E-Rechnung im Kassensystem 2026: Welcher Anbieter kann was?

Über die E-Rechnung wird viel geschrieben, fast immer geht es ums Senden ab 2027. Dabei ist das Empfangen das dringlichere Thema: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb B2B-E-Rechnungen annehmen und GoBD-konform archivieren können. Wir haben nachgesehen, was die wichtigsten Kassensysteme konkret leisten, statt die Gesetzeslage nochmal zu erklären.

E-Rechnung im Kassensystem: 13 Anbieter im Überblick

Empfangen heißt: eingehende XRechnung oder ZUGFeRD annehmen und archivieren. Senden heißt: strukturierte Ausgangsrechnungen nach EN 16931 erzeugen. DATEV zeigt die Buchhaltungs-Anbindung (zertifiziert, einfacher CSV-Export oder keine).

„Unklar“ bedeutet: Der Anbieter dokumentiert dazu nichts Belastbares. In der Praxis heißt das, du brauchst eine externe Lösung und solltest vor Vertragsabschluss nachfragen.

Was die E-Rechnungs-Pflicht für deine Kasse wirklich heißt

Zwei Pflichten, die oft verwechselt werden:

• Empfangen (seit 1. Januar 2025): gilt für alle, ohne Übergangsfrist, auch für Kleinunternehmer. Du musst eingehende E-Rechnungen annehmen und GoBD-konform aufbewahren können. Eine technische Mindestvoraussetzung ist ein E-Mail-Postfach.
• Senden (gestaffelt): ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Dauerhaft ausgenommen sind Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.

Wichtig: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, meist als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).

EN 16931, XRechnung und ZUGFeRD: der Rahmen in drei Begriffen

Hinter der Pflicht steht eine europäische Norm, die für Deutschland verbindlich ist. EN 16931 legt fest, welche Datenfelder eine E-Rechnung enthalten muss, damit sie maschinell auslesbar ist. Darauf setzen zwei erlaubte Formate auf. XRechnung ist reines XML und der Standard im Geschäft mit Behörden, dort läuft die Zustellung oft über eine Leitweg-ID. ZUGFeRD (in Frankreich Factur-X genannt) ist ein Hybrid aus sichtbarem PDF und eingebetteter XML. Du siehst die gewohnte Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest die Daten direkt aus dem eingebetteten Datensatz.

Für deinen Betrieb ist die praktische Folge simpel. Kannst du beide Formate annehmen, bist du auf der sicheren Seite, weil du nicht steuern kannst, in welchem Format ein Lieferant seine Rechnung schickt. Beim Senden reicht in aller Regel eines der beiden Formate, solange es EN 16931 erfüllt. Das erklärt, warum in der Tabelle beim Senden oft „ZUGFeRD“ steht: Viele Kassen betten die XML einfach ins ohnehin erzeugte PDF ein, statt einen separaten XRechnungs-Export zu bauen.

Empfangs-Reality-Check 2026

Von 13 geprüften Kassensystemen deckt nur SumUp den Empfang wirklich ab, über das separate Modul SumUp Rechnungen, nicht über die Kasse selbst. Alle anderen lösen den Rechnungseingang nicht. Bei ready2order, Gastronovi, Vectron und orderbird fehlt die Funktion klar, bei den übrigen ist sie nicht dokumentiert.

Den Empfang löst du über die Buchhaltung. DATEV Unternehmen online, lexware Office oder sevDesk nehmen E-Rechnungen an, prüfen sie und archivieren sie GoBD-konform. Deine Kasse bleibt für den Verkauf zuständig, die Buchhaltung übernimmt den Rechnungseingang.

Warum die Kasse beim Empfang so oft passt

Der Befund hat einen einfachen Grund: Eine Kasse ist für den Ausgang gebaut. Sie erzeugt Bons und Ausgangsrechnungen und schiebt die Umsätze Richtung Buchhaltung. Der Rechnungseingang, also die Rechnung vom Getränkelieferanten oder vom Warenlieferanten, läuft im Betrieb an der Kasse vorbei. Deshalb dokumentieren die meisten Anbieter dazu nichts. Bei ETRON zeigt sich das exemplarisch: Lieferantenrechnungen werden im Einkaufsmodul manuell erfasst, einen automatischen XML-Import oder ein E-Mail-Postfach für eingehende E-Rechnungen gibt es laut Dokumentation nicht. Bei orderbird archiviert das Rechnungsarchiv ausdrücklich nur die eigenen ausgehenden Belege.

Kurz gesagt: Erwarte vom Kassensystem nicht, dass es deine Eingangsrechnungen verwaltet, das ist Sache der Buchhaltung. Kaum ein Anbieter im Vergleich löst das anders, wer das früh akzeptiert, spart sich die Suche nach einer Kassenfunktion, die es meist gar nicht gibt.

Wer kann schon senden?

Beim Versenden sieht es besser aus. ready2order bettet in jede PDF-Rechnung automatisch eine ZUGFeRD-XML ein. ETRON versendet XRechnung und ZUGFeRD, allerdings erst ab dem größeren Tarif. SumUp sendet über das Rechnungen-Modul. Vectron, orderbird und LaCash haben eine Sende-Funktion angekündigt, aber noch nicht belegt ausgeliefert.

„Angekündigt“ ist nicht „verfügbar“

Der Unterschied ist bei einer gesetzlichen Frist entscheidend. „Geplant“ heißt in unserer Prüfung: Der Anbieter beschreibt auf seiner Seite die Gesetzeslage und stellt eine Lösung in Aussicht, ohne einen belastbaren Liefertermin oder ein festes Format zu nennen. Vectron spricht von einer schrittweisen Einführung bis 2028, ohne Datum. LaCash nennt für die Nachrüstung im Modul „Kundendatenbank“ ein voraussichtliches erstes Quartal 2026, das inzwischen verstrichen ist, ohne dass ein Rollout belegt wäre. orderbird kündigt eine Funktion für PRO und MINI an, ohne Format-Festlegung.

Verlass dich für die Sendepflicht deshalb nicht auf eine Ankündigung. Frag beim Anbieter schriftlich nach, ob die Funktion produktiv ist, ab welchem Tarif sie greift und welche Formate sie abdeckt. Solange das offen ist, planst du den Versand sicherheitshalber über die Buchhaltung, die das strukturierte Format ohnehin beherrscht.

Empfang heute lösen: der Weg über die Buchhaltung

Weil die Kasse den Eingang selten abdeckt, führt der praktische Weg über ein Buchhaltungstool. In den Anbieterprofilen taucht dieselbe Empfehlung immer wieder auf, unabhängig davon, welche Kasse du nutzt. DATEV Unternehmen online wird am häufigsten als Empfangs-Hub genannt, dahinter folgen lexware Office und sevDesk. Diese Tools nehmen die E-Rechnung per E-Mail oder Upload an, lesen die strukturierten Daten aus, prüfen sie und legen sie revisionssicher ab.

Diese Lösung passt zu fast jedem System in der Tabelle. Viele Kassen exportieren ihre Umsätze ohnehin nach DATEV, teils über eine zertifizierte Schnittstelle wie bei Gastronovi oder Vectron, teils über einen CSV-Export. Der Rechnungseingang läuft dann parallel im selben Buchhaltungssystem, und deine Kasse bleibt schlank: verkaufen und abrechnen, mehr nicht.

Ein Sonderfall ist der Behörden-Kontext. Wer an öffentliche Auftraggeber fakturiert, braucht oft PEPPOL und eine Leitweg-ID. Das leistet in unserem Vergleich keine Kasse als Bordfunktion. Solchen Bedarf deckst du über den Steuerberater oder eine spezialisierte Plattform ab, nicht über das Kassensystem.

Was das für deine Branche heißt

In der Gastronomie ist der Empfang am dringendsten, weil Lieferanten wie Getränkegroßhandel und Foodservice längst E-Rechnungen schicken. Wer Catering für Firmen macht, braucht ab 2027 auch das Senden.

Im Einzelhandel machen B2B-Lieferanten und Direktkunden Empfang und perspektivisch Versand zum Thema. Eine Warenwirtschaft ersetzt die E-Rechnungs-Funktion nicht.

Wer überwiegend an Geschäftskunden fakturiert, ist von der Sendepflicht früher betroffen und sollte den Versandweg jetzt klären. Für reine Endkundenbetriebe steht der Empfang im Vordergrund, der eigene Versand strukturierter Rechnungen kommt dort kaum vor. Ein Kassenbon oder eine PDF-Quittung an einen Privatkunden fällt nicht unter die Sendepflicht, das betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen.

Konkret: Was du jetzt tun solltest

1. Empfang heute sicherstellen. Richte ein Buchhaltungstool für den Eingang ein, unabhängig davon, was deine Kasse kann. Das ist die akute Pflicht.
2. Kasse prüfen. Schau in der Tabelle, wo dein System steht. Bei „unklar“ frag den Anbieter konkret, bei „nein“ planst du den Empfang dauerhaft extern.
3. Senden vorbereiten. Klär rechtzeitig vor 2027, ob deine Kasse strukturiert versenden kann oder ob die Buchhaltung das übernimmt.

Wenn du ohnehin ein neues Kassensystem suchst, nimm die E-Rechnung als ein Kriterium unter vielen, nicht als das entscheidende. Der Empfang ist über die Buchhaltung so oder so gelöst, und beim Senden zählt vor allem, ob eine produktive Funktion belegt ist, nicht ob sie beworben wird. Achte zusätzlich darauf, ob die DATEV-Anbindung zu deinem Steuerberater passt: Ein zertifizierter Buchungsdatenservice erspart im Alltag mehr Aufwand als ein Marketing-Versprechen zur E-Rechnung.

Häufige Fragen

Muss meine Kasse E-Rechnungen können?

Nein, nicht zwingend die Kasse. Pflicht ist, dass dein Betrieb E-Rechnungen empfangen und archivieren kann. Das darf auch ein Buchhaltungstool übernehmen.

Welches Kassensystem kann am meisten?

Beim Empfang deckt in unserer Prüfung nur SumUp die Funktion ab (über das Rechnungen-Modul), beim Senden liefern ready2order und ETRON eine belegte Funktion. Die meisten anderen überlassen die E-Rechnung der Buchhaltung.

Reicht ein PDF als E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD). Ein einfaches PDF erfüllt die Anforderung nicht.

Was ist mit B2C, also Rechnungen an Privatkunden?

Die E-Rechnungs-Pflicht gilt für B2B. Für Belege an Privatkunden bleibt der normale Kassenbon das übliche Format.

Einziges geprüftes System mit E-Rechnungs-Empfang

SumUp Kassensystem

0 EUR Free / 39 EUR Plus

Von 13 geprüften Kassensystemen deckt nur SumUp den Empfang ab, über das Modul SumUp Rechnungen. Versand und Buchhaltung regelst du je nach System zusätzlich.

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