Kassensysteme und Kassen kaufen

Kasse kaufen: Infos und Tipps

Möchtest du ein neues Kassensystem kaufen und blickst bei den vielen verschiedenen Angeboten nicht mehr durch? Bist du dir noch unsicher, ob du eine Kasse kaufen oder nur leasen solltest? Hast du bereits eine Kasse und fragst dich, ob du es vielleicht einfach aufrüsten kannst, anstatt gleich ein ganz neues Kassensystem anzuschaffen?

Wir haben dir hier einige hilfreiche Informationen zusammengestellt und zeigen dir, welche Anbieter und welche Systeme es gibt, mit welchen Kosten du rechnen musst und worauf du beim Kauf deiner neuen Kasse unbedingt achten solltest.

Elemente von Kassensystemen

Ein elektronisches Kassensystem besteht aus einer oder mehreren Hardwarekomponenten und der entsprechenden Kassensoftware. Je nach Ausführung gehören zur Kassenhardware:

• Kassencomputer
• Bedienelement (Tastatur, Touchscreen o.ä.)
• Barcodescanner
• Bondrucker
• Geldkassette, Kassenlade

Neben den stationären Kassensystemen haben sich in vielen Bereichen mittlerweile auch mobile Kassensysteme durchgesetzt, bei denen der Bezahlvorgang zum Beispiel via iPad vorgenommen wird.

Die Kassensoftware oder auch Apps zum Bedienen von iPad-Kassensystemen können entweder gekauft werden oder es wird ein monatlicher oder jährlicher Betrag für die Nutzung entrichtet.

Welche Funktionen brauche ich?

Bevor du eine nue Kasse kaufst, solltest du dir klar darüber werden, was dein Kassensystem konkret im Geschäftsalltag leisten muss und welche der möglichen Funktionen du wirklich benötigst. Im Gastronomiebereich sind zum Beispiel Features wie Rechnungsseparation, zeitgesteuerte Preisänderungen oder Kellnerschlösser wichtig. Auch die Kombination von stationären und mobilen Geräten innerhalb des Kassensystems ist hier relevant. Einzelhändler benötigen dagegen zum Beispiel eine Retourenverwaltung und Bäckereien eine Mehrwertsteuerumschaltung für In- Haus und Außer-Haus-Verkäufe.

Je nach Branche können die Anforderungen an ein Kassensystem sehr unterschiedlich sein. Daher ist es wichtig, dass die Kasse und die entsprechende Software speziell darauf ausgerichtet sind oder einfach angepasst werden können.

Kasse kaufen: darauf kommt es an

Diese Fragen solltest du dir u.a. vor dem Kauf eines neuen Kassensystems stellen:

• Wie viele Kassen werden benötigt? Handelt es sich um eine einzelne Ladenkasse in einem Ladengeschäft? Oder gibt es mehrere Standorte, an denen ein vernetztes Kassensystem eingesetzt werden soll?
• Wie oft kommt die Kasse zum Einsatz? Gibt es täglichen Kundenverkehr mit Bezahlvorgängen? Oder handelt es sich um einen befristeten oder saisonalen Einsatz, wie zum Beispiel bei Events, Food Trucks, Pop-up-Stores oder Messen?
• Mit welchem Umsatz ist zu rechnen und wie zahlen die Kunden in der Regel – eher kleine Beträge in bar und/oder mit EC- oder Kreditkarte? Welche Zahlungsarten möchtest du ihnen anbieten?
• Ist das Kassensystem bereits für die neuen rechtlichen Anforderungen ab 2020 gerüstet? Verfügt es über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung mit Sicherungsmodul, einem Speichermedium und einer digitaler Schnittstelle – oder ist es nachrüstbar?

Kassen für den saisonalen Einsatz. Bild: Pixabay

Anbieter von Kassensystemen

Einige Anbieter von Kassensystemen haben sich auf bestimmte Branchen spezialisiert, wie zum Beispiel  gastronovi auf – wie der Name schon nahelegt – Kassen für die Gastronomie. Tillhub kommt traditionell im Einzelhandel zum Einsatz, während orderbird Gastronomie wie Einzelhandel als Kunden im Blick hat.

Das heißt jeweils aber nicht, dass die Kassensysteme nicht auch für andere Branchen und Anwendungen geeignet sind. Wenn du dir im Klaren bist, was deine Kasse können muss, wirst du sehen, dass sich die Hard- und Softwarelösungen vieler Anbieter von Kassensystemen für deinen Einsatz eignen – oder gegebenenfalls individuell anpassen lassen.

Hier findest du eine praktische Übersicht über die Anbieter von Kassensystemen im direkten Vergleich.

Preise von Kassensystemen

Die Preise für Kassensysteme variieren je nach Umfang der Funktionen und fallen bei den einzelnen Anbietern unterschiedlich aus. Bei der Kassenhardware geht es bei rund 500 Euro oder einer Leasingpauschale von etwa 40 Euro los, nach oben sind eigentlich keine Grenzen gesetzt.

Bei der Kassensoftware gibt es sogar kostenlose Lösungen, ansonsten hängen die Kosten für die Lizenzen ganz vom Leistungsumfang ab. Viele Anbieter haben hier verschieden gestaffelte Pakete – vom einfachen Starter Set bis zur Premium Lösung. Die Preise liegen hier bei rund 20 Euro im Monat für Standardlösungen bis zu rund 100 Euro monatlich für die größeren „Rundum-Sorglos-Pakete“, die Extra-Features beinhalten, wie zum Beispiel den telefonischen Support via Hotline, zusätzliche eine Netzwerkkoppelung (Cloud) oder einen Onlineshop.

Tipp: Bei vielen Anbietern, wie zum Beispiel ready2order, kannst du die Software erst einmal kostenlos testen. Das solltest du nutzen und dich mit den Features in Ruhe vertraut machen. Und vor allem auch die Benutzerfreundlichkeit auf die Probe stellen, bevor du dich für das Produkt entscheidest und das Kassensystem tatsächlich kaufst.

Ausgiebig testen: Welche Funktionen braucht die Kasse im Alltagsgeschäft? Bild: Pixabay

Kasse kaufen oder leasen?

Eine Kasse zu kaufen ist immer mit vergleichsweise hohen Investitionskosten verbunden, was gerade kleineren Unternehmen und Start-ups zuweilen schwerfällt. Als Alternative zum Kauf einer Kasse bietet sich hier gegebenenfalls auch ein Mietkauf oder Leasing an. So sind die anfallenden Kosten auf einige Jahre verteilt und es bieten sich noch weitere Vorteile, zum Beispiel bei der Steuer.

Mietkauf oder Leasing von Kassen: was sind die Vorteile

Mietkauf

• Du bist von Anfang an Besitzer der Kasse
• Die Kasse wird auf Kredit gekauft, bei der Abzahlung der Raten sind Zins und Tilgung zu unterscheiden
• Das Wirtschaftsgut wird von Anfang an bilanziert und die gesamte Mehrwertsteuer wird mit der ersten Rate fällig

Leasing

• Du bist der Mieter der Kasse, die im Eigentum der Leasingfirma bleibt
• Die Leasingraten sind in vollem Umfang als Aufwand steuerlich absetzbar
• Das Wirtschaftsgut und die Schulden erscheinen nicht in deiner Bilanz

Leasing hat also größere steuerliche Vorteile – und auch für das Banken-Rating ist es günstiger, da für die Anschaffung der Kasse keine Schulden in der Bilanz erscheinen. Mietkauf bietet dagegen Vorteile:

• für kleine Unternehmen (bis etwa 335.000 Euro Eigenkapital), die zur Mittelstands-Sonderabschreibung berechtigt sind. Denn die Abschreibung ist dann deutlich höher als die Gewinnauswirkung durch Leasingraten.
• wenn für dein Unternehmen Förderungen oder Zulagen in Frage kommen. Denn das geht in der Regel nur, wenn du auch der Besitzer des Wirtschaftsgutes bist.

Kasse kaufen: Die wichtigsten Faktoren auf einen Blick

Bei der Anschaffung eines Kassensystems solltest du auf diese Punkte achten:

• Hardware: Ist die Kasse für deine spezielle Anforderung geeignet? Lassen sich vorhandene Geräte, wie PCs, iPads, iPhones oder Androids in das System integrieren?
• Software: Welche Funktionen deckt die Kassensoftware ab? Ist sie kompatibel mit Softwarelösungen, die du bereits nutzt?
• Rechtssicherheit: Genügt das Kassensystem den neuen rechtlichen Anforderungen? Kann die Kasse die änderungen 20XY und 201xy erfüllen?
• Flexibilität: Ist das Kassensystem erweiterbar, wenn dein Unternehmen wächst und die Anforderungen an die Kasse steigen?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Kasse leicht bedienbar, auch von wechselndem Personal?
• Support: Gibt es ein guten Kundendienst und wie ist er zu erreichen? Gibt es eine 24/7 Notfallhotline?
• Effizienz: Stehen die Anschaffungskosten im Verhältnis zum Nutzen? Gibt es ggf. eine günstigere Lösung, die deinen Anforderungen auch bereits genügt?

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