oder mit Chipkarten bestellen spontan mehr, was den Umsatz steigert.
Weniger Verwaltungsaufwand: Kein Zählen von Bargeld oder Bankeinzahlungen spart Zeit.

im bild ist ein mann mit einem kassensystem von ready2order zu sehen, der gut gelaunt die kasse bedient

Welche Herausforderungen gibt es bei bargeldlosen Zahlungen?

Kosten: Transaktionsgebühren können bei niedrigen Rechnungsbeträgen (z. B. 2 Euro für einen Kaffee) die Marge schmälern – aber die meisten Anbieter haben inzwischen diese Kostenposition gestrichen. Chipkarten-Systeme erfordern zusätzliche Investitionen in Hardware.
Technische Abhängigkeit: Internet- oder Stromausfälle können den Betrieb lahmlegen. DEHOGA warnt vor Problemen bei Frequenzeinbrüchen.
Datenschutz: Kunden sorgen sich um die Sicherheit ihrer Daten. Mobile Payment und Chipkarten nutzen zwar sichere NFC-Technologie und erfüllen DSGVO-Vorschriften, dennoch bleiben Bedenken, besonders bei älteren Gästen.
Akzeptanz: Ältere Kunden bevorzugen noch immer oft Bargeld, um Ausgaben besser kontrollieren zu können. Laut einer YouGov-Umfrage 2024 zahlen 22 % der über 60-Jährigen ausschließlich bar.

Wie wirkt sich bargeldloses Bezahlen auf Trinkgeld aus?

Viele Gastronomen befürchten, dass bargeldloses Bezahlen das Trinkgeld reduziert.

Moderne Terminals und Chipkarten-Systeme bieten allerdings frei einstellbare Trinkgeldoptionen (z. B. 5 %, 10 %, 20 %), die Gäste zu höheren Beträgen animieren können. Transparenz, etwa durch Hinweise auf Speisekarten, kann Vorbehalte abbauen.

Tatsache ist: Nach unserer Erfahrung erhöht sich das Trinkgeld nach der Einführung bargeldloser Bezahlmethoden.

Wie wählst du das richtige bargeldlose Bezahlsystem aus?

Betriebsgröße: Sehr kleine Cafés profitieren von einfachen Lösungen wie z.B. SumUp. Größere Restaurants bevorzugen integrierte Systeme wie orderbird, ready2order, POSSUM oder speedy. Chipkarten-Systeme eignen sich für Kantinen oder Events.
Kostenstruktur: Vergleiche Transaktionsgebühren und Fixkosten. Achte auf versteckte Kosten wie „Interchange Fees“.
Integration: Prüfe die Kompatibilität mit deinem Kassensystem. Cloudbasierte Systeme ermöglichen oft kontaktloses Bezahlen ohne zusätzliche Hardware.
Kundenbedürfnisse: Biete Zahlungsarten an, die deine Zielgruppe bevorzugt (z. B. Apple Pay für junge Gäste, Bargeld für ältere Kunden, Chipkarten für Events).

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu bargeldlosem Bezahlen in der Gastronomie

Ist bargeldloses Bezahlen in der Gastronomie Pflicht?

Aktuell gibt es keine gesetzliche Pflicht, bargeldlose Zahlungen anzubieten. Laut Koalitionsvertrag (Stand 2024) wird jedoch eine schrittweise Verpflichtung angestrebt, um eine digitale Zahlungsoption neben Bargeld anzubieten.

Welche Gebühren fallen bei Kartenzahlungen an?

Gebühren liegen zwischen 0,25 % und 2,75 % pro Transaktion, im Schnitt bei ca. 1 % deines Kartenumsatzes. Zusätzliche Pauschalen (5–15 Cent) je Transaktion können anfallen, sollten aber vermieden werden. Kreditkarten sind teurer als EC-Karten (Girocard). Chipkarten haben niedrigere Gebühren, erfordern aber Hardware-Investitionen.

Funktioniert bargeldloses Bezahlen auch offline?

Einige Terminals speichern Transaktionen temporär offline, erfordern aber eine spätere Internetverbindung. Chipkarten-Systeme können offline funktionieren, wenn Guthaben direkt auf der Karte gespeichert ist. Reine Offline-Lösungen sind selten.

Sind mobile Bezahldienste und Chipkarten sicher?

Ja, Dienste wie Apple Pay, Google Pay oder Chipkarten nutzen Tokenisierung und NFC-Technologie, die DSGVO-konform sind. Terminals sollten PCI-DSS-zertifiziert sein.

Kann ich Bargeld und bargeldlose Zahlungen kombinieren?

Ja, die meisten modernen Kassensysteme unterstützen beide Zahlungsarten. Eine Kombination ist ideal, um alle Kunden zu erreichen, besonders da Bargeld älteren Gästen hilft, Ausgaben zu kontrollieren.

Wie wirkt sich die Koalitionsvertrag-Pflicht auf Gastronomen aus?

Die geplante Pflicht zur Annahme digitaler Zahlungen könnte kleinere Betriebe belasten, da sie Transaktionsgebühren und Gerätekosten tragen müssen. DEHOGA kritisiert die fehlende Infrastruktur und Praktikabilität, während Verbraucherzentralen die Wahlfreiheit begrüßen. In Griechenland führte eine ähnliche Regelung 2024 zu einer Verdreifachung bargeldloser Zahlungen auf Wochenmärkten.

Fazit

Bargeldloses Bezahlen, inklusive Chipkarten-Systemen, ist in der Gastronomie ein Muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben – besonders angesichts der angestrebten gesetzlichen Pflicht laut Koalitionsvertrag.

Kartenterminals, Mobile Payment, Chipkarten oder integrierte Lösungen optimieren Betriebsabläufe, erhöhen den Umsatz, das Trinkgeld und die Gästezufriedenheit. Chipkarten sind besonders in Kantinen und bei Events vorteilhaft, erfordern jedoch eine organisatorische Verwaltung.

Unserer Ansicht nach bietet eine Kombination aus Bargeld und bargeldlosen Optionen maximale Flexibilität, um alle Kundengruppen – von technikaffinen Jungen bis zu bargeldtreuen Älteren – zu erreichen.

Marktüberblick: Anbieter von Bargeldlosen Kassensystemen

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